Checkliste zur Erfüllung der Informationspflichten bei Datenerhebung

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1 Checkliste 2006 Checkliste zur Erfüllung der Informationspflichten bei Datenerhebung Nach 4 Abs. 3 BDSG Bitte lesen Sie vorab die Ausführungen zu dem Thema Datenschutz/Datenerhebung.

2 So kommen Sie durch den Daten-Dschungel, ohne zu stolpern. Die Datenschutzgesetze sind immer dann zu beachten, wenn natürliche Personen angesprochen werden sollen. Natürliche Personen sind zum einen die privaten Verbraucher, aber auch im Business-to-Business-Bereich ist der Datenschutz dann zu beachten, wenn natürliche Personen, z.b. der Geschäftsführer, der Personalleiter oder der IT-Manager, angesprochen werden. Datenerhebung Wenn mit einem Responsemittel wie einem (auch virtuellen) Bestellschein oder am Telefon persönliche Angaben abgefragt werden, muss der Datenschutz beachtet werden. Dabei muss der Betroffene/Adressat mindestens über folgende Punkte informiert werden: Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich? (Meistens der Absender des Katalogs.) Für welche Zwecke sollen diese Daten verarbeitet werden? (Meistens zur Durchführung der Bestellung und für Werbezwecke.) Wer erhält diese Daten noch? Hier genügt die Angabe von Kategorien. (Meistens Dienstleister des Absenders, wie z.b. Lettershops oder Druckereien oder andere Versandhändler, Finanzdienstleister, Verlage oder Telekommunikationsunternehmen etc.) Diese Informationen sind nicht erforderlich, wenn der Adressat sie bereits vorher (z.b. in einem vorausgegangenen Mailing oder Katalog) erhalten hat. Der Adressat muss aber in jedem adressierten Werbemittel über sein datenschutzrechtliches Widerspruchsrecht gegen weitere Werbung informiert werden. Machen Adressaten von diesem Widerspruchsrecht Gebrauch, so darf das werbende Unternehmen diese Adresse nicht mehr für eine weitere Werbung nutzen. Damit dies abgesichert ist, müssen Unternehmen eigene Widersprecherlisten ( Nixiedateien ) führen oder bei ihrem Verarbeiter führen lassen. Eine weitere Nutzung solcher Adressen trotz Widerspruchs wäre letztlich u. U. sogar strafbar. 2

3 Eine zulässige Datenerhebung erfordert eine Information des Betroffenen über: die verantwortliche Stelle. Dies ist das Unternehmen, das über die Verwendungszwecke der Daten bestimmt. Die verantwortliche Stelle lautet: die Zweckbestimmung. sämtliche Zwecke, für die seine Daten verarbeitet werden. (Damit der Kunde überblicken kann, was mit seinen Daten geschieht.) Die erhobenen Daten werden für folgende Zwecke verwendet: Durchführung des Vertrages (z.b. Abwicklung einer Bestellung) Zusendung schriftlicher Werbung Weitere Werbezwecke, wie Telefon- oder -Marketing (Welche? Achtung: Einwilligung erforderlich! Siehe hierzu Checkliste Telefonmarketing/ Marketing) Sonstige Zwecke: Mögliche Empfänger der Daten Der Kunde soll wissen, wer seine Daten erhält. Die Unternehmen müssen nicht namentlich benannt werden. Es genügt eine Benennung von Kategorien. Der Kunde muss sowohl über weitere verantwortliche Stellen als auch Auftragsdatenverarbeiter nach 11 BDSG informiert werden. Folgende Unternehmen oder Kategorien von Unternehmen erhalten die Daten des Betroffenden: Unterhehmen / Kategorie (Bsp.: Deutsche Bank AG/Finanzdienstleister) 1. / 2. / 3. / 4. / 3

