Ergebnisse einer vergleichenden Studie zum Einsatz der digitalen Archivierung in Deutschland und der Schweiz

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1 Ergebnisse einer vergleichenden Studie zum Einsatz der digitalen Archivierung in Deutschland und der Schweiz Károlyi, A.; Zimolong, A.; Dujat, C.; Heer, F. promedtheus AG / UniversitätsSpital Zürich Inhalt Anlass der Studie Fragestellung & Vorgehen Aufbau des Fragebogens Auswertung / Ergebnisse Schlussfolgerungen

2 Anlass der Studie Auftrag Auftrag des UniversitätsSpitals Zürich an die promedtheus AG zur Erstellung einer Machbarkeitsanalyse / -studie für die Elektronische Speicherung und Archivierung

3 UniversitätsSpital Zürich (USZ) ca stationäre Patient(inn)en / a ca ambulante Patient(inn)en / a 42 Kliniken und Institute ca Mitarbeiter Ärztinnen und Ärzte Pflegefachkräfte medizinisch-technische und medizinischtherapeutische Spezialist(inn)en Die Applikationslandschaft umfasst mehrere hundert (!) Applikationen. Inhalt der Machbarkeitsanalyse Abgleich der internen Gegebenheiten des USZ: i Vorhandene EDV-Systeme i IT-Infrastruktur i Organisatorische Abläufe i konventionelle Archivierung i digitale Speicher- und Backup-Verfahren

4 Prüfung gesetzlicher Vorgaben Gesetzliche Vorgaben zur Patientendokumentation i Patientinnen- und Patientengesetz vom 5. April 2004 i Kantonale Weisung zum Patientinnen- und Patientengesetz vom 17. Okt Gesetzliche Vorgaben zu Aufbewahrungsfristen i Patientinnen- und Patientengesetz vom 5. April 2004 i Kantonale Weisung zum Patientinnen- und Patientengesetz i Gesetz über die Information und den Datenschutz (IDG, noch zu verabschieden) i Kantonales Archivgesetz vom 24. September 1995 Vorgaben zum Datenschutz i i Einhaltung der Schutzziele gemäß Datenschutzgesetz Informatiknutzeranweisung des USZ: Schützenswerte Daten dürfen das USZ-Areal nicht verlassen Anforderungen des USZ an Elektron. Speicherung und Archivierung Flexible Bewirtschaftung der Daten und Speichermedien Erfüllen aller Vorgaben an eine elektronische Patientendokumentation Nutzung der Daten für die Forschung in anonymisierter Form Gewährleistung der Sicherheit von Applikationsdaten Ermöglichen der Wiederherstellung irrtümlich gelöschter Daten Ermöglichen des Zugriffs auf Altdaten, wenn bestehende Systeme abgelöst werden Integration in eine zukunftssichere Gesamt-IT-Strategie des USZ

5 Gegenstand der geplanten Archivierung alle patientenbezogenen Unterlagen betriebsgebundene (patienten-unabhängige) Unterlagen technische Unterlagen & Bürodokumente Forschungsunterlagen ggf. Log-Files ggf. s resultierende Fragen zur Umsetzung Zentrales System für alle Daten & Dokumente? Historienverwaltung (Pat., Fälle, Dokumente...)? Klärung von Userverwaltung / Zugriffsberechtigungen? Storage-Managment? ggf. zusätzliche notwendige IT-Projekte?

6 Vergleichbare Anforderungen mit anderen (großen) Krankenhäusern Hohes Patientenaufkommen z.t. sehr lange Behandlungszeiträume (z.b. Psychiatrie, Strahlentherapie) Fachübergreifende Behandlungen Lang zurückliegende Behandlungen (z.b. Pädiatrie) Forschung und Lehre Divergierende Organisationsstrukturen Räumlich verteilte Archive Fragestellung & Vorgehen

7 Fragestellung & Vorgehen Wie setzen vergleichbare Krankenhäuser diese oder ähnliche Anforderungen um? Befragung von 17 vergleichbaren Krankenhäusern in Form eines Fragebogens i 9 D, 8 CH i Maximalversorger zwischen 800 und Betten i 14 Antworten (8 D, 6 CH): 82% Aufbau des Fragebogens

