Steuerrechtliche Anforderungen zur revisionssicheren Archivierung

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1 Steuerrechtliche Anforderungen zur revisionssicheren Archivierung Kriterien, die erfüllt werden müssen, um die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe zu gewährleisten. The better the question. The better the answer. The better the world works.

2 Agenda 1. Archivierung - Begriffe 3 2. Gesetzliche Grundlagen 6 3. Merkmale Revisionssichere Archivierung Auswahl Archivierungssystem 16 Page 2

3 Archivierung - Begriffe Page 3

4 Begriff Archivierung keine Definition in österreichischer Rechtsordnung vorhanden lediglich Aufbewahrungspflicht und frist normiert (UGB) resp. der Begriff Verarbeiten von Daten im DSG umfasst ua speichern und aufbewahren der Daten => implizit kann das elektronische Archivieren daraus abgeleitet werden Definition laut IDW RS FAIT 3: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren, Deutschland: Elektronische Archivierung umfasst die langfristige und unveränderliche Speicherung von rechnungslegungsrelevanten Unterlagen auf maschinenlesbaren Datenträgern zur Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Speicherung in IT-gestützten Rechnungslegungssystemen als auch Speicherung in Archivierungssystemen Page 4

5 Begriff revisionssichere Archivierung keine Definition in Gesetzen oder Verordnungen vorhanden Ableitung der Bedeutung von Revision und sicher Aufgabe der Revision ist eine Überprüfung und wenn sie nichts zu beanstanden hat, dann ist es revisionssicher Den Begriff hat sich im Jahr 1992 der VOI Verband Organisationsund Informationssysteme e.v.,bonn ausgedacht. Die Definition sollte helfen, nachvollziehbare Kriterien für elektronische Archivsysteme zu schaffen. Revisionssicherheit betrifft die ordnungsgemäße bzw. gesetzeskonforme, insbesondere fristgerechte Archivierung von Geschäftsvorfällen und -unterlagen - im Einklang mit einschlägigen Vorschriften. Page 5

6 Archivierung Gesetzliche Grundlagen Page 6

7 Archivierung - Gesetzliche Grundlagen (1) Unternehmensrecht (UGB) 212 (1) Aufbewahrungspflicht, Aufbewahrungsfrist: Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse samt den Lageberichten, Konzernabschlüsse samt den Konzernlageberichten, empfangene Geschäftsbriefe, Abschriften der abgesendeten Geschäftsbriefe und Belege für Buchungen sind 7 Jahre lang aufzubewahren 190 Führung der Bücher: Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist Datenträger dürfen verwendet werden Inhaltsgleiche, vollständige und geordnete, hinsichtlich der in 212 Abs. 1 genannten Schriftstücke und auch die urschriftgetreue Wiedergabe muss bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet sein Werden solche Schriftstücke auf elektronischem Weg übertragen, so muss ihre Lesbarkeit in geeigneter Form gesichert sein Soweit die Schriftstücke nur auf Datenträgern vorliegen, entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe Page 7

8 Archivierung - Gesetzliche Grundlagen (2) Steuerrecht (BAO) 124: Verweis auf unternehmensrechtliche Bestimmungen 132 (2): Für Belege, Geschäftspapiere und sonstigen Unterlagen kann die Aufbewahrung auf Datenträgern geschehen wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist Soweit solche Unterlagen nur auf Datenträgern vorliegen, entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe. 131 (3