W i n t e r t h u r. An den Grossen Gemeinderat. Winterthur, 20. Februar 2002 Nr. 2002/017

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1 Winterthur, 20. Februar 2002 Nr. 2002/017 An den Grossen Gemeinderat W i n t e r t h u r Kredit von Fr '000. für die Trennung und Verbesserung der Kundenbereiche und die Instandsetzung der Büros und Schalteranlagen in der Liegenschaft Stadthausstrasse 21/31. Antrag: Für die Trennung der Kundenbereiche von Melde- und Zivilstandswesen sowie Steueramt für eine Verbesserung der Zugänglichkeit dieser Bereiche und für die Instandsetzung der Büros und Schalteranlagen in den Liegenschaften Stadthausstrasse 21 und 31 wird ein Kredit von Fr. 1'350'000. zu Lasten der Investitionsrechnung des Verwaltungsvermögens bewilligt. Die Bewilligung erstreckt sich auch auf die durch die Teuerung und die Mehrwertsteuer bedingten Mehr- oder Minderkosten; Stichtag für die Kostenberechnung ist Ende November Weisung: I. Zusammenfassung Die von verschiedenen Verwaltungsstellen genutzten Liegenschaften Stadthausstrasse 21 (AG Fortuna Obertor) und Stadthausstrasse 31 (Stadt Winterthur) vermögen den veränderten betrieblichen und organisatorischen Anforderungen nicht mehr zu genügen. So führte insbesondere die Konzentration der Schalterhallen von Steueramt und Einwohnerkontrolle zu ungünstigen Verflechtungen der Kundenströme und Betriebsabläufe. Hinzu kommt, dass die Mitarbeitenden des Schalterdienstes der Einwohnerkontrolle keine eigenen Arbeitsplätze besitzen. Es wird deshalb bereits seit Jahren nach kundenorientierten Verbesserungen gesucht. Durch die Zumiete eines Ladenlokals im Erdgeschoss der Liegenschaft Stadthausstrasse 21 kann das vorliegende Projekt noch optimiert werden. Kosten: Gebäude Fr. 1'630'000 Baunebenkosten Fr. 155'000 Provisorien Fr. 75'000 Reserve des Stadtrates Fr. 200'000 Ausstattungen Fr. 20'000 Total Anlagekosten Fr. 2'080'000 abzüglich Projektierungskredit Fr. 180'000 abzüglich gebundene Ausgaben Fr. 550'000 Beantragter Kredit Fr. 1'350'000

2 2 II. Detaillierte Ausführungen 1. Vorgeschichte Die Bereiche Steueramt sowie Melde- und Zivilstandswesen sollen getrennt werden Die in den frühen Achtzigerjahren erstellten Liegenschaften an der Stadthausstrasse 21 und 31, welche von verschiedenen Amtsstellen genutzt werden, vermögen insbesondere im Bereich der Schalter- und Warteräume den veränderten betrieblichen und organisatorischen Anforderungen nicht mehr zu genügen. So führte die seit 1. April 1982 realisierte Konzentration der Schalterhalle des Steueramtes mit der An- und Abmeldestelle der Einwohnerkontrolle (früher noch zusammen mit dem unmittelbar daneben liegenden Rechnungsbüro der städtischen Werke) zu ungünstigen Verflechtungen der Kundenströme und Beeinträchtigungen der Betriebsabläufe. Die unterschiedliche Klientel von Steueramt und Einwohnerkontrolle im ersten Stock und von Steueramt und Zivilstandsamt im zweiten Stock findet sich trotz unterstützender Massnahmen nur schwer zurecht und behindert sich - vor allem im ersten Stock - gegenseitig. Ausserdem befinden sich die verschiedenen Abteilungen des Steueramtes sowohl in verschiedenen Liegenschaften (Stadthausstrasse 21/31 und Obertor 32) als auch auf verschiedenen Stockwerken. Dieser Umstand bewirkt für die Kundschaft vielfach bemängelt Märsche ausser Haus und für die Verwaltung häufig