Projektmanagement durch die Verwaltung Steuerung von Betreibern und Lieferanten

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1 Projektmanagement durch die Verwaltung Steuerung von Betreibern und Lieferanten Kai Wächter, Managing Director Ministerialkongress Berlin, September 2005 Business and Systems Aligned. Business Empowered. TM

2 Wozu dient Projektmanagement? P s: People Performing Perfect Process Projektmanagement soll den Erfolg von Projekten sichern Projektmanagement umfasst alle planenden, koordinierenden und steuernden Maßnahmen zur Um- und Neugestaltung von Systemen und Abläufen im gesamten Lebenszyklus eines Projektes. Ziel des Projektmanagements ist die sach- und zeitgerechte, kostengünstige Erarbeitung von Projektergebnissen, zufriedene Kunden und Allianzpartner, kalkulier- und tragbare Risiken, Optimierung von Projektprozessen sowie die Schaffung von Transparenz BearingPoint,

3 Projekte tragen auch in der öffentlichen Verwaltung ein hohes Risiko des Scheiterns Kategorie gänzlich gescheitert anspruchsvoll erfolgreich Ergebnisquote 28% 46% 26% Erklärung Projektabbruch vor Laufzeitende Projekt ist abgeschlossen, liegt aber über dem ursprünglichen Zeit- und Kostenrahmen Projekt ist im Rahmen der vereinbarten Zeit, Geld und Leistungsumfang abgeschlossen Fünf häufigste Erfolgsfaktoren bei IT-Projekten (Ranking) Einbeziehung der Nutzer Unterstützung durch GF Klare und stabile Anforderungen Projekterfolge nach Branchen Branche Öffentlicher Sektor Produzierendes Gewerbe Erfolgsquote 18% 27% Realistischer Zeit / Kostenplan 4 Finanzsektor 32% Realistische Erwartung Quelle: Standish Group 5 Zulieferindustrie Erfolgsquote gemessen an Projekten, die in Zeit und Budget geliefert wurden. 59% BearingPoint,

4 Negativbeispiele für gescheiterte Projekte: Toll Collect - Verspätete Mauteinführung INPOL-neu/Agil bis zum Review durch BearingPoint VAM - Virtueller Arbeitsmarkt FISCUS Berliner Sozialhilfe Hessen Polizeivorgangsbearbeitung 3-Liter-Auto Absturz Ariane 5 im Dezember 2002 BearingPoint,

5 Einflussfaktoren in Projekten Technik Finanzen Recht Vorbereitung und Planung Vergabe Errichtung Betrieb Ressorts Nutzer Parlament BRH Lieferanten Berater BearingPoint,

6 Besondere Herausforderungen in IT-Projekten der öffentlichen Hand (1) Vergabe an an den billigsten - nicht an an den wirtschaftlichsten (qualifiziertesten) Anbieter Hohe technische Innovativität und fachlich umfassende Lösung Gemischte Verantwortungen durch gemischte Teams Öffentliche Auftraggeber Mangelhafte vertragliche Gestaltung Wechselnde politische Anforderungen Partizipative Entscheidungsstrukturen, lange Entscheidungswege Lange Vorlaufzeiten der Ausschreibungsverfahren Fehlendes Risikomanagement und Kostenkontrolle BearingPoint,

7 Besondere Herausforderungen in IT-Projekten der öffentlichen Hand (2) Zu Zu späte Tests unter Produktionsbedingungen Nicht/unklar definierte Mitwirkungsleistungen und fehlende Mitwirkungsleistungen Dienstleistungsvertrag trotz Bezeichnung als Werkvertrag Zu Zu späte Einbindung der Nutzer Auftraggeber/ Auftragnehmer Häufige Veränderung des Fachkonzeptes Vom Vertragstyp abweichende Entscheidungsstrukturen Politische Vorgaben, d. d. h. h. Termine etc. Mangelnde Priorität des Auftrages, z. z. B. B. aufgrund fehlender Wirtschaftlichkeit BearingPoint,

