Alter Wein in neuen Schläuchen oder Neuer Wein in alten Schläuchen? Prozessmanagement in M-V

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1 Alter Wein in neuen Schläuchen oder Neuer Wein in alten Schläuchen? Prozessmanagement in M-V 1

2 Unternehmensdarstellung DVZ M-V GmbH Christian Schink Christian Schink 3

3 Unternehmensdarstellung DVZ M-V GmbH 4

4 Definition Prozessmanagement Prozessoptimierung durch erheben und dokumentieren gestalten und optimieren ausführen, messen und steuern kein Projektcharakter auf Dauer angelegt Unterscheidung zu Arbeitsablaufdokumentationen Ende-zu-Ende-Prozesse über Organisations(-einheits)-Grenzen Steuerung und ständige Verbesserungen des gesamten Prozesses 5

5 Definition Prozessmanagement Abt. I Abt. II Abt. III Abt. IV Bisherige Optimierungen innerhalb der Organisationseinheitsgrenzen 6

6 Definition Prozessmanagement Abt. I Abt. II Abt. III Abt. IV Prozess 1 Prozess 2 Prozess 3 Ende-zu-Ende-Optimierungen über Organisationseinheitsgrenzen hinweg 7

7 Definition Prozessmanagement Steigerung der Effizienz geringere Kosten bei optimaler Ergebnisqualität Steigerung der Kundenzufriedenheit optimale Ergebnisqualität geringe Durchlaufzeiten anforderungsgerechte Schnittstellen und Informationsverfügbarkeit Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit Prozesstransparenz optimale IT-Unterstützung Vermeidung von Blindleistungen Prozesstransparenz als Grundlage für IT-Einsatz und andauernde Prozessoptimierung Wissenserhalt 8

8 Prozesslebenszyklus 9

9 Prozesslebenszyklus: Prozess identifizieren Prozesslandkarte der Gemeinde Buchrain 10

10 Prozesslebenszyklus 11

11 Prozesslebenszyklus: Ist-Prozesserhebung Grafische Darstellung BPMN

12 Prozesslebenszyklus: Ist-Prozesserhebung Erhebung der Prozessinformationen in dem für die Optimierung erforderlichem Detailgrad Information aller Beteiligten über die Hintergründe des Projekts 1. Prozesserhebungsworkshop Teilnehmer alle oder ausgewählte Prozessmitarbeiter zwei Prozessberater (Moderation und Dokumentation) Mitarbeiter aus Querschnittsbereichen, z.b. Rechtsabteilung, IT, Organisation möglichst keine Führungskräfte Erfragen alle prozessrelevanten Informationen unter Nutzung von Moderationstechniken 13

13 Prozesslebenszyklus: Ist-Prozesserhebung Erhebung der Prozessinformationen in dem für die Optimierung erforderlichem Detailgrad Erstellung eines Prozessdokumentationsentwurfs 2. Prozesserhebungsworkshops Einführung in die Modellierungssprache und Dokumentationssystematik Vorstellung der bisherigen Ergebnisse Klären der vorbereiteten Fragen Aufnahme weiterer Änderungswünsche von den Mitarbeitern Korrektur und Vervollständigung der Prozessdokumentation Übergabe der Prozessdokumentationen zur internen Qualitätssicherung 14

14 Prozesslebenszyklus: Ist-Prozesserhebung Erhebung der Prozessinformationen in dem für die Optimierung erforderlichem Detailgrad Erhebung weiterer Informationen neben den reinen Ablaufinformationen können je Optimierungsziel weitere Informationen erhoben werden Bearbeitungszeiten Fallvarianten die Erhebungstechniken können variieren 15

