swissdigin-forum 19. Juni 2012

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1 swissdigin-forum swissdigin-forum 19. Juni 01 Europäische Entwicklungen im E-Invoicing Auswirkungen auf die Schweiz Bedeutung und Grenzen der E-Rechnung im PDF-Format Leitung swissdigin-forum Partner swissdigin-forum swissdigin-forum Förderung von E-Invoicing in der Schweiz Plattform zur branchenneutralen Förderung des elektronischen Rechnungsaustauschs zwischen Unternehmen und Organisationen in der Schweiz E-Invoicing Stakeholder (Behörden, Rechnungssteller, Rechnungsempfänger, IT- Anbieter, Berater, Verbände, ) Empfehlungen Standards Veranstaltungen Leitfäden -Forum Teilnehmer Partner Arbeitsgruppe Rollen im swissdigin-forum und ihre Aktionsschwerpunkte FHNW: Leitung und Koordination Partner: Inhaltliche Ausgestaltung und finanzielle Trägerschaft, Teilnahme an Partnermeetings und Veranstaltungen Teilnehmer: Inhaltliche, öffentlich sichtbare Unterstützung und Förderung, Teilnahme an Forum-Veranstaltungen Arbeitsgruppe: Inhaltliche Vertiefung in einem Spezialthema Stakeholder: Nutzung der Ergebnisse, Teilnahme an öffentlichen Veranstaltungen swissdigin-forum Partner: Prof. Christian Tanner 01 - FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 1

2 swissdigin-forum Themenwahl für swissdigin-forum Meldungen der Forum-Teilnehmenden Entwicklungen im E Invoicing in Europa Einfluss auf die Schweiz Was dürfen Services der Provider kosten? Was sind akzeptierte Preismodelle? Potenziale und Grenzen von (signierten) PDF Rechnungen 11 7 Elektronischer Workflow zur Rechnungsprüfung (was leisten ERP Systeme, wo/weshalb braucht's Zusatzmodule) Auswirkung von E Invoicing auf Organisation und Prozesse im Unternehmen 5 Weitere Themen 1 1 N= Rechnungsempfänger Rechnungssteller Service Provider Business Software Systemanbieter Berater Andere Prof. Christian Tanner 01 - FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 3 Agenda Begrüssung und Aktuelles zu swissdigin Europäische Entwicklungen im E-Invoicing Marktsituation im E-Invoicing in Europa Auswirkungen der EU-Richtlinie auf E-Invoicing Auswirkungen auf das E-Invoicing in der Schweiz Podiumsdiskussion Networking-Pause bei Kaffee & Kuchen Bruno Koch, Billentis Marcus Laube, EESPA/VeR Bedeutung und Grenzen von Einführung Christian Tanner, FHNW E-Rechnung und Interoperabilität im PDF-Format Marcus Laube, VeR E-Invoicing im BB über E-Banking Portal PostFinance, SIX Paynet Abschluss & Ausblick Networking-Apéro Prof. Christian Tanner 01 - FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business

3 swissdigin-forum Aktuelles zu swissdigin SAP nutzt swissdigin-inhalte für «Lokalisierung» von SAP Business by Design für die Schweiz Nationales E-Invoicing Teilnehmerverzeichnis AG: Abacus, PostFinance, SIX Paynet, Swisscom, UBS, FHNW Grobspezifikation steht Diskussion mit möglichem Betreiber läuft Publikation «Der E-Invoicing Business Case» Freigaben der Unternehmen noch offen E-Invoicing Zahlen Schweiz Prof. Christian Tanner 01 - FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 5 Aktuelles zu swissdigin Publikation «Der E-Invoicing Business Case» Fallstudiendatenbank Publikation Prof. Christian Tanner 01 - FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 3

