Frauenklinik - Just in time! Prozessoptimierung in den ambulanten Bereichen Symposium DPMTT 8. März 2013

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1 Frauenklinik - Just in time! Prozessoptimierung in den ambulanten Bereichen Symposium DPMTT 8. März 2013 Yvonne Martinelli-Kühni, Leiterin Pflegedienst Frauenklinik

2 Agenda Voraussetzungen in der Frauenklinik Projektablauf Ergebnisse aus den Handlungsfeldern Potenziale Weiteres Vorgehen Prozessorientierung Frauenklinik / Yvonne Martinelli-Kühni 2

3 Projekt Prozessoptimierungen ambulant Weshalb? 1.1 Profitabilität und Wirtschaftlichkeit Wirtschaftlichkeit im stationären Bereich steigern durch Prozessoptimierungen und vollständiger Dokumentation aller notwendigen Daten für eine leistungsgerechte Vergütung Wirtschaftlichkeit im ambulanten Sektor optimieren durch Verbesserung der Prozesse und adressatengerechten Leistungen. 3.1 Leistungserbringung Konsequentes Vorantreiben von patientinnenzentrierten, effizienten und kostenoptimierten Prozessen. 3

4 Agenda Voraussetzungen in der Frauenklinik Projektablauf Ergebnisse aus den Handlungsfeldern Potenziale Weiteres Vorgehen Prozessorientierung Frauenklinik / Yvonne Martinelli-Kühni 4

5 Im Dezember 2012 findet die Übergabe des Projektes an das Klinikmanagement durch DPMTT statt Phase März Apr. Mai Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dez. Jan. Pilotprojekt Frauenklinik - Maternité Reviews Porsche Consulting Projektbegleitung Prozessmanagement DPMTT Übernahme Verantwortlichkeit Klinikmanagement FK

6 Analyse Identifikation von 12 Handlungsfelder Hoch Handlungsfelder Sprechstundenplanung Raumplanung Quantitatives Potential (monetär) Mittel Trennung von Patientinnenströmen Personaleinsatz Pflege Planung Ultraschall Wartezeiten Ultraschall 11 Personaleinsatz Ärzte Organisation Station Niedrig Niedrig Mittel 9 Hoch Bettensucherprozess Anreizsystem Facharzt Marktpositionierung Umsetzungsgeschwindigkeit 12 Digitalisierung Qualitatives Potential (Mitarbeiter- & Patientinnenzufriedenheit) Niedrig Mittel Hoch 6

7 Analyse Identifikation von 6 Themenclustern Quantitatives Potential (monetär) Hoch Mittel E A C 4 8 B Handlungsfelder Sprechstundenplanung Raumplanung Trennung von Patientinnenströmen Personaleinsatz Pflege Planung Ultraschall Wartezeiten Ultraschall Personaleinsatz Ärzte A B Themencluster Organisation Sprechstunde Organisation Ultraschall C Dienstplanung Ärzte Niedrig Niedrig 12 F Mittel 5 9 D Hoch Organisation Station Bettensucherprozess Anreizsystem Facharzt Marktpositionierung D E Organisation Station Strategie Umsetzungsgeschwindigkeit 12 Digitalisierung F IT Qualitatives Potential (Mitarbeiter- & Patientinnenzufriedenheit) Niedrig Mittel Hoch 7

8 3 Handlungsfelder mit höchstem Potential Quantitatives Potential (monetär) Hoch Mittel E A C 4 8 B Handlungsfelder Sprechstundenplanung Raumplanung Trennung von Patientinnenströmen Personaleinsatz Pflege Planung Ultraschall Wartezeiten Ultraschall Personaleinsatz Ärzte Themencluster A B C Organisation Sprechstunde Organisation Ultraschall Dienstplanung Ärzte Niedrig Niedrig 12 F Mittel 5 9 D Hoch Organisation Station Bettensucherprozess Anreizsystem Facharzt Marktpositionierung D E Organisation Station Strategie Umsetzungsgeschwindigkeit 12 Digitalisierung F IT Qualitatives Potential (Mitarbeiter- & Patientinnenzufriedenheit) Niedrig Mittel Hoch 8

9 Agenda Voraussetzungen in der Frauenklinik Projektablauf Ergebnisse aus den Handlungsfeldern Potenziale Weiteres Vorgehen Prozessorientierung Frauenklinik / Yvonne Martinelli-Kühni 9

10 In allen Ambulatorien konnte die Wartezeit reduziert werden Ergebnisse Teilprojekt Organisation Sprechstunden Einführung einer Sprechstundengesamtübersicht und Einplanung von Patientinnen auf Basis Qualifikationsniveau Reduktion der Ø Wartezeit um 43 % im Ambi Gyn bei AA Sprechstunden Erweiterung Personalisierte Sprechstunden Ambi Gyn um 4 Sprechstunden Reduktion der Wartezeiten Ambi Geb. auf Ø 10 Minuten Reduktion der Doppelbesetzung zwischen Station E1 und Ambi Geb. durch Verschiebung einer 0,5 AA Stelle Reduktion der Sprechstundenbegleitung von 2 auf 1 Pflegefachperson/MPA 10