4 Bitte beachten Sie: Eine unzureichende Information kann zur Unzulässigkeit der Datenverarbeitung führen. Die weitere Verarbeitung dieser Daten kann als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße bis zu Euro geahndet werden. Da diese Handlung auch regelmäßig in der Absicht begangen wird, das Unternehmen zu bereichern, kann diese Datenverarbeitung auch als Straftat verfolgt und mit einer Freiheitsstrafe von bis zu zwei Jahren geahndet werden. Bitte lassen Sie die Informationsklausel von Ihrem Datenschutzbeauftragten, der Rechtsabteilung oder einem spezialisierten Rechtsanwalt überprüfen! Weitergehende Anforderungen an eine zuverlässige Datenverarbeitung Neben der Information des Betroffenen nach 4 Abs. 3 BDSG ist für jede Form der Datenverarbeitung eine Rechtsgrundlage erforderlich. Sofern die vorgesehene Datenverarbeitung nicht von einer Rechtsnorm gestattet ist etwa in 28 Abs. 1 Nr. 1, Nr. 2 BDSG muss der Betroffene in die vorgesehene Form der Datenverarbeitung einwilligen. Bei der Verarbeitung von sensiblen Daten ist regelmäßig eine Einwilligung einzuholen. Sensible Daten sind Gesundheitsdaten, Daten zu rassischer und ethnischer Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Daten zu Sexualleben. Bei der elektronischen Ansprache zu Werbezwecken sind die Vorgaben des UWG zu beachten. Danach ist regelmäßig eine Einwilligung des Betroffenen für die Verwendung von Telefon- oder Faxnummer als auch der Adresse für Werbezwecke erforderlich. Auch bei Telediensten wie dem Internet ist die Nutzung und Übermittlung der Teledienst-Daten für Werbezwecke nur mit Einwilligung des Betroffenen zulässig. Ob darüber hinaus eine Einwilligung für die beabsichtigte Datennutzung erforderlich ist, hängt von der Qualität und dem Umfang der erhobenen Daten ab. Dies muss sorgfältig geprüft werden. Wenn eine Einwilligung erforderlich ist, muss sie offline im Regelfall schriftlich, d.h. mit Unterschrift, erteilt werden. Aber auch eine unterschriebene Einwilligungserklärung ist nur so gut wie die zu ihrem Verständnis gegebene Information. Online kann die Einwilligung auch elektronisch erteilt werden. Zwischenzeitlich erfüllt zumeist das Anklicken einer Tickbox die Anforderungen. Dies gilt allerdings nicht für vorausgefüllte Tickboxen. Vor Erklärung der Einwilligung muss der Betroffene auf sein Recht zum jederzeitigen Widerruf seiner Einwilligung hingewiesen werden. 4

5 Risiken unzuverlässiger Datenverarbeitung Eine unzulässige Erhebung oder Verarbeitung nicht allgemein zugänglicher Daten stellt eine Ordnungswidrigkeit dar und kann mit einer Geldbuße bis zu Euro geahndet werden. Erfolgt die unzulässige Datenverarbeitung gegen Entgelt oder in der Absicht, sich oder einen anderen zu bereichern oder einen anderen zu schädigen, handelt es sich um eine Straftat, die mit Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren oder mit Geldstrafe bestraft werden kann. Im Internet gelten mit dem Teledienste-Datenschutzgesetz noch strengere Anforderungen. So liegt bereits eine Ordnungswidrigkeit vor, wenn im Rahmen eines Internetangebotes der Betroffene fehlerhaft unterrichtet wird. Nach dem Wortlaut des Gesetzes genügt für die Annahme einer Ordnungswidrigkeit eine unvollständige oder nicht rechtzeitige Unterrichtung des Betroffenen. Ebenso stellt jede Verwendung von personenbezogenen Daten, die für die Erbringung oder Abrechnung eines Teledienstes nicht erforderlich ist, eine Ordnungswidrigkeit dar, es sei denn, der Betroffene hat dieser Handlung zugestimmt. Jeder Verstoß kann mit einer Geldbuße bis zu Euro geahndet werden. Zusätzlich drohen auch zivilrechtliche Ansprüche. Werden Adressdaten, die ein Unternehmen unter Verstoß gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen generiert hat, an Dritte verkauft, handelt es sich um eine mangelhafte Vertragsdurchführung. Der Vertragspartner kann vom Vertrag zurücktreten und ggf. sogar Schadensersatz verlangen. Führt ein bewusster und planmäßiger Verstoß gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen dazu, dass ein Unternehmen einen Vorsprung im Wettbewerb erzielt, kann dieses Verhalten auch wettbewerbsrechtlich abgemahnt werden. 5

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