SEPA-Checkliste Firmen

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1 A) Vorbereitende Maßnahmen 1. IBAN und BIC bekannt geben SEPA-Zahlscheine verwenden Zahlungsverkehrs- und Buchhaltungs-Software auf SEPA-Fähigkeit prüfen SEPA-Verantwortlichen bestimmen und Zeitplan aufstellen Ab dem 1. Februar 2014 müssen Sie bei Überweisungen und Lastschriften an Stelle von Kontonummer und Bankleitzahl IBAN und BIC verwenden. Geben Sie deshalb auf Ihren Rechnungen bereits heute zusätzlich IBAN und BIC an. Sie finden IBAN und BIC auf jedem Kontoauszug. Sie legen Ihren Rechnungen einen vorgedruckten Zahlschein mit Ihrer Bankverbindung bei? Dann verwenden Sie bei der Bestellung von Zahlscheinvordrucken ab dem 1. Februar 2014 bereits den SEPA-Zahlschein. Wichtig: Privatkunden dürfen noch bis 1. Februar 2016 die Kontonummer an Stelle der IBAN verwenden, das Kreditinstitut Ihres Kunden übernimmt dann die Umrechnung in die Auftraggeber-IBAN. Prüfen Sie, ob Ihre Software bereits das neue SEPA-Datenformat erzeugen kann: - Können Sie in den Kundenstammdaten IBAN und BIC hinterlegen? - Verfügt Ihre Software über eine Mandatsverwaltung (notwendig für SEPA- Lastschriften)? - Unterstützt Ihr Buchhaltungsprogramm XML-Zahlungsdateien? Sprechen Sie ggf. mit dem Hersteller Ihrer Software. Tipp: Die Sparkasse Neuwied bietet mit SFirm eine leistungsfähige und preisgünstige Software für Ihren Zahlungsverkehr an, die voll SEPA-fähig ist. Bestimmen Sie einen SEPA-Verantwortlichen in Ihrem Unternehmen, der die notwendigen Arbeiten koordiniert. Eventuell müssen Sie ein SEPA-Projekt vorsehen (Budgetplanung!). Planen Sie die notwendigen Arbeiten und stimmen Sie diese ggf. mit der Sparkasse Neuwied ab Kontoverbindungen im europäischen Ausland Geschäftsstrategie Geschäftspartner Beleghaften Zahlungsverkehr Haben Sie Girokonten im europäischen Ausland? Mit SEPA wird Ihr Sparkassen- Girokonto zum Europa-Konto, Zahlungen in Euro (Überweisungen und Lastschriften) können Sie problemlos über Ihr Sparkassen-Girokonto abwickeln. Prüfen Sie, ob die ausländische Kontoverbindung noch notwendig ist. Hat die SEPA-Umstellung Auswirkungen auf Ihr Kerngeschäft? Überprüfen Sie, ob sich neue Marktchancen oder auch neue Risiken für Sie ergeben. Bestehen Abhängigkeiten zwischen Ihnen und Ihren Geschäftspartnern, z. B. bei der Zahlungsverkehrsabwicklung, bei der Vergabe von Referenznummern, bei der Änderung des Datenformats? Haben Sie von Ihren Geschäftspartnern IBAN und BIC? Wickeln Sie Ihren Zahlungsverkehr noch beleghaft ab? Beachten Sie: Insbesondere Lastschriften dürfen nur noch elektronisch, d. h. online eingereicht werden. Das Diskettenverfahren wird komplett eingestellt. Tipp: Nutzen Sie bereits frühzeitig unsere Electronic-Banking-Lösungen zur beleglosen Abwicklung des Zahlungsverkehrs. Weitere Informationen zu SEPA finden Sie unter Seite 1/5

2 B) Nutzung von SEPA-Lastschriften vorbereiten 1. Gläubiger-ID beantragen Electronic Banking beantragen Software auf SEPA- Fähigkeit und ggf. aktualisieren bzw. neu anschaffen Die Gläubiger-Identifikationsnummer (kurz Gläubiger-ID) dient der Identifikation eines Lastschrifteinreichers unabhängig von seiner Bankverbindung. Jeder Lastschrifteinreicher muss über die Internet-Seite der Bundesbank eine Gläubiger-ID beantragen. Sie benötigen dazu lediglich eine -Adresse. Beachten Sie: Die Gläubiger-ID muss zwingend mit Angabe des Firmensitzes (nicht Standort) beantragt werden. Achten Sie zudem auf die korrekte Schreibweise Ihres Firmennamens (gemäß HR-Auszug). Bei Selbstständigen ist die Gläubiger-ID auf den Namen gemäß Ausweis zu beantragen (ohne Unternehmensbezeichnung). Tipp: Bei mehreren getrennten Buchhaltungen kann es sinnvoll sein, die drei variablen