Fremdpersonen in datenschutzrelevanten Bereichen. Die Kundenkontaktstelle der städtischen Werke wurde deshalb bereits an die Untere Vogelsangstrasse 11 verlegt, und für die übrigen Bereiche wird seit Jahren nach kundenorientierten Verbesserungen gesucht. Durch die Ende 2001 möglich gewordene Zumiete eines Ladenlokals im Erdgeschoss der Liegenschaft Stadthausstrasse 21 ergaben sich zusätzliche Möglichkeiten, die lange angestrebte Kundenorientierung zu verbessern und gleichzeitig auch den Raumbedarf an kurzbis mittelfristig geplanten zusätzlichen Arbeitsplätzen zu decken. Bedarf für zusätzlichen Raum Aufgrund der kurzbis mittelfristigen Planung besteht bei einzelnen Bereichen zusätzlicher Bedarf an Arbeitsplätzen: Für das Steueramt: - zwei zusätzliche Lehrlingsarbeitsplätze - zwei bis vier neue Arbeitsplätze, nötig geworden durch den Wechsel der Steuererhebung auf den Einjahresturnus - ein neuer Arbeitsplatz für die zu schaffende Stelle Beauftragte/r in Rechtssachen - zwei neue Arbeitsplätze samt Stau- und Arbeitsraum für das geplante Scanning der Steuererklärungen. Für die Informatikdienste (IDW) insgesamt sieben bis zehn zusätzliche Arbeitsplätze für folgende Aufgaben: - Rezentralisierung der städtischen Informatik in die IDW sowie verstärkter Einsatz der elektronischen Mittel in der Stadtverwaltung. - Betreuung und Hotline der 600 Occasions-PC der Primarschulen der Stadt Winterthur - Übernahme der Informatikbelange der Stadtpolizei (kurzfristig min. 2 Arbeitsplätze) - E-Government- und E-Voting- Projekte beim Bund - externe Kundenaufträge zur Gewährleistung von Benchmarking und Konkurrenzfähigkeit - Rechenzentrumsbetrieb (Nachbearbeitung und Verpackung für andere Gemeinden) - gestiegene Sicherheits- und Datenschutzanforderungen - Erhöhung der Ausbildungsplätze für Auszubildende von heute zwei auf vier.

3 3 2. Das Objekt Eigentumsverhältnisse Die Liegenschaft Stadthausstrasse 21 steht im Eigentum der AG Fortuna Obertor, wo die Stadt Winterthur und die Winterthur Versicherungen je zur Hälfte Aktionärinnen sind. Die Liegenschaften Stadthausstrasse 31 und Obertor 32 befinden sich im Allgemeinen Verwaltungsvermögen. Baulicher Zustand Die in den frühen Achtzigerjahren komplett sanierte Liegenschaft Stadthausstrasse 21 befindet sich abgesehen von der natürlichen Alterung in relativ gutem baulichen Zustand. In der Liegenschaft Stadthausstrasse 31 wurden in den letzten Jahren wegen der laufenden Projekte weder die notwendige Instandhaltung bzw. Instandsetzung noch Erneuerungsarbeiten durchgeführt. Die Kosten für die Wiederherstellung der Funktions- und Gebrauchstauglichkeit im Betrage von Fr. 550'000. wurden deshalb vom Stadtrat mit Beschluss vom als gebundene Ausgaben im Sinne von 15 der Verordnung über den Gemeindehaushalt in Verbindung mit 121 des Gemeindegesetzes bezeichnet. Der Unterhalt (Instandhaltung und Instandsetzung) der Liegenschaft Obertor 32 erfolgt weiterhin aus der Laufenden Rechnung, ebenso der teilweise vorgezogene Ersatz der Schliessanlage. Der Ersatz der universellen Gebäudeverkabelung (UGV) erfolgt aus technischen Gründen separat und ist deshalb als eigenständiges Projekt im Investitionsprogramm der Verpflichtungskredite, Projekt-Nr , eingestellt. Der Kredit im Betrag von Fr. 260'000. ist vom Parlament mit dem Voranschlag 2002 bewilligt worden. Betriebliche Mängel Die gemeinsamen