11 Wartezeiten auf Behandlung (ohne Supervisionen) Ambi Gyn. (Erfassung ab KW 27 bis 43) zeigen eine rückläufige Tendenz In Minuten Messungen AA (-35%) Umsetzung Massnahmen KW 36 Messungen OA (-41%) Umsetzung Massnahmen KW 36 ǿ ǿ ǿ ǿ Ø XX Min. Ø XX Min. AA KW 27 bis 35 AA KW 36 bis 43 OA KW 27 bis 35 OA KW 36 bis 43 Die Wartezeiten korrigieren sich nach unten, speziell bei den AA-Sprechstunden: + Optimierungsmaßnahmen (Planungsslots) scheinen sich positiv auf die Wartezeiten auszuwirken Die Umstellung der Sprechstundenbegleitung einer Pflegenden auf 2 Sprechstunde hat sich nicht negativ auf die Wartezeiten der Patientinnen ausgewirkt. Der Mittelwert lag bei den OA s vor Einführung der neuen Sprechstundenslots über dem Wert der geforderten 20 Min. und hat sich nach Umsetzung der auf 13 Min. reduziert hat. Quelle: Kennzahlen-Erhebung 2012, Ambi Gyn., KW 27 bis 35 (188 Messungen OA/AA) und 36 bis 43 (180 Messungen OA/AA), Mittelwert- Berechnungen 11

12 Die im Projekt definierten Maßnahmen sind im Bereich Ultraschall nahe zu komplett umgesetzt worden Standard für Supervision definiert Reduktion der Ø Wartezeit um 41% für einen Ultraschall mit einem Behandlungskontakt Planung von Ultraschalluntersuchungen zwischen Ambi Geb. und Ultraschall systematisiert Einplanung der Patientinnen gemäß Qualifikation im Ultraschall Terminarten mit festen Zeitfenstern 20/40/60 definiert und umgesetzt 12

13 Die Wartezeit bis zur Behandlung konnte im Ultraschall um 41% reduziert werden Ein Behandlungskontakt* Wartezeit bis zur Behandlung Behandlungszeit 17 (0 110) 18.8 (4 55) 20 (5 110) 10 (0 80) Mittelwert Ø 25 Min. Ø 16 Min. Mittelwert Ø 22 Min. Ø 27 Min. * Stichprobe KW 21: Messungen von 156 Ein Behandlungskontakt; 23 Zwei Behandlungskontakt; 18 nicht erschienen Stichprobe KW 35: Messungen von 126 Ein Behandlungskontakt; 43 Zwei Behandlungskontakt; 9 nicht erschienen Quelle: Kennzahlen-Erhebung KW 21 und 35 (2012); Median Berechnung 13

14 Tiefgreifende Maßnahmen zur Reduzierung der Überstunden bei AA konnten nicht getroffen werden Planungsprozesse für OA- und AA ist definiert und geht ab in die Umsetzung Planungsverantwortliche benannt Neue Dienstzeiten umgesetzt Reduktion der Überstunden auf max. 120h/Jahr/Arzt 14

15 Agenda Voraussetzungen in der Frauenklinik Projektablauf Ergebnisse aus den Handlungsfeldern Potenziale Weiteres Vorgehen Prozessoptimierung Frauenklinik / Yvonne Martinelli Kühni 15

16 Das Potenzial eines, jährlich wiederkehrenden, mehrstelligen Frankenbetrages ist erreicht worden Erweiterung personenbezogene Sprechstunden Erhöhung kontinuierliche Arbeitsweise in allen Ambulatorien Optimierung Planung Hebammensprechstunde Reduktion Überstunden Assistenzärzte 2:1 Sprechstunde Ambulatorium Gynäkologie Prozessorientierung Frauenklinik / Yvonne Martinelli-Kühni 16

17 Agenda Voraussetzungen in der Frauenklinik Projektablauf Umsetzungen in den Handlungsfeldern Potenziale Weiteres Vorgehen Prozessorientierung Frauenklinik / Yvonne Martinelli-Kühni 17

18 Weiterführende Ziele und offene Punkte 1 KVP Prozess ein-/ bzw. weiter führen (Rollen, Kommunikationsgefässe) 2 Periodische Wartezeitenerhebung 3 Aufbau eines wirtschaftlichen Kennzahlensystems für die Ambulatorien 4 Vorbereitung und Massnahmen bezüglich Umbauplanung auf Abläufe prüfen 4 Monitoring der Überzeiten implementieren 4 Dienstplanung Ärzte 3 Monate im Voraus, mittels unterstützender Software 18

19 Weiterer Prozess - Teilprojektverantwortliche in Klinik Teilprojekte Organisation Sprechstunden Ambi Gyn. Teilprojektleiter DPMTT U. Riggenbach Verantwortliche Person der Klinik Dr. E. Krause / E. Hediger Organisation Sprechstunde Ambi Geb. U. Riggenbach Dr. K. Scheibner / V. Christen Organisation Ultraschall M. F. Abgottspon PD Dr. L. Raio Arzteinsatzplanung C. Leuenberger G. Grifone / Dr. M. Müller / M. Huguelet / A. Wüest / Dr. K. Duffe Layout U. Riggenbach S. Haller Um die Nachhaltigkeit zu sichern, wurden verantwortliche Personen der Klinik für die Teilprojekte definiert. Diese Personen sind für die Einhaltung des Prozesses und kontinuierliche Weiterentwicklung der Themen verantwortlich. 19

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