Stellen der Gläubiger-ID (ZZZ) durch ein individuelles Kürzel zu ersetzen. Wir beraten Sie gerne. SEPA-Lastschriften können künftig nur noch elektronisch, d. h. online eingereicht werden. Lastschriftbelege und Disketteneinreichungen sind ab 1. Februar 2014 nicht mehr möglich. Falls Sie noch kein Online-Banking oder alternativ das EBICS-Verfahren verwenden, nehmen Sie Kontakt mit uns auf, damit wir für Sie einen Zugang bereitstellen können. Sie erreichen uns telefonisch unter Bei der Erzeugung von SEPA-Lastschriften müssen Sie u. a. Gläubiger-ID, Mandatsreferenzen, IBAN und BIC verwenden. Auch das Datenformat ändert sich (XML statt DTA). Sie benötigen daher eine Software, bei der Sie für jeden Zahlungspflichtigen IBAN, BIC und die Mandatsreferenz hinterlegen können. Die so erzeugte Datei können Sie dann per Online-Banking oder per EBICS bei der Sparkasse Neuwied einreichen. Tipp: Mit unserer Software SFirm ab Version 5 sind Sie bestens für SEPA gerüstet. Mandatsreferenz vergeben Die Mandatsreferenz dient in Verbindung mit der Gläubiger-ID der eindeutigen Identifizierung eines SEPA-Mandats. Sie wird vom Lastschrifteinreicher individuell für jedes SEPA-Mandat vergeben. Dieses muss eindeutig sein, darf also nicht mehrfach verwendet werden. Die Länge beträgt maximal 35 Zeichen, der Aufbau kann vom Lastschrifteinreicher festgelegt werden (z. B. Kundennummer in Verbindung mit dem Jahr der Mandatserteilung). Beispiel: Stammdaten pflegen 6. Mandatsverwaltung einrichten Statt Kontonummer und Bankleitzahl müssen Sie für SEPA-Lastschriften IBAN und BIC verwenden. Viele Programme unterstützen die automatische Umrechnung von Kontonummer und BLZ von Haus aus. Die Sparkasse Neuwied stellt Ihnen auf Wunsch Werkzeuge zur Umrechnung von Konto/BLZ auf IBAN/BIC zur Verfügung. SEPA-Mandate müssen Sie ungeachtet privat- und steuerrechtlicher Vorschriften mindestens 14 Monate nach der letzten Verwendung (d. h. Lastschrifteinzug) im Original aufbewahren, da Sie diese auf Verlangen vorzeigen müssen. 7. SEPA-Lastschrift- Einreicher-Vereinbarung aktualisieren Für die Einreichung von SEPA-Lastschriften ist eine neue Vereinbarung zwischen Ihnen und der Sparkasse Neuwied erforderlich. Legen Sie uns hierzu die Gläubiger-ID der Deutschen Bundesbank vor und Sie erhalten umgehend eine neue SEPA-Inkassovereinbarung zur rechtsgültigen Unterschrift zugesandt. Nach Rückgabe können Sie sofort SEPA-Lastschriften einreichen. Weitere Informationen zu SEPA finden Sie unter Seite 2/5

3 C) Nutzung der SEPA-Basis-Lastschrift 1. Voraussetzungen prüfen Haben Sie alle vorbereitenden Maßnahmen umgesetzt? Haben Sie einen Online-Banking-Zugang? Bestehende Einzugsermächtigungen in SEPA- Lastschriftmandate umwidmen Zeitpunkt der Mandatserteilung Vorabinformation vor dem ersten und jedem weiteren Einzug Lastschriften rechtzeitig einreichen Die bisherige Einzugsermächtigung heißt künftig SEPA-Lastschriftmandat. Das SEPA-Lastschriftmandat verlangt deutlich höhere formale Anforderungen (z. B. vorgegebener Text) als bei der Einzugsermächtigung. Überprüfen Sie Ihre Verträge oder sonstigen Vordrucke auf Anpassungsbedarf. Ein Muster eines gültigen SEPA-Lastschriftmandats finden Sie unter Prüfen Sie bestehende Einzugsermächtigungen: - Liegen diese schriftlich im Original vor? - Wurden sie vom Zahlungspflichtigen unterschrieben? Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, müssen Sie ein neues SEPA- Lastschriftmandat einholen. Bestehende Einzugsermächtigungen können Sie seit dem 9. Juli 2012 in ein SEPA-Lastschriftmandat umwandeln. Dazu müssen Sie vor der ersten Verwendung dem Zahlungspflichtigen die Gläubiger-ID, die Mandatsreferenz und den Umstellungstermin (Tag der ersten SEPA-Lastschrift) mitteilen. Textbeispiel: Wir werden Ihre bestehende Einzugsermächtigung am xx.xx.xxxx in ein SEPA-Lastschriftmandat umwandeln. Die Mandatsreferenz ist xx-xxxxx, unsere Gläubiger-ID lautet DExxx. Tipp: Verwenden Sie ohnehin anstehende Korrespondenz zu Ihren Kunden, um über die Umstellung zu informieren, z. B. Rechnungsversand, Angebotsschreiben In Ihrer Mandatsverwaltung muss das Datum der Mandatserteilung (Tag der Unterschrift) angegeben werden. Sofern Sie eine bisherige Einzugsermächtigung umgewidmet haben, liegt Ihnen kein neues SEPA- Lastschriftmandat vor. In diesem Fall gilt der Tag der Umstellungsinformation an den Zahlungspflichtigen (gemäß C2 dieser Checkliste) als Zeitpunkt der Mandatserteilung. Sie müssen Ihre Zahlungspflichtigen künftig vorab über den genauen Termin des Lastschrifteinzugs informieren. Die Vorlauffrist für diese Information können Sie vertraglich mit Ihren Zahlungspflichtigen selbst vereinbaren, z. B. über die AGB. Sofern Sie nichts Abweichendes vereinbart haben, gilt eine gesetzliche Frist von mindestens 14 Kalendertagen vor dem Fälligkeitstag. Tipp: Nehmen Sie diese Information mit in die Rechnung auf. SEPA-Lastschriften müssen Sie künftig mit einem Fälligkeitsdatum versehen (dieses Datum teilen Sie den Zahlungspflichtigen rechtzeitig mit). Die Lastschriftdatei müssen Sie der Sparkasse Neuwied bei der ersten Ausführung mindestens 6 Geschäftstage, bei weiteren Einzügen mindestens 3 Geschäftstage vorher online einreichen, frühestens jedoch 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitstag. Weitere Informationen zu SEPA finden Sie unter Seite 3/5

4 D) Nutzung der SEPA-Firmen-Lastschrift 1. Voraussetzungen prüfen Neue SEPA- Firmenlastschrift- Mandate für bestehende Abbuchungsaufträge einholen Bestätigung des SEPA- Firmenlastschrift- Mandats durch das Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen Vorabinformation vor dem ersten und jedem weiteren Einzug Lastschriften rechtzeitig einreichen Haben Sie alle vorbereitenden Maßnahmen umgesetzt? Haben Sie einen Online-Banking-Zugang? Der bisherige Abbuchungsauftrag heißt künftig SEPA-Firmenlastschrift-Mandat. Das SEPA-Firmenlastschrift-Mandat verlangt deutlich höhere formale Anforderungen (z. B. vorgegebener Text) als der Abbuchungsauftrag. Überprüfen Sie Ihre Verträge oder sonstigen Vordrucke auf Anpassungsbedarf. Ein Muster eines gültigen SEPA-Firmenlastschrift-Mandats finden Sie unter Beachten Sie: Abbuchungsaufträge können im Gegensatz zu Einzugsermächtigungen NICHT umgewidmet und weiterverwendet werden. Sie MÜSSEN neue Mandate einholen. Beachten Sie weiter: SEPA-Firmen- Lastschriften sind für Verbraucher als Zahlungspflichtige nicht zugelassen, da sie kein Erstattungsrecht beinhalten. Mit Verbrauchern (Privatpersonen) können nur SEPA-Basis-Lastschriften vereinbart werden. Wir empfehlen Ihnen, den Bestand an Abbuchungsaufträgen frühzeitig zu prüfen. Gleichzeitig sollten Sie mit jedem neuen Abbuchungsauftrag auch ein entsprechendes SEPA-Firmenlastschrift-Mandat einholen. Dies ermöglicht es Ihnen, weiterhin das alte Abbuchungsauftragsverfahren zu nutzen und zu einem von Ihnen gewählten Stichtag, spätestens jedoch 1. Februar 2014, auf SEPA-Firmenlastschriften umzustellen. Der Zahlungspflichtige muss die Erteilung eines SEPA-Firmen- Lastschriftmandats vor dem ersten Einzug bei seinem Kreditinstitut bestätigen. Das Mandatsoriginal verbleibt jedoch im Gegensatz zum heutigen Abbuchungsauftrag bei Ihnen. Sie müssen Ihre Zahlungspflichtigen künftig vorab über den genauen Termin des Lastschrifteinzugs informieren. Die Vorlauffrist für diese Information können Sie vertraglich mit Ihren Zahlungspflichtigen selbst vereinbaren, z. B. über die AGB. Sofern Sie nichts Abweichendes vereinbart haben, gilt eine gesetzliche Frist von mindestens 14 Kalendertagen vor dem Fälligkeitstag. Tipp: Nehmen Sie diese Information mit in die Rechnung auf. SEPA-Lastschriften müssen Sie künftig mit einem Fälligkeitsdatum versehen (dieses Datum teilen Sie den Zahlungspflichtigen rechtzeitig mit). Die Lastschriftdatei müssen Sie der Sparkasse Neuwied mindestens 2 Geschäftstage vorher online einreichen, frühestens jedoch 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitstag. Weitere Informationen zu SEPA finden Sie unter Seite 4/5