Warteräume von Steueramt und Einwohnerkontrolle im 1. Stock bzw. von Steueramt und Zivilstandsamt im 2. Stock der Liegenschaft Stadthausstrasse 21 sowie der Umstand, dass die Hauptabteilung Grundsteuern in der Liegenschaft Obertor 32 im 1. und 2. Stock untergebracht ist, haben für die Kundschaft eine schlechte Zugänglichkeit und Au f- findbarkeit dieser Amtsstellen zur Folge. Auf diesen Mangel ist einerseits von der Kundschaft in Umfragen und Erhebungen immer wieder hingewiesen worden, und machte andererseits für das Personal regelmässig das Weiterweisen des Publikums zum Teil sogar in andere Liegenschaften nötig. Das stört sowohl die inneren als auch die äusseren Abläufe ganz erheblich, weisen doch das Steueramt und die Einwohnerkontrolle sehr grosse Besucherströme von 300 bis 400 Personen pro Tag auf. Hinzu kommt, dass die Mitarbeitenden des Schalterdienstes der Einwohnerkontrolle für ihre rückwärtigen Aufgaben keine eigenen Arbeitsplätze besitzen. Die Schalterarbeitsplätze selbst sind viel zu eng und bieten nicht mehr genügend Platz für die heutigen Arbeitsmittel (Bildschirm, Drucker, Scanner und Kreditkarten-Zahlungsgerät). Rückwärtige Arbeitsplätze können wegen der gegebenen räumlichen Verhältnisse (Register-Ablage) unter den heutigen Voraussetzungen nicht geschaffen werden. Im Verhältnis zur Einwohnerkontrolle verfügt das Zivilstandsamt über zu viel Raum, was durch das vorliegende Projekt ebenfalls ausgeglichen werden kann.

4 4 Auch die Schalteranlagen des Steueramtes verfügen heute über ungenügende Platzverhältnisse und sind in verschiedenen Stockwerken und Gebäuden verteilt. Die Raumverhältnisse sind sowohl für Kundschaft wie Mitarbeitende unzumutbar. Studien Im Verlaufe der letzten Jahre wurden mehrere Varianten einer Verbesserung der Arbeitsverhältnisse durch eine räumliche Trennung der Bereiche studiert. Das vorliegende Projekt wurde aus Überlegungen der maximalen Substanzerhaltung und damit der kostengünstigsten Lösung gewählt. Es wurde durch die Chance der zusätzlichen Zumiete des Ladenlokals im Erdgeschoss noch erweitert und überarbeitet. Erst diese Parterre-Räume ergeben eine optimale Kundenorientierung. 3. Das Projekt Das Projekt sieht die geschossweise Trennung der beiden unabhängigen Bereiche Steueramt sowie Melde- und Zivilstandswesen vor: - Stadthausstrasse 21, Erdgeschoss Die Publikumsstelle des Steueramtes im Erdgeschoss der Liegenschaft Stadthausstrasse 21 ermöglicht nach aussen eine Anlaufstelle für alle Steuerbelange: sämtliche Schaltermitarbeitende können auf alle Fragen zum Thema Steuern möglichst sofort Auskunft erteilen und sorgen damit für eine vollständige Erledigung der Anliegen der Kundschaft. - Stadthausstrasse 21 & 31, 1. Stock Die übrigen Dienste des Steueramtes werden im 1. Stock der Liegenschaft Stadthausstrasse 21 und 31 derart neu geordnet, dass sie die rückwärtigen Arbeiten der Publikumsstelle räumlich ideal abdecken. Die Organisation des Steueramtes wird angepasst und die Kunden- und Betriebsfreundlichkeit optimiert. Damit können für das Publikum eine verbesserte Auffindbarkeit bzw. Erschliessung und für die internen Belange vereinfachte Bedingungen und Abläufe geschaffen werden. - Stadthausstrasse 21 & 31, 2. Stock Im zweiten Obergeschoss werden die Bereiche Melde- und Zivilstandswesen (Einwohnerkontrolle und Zivilstandsamt) auf einem Stock