Wie Sie den Datenschutz in Ihrem Unternehmen organisieren können.

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1 Wie Sie den Datenschutz in Ihrem Unternehmen organisieren können. Wessen personenbezogene Daten müssen im Unternehmen geschützt werden? Alle Daten, die personenbezogen sind, fallen unter die Bestimmungen des BDSG. Im Unternehmen sind daher nicht nur die Daten der Mitarbeiter zu schützen. Auch die Daten von Bewerbern, Kunden oder Lieferanten unterliegen den gesetzlichen Regelungen, wenn der Bezug zu einer natürlichen Person hergestellt werden kann. Wird die Einhaltung des Datenschutzes von staatlicher Seite kontrolliert? Für die Kontrolle des Datenschutzes gibt es so genannte Aufsichtsbehörden für den Datenschutz im nicht-öffentlichen Bereich. Diese können schriftlich Auskunft zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten von einem Unternehmen verlangen. Aber auch unangemeldete Kontrollen im Unternehmen vor Ort können notwendig sein, um die Umsetzung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu kontrollieren. Die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde kümmert sich auch um Beschwerden von Betroffenen, die ihr Persönlichkeitsrecht beispielsweise durch das Erheben, Verarbeiten oder Nutzen ihrer personenbezogenen Daten verletzt sehen. Zur Durchsetzung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen sind einer Aufsichtsbehörde nach 38 BDSG unter Umständen weitreichende Rechte eingeräumt.

2 Stellt die Aufsichtsbehörde schwerwiegende Verstöße oder Mängel fest, kann sie die Abstellung anordnen, ein Zwangsgeld verhängen und das Erheben, Verarbeiten oder Nutzen personenbezogener Daten oder von einzelnen Datenverarbeitungsverfahren untersagen. Wer ist im Unternehmen für die Einhaltung des Datenschutzes verantwortlich? Wenn ein Unternehmen personenbezogene Daten erhebt, verarbeitet oder nutzt, dann trägt es hierfür die Verantwortung. Ein solches Unternehmen nennt man dann auch verantwortliche Stelle ( 3 Nr. 7 BDSG). Weil es sich bei Unternehmen oft um juristische Personen handelt, muss die Geschäftsleitung für die Einhaltung der gesetzlichen Regelungen sorgen. Diese vertritt nämlich das Unternehmen nach außen und ist somit für die Einhaltung des Datenschutzes verantwortlich. Verantwortlichkeiten im Datenschutz: Das Gesetz richtet sich an das Unternehmen, der Unternehmer trägt die Verantwortung für die Einhaltung. Wer kontrolliert den Datenschutz im Unternehmen? Eine Kontrollfunktion im Unternehmen nimmt der betriebliche Datenschutzbeauftragte wahr. Im Rahmen seiner Aufgaben ( 4g BDSG) wirkt er darauf hin, dass die Regelungen zum Datenschutz eingehalten und umgesetzt werden. In dieser Funktion unterstützt er die Geschäftsleitung, welche letztendlich alle erforderlichen Entscheidungen im Hinblick auf die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen trifft.

3 Was besagt das Datengeheimnis? 5 Satz 1 BDSG definiert das Datengeheimnis folgendermaßen: Den bei der Datenverarbeitung beschäftigten Personen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen. Fehlt also eine entsprechende Rechtsgrundlage, muss das Erheben, Verarbeiten oder Nutzen unterbleiben. Warum müssen Mitarbeiter eine Verpflichtungserklärung unterschreiben? Der Gesetzgeber schreibt in 5 BDSG weiter vor, dass die Mitarbeiter bei der Aufnahme ihrer Tätigkeit auf das Datengeheimnis zu verpflichten sind. Um beispielsweise gegenüber einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz nachweisen zu können, dass dies auch tatsächlich geschehen ist, wird die Verpflichtung auf das Datengeheimnis grundsätzlich schriftlich durchgeführt. Wie lange gilt das Datengeheimnis? Die Verpflichtung auf das Datengeheimnis entfaltet nicht nur während Ihrer Tätigkeit für das Unternehmen Wirkung. Auch nach Ende Ihrer Beschäftigung gilt es fort. Das bedeutet, dass Ihnen auch danach eine unberechtigte Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von personenbezogenen Daten verboten ist. Welche Rechte hat ein Betroffener? Das BDSG regelt auch, welche Rechte jeder Mensch im Hinblick auf die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung seiner personenbezogenen Daten geltend machen kann. Zu finden sind diese Rechte in 6 BDSG. Sie gelten als unabdingbar.