5 E) Besonderheiten bei der SEPA-Überweisung 1. IBAN / BIC Zahlungsarten Verwendungszweck Zeichensatz Einreichungsform 6. Dateiformat 1.) Zahlungen mittels Kontonummer und Bankleitzahl sind ab dem 1. Februar 2014 nicht mehr zulässig. ) Für das inländische SEPA-Verfahren gilt bis 1. Februar 2014 die IBAN- und BIC-Pflicht. ) Ab dem 1. Februar 2014 können Sie für Inlandszahlungen auch nur die IBAN nutzen (IBAN-only). ) Für die 31 restlichen SEPA-Länder (keine DE-IBAN) gilt bis zum 31. Januar 2016 weiterhin die IBAN- und die BIC-Pflicht. Um die Art der Überweisung zu kennzeichnen, werden derzeit Textschlüssel im DTA-Format als zweistellige numerische Codes dargestellt (z. B. 53 für Löhne/Gehälter/Renten). Bei der SEPA-Überweisung werden für die Kennzeichnung künftig Purpose Codes verwendet. Dabei wird stärker differenziert (Beispiele): BONU = besondere Gehaltsbestandteile, insb. Bonuszahlungen RENS = Rentenzahlungen SALA = Lohn- / Gehaltszahlungen CBFF = Vermögenswirksame Leistungen PENS = Pensionszahlungen CASH = Gelddisposition SUPP = Lieferantenzahlungen kein Eintrag = Sonstige Zahlungen Bei heutigen Inlandszahlungen im DTA-Format stehen Ihnen bis zu 378 Zeichen für den Verwendungszweck zur Verfügung (14 Zeilen à 27 Zeichen). Bei der SEPA-Überweisung werden es nur noch 140 Zeichen für den eigentlichen Verwendungszweck sein (4 Zeilen à 35 Zeichen). Dieser wird um weitere neue Felder (beginnend mit einem Kürzel) ergänzt: EREF+ Endkundenreferenz 35 Stellen KREF+ Einreicherreferenz (nicht für Empfänger) 35 Stellen SVWZ+ Verwendungszweck 140 Zeichen Die SEPA-Verfahren erlauben für grenzüberschreitende Zahlungen in den Namens-, Adress- und Verwendungszweckfeldern nur den aus den SWIFT-MT- Nachrichten bekannten Zeichensatz. Dieser beinhaltet folgende Zeichen: 0-9 A - Z a - z ':?,-( +.)/ sowie das Leerzeichen Im Vergleich zum derzeit im DTA-Format verwendeten Zeichensatz fehlen hier folgende Zeichen: Ä ä Ö ö Ü ü?&* $ % Der Zeichensatz für nationale SEPA-Zahlungen ist erweitert und lautet: 0-9 A - Z Ä Ö Ü ß a - z ä ö ü ':?,-( +.)/&* $ % sowie das Leerzeichen Bei der SEPA-Überweisung wird es zusätzlich zur elektronischen Übertragung mittels Online-Banking, Datenfernübertragung (EBICS) und der Übermittlung per Servicerechenzentrum (z. B. Datev) auch weiterhin beleghafte Einzelüberweisungen geben. SEPA-Lastschriften können ausschließlich elektronisch eingereicht werden. Folgende Einreichungsformen gibt es künftig nicht mehr: - Datenträger - Beleghafte Sammelüberweisungen - Beleghafte Lastschrifteinreichungen Auch bei dem SEPA-Verfahren löst das XML-basierte Dateiformat die bisherige DTA-Datei ab. Eine Konvertierung durch das Kreditinstitut ist nicht zulässig. Unsere Softwarelösungen bieten Ihnen bei Bedarf die Möglichkeit, Überweisungen aus Ihrem Buchhaltungssystem in das neue Dateiformat zu konvertieren. Bei der Konvertierung von Lastschriften müssen Sie jedoch noch weitere SEPA-Komponenten manuell nachpflegen (Mandatsreferenz, Mandatsdatum usw.). Wir beraten Sie gerne. Sie erreichen uns telefonisch unter (02631) Weitere Informationen zu SEPA finden Sie unter Seite 5/5

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