zusammengefasst. - Obertor 32, 1. & 2. Stock Der Umzug der Abteilung Datenadministration der Hauptabteilung Grundsteuern in die Stadthausstrasse 21/31 ermöglicht es den Informatikdiensten, ihren Raumbedarf für die zusätzlich geplanten Arbeitsplätze durch die Belegung der frei werdenden Räume im Obertor 32 (2. Stock) zu decken. Weiterhin im Obertor 32 (1. Stock) bleibt die Leitung des Steueramtes und die Einschätzungsabteilung der Hauptabteilung Grundsteuern. Vorteile des Projektes für das Publikum und die Verwaltung Der Auftritt der Stadtverwaltung nach aussen und deren Auffindbarkeit kann vor allem auch durch das Schaufenster an der Stadthausstrasse 21 - markant verbessert werden. Im Weiteren können durch das Projekt und vor allem die Chance der Zumiete des Ladenlokals im Erdgeschoss der Liegenschaft Stadthausstrasse 21 auch der Raumbedarf für die Arbeitsplätze für die erwähnten zusätzlichen Stellen optimal gedeckt werden, ohne dass dafür Kosten für dezentrale Fremdmieten sowie deren Erschliessung für EDV und Telefon nötig werden. Der zusätzliche Raum im Erdgeschoss ermöglicht zudem während der Umbaupha-

5 5 se einen kontinuierlichen Betrieb ohne die Zumiete von Fremdlokalitäten inklusive deren Erschliessung oder von Provisorien. 4. Die Kosten Die Kostenzusammenstellung basiert auf Richtofferten und Erfahrungswerten des Architekten mit Stichtag : Gebäude Fr. 1'630'000 Baunebenkosten Fr. 155'000 Provisorien Fr. 75'000 Reserve des Stadtrates Fr. 200'000 Ausstattungen Fr. 20'000 Total Anlagekosten Fr. 2'080'000 abzüglich Projektierungskredit Fr abzüglich gebundene Ausgaben gem. SRB vom Fr Bruttoinvestition Fr. 1'350'000 abzüglich Investitionseinnahmen Fr. 0 Nettoinvestition Fr. 1'350'000 Finanzwirtschaftliche Investitionsfolgekosten Die finanzwirtschaftlichen Investitionsfolgekosten richten sich nach den Bestimmungen des Gemeindegesetzes und des Kreisschreibens der Direktion des Innern über den Gemeindehaushalt. Sie sind für die Krediterteilung rechtlich verbindlich und für die Finanzbuchhaltung relevant. Sie fliessen in die zukünftigen Laufenden Rechnungen ein, wo sie Angaben über die Finanzierung der Investitionen geben 1. Kapitalfolgekosten: Jahre 1 10 Jahre Abschreibungen: 6.5 % der Nettoinvestition 2 Fr Abschreibungen: 1.75 % der Nettoinvestition 2 Fr Kapitalzins: 4.75 % von 2/3 der Nettoinvestition 3 Fr Kapitalzins: 4.75 % von 1/6 der Nettoinvestition 3 Fr Fr Sachfolgekosten: - 2% auf der Bruttoinvestition 4 Fr Personalfolgekosten: - Hauswartung der zusätzlichen Gebäudeflächen Fr Bruttoinvestitionsfolgekosten pro Jahr Fr. 167'500 71'315 1 Vgl. 36 und 37 des Kreisschreibens der Direktion des Innern über den Gemeindehaushalt und Ziff. 3.1 und 4 des Reglements über die Ermittlung und Darstellung der Investitionsfolgekosten und -erträge vom Linearer Abschreibungssatz beim gesetzlich vorgeschriebenen Abschreibungssatz für Sachgüter von 10% auf dem Restbuchwert gemäss Ziff. 4.1a des Reglements über Ermittlung und Darstellung der Investitionsfolgekosten und 61 a des Kreisschreibens der Direktion des Innern über den Gemeindehaushalt. 3 Interner Zinssatz für den Voranschlag 2002 gem. SRB vom (Ziff. 4.1a Reglement über die Ermittlung und Darstellung der Investitionsfolgekosten). 4 Pauschalsatz für allg. Hochbauten gemäss 37 b des Kreisschreibens der Direktion des Innern über den Gemeindehaushalt.