8 Grundsätze des Projektmanagements Interaktive Komponenten im Projektmanagement Steuerung der Projektmitarbeiter Qualitäts- Management Organisation Risiko- Management Management Planung Detaillierte Arbeitsplanung Controlling Problem & Change Management Projektabschluss Konfigurations- Management Projektfreigabe BearingPoint,

9 Zusammenhang von Planung und Steuerung 6b. Standards evaluieren Vorbeugende Maßnahmen initiieren 1. Standards setzen Planung Steuerung 2. Kriterien und Indikatoren 3. Messung/ Bewertung 4. Vergleich 5. Abweichung 6a. Korrekturmaßnahmen einleiten BearingPoint,

10 Strategische Steuerungsaufgaben Strategische Sicht Integrierte Steuerung Operative Sicht Beispiel Sts Fachabteilung Gesamtkoordination Gesamtkoordination Grundsatzabteilung Zentralabteilung Koordination Bundesebene (BRH, BMF, HA BT, Fachausschüsse, etc.) Steuerung Kommunikation mit Nutzern und Öffentlichkeit Entwicklung eines strategischen Geschäftsfeldes Meilenstein-orientierte Alternativenplanung BearingPoint,

11 Operative Steuerungsaufgaben Strategische Sicht Integrierte Steuerung Operative Sicht Beispiel Projektleitung Projektleitung Projektverlauf betriebswirtschaftlich Projektcontrolling/ Risikomanagement Konzeption Vergabeverfahren Steuerung Vergabeverfahren rechtlich Technische Konzeption Technische Beurteilung Angebote Vertragscontrolling technisch-fachlich Finanzierungs-/ Betriebsmodell Kaufm. Beurteilung Angebote Eigenaufgaben Wirkbetrieb BearingPoint,

12 Operative Steuerungsaufgaben in Errichtung und Betrieb (1) Betriebswirtschaftliche Steuerungsaufgaben Sicherung der Informationsversorgung Sicherstellung der Steuerungs- und Reaktionsfähigkeit des Staates durch Etablierung bewährter Frühwarnmechanismen Steuerung des Projekt- und Qualitätsmanagement beim Auftragnehmer Projektplanung des Auftragnehmers nach den Determinanten Zeit, Kosten, Funktionalität, Qualität inkl. prüfbarer Meilensteine auf Ebene des Gesamtprojektes und der Teilprojekte Prozesse und Verfahren des Qualitäts- und Risikomanagement des Auftragnehmers, insbesondere Change Request-Verfahren, Risikobewertung (kritische Erfolgsfaktoren und kritischer Pfad) Ergebniscontrolling, z.b. Gestaltung/Abstimmung von Funktionsüberprüfungen Projektdokumentation des Auftragnehmers Management-Audit, insbesondere Steuerung der Management-Strukturen und Personen des Auftraggebers detaillierte Kenntnisse aus der Steuerung großer Entwicklungsprojekte erforderlich BearingPoint,

13 Operative Steuerungsaufgaben in Errichtung und Betrieb (2) Technisch-fachliche Steuerungsaufgaben Laufende Beurteilung des Projektfortschritts (hinreichender Einblick in den Stand der Realisierung des Systems bzw. dessen Betrieb) Überwachung von Funktionsüberprüfungen, (Teil-)Abnahmen des Systems (Errichtung) Überwachung der Einhaltung von Leistungsstandards (Betrieb) fundierte Expertise zu den einzelnen technischen Fragestellungen erforderlich BearingPoint,

14 Operative Steuerungsaufgaben in Errichtung und Betrieb (3) Aufgaben der Vertragssteuerung Abbildung und Steuerung von sich aus den Vertragsdokumenten und der Projektplanung ergebenden Aufgaben und Verantwortlichkeiten von Auftragnehmer und Auftraggeber (Sachverhalt) Rechtliche Bewertung von Folgerungen aus dem Sachverhalt und Erarbeitung von Handlungsoptionen Geltendmachen von Ansprüchen detaillierte juristische Kenntnisse erforderlich BearingPoint,