4 swissdigin-forum E-Invoicing-Statistik Schweiz: Von EISP im Inland erstellte E-Rechnungen für Geschäftskunden im In-und Ausland 1'000'000 10'000'000 8'000'000 '000'000 '000'000 '000'000 Anzahl unstrukturierte, durch EISP signierte und an ausländischen Service Provider für ausländische Anzahl strukturierte, durch EISP signierte und an ausländischen Service Provider für ausländische Anzahl unstrukturierte, im Auftrag eines ersten inländischen EISP durch zweiten EISP signierte direkt an inländischen Rechnungsempfänger übermittelte E- Rechnungen Anzahl strukturierte, im Auftrag eines ersten inländischen EISP durch zweiten EISP signierte direkt an inländischen Anzahl unstrukturierte, vom EISP signiert an weiteren EISP für inländischen Rechnungsempfänger übermittelte E-Rechnungen Anzahl strukturierte, vom EISP signiert an weiteren EISP für inländischen Rechnungsempfänger übermittelte E- Rechnungen Anzahl unstrukturierte, von EISP direkt an inländischen Anzahl strukturierte, von EISP direkt an inländischen Prof. Christian Tanner 01 - FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 7 Agenda Begrüssung und Aktuelles zu swissdigin Europäische Entwicklungen im E-Invoicing Marktsituation im E-Invoicing in Europa Auswirkungen der EU-Richtlinie auf E-Invoicing Auswirkungen auf das E-Invoicing in der Schweiz Podiumsdiskussion Networking-Pause bei Kaffee & Kuchen Bruno Koch, Billentis Marcus Laube, EESPA/VeR Bedeutung und Grenzen von Einführung Christian Tanner, FHNW E-Rechnung und Interoperabilität im PDF-Format Marcus Laube, VeR E-Invoicing im BB über E-Banking Portal PostFinance, SIX Paynet Abschluss & Ausblick Networking-Apéro Prof. Christian Tanner 01 - FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 8

5 swissdigin-forum Europäische Entwicklungen im E-Invoicing Auswirkungen auf die Schweiz Podiumsdiskussion (Moderation: Ralf Wölfle, FHNW) Bruno Koch, CEO/Inhaber Billentis AG, Leiter EXPP-Summit Marcus Laube, CEO Crossinx, Vorstandsmitglied EESPA und VeR Christian Gnägi, Verantwortlicher E-Government-Vorhaben E-Rechnung, Eidgenössische Finanzverwaltung Marcel Niederberger, Verantwortlicher Elektronischer Geschäftsverkehr, ESTV Hauptabteilung MWST Adrian Sem, Produkt Manager E-Rechnung, PostFinance Urs Ruckstuhl, Leiter Produkt Management EDI, SIX Paynet Christian Tanner, Leiter swissdigin-forum Prof. Christian Tanner 01 - FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 9 swissdigin-forum 19. Juni 01 Bedeutung und Grenzen der E-Rechnung im PDF-Format Leitung swissdigin-forum Partner swissdigin-forum 5

6 swissdigin-forum Bedeutung der E-Rechnung im PDF-Format Volumen 011 bei den swissdigin-partnern 011 von EISP im Inland erstellte E-Rechnungen für Geschäftskunden im In-und Ausland 0; 0.0% Anzahl strukturierte, von EISP direkt an inländischen Anzahl unstrukturierte, von EISP direkt an inländischen '31'1; 35.5% Anzahl strukturierte, vom EISP signiert an weiteren EISP für inländischen Rechnungsempfänger übermittelte E- Rechnungen Anzahl unstrukturierte, vom EISP signiert an weiteren EISP für inländischen Rechnungsempfänger übermittelte E- Rechnungen 7'3'05; 0.7% Anzahl strukturierte, im Auftrag eines ersten inländischen EISP durch zweiten EISP signierte direkt an inländischen 0; 0.0% 5'50; 0.5% 0; 0.0% 335'853;.8% 0'000; 0.5% Anzahl unstrukturierte, im Auftrag eines ersten inländischen EISP durch zweiten EISP signierte direkt an inländischen Anzahl strukturierte, durch EISP signierte und an ausländischen Service Provider für ausländische Anzahl unstrukturierte, durch EISP signierte und an ausländischen Service Provider für ausländische Prof. Christian Tanner 01 - FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 11 Varianten PDF signiert PDF unsigniert allein mit strukturierten Rechnungsdaten eingebettet oder als separate Dateien S S & <?xml?> allein mit strukturierten Rechnungsdaten & <?xml?> eingebettet oder als separate Dateien Prof. Christian Tanner 01 - FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 1