6 6 Investitionsfolgeerträge: - Minderaufwendungen / Mehrerträge Fr. 0 0 Nettoinvestitionsfolgekosten pro Jahr Fr. 167'500 71'315 Finanzierungsart 5 - Durch Steuereinnahmen 100 % 100 % - Durch Gebühren 0 % 0 % In Steuerprozenten Im Voranschlag 2002 beträgt 1 Steuerprozent Fr. 1' ,09 % 0,04 % Betriebswirtschaftliche Investitionsfolgekosten Die betriebswirtschaftlichen Investitionsfolgekosten sind für die Krediterteilung rechtlich nicht verbindlich und dienen rein informativen Zwecken nach mehr Kostentransparenz. Sie sind nutzungsorientiert und dienen den einzelnen Institutionen für die Berechnung der Preise ihrer Dienstleistungen oder Produkte 6. Kapitalfolgekosten: Jahre Abschreibung: 3 % der Nettoinvestition 7 Fr Kapitalzins 4.75 % auf ½ der Nettoinvestition 8 Fr Fr Sachfolgekosten: - 2% auf der Bruttoinvestition 4 Fr Personalfolgekosten: - Hauswartung der zusätzlichen Gebäudeflächen Fr Bruttoinvestitionsfolgekosten pro Jahr Fr. 109'565 Investitionsfolgeerträge: - Minderaufwendungen / Mehrerträge Fr. 0 Nettoinvestitionsfolgekosten pro Jahr Fr. 109' Finanzierung Das Projekt Nr , Stadthausstrasse 21, Fortuna, Trennung Kundenbereiche, ist mit Fr im Investitionsprogramm der Verpflichtungskredite 2002, Verwaltungsvermögen, eingestellt. 5 Ziff. 6 des Reglements über die Ermittlung und Darstellung der Investitionsfolgekosten. 6 Ziff. 3.2 und 5 des Reglements über die Ermittlung und Darstellung der Investitionsfolgekosten. 7 Individueller Abschreibungssatz auf Grund der Nutzungsdauer der Investition (Ziff. 5.2 Reglement über die Ermittlung und Darstellung der Investitionsfolgekosten). 8 Interner Zinssatz für den Voranschlag 2002 gem. SRB vom (Ziff. 5.3 Reglement über die Ermittlung und Darstellung der Investitionsfolgekosten).

7 7 Die Investitionsplanung ist wie folgt anzupassen: Programm 2002 Fr Programm 2003 Fr. 850'000 Zusätzlich ist im Budget 2002 für das Projekt Nr , Ersatz der EDV- und Telefonverkabelung im 1. und 2. Obergeschoss der Liegenschaft Stadthaustrasse 21 und 31, ein mit konstitutivem Budgetbeschluss bewilligter Investitionskredit in der Höhe von Fr. 260'000. eingestellt. Diese Arbeiten werden teilweise vorab, wo angezeigt aber zusammen mit dem Projekt Nr ausgeführt. 6. Termine Es ist vorgesehen, nach erfolgter Annahme des Projekts und Bewilligung des Kredites durch das Parlament folgendermassen weiter zu arbeiten: - Erarbeiten der Baueingabe 1 Monat - Erteilung der Baubewilligung 2 Monate - Vorbereitung der Ausführung 2 Monate - Bauarbeiten in Etappen 12 Monate Die Berichterstattung im Grossen Gemeinderat ist dem Vorsteher des Departementes Finanzen übertragen. Im Namen des Stadtrates: Der Stadtpräsident: Haas Der Stadtschreiber: Frauenfelder