15 Prozesslebenszyklus 16

16 Prozesslebenszyklus: Schwachstellenanalyse Prozesssteuerung eindeutige Ziele und Aktivitätenabgrenzung definierter und dokumentierter Prozessablauf Orientierung am rechtlichen Minimum Steuerung durch Prozessrollen Kunde Antragseingang bearbeiten formelle Prüfung durchführen materielle Prüfung IT-Eingabe Ergebniserstellung drucken übermitteln ablegen Kunde Eingang Dokumente Prozessablauf Technik Ausgang Informationsbedarf Nachforderungen Bearbeiterwechsel Art der IT-Ausrüstung Versandart Eingangskanal Vorlagen Medienbrüche Qualität der IT-Ausrüstung Rückfragen Formulare Standardisierung mehrfache Prüfungen Automatisierung Beschwerden relevante Unterlagen Aktualisierung unklarer Ablauf Schulungsbedarf Schriftformerfordernis unklare Zuständigkeiten Blindleistungen 17

17 Prozesslebenszyklus: Schwachstellenanalyse Erstellung einer Entscheidungsvorlage Übersicht gefundener Optimierungspotentiale / Schwachstellen Maßnahmenpakete Steckbrief der Maßnahme Potentialabschätzung Folgenabschätzung (Nebeneffekte) Grober Überblick der Arbeiten und Ergebnisse Berücksichtigung des rechtlichen Minimums 18

18 Prozesslebenszyklus 19

19 Prozesslebenszyklus: Soll-Prozessmodellierung Ziel Dokumentation der Soll-Prozesse auf Basis der getroffenen Optimierungsentscheidungen Gestaltung und optimale Integration der Änderungen in die Prozessabläufe der Detailgrad der Soll-Prozessdokumentation ermöglicht: die Anpassung betroffener Verwaltungsvorschriften und Dienstanweisungen die Erstellung passgenauer Stellenbeschreibungen die Erstellung von detaillierten Arbeitsanweisungen Erstellung eines Überführungsmodells Welche Änderungen müssen pro Prozess durchgeführt werden ggf. Definition von Soll-Kennzahlen 20

20 Prozesslebenszyklus 21

21 Prozesslebenszyklus 22

22 Prozesslebenszyklus: Prozesscontrolling Messung der Kennzahlen Auswertung (Soll-Ist-Vergleich) Erstellung von Performance-Berichten Identifizierung der Gründe für Ziel-Abweichungen Prozess-Meetings mit den Prozessteilnehmern Besprechung von Abweichungen Vorbringen von Optimierungspotentialen Vereinbarung neuer Prozessabläufe und Kennzahlen 23

23 Generelle Erkenntnisse/Erfahrungen ungeregelte Zustände führen zu Überkompensation durch MA bzw. Ausdehnung der Aufgabe individuelle Abläufe aufgrund fehlender Standards unzureichende Fehlerkultur / schlechtes Risikomanagement kaum Transparenz über Fallhäufigkeiten, Abweichungen erforderliche und tatsächliche Bearbeitungszeiten teilweise zu geringe Spezialisierung / unzureichende Aktivitätenteilung (Shared Service Center SSC) unzureichende IT-Unterstützung/-Nutzung Akten, Postein- und Postausgang, Workflow, organisationsübergreifender Datenaustausch 24

24 25

25 Projekt Pilotierung PzM in M-V (AG: BKE / Dauer: ) Projekt-Ziele Aufbau von Prozessmanagement-Know-how in den Pilotverwaltungen Etablierung strategisches Prozessmanagement: Workshop-basierte Ausarbeitung der Arbeitspakte zur Einführung von PzM entsprechend Methodenhandbuch Prozesslandkarte Konventionenhandbuch Rollenkonzept im PzM Prozesslebenszyklus Vorgehensmodell Prozessoptimierung Praxisbezug durch operatives Prozessmanagement: Durchführung von Prozessoptimierungsprojekten (inkl. Coaching) Ergebnis: eigenständige Fortführung von PzM über das Pilotierungsprojekt hinaus (KVP) 26