7 swissdigin-forum Einsparpotenziale in der Abwicklung Beteiligte Parteien und Prozesse Rechnungssteller Elektronische Rechnungsstellung Rechnungsdaten aufbereiten* Service Provider Rechnungsempfänger Elektronische Rechnungsverarbeitung Rechnung empfangen Rechnung in gewünschtes* Kundenformat konvertieren Elektr. Signatur prüfen* Elektr. Signatur erstellen* Rechnung übermitteln* Rechnung verbuchen Zahlungseingang überwachen Elektronische Rechnung MWST-Konformität prüfen* ggf. Format konvertieren* Rechnung zuordnen Rechnung prüfen Rechnung freigeben Zahlung verbuchen Rechnung archivieren* Elektr. Signatur prüfen* Zahlungsauftrag Gutschriftsanzeige Bank Bank 1 *Die gekennzeichneten Arbeitsschritte werden häufig an Service Provider delegiert Rechnung verbuchen Rechnung bezahlen Rechnung archivieren* Prof. Christian Tanner 01 - FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 13 Einsparpotenziale in der Abwicklung Signierte PDF- vs. strukturierte E-Rechnung Rechnungssteller Elektronische Rechnungsstellung Rechnungsdaten aufbereiten* Rechnung in gewünschtes* Kundenformat konvertieren Elektr. Signatur erstellen* Rechnung übermitteln* Rechnung verbuchen Zahlungseingang überwachen Service Provider S Elektronische Rechnung Rechnungsempfänger Elektronische Rechnungsverarbeitung Rechnung empfangen Elektr. Signatur prüfen* MWST-Konformität prüfen* ggf. Format konvertieren* Rechnung zuordnen Rechnung prüfen Rechnung freigeben Zahlung verbuchen Rechnung archivieren* Zahlungsauftrag Gutschriftsanzeige Bank Bank 1 Rechnung verbuchen Rechnung bezahlen Elektr. Signatur prüfen* Einsparungen im Vergleich: Rechnung archivieren* weiss = neutral, grün = positiv, rot = negativ *Die gekennzeichneten Arbeitsschritte werden häufig an Service Provider delegiert Prof. Christian Tanner 01 - FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 1 7

8 swissdigin-forum Einsparpotenziale in der Abwicklung Signierte PDF- vs. Papier-Rechnung Rechnungssteller Elektronische Rechnungsstellung Rechnungsdaten aufbereiten* Elektr. Signatur erstellen* Rechnung übermitteln* Rechnung verbuchen Zahlungseingang überwachen Service Provider S Elektronische Rechnung Rechnungsempfänger Elektronische Rechnungsverarbeitung Rechnung empfangen Elektr. Signatur prüfen* MWST-Konformität prüfen* Rechnung zuordnen Rechnung prüfen Rechnung freigeben Zahlung verbuchen Rechnung archivieren* Elektr. Signatur prüfen* Zahlungsauftrag Gutschriftsanzeige Bank Bank 1 Einsparungen im Vergleich: weiss = neutral, grün = positiv, rot = negativ Rechnung verbuchen Rechnung bezahlen Rechnung archivieren* *Die gekennzeichneten Arbeitsschritte werden häufig an Service Provider delegiert Prof. Christian Tanner 01 - FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 15 Einsparpotenziale in der Abwicklung Verfahren zur effizienteren Rechnungsabwicklung Nutzen in verschiedenen Prozessschritten im Vergleich zur traditionellen Abwicklung der Papierrechnung Übermittlung Zuordnung / Verarbeitung Archivierung 1 3 Signierte E-Rechnung in strukturiertem Format Signierte E-Rechnung in Bildformat, ergänzt um strukturierte Daten Signierte E-Rechnung in Bildformat, bearbeitet in Datenextraktion u. Workflow <?xml?> <?xml?> Signierte E-Rechnung in Bildformat 5 Papierrechnung, ergänzt um unsignierte Datei mit strukturierten Daten Papierrechnung, Scanning inkl. Datenextraktion und Workflow <?xml?> 7 Papierrechnung, Scanning für Aufbewahrung = kein Zusatznutzen = beschränkter Zusatznutzen = voller Nutzen Prof. Christian Tanner 01 - FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 1 8

9 swissdigin-forum Herausforderungen Übermittlung per Prüfung der Authentizität/Unverändertheit (digitale Signatur der Rechnungsdatei) Bereitstellung des Signaturprüfdienstes Prozessqualität (Steuerung, materielle Prüfung) Phishing-Attacken Bereitstellung via E-Banking-Plattform BC-Erfahrung ohne digitale Signatur zum Beleg Durchführung der Signaturprüfung Konsequente Archivierung Korrektes PDF-Format keine dynamischen Inhalte (PDF/A) Prof. Christian Tanner 01 - FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 17 Herausforderungen Signaturprüfung Prof. Christian Tanner 01 - FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 18 9