15 Projektorganisation des Auftraggebers Ziel: Unmittelbarkeit und Klarheit in der Lenkung des Projektes Grundsatzabteilung Sts Vorsitz Zentralabteilung Fachabteilung Strategisches GF Gesamtkoordination Gesamtkoordination Lenkungsausschuss Vorb./ Bericht Programmmanagement Programmmanagement Mitwirkung/ Begleitung Bericht Auftragnehmer Beispiel technischfachlich (Qualitätsmanagement) Projektcontrolling/ Risikomanagement Vertragscontrolling Eigenaufgaben im Wirkbetrieb BearingPoint,

16 Anforderungen an die Projektorganisation des Auftraggebers Projektorganisation Organisatorische Zusammenführung (von Vertretern) aller zuständigen Stellen Klare und eindeutige Aufgabenteilung zentral (Ministerium) und dezentral (nachgeordnete Behörde) Direkte Weisung und Berichterstattung (ohne Abstimmung mit Zwischenebenen der Linie) Verbindliche Regeln für Kommunikation außerhalb der Projektorganisation Verbindliche Zuständigkeiten für Einsatz und Steuerung von Beratern BearingPoint,

17 Beispiele für Grundlagen und Standards der Projektsteuerung link Adobe Acrobat Document BOT Controlling HOAI Projektsteuerer Adobe Acrobat Adobe Acrobat Document Document link link IT Rahmenkonzept des BMI link IT-RK 2004-Anlagen.pdf Projektmanagement (DIN 69901) DIN DIN DIN Grundlagen, Richtlinien und Standards für Projektmanagement und fachliche Prüfungen Microsoft Word Document Praxisleitfaden des Bundes Adobe Acrobat Document Recht der Projektsteuerung (Bauwesen) SAP Dokumentationsstandards Projektcontrolling IT-Projektmanagement Risikomanagement Adobe Acrobat Document Adobe Acrobat Document aris_toolset.pdf Bund.pdf BearingPoint,

18 Eigenschaften eines Projektmanagement-Tools (P3LC) Integrierte Unterstützung des gesamten Projekt- Lebenszyklusses Transparenz über geplante und laufende Projekte im Intranet, tagesaktuell Rollenspezifische Anzeige von Projektkennzahlen Anzeige des Bearbeitungs- und Genehmigungsstatus Summarische Darstellung zu Mittelbedarf und -abfluss Einfache Erstellung übergreifender Planungsdokumente (IT- Rahmenkonzept, IT- Sicherheitskonzept) Aktivitätenübersicht durch individuelle Homepages und Outlook Integration Unterstützung bei der Portfolioanalyse und des Ressourcenmanagements optimale Unterstützung behördlicher Entscheidungsprozesse BearingPoint,

19 Autoren Diese Präsentation wurde erstellt von: Kai Wächter, Managing Director BearingPoint GmbH Kurfürstendamm Berlin Tel: Fax: Copyright BearingPoint GmbH, Frankfurt/Main, 2005 Alle Rechte vorbehalten. Der Inhalt dieses Dokuments unterliegt dem Urheberrecht. Veränderungen, Kürzungen, Erweiterungen und Ergänzungen bedürfen der vorherigen schriftlichen Einwilligung durch BearingPoint GmbH, Frankfurt/Main. Jede Vervielfältigung ist nur zum persönlichen Gebrauch gestattet und nur unter der Bedingung, dass dieser Urheberrechtsvermerk beim Vervielfältigen auf dem Dokument selbst erhalten bleibt. Jede Veröffentlichung oder jede Übersetzung bedarf der vorherigen schriftlichen Einwilligung durch BearingPoint GmbH, Frankfurt/Main. Gewerbliche Nutzung oder Nutzung zu Schulungs-zwecken durch Dritte bedarf ebenfalls der vorherigen schriftlichen Einwilligung durch BearingPoint GmbH, Frankfurt/Main. BearingPoint,

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