26 Projekt Pilotierung PzM in M-V (AG: BKE / Dauer: ) Rahmenbedingungen im Projekt 1. Kooperative Zusammenarbeit Bildung von Partner -Verwaltungen mit unterschiedlicher Größe (Community / Prozessfachteams) zur gemeinsamen Entwicklung von SOLL-Referenzprozessen Partnerverwaltungen (kooperativer Ansatz) Ämter und Gemeinden (AG) Landkreise (K) Große kreisangehörige Städte (gkas) Kreisfreie Städte (KfS) Land (L) 27

27 Projekt Pilotierung PzM in M-V (AG: BKE / Dauer: ) 28

28 Projekt Pilotierung PzM in M-V (AG: BKE / Dauer: ) 2. Offener Ansatz: Keine einheitliche Modellierungsnotation vorgegeben Keine Prozessmanagement-Software vorgegeben Ergebnis: Zusammenarbeit, gegenseitige Unterstützung und Dienstleistungen zur Prozessmodellierung können nur mit hohem Aufwand betrieben werden. Sie sind somit unwirtschaftlich und teuer! Empfehlung für BPMN 2.0 Bedarf eines gemeinsamen PzM-Tools! 29

29 Modellierungssprachen BPMN 2.0 eepk PICTURE FAMOS UML weitere 30

30 Projekt Pilotierung PzM in M-V (AG: BKE / Dauer: ) 2. Offener Ansatz: Keine einheitliche Modellierungsnotation vorgegeben Keine Prozessmanagement-Software vorgegeben Ergebnis: Zusammenarbeit, gegenseitige Unterstützung und Dienstleistungen zur Prozessmodellierung können nur mit hohem Aufwand betrieben werden. Sie sind somit unwirtschaftlich und teuer! Empfehlung für BPMN 2.0 Bedarf eines gemeinsamen PzM-Tools! 31

31 Projekt Pilotierung PzM in M-V (AG: BKE / Dauer: ) Aktuell: Diverse Prozessmanagement-Software im Einsatz: PzM-Werkzeug Firma Einsatz ADONIS BOC Landesrechnungshof Landesförderinstitut Steuerverwaltung M-V ARIS Software AG Betrieb für Bau und Liegenschaften PICTURE PICTURE Schwerin (SIS) LK Ludwigslust-Parchim Uni Rostock Signavio Signavio Pilotverwaltungen aus BKE-Projekt Pilotierung PzM in M-V Zusammenarbeit, gegenseitige Unterstützung und Dienstleistungen zur Prozessmodellierung können nur mit hohem Aufwand betrieben werden. Sie sind somit unwirtschaftlich und teuer! 32

32 33

33 Ziele des PzM-Infrastruktur-Projektes Beschaffung und Bereitstellung einer landesweit verfügbaren Prozessmanagement-Software Entwicklung und Veröffentlichung des Rahmenkonventionshandbuches (Schaffung einheitlicher Modellierungsstandards) Weiterentwicklung des Organisationsmodells zum landesweiten Prozessmanagement Entwicklung eines Geschäftsmodells für den längerfristigen Betrieb (Finanzierung Organisationsstrukturen und PzM-Software) Geplantes Projektende: 08/

34 PzM-Infrastruktur-Projekt Anforderungen und Rahmenbedingungen Fachliche Anforderungen und Rahmenbedingungen: Modellierungssprache: BPMN 2.0 Methodik: Methodenhandbuch Prozessmanagement M-V Verknüpfung mit den Wissensmanagementanforderungen: FIM-Ansatz KIM.MV LeiKa als Ordnungsrahmen Prozessabgrenzung unter Nutzung der FIM-Stammprozesse Nutzung normierter Referenzbausteine konsistente Formularanbindungen Sicherung eines standardisierten Vorgehens, das die rechtlichen Rahmenbedingungen der jeweiligen Prozesse stringent beachtet 35

35 PzM-Infrastruktur-Projekt Projektorganisation

36 PzM-Infrastruktur-Projekt Projektplanung 37

37 Machen Sie mit! Jan-Peter Schulz Birgit Wulf Büro kooperatives E-Government c/o Ministerium für Inneres und Sport M-V 38

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