10 swissdigin-forum Agenda Begrüssung und Aktuelles zu swissdigin Europäische Entwicklungen im E-Invoicing Marktsituation im E-Invoicing in Europa Auswirkungen der EU-Richtlinie auf E-Invoicing Auswirkungen auf das E-Invoicing in der Schweiz Podiumsdiskussion Networking-Pause bei Kaffee & Kuchen Bruno Koch, Billentis Marcus Laube, EESPA/VeR Bedeutung und Grenzen von Einführung Christian Tanner, FHNW E-Rechnung und Interoperabilität im PDF-Format Marcus Laube, VeR E-Invoicing im BB über E-Banking Portal PostFinance, SIX Paynet Abschluss & Ausblick Networking-Apéro Prof. Christian Tanner 01 - FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 19 Was ist zu tun wenn ein Rechnungssteller in der Schweiz eine unsignierte PDF-Rechnung zustellen will? Er muss sich bewusst sein, dass es sich beim Empfänger (und bei ihm) nicht um ein Beweismittel handelt, dass den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Die Vorsteuerabzugsberechtigung muss durch den Rechnungsempfänger anderweitig z. B. durch den ganzen Geschäftsfall (Bestellung/Lieferung/ Zahlung) für jeden Einzelfall schlüssig bewiesen werden. Dafür gibt es keine allgemein gültigen Regeln. Wenn er aus dem Ausland kommt, und es im Ursprungsland vergleichbare Bestimmungen gibt, gibt es keine Probleme. Beim Import von Waren ist die Veranlagungsverfügung der für den Vorsteuerabzug relevante Beleg. Prof. Christian Tanner 01 - FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 0 10

11 swissdigin-forum Was ist zu tun wenn ein Rechnungsempfänger eine unsignierte PDF-Rechnung verlangt, damit er die Rechnung nicht einscannen muss? Er muss sich bewusst sein, dass er die gesetzlichen Vorschriften verletzt. Die Vorsteuerabzugsberechtigung muss für jeden Einzelfall anderweitig z. B. durch den ganzen Geschäftsfall (Bestellung/Lieferung/ Zahlung) schlüssig bewiesen werden. Dafür gibt es keine allgemein gültigen Regeln. Prof. Christian Tanner 01 - FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 1 Fazit Wer PDF-Rechnungen (an Private) stellt, sollte seinen Geschäftskunden digital signierte PDF-Rechnungen anbieten. Es gibt Rechnungsempfänger, denen eine steuerrechts-konforme PDF-Rechnung genügt: Organisationen, die Belege auf einfache Weise elektronisch archivieren und verfügbar machen möchten. Organisationen, die kein ERP-System für die Geschäftsprozesse einsetzen. Die signierte PDF-Rechnung ergänzt durch eine strukturierte Buchungsdatei ermöglicht allen Kunden gerecht zu werden. Einziger Nachteil: Sicherstellung der Übereinstimmung der steuerrechtlich relevanten Inhalte der beiden Dateien. Die Herausforderung der Formatkonversion der Buchungsdatei bleibt Prof. Christian Tanner 01 - FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 11

12 swissdigin-forum Ausblick Laufende Aktivitäten Online-Befragung zum swissdigin-forum und Themenvorschläge für kommendes Forum E-Invoicing Teilnehmerverzeichnis Publikation E-Invoicing Business Case Englische Übersetzung des Inhaltsstandards mit beispielhaften Referenzen zu UN/CEFACT CII und UBL Studie: Bedeutung des IT-Einsatzes in der Beschaffung Publikation im Herbst Prof. Christian Tanner 01 - FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 3 Ausblick Kommende Veranstaltungen/Termine swissdigin-partnermeeting in Basel. August 01 E-Rechnung in der Verwaltung in Bern. September 01 Clariant Event in Basel 1. September 01 EXPP-Summit in Berlin./5. September 01 swissdigin-forum in Basel 1. November 01 Prof. Christian Tanner 01 - FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 1

13 swissdigin-forum Kontakt Prof. Christian Tanner, Prof. Ralf Wölfle Kompetenzschwerpunkt E-Business Fachhochschule Nordwestschweiz FHNW Hochschule für Wirtschaft Institut für Wirtschaftsinformatik Peter Merian-Strasse 8 CH-00 Basel T 01 / F 01 / swissdigin-forum Partner Prof. Christian Tanner 01 - FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 5 13

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