4 Unabdingbar bedeutet, dass niemand daran gehindert werden kann, diese Rechte auszuüben. Ferner können diese Rechte auch nicht durch eine Vertragsbedingung ausgeschlossen werden. Zu den unabdingbaren Rechten eines Betroffenen zählen: das Recht auf Auskunft ( 34 BDSG) und das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Sperrung von personenbezogenen Daten ( 35 BDSG). Der Betroffene kann grundsätzlich Auskunft darüber verlangen, welche Daten zu seiner Person gespeichert sind. Darüber hinaus muss ihm mitgeteilt werden, an welche Empfänger diese Daten weitergegeben werden und zu welchem Zweck die Speicherung der Daten erfolgt ist. Das BDSG sieht in 34 den Grundsatz vor, dass die Auskunft nichts kostet. Nur wenn die Daten zu Übermittlungszwecken gespeichert sind (z. B. bei Kreditauskunfteien), darf ein Entgelt für die schriftliche Auskunft verlangt werden. Nichtsdestotrotz darf der Betroffene auch in einem solchen Fall kostenlos die über ihn gespeicherten Daten beispielsweise beim Unternehmen vor Ort einsehen. Rechte des Betroffenen ( 6 BDSG): Was ist im Unternehmen zu tun, wenn personenbezogene Daten falsch sind? Wenn Daten nicht stimmen, dann müssen sie berichtigt werden ( 35 Abs. 1 BDSG). Wurden die falschen Daten im Rahmen einer Datenübermittlung an andere Stellen weitergegeben, dann müssen auch diese Stellen über die Berichtigung informiert werden.

5 Müssen personenbezogene Daten irgendwann gelöscht werden? Personenbezogene Daten dürfen nicht für immer und ewig gespeichert werden ( 35 Abs. 2 BDSG). Diese Löschpflicht ist gegeben, wenn: die Speicherung personenbezogener Daten unzulässig ist, weil keine entsprechende Rechtsgrundlage vorliegt: z.b. wenn vom Betroffenen Daten erhoben oder verarbeitet worden sind ohne dessen Einwilligung. wenn die Kenntnis für eigene Zwecke verarbeiteter Daten nicht mehr erforderlich ist, weil der mit der Speicherung verfolgte Zweck bereits erreicht ist. Beispielsweise wären die Anschriftdaten aus einem Preisausschreiben dann zu löschen, wenn der Gewinn an den Gewinner übergeben wurde und damit das Preisausschreiben abgeschlossen ist. Wann müssen personenbezogene Daten gespeichert bleiben? Es kann vorkommen, dass manche personenbezogene Daten aus Sicht des Unternehmens gelöscht werden könnten, weil der Zweck der Speicherung erreicht wurde. Dennoch müssen diese Daten auch weiterhin aufbewahrt werden. Man spricht in solchen Fällen von Aufbewahrungspflichten. Solche Aufbewahrungspflichten finden sich beispielsweise im Steuerrecht (vgl. 147 Abgabenordnung AO). Dort wird beispielsweise festgelegt, dass Belege 10 Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Stehen einer Löschung Aufbewahrungspflichten entgegen, dann gehen diese Aufbewahrungspflichten vor. In einem solchen Fall müssen die personenbezogenen Daten allerdings gesperrt werden. Das bedeutet, dass diese besonders gekennzeichnet werden, damit eine weitere Verarbeitung oder Nutzung unterbleibt. Der Vermerk Gesperrt kann hier schon ausreichend sein. Nachdem eine Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, können die personenbezogenen Daten endgültig gelöscht werden. (Quelle: Datenschutz Datenschutz aktuell Produkt der BWRmed!a, ein Unternehmensbereich der VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG).

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