8 Fragebogen Fragen zur IT-Infrastruktur

9 Fragen zur Archivierung Fragen zu Akten

10 Fragen zur Archivierungsstrategie Auswertung / Ergebnisse

11 Auswertung / Ergebnisse 1 IS-H im stationären Bereich teilweise zusätzliche ambulante Abrechnungs-Systeme Auswertung / Ergebnisse 2 KIS/KAS in Deutschland überwiegend i.s.h.med Verteilung anderer Systeme erscheint ausgeglichen Anteil der Eigenentwicklungen ist rückläufig

12 Auswertung / Ergebnisse 3 Auswertung / Ergebnisse 4 auch beim Einsatz von Monolithen gibt es viele zusätzliche Systeme

13 Auswertung / Ergebnisse 5 SAP R/3 hat sich in Deutschland durchgesetzt in der Schweiz bisher nur zu 30% Auswertung / Ergebnisse 6 HSM-Systeme sind heute allgemein im Einsatz

14 Auswertung / Ergebnisse 7 HL7 hat sich als Kommunikationsstandard durchgesetzt die Zeit der proprietären Datenformate scheint vorbei Auswertung / Ergebnisse 8 Einsatz digitaler Signaturen erfolgt bereits in ca. 30% aller Häuser Die Zielsetzung der Papiervermeidung gewinnt an Bedeutung

15 Auswertung / Ergebnisse 9 Papieraktenarchivierung erfolgt überwiegend zentral die Aktenablage ist patientenbezogen und strukturiert geringer Einsatz von AVS-Systemen in der Schweiz Auswertung / Ergebnisse 10 Der Anteil digitaler Dokumente in den Papierakten ist extrem hoch

16 Auswertung / Ergebnisse 11 Der Anteil nur digital vorliegender Dokumente/Informationen steigt 20% der Häuser sichern diese nur über Backups knapp 80% archivieren zusätzliche Kopien Auswertung / Ergebnisse 12 2/3 beziehen die lebenslange Akte in die Aufbewahrungsfrist ein Einigkeit zur Unterschrift besteht nur bei Arztbriefen

17 Auswertung / Ergebnisse 13 Digitale Archivierung ist Bestandteil der IT-Strategie Auswertung / Ergebnisse 14 HSM-Systeme haben sich durchgesetzt 50% aller Häuser digitalisieren Einzeldokumente auch intern Mikroverfilmung findet in der Schweiz kaum Anwendung

18 Schlussfolgerungen Erkenntnisse (große) Krankenhäuser investieren heute viel Aufwand und Geld in moderne EDV-Systeme und IT-Infrastruktur Ein wichtiges Thema ist dabei zunehmend die digitale Archivierung Es wird bereits viel digital archiviert (wenn z.t. nur Backups). Trotzdem wird parallel noch viel in Papierform produziert und auch teuer zusätzlich konventionell archiviert!! Frage: Muss das so sein?

19 Mengengerüste Krankenhäuser i D: ca mit ca Betten i CH: ca. 350 mit ca Betten i je stat. Behandlungsfall ca Einzelbelege i je amb. Besuch ca Einzelbelege i je Bett ca. 1 laufender Meter Dokumentation / a i je lfd. Meter ca Einzelbelege DIN A4 Arztpraxen i D: ca i CH: ca i je amb. Besuch ca. 5 Einzelbelege Gesundheitsversorgung gesamt: i D: ca. 5 Milliarden Dok. / a ca. 2,5 Milliarden Archivierung i CH: ca. 500 Millionen Dok. / a i ca. 250 Millionen Archivierung Fazit Der größtmögliche Nutzen kann nur bei konsequentem Einsatz aller Möglichkeiten der vorhandenen EDV-Systeme erreicht werden Die digitale Archivierung ist keine Insellösung. Ihr Nutzen steigt mit i i der Qualität der durchgängigen Anwendung der Dokumentationssysteme der kontinuierlichen Anpassung aller klinischen Prozessabläufe an heutige Anforderungen

20 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Andreas Károlyi promedtheus AG Büro München Tel: Mail: