Nicht dem Zufall überlassen: Datenschutz Datenschutzmanagement als Basis für zuverlässigen Auftragsdatenschutz

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1 Nicht dem Zufall überlassen: Datenschutz Datenschutzmanagement als Basis für zuverlässigen Auftragsdatenschutz DQS-Forum Informationssicherheit und Datenschutz Stuttgart, Rudolf Berthold Gerhard, Datenschutzbeauftragter DATEV eg

2 Themen 1. DATEV eg 2. Datenschutzmanagement 3. Umsetzung der BDSG Novelle 4. Audit 5. Neue Herausforderungen

3 Das Unternehmen DATEV eg Hauptsitz: Nürnberg Gründung: 1966 Berufsständische EDV- Dienstleistungsorganisation in Europa für Nürnberg Steuerberater Rechtsanwälte vereidigte Buchprüfer Wirtschaftsprüfer

4 Das Unternehmen Niederlassungen, Informationsbüros in Berlin und Brüssel sowie verbundene Unternehmen Kiel Hamburg Bremen Hannover Schwerin Berlin Magdeburg Münster Essen Dortmund Düsseldorf Erfurt Leipzig Köln Kassel Dresden Brüssel, Belgien: Informationsbüro DATEV.at Wien, Österreich Datev Symfonia Warschau, Polen Verbundene Unternehmen: DATEV.cz Brünn, Tschechien Slowakei über DATEV.cz Ungarn über Bratislava Vertriebspartner, Budapest DATEV KOINOS Mailand, Italien Koblenz Frankfurt Mannheim Saarbrücken Nürnberg 26 Niederlassungen bundesweit DATEV Sinfopac Barcelona, Spanien Freiburg Stuttgart Ulm Passau München

5 DATEV: Auftrag und Mitglieder Unser Auftrag Unsere Mitglieder Wirtschaftliche Förderung unserer Mitglieder ( in 2009) Das bedeutet: Unterstützung bei allen Dienstleistungen unserer Mitglieder für deren Mandanten mit Mitarbeitern Umsatz 672 Mio. Steuerberater Rechtsanwälte Wirtschaftsprüfer Vereidigte Buchprüfer Sozietäten und Partnergesellschaften Gesellschaften der Berufsangehörigen

6 Leistungsspektrum Software z. B. Rechnungswesen Abschlussprüfung Personalwirtschaft Wirtschaftsberatung Kanzleiorganisation Service z. B. Persönlicher Service Anwendungen IT Support Druck- und Versandservice Beratung / Wissen z. B. Consulting Training Weiterbildung Fachliteratur Datenbanken 2,5 Mio. Finanzbuchführungen 10 Mio. Lohnabrechnungen p. Monat ca Mitarbeiter leisten ca. 2,4 Mio. Servicekontakte im Jahr 2009 ca Teilnehmer an DATEV- Seminaren

7 Themen 1. DATEV eg 2. Datenschutzmanagement 3. Umsetzung der BDSG Novelle 4. Audit 5. Neue Herausforderungen

8 Stellenwert des Datenschutzes Verhaltenskodex Art. 2 Datenschutz und Datensicherheit Für DATEV als berufsständischen DV-Dienstleister haben Datensicherheit und Datenschutz oberste Priorität und sind von grundlegender Bedeutung. DATEV steht für außergewöhnlich hohe Standards in diesem Bereich. Dies gilt in besonderer Weise für personenbezogene Daten, aber auch für Geschäftsdaten. Allen Mitarbeitern obliegt in diesem Zusammenhang eine besondere Verantwortung. Alle Mitarbeiter wahren die strikte Vertraulichkeit von Mitglieds- und Mandantendaten, insbesondere von Auftragsdaten. DATEV verlangt von allen Geschäftspartnern die Einhaltung der Verpflichtungen zum Datenschutz und zur Datensicherheit sowie zur Wahrung der Vertraulichkeit

9 Datenschutzorganisation: Aufgaben des DSB Aufgaben des DSB: Hinwirkung auf Einhaltung gesetzlicher, berufsrechtlicher und betrieblicher DS-Vorschriften Weitere Datenschutzorgane Datenschutzbeauftragter Security Datenschutzorganisation Prozesse und Regelwerke Verfahrensverzeichnis und Verarbeitungsübersicht Sensibilisierung der Mitarbeiter Überwachung Compliance Beratung

10 Themen 1. DATEV eg 2. Datenschutzmanagement 3. Umsetzung der BDSG Novelle 4. Audit 5. Neue Herausforderungen

11 Konsequenz der Gesetzesänderung Schwerpunkte Datenpanne Listenprivileg (Adresshandel) Verschlüsselung Beschäftigtendatenschutz Auftragsdatenverarbeitung Kommunikationskonzept

12 Auftragsdatenverarbeitung Was hat sich geändert? Die schriftliche Beauftragung hat nun Pflichtinhalte, die in 11 Abs. 2 BDSG aufgezählt sind. Der Auftraggeber muss sich vor Beginn der Datenverarbeitung und dann regelmäßig vom Datenschutzniveau des Auftragnehmers überzeugen. Sowohl Einhaltung der schriftlichen Beauftragung als auch Kontrolle vor Beginn der DV sind bußgeldbewehrt ( )

13 Auftragsdatenverarbeitung Konsequenzen als Auftraggeber Datenschutz ist als Auswahlkriterium gestärkt worden Alle Lieferantenverträge prüfen, ergänzen, Datenschutz kontrollieren Besonderheit: A-DV auch bei Wartung ( 11 Abs. 5 BDSG): wenn Prüfung oder Wartung... im Auftrag vorgenommen wird und dabei ein Zugriff auf personenbezogene Daten nicht ausgeschlossen werden kann. Beispiele: Server, PCs, Fax, Fernwartung

14 Auftragsdatenverarbeitung Konsequenzen als Auftragnehmer Vertragsergänzungen mit allen Kunden Individuelle Anschreiben mit Vertragsangebot Zusätzliche Informationen in DATEV-Magazin, Trialog, Podcast

15 Themen 1. DATEV eg 2. Datenschutzmanagement 3. Umsetzung der BDSG Novelle 4. Audit 5. Neue Herausforderungen

16 Kontrolle des Auftragnehmers 11 (2) BDSG Der Auftraggeber hat sich vor Beginn der Datenverarbeitung und sodann regelmäßig von der Einhaltung der beim Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu überzeugen. Das Ergebnis ist zu dokumentieren. wie? Selbstauskünfte des Auftragnehmers Testat eines Sachverständigen persönlich vor Ort

17 Kontrolle des Auftragnehmers 9 a BDSG Zur Verbesserung des Datenschutzes und der Datensicherheit können Anbieter von Datenverarbeitungssystemen und -programmen und datenverarbeitende Stellen ihr Datenschutzkonzept sowie ihre technischen Einrichtungen durch unabhängige und zugelassene Gutachter prüfen und bewerten lassen sowie das Ergebnis der Prüfung veröffentlichen. Die näheren Anforderungen an die Prüfung und Bewertung, das Verfahren sowie die Auswahl und Zulassung der Gutachter werden durch besonderes Gesetz geregelt. -Noch kein Bundesgesetz zum Datenschutzaudit -Datenschutzgütesiegel Schleswig-Holstein (ULD): EuroPriSe (European Privacy Seal)

18 Datenschutz-Zertifizierung Bestätigung der gesetzeskonformen Umsetzung des Datenschutz durch unabhängiges Prüfinstitut Auditierung im Dreijahresrhythmus mit jährlichen Überwachungsaudits Erstauditierung: 2006 Wiederholungsaudit: 2009 Auditierung des ISMS:

19 Themen 1. DATEV eg 2. Datenschutzmanagement 3. Umsetzung der BDSG Novelle 4. Audit 5. Neue Herausforderungen

20 Neue Herausforderungen npa npa Cloud Computing DS-gerechte Lösungen Geodatendienste Datenschutz und Sicherheit Soziale Netze Daten- und Geheimnisschutz vs. Nutzung Herausforderung: Vertrauen der Kunden erhalten und fördern Weiterentwicklung DS-rechtliche Rahmenbedingungen Beschäftigten- DS Stiftung Datenschutz Modernisierung DS-Recht (EU-RL, Enquetekommission)

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