Tool Checkliste - Umsetzungsschritte bei Einführung von mobilen Arbeitsplätzen

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1 Tool Checkliste - Umsetzungsschritte bei Einführung von mobilen Arbeitsplätzen W ichtige Aspekte bei der Einführung von Telearbeit Wirtschaftlichkeit Auswahlverfahren Phasenmodell der Einführung Telearbeit im Unternehmen Organisation und Management Richtlinien und Regeln Technik Kompetenzze ntr um Work-Life in Zusamme narbeit mit Fauth-Her kner & Par tner Tool Seite 1 von 7

2 1. Schritt: Auswahlverfahren Anforderungen der Telearbeit an Mitarbeiter und Führungskräfte der Mitarbeiter sollte freiwillig zu Hause bleiben wollen selbständiges Arbeiten gewohnt sein nötige Selbstdisziplin aufbringen können, um mit der neuen Arbeitsform verantwortlich umzugehen sich nicht selbst auszubeuten die Einarbeitungsphase abgeschlossen haben unverzichtbare Präsenz am Arbeitsplatz komprimieren können Beurteilung der Arbeitsleistung auf Grund von Zielerreichung bzw. Arbeitsergebnissen akzeptieren können die Führungskraft sollte Leistungen des Mitarbeiters ergebnisorientiert beurteilen können auch über andere Kommunikationsmittel als den persönlichen Kontakt coachen können Welche Aufgabengebiete sind für Telearbeit geeignet der Arbeitsplatz sollte klar definierte inhaltliche und zeitliche Arbeitsziele haben Die persönliche Kommunikation sollte zeitlich und im Vorfeld planbar sein Der Nutzungsanteil von Informations- und Kommunikationstechnologien sollte relativ hoch sein Der zeitliche Zugriff auf nicht digitalisierte Aktenbestände sollte möglichst niedrig sein Tool Seite 2 von 7

3 2. Schritt: Phasenmodell der Einführung Phase 1 Vorbereitung und Strategie Definition des Projektmanagements Abgleich der Unternehmensstrategie mit den Zielen, die mit den Zielen des Telearbeitsprojekts verfolgt werden Erhebung der bestehenden Praxiserfahrungen im Bereich Telearbeit, um Mehrarbeit zu vermeiden Eingrenzung des Pilotbereichs Sensibilisierung und Motivation der Führungskräfte, potenziellen Telebeschäftigten, deren Kolleg/innen sowie Mitgliedern des Betriebs- oder Personalrats (Siehe unter Tools: Musterfragebogen für MitarbeiterInnen zum Mobilen Arbeitsort ) Phase 2 Unternehmensanalyse Wesentliche Merkmale der einzelnen Aufgabenbereiche und Geschäftsprozesse Organisatorische Eingliederung der einzelnen Arbeitsprozesse Anforderungen an Koordination und Kontrolle Ausgestaltung und Komplexität der internen und externen Kommunikationsbeziehungen Grad der Technikunterstützung an den einzelnen Arbeitsplätzen Regelungsbedarf in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit Einzusetzende Führungs- und Kontrollmechanismen Phase 3 Telearbeitskonzeption Interpretation der Ergebnisse der Unternehmensanalyse, Aufdecken von Schwachstellen Festlegung der Gestaltungsform der Telearbeit Teilkonzepte zu Arbeitsorganisation, Technik, Kommunikation, Beschäftigte, Führung und Kontrolle, Pilotprojektdurchführung und Evaluation Phase 4 Pilotierung und Evaluation Erprobung innerhalb eines zeitlich begrenzten Rahmens Tool Seite 3 von 7

4 Phase 5 Ausweitung und Verbreitung Die Ausweitung der Telearbeit in andere Unternehmensbereiche oder im gleichen Tätigkeitsumfeld können Bestandteile einer größeren Reorganisationsmaßnahme sein. Die gemachten Erfahrungen hinsichtlich der Einführung und Nutzung der Arbeitsform Telearbeit können dazu beitragen, bei der Ausweitung Fehler zu vermeiden, Zeit und Kosten einzusparen und dadurch Telearbeit in einem größeren Rahmen zu installieren. 3. Schritt: soziale Aspekte Funktionierende Teamstrukturen Vertrauensvolles Atmosphäre und ein gutes Verhältnis zwischen den Kollegen ist die notwendige Voraussetzung für ein effektives Arbeiten. Im Kontext Telearbeit kommt diesem Verhältnis eine noch stärkere Bedeutung zu. Je stärker Beschäftigte in Teamstrukturen verankert sind, desto geringer ist die Gefahr der sozialen Isolation. Wird Beschäftigten die Möglichkeit zur Telearbeit gegeben, dann darf dies nicht als Prestigegewinn oder Belohnung missverstanden werden. Telearbeit bedeutet nicht die Zurücksetzung der im Büro verbleibenden Beschäftigten! Team- und Telearbeitersupport Einrichtung von Helplines Regelungen des technischen und fachlichen Supports der Telebeschäftigten Initiierung von Patenschaften zwischen Telemitarbeitern und Nicht- Telebeschäftigten, Einrichtung von Diskussionsrunden für den Erfahrungsaustausch Freiwilligkeit und Rückkehroption Jeder Telemitarbeiter muss sich frei entscheiden können, ob er oder sie in Telearbeit arbeiten möchte. Oftmals entscheiden sehr persönliche Gründe darüber, ob jemand den Büroarbeitsplatz mit dem Arbeitsplatz zu Hause tauschen möchte. In Pilotprojekten und bei der Einführung von Telearbeit ist es im allgemeinen für die Akzeptanz wichtig, dass den Telebeschäftigten eine Rückkehroption eingeräumt wird, die es ihnen ermöglicht, nach einer gewissen Frist wieder ins Unternehmen zurückzukehren. Tool Seite 4 von 7

5 Karriere und Telearbeit (k) ein Widerspruch?! Neben Maßnahmen zur Verhinderung der sozialen Isolation müssen auch Maßnahmen ergriffen werden, die die Gefahr des Aus den Augen, aus dem Sinn verhindern helfen, d.h. Weiterbildung und Karrieremöglichkeiten sind für Telemitarbeiter ebenso bedeutend wie für alle übrigen Beschäftigten. Auch hier hilft die alternierende Telearbeitsform, dass Telemitarbeiter nicht aus dem Blickfeld ihrer Vorgesetzten verschwinden. Vermeidung der Überbelastung durch Telearbeit Die Aufgaben der Telemitarbeiter sollten in der normalen Arbeitszeit durchgeführt werden können. Vorgesetzte sollten gerade hoch motivierten Telemitarbeitern, die oftmals keine physische Trennung von Arbeit und Privatleben vornehmen, an dieser Stelle durch realistische Erwartungen und Vorgaben zu helfen. Doppelbelastung von Erziehenden durch Telearbeit Die Praxis zeigt, dass es nicht möglich ist, zum gleichen Zeitpunkt Telearbeit zu betreiben und für Haushalt und Kinder da zu sein. Es ist dringend erforderlich Hausarbeit, Kinderbetreuung und Telearbeit als eigenständige Bereiche wahrzunehmen. In einer in England durchgeführten Studie gaben Teilnehmer/innen an, dass der größte Vorteil wäre, den ganzen Tag bei den Kindern zu sein, während der größte Nachteil ebenfalls sei, den ganzen Tag bei den Kindern zu sein : Familie und Telearbeit Die Familienmitglieder müssen insbesondere dahingehend sensibilisiert werden, dass Telebeschäftigte trotz der Anwesenheit zu Hause nicht immer ansprechbar sind. Vereinbarte Regeln helfen vor allem Kindern, dies zu berücksichtigen. So kann es z.b. sinnvoll sein, die Tür zum Arbeitszimmer zu schließen, um anderen Familienmitgliedern zu zeigen, dass man ungestört sein möchte. Neben diesen Regelungen ist es aber auch wichtig, die Familienmitglieder zu informieren und über alle Vorbehalte und Sorgen offen zu reden.. Oftmals lässt sich beobachten, dass die Familie mehr Bedenken gegenüber Telearbeit hat, als der Beschäftigte selbst. Tool Seite 5 von 7

6 4. Schritt: Technik Bestandsaufnahme und Bedarfsermittlung Leitfragen: Welches Arbeitsplatzsystem wird am Büroarbeitsplatz genutzt? (PC, Workstation, Terminal) Welche Standardanwendungssoftware wird zur Bearbeitung der Aufgabe eingesetzt? (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Grafik,...) Welche speziellen Anwendungsprogramme sind für die Tätigkeiten erforderlich? Sollen Kommunikationssysteme wie , Videokonferenzsysteme, Voic etc. eingesetzt werden? Kommunikationsstruktur von Telebeschäftigten Die Sicherstellung der Kommunikationsprozesse zwischen Telebeschäftigten, Unternehmenszentrale und Umwelt stellt einen zentralen Erfolgsfaktor der Einführung von Telearbeit dar. Kommunikation zwischen Telebeschäftigten und unternehmensinternen Bereichen: Vorgesetzte Beschäftigte im Unternehmen Andere Telearbeiter des Unternehmens Datenbankzugriffe Kommunikation zwischen Telebeschäftigten und unternehmensexternen Bereichen: Kunden Lieferanten Kooperationspartner Internet Erstellung eines technischen Konzepts Aus den genannten Bedingungen und Voraussetzungen sollte ein technisches Realisierungskonzept mit sämtlichen technischen Komponenten eines Telearbeitsplatzes erstellt werden. Tool Seite 6 von 7

7 5. Richtlinien und Regeln rechtliche Aspekte Nachfragebedarf besteht vor allem zu folgenden rechtlichen Aspekten: Mitbestimmung der Betriebsrats / der Personalvertretung Vertragsgestaltung Haftungs- und Versicherungsschutz Zugangs- und Kontrollrechte Vergütung für Aufwendungen der Telebeschäftigten Arbeitszeitliche Regelungen Verhaltens- und Leistungskontrolle Datenschutz Fragen der Ergonomie Vor allem folgende typische Schwachstellen sollen genannt werden: Anordnung der Bildschirme und Tastatur Reflexionen Arbeitstische Gesundheitsschutz 6. Organisation und Management Organisation: siehe unter Tools: Checkliste für Beschäftigte bei der Umstellung auf Telearbeit Management: Arbeitsplatzgestaltung und Arbeitsmittel Arbeitsabläufe, Arbeitsteilung, Koordination Neuer Führungsstil Kommunikationsmanagement Schulung und Training Datenschutz- und Datensicherheitskonzept Tool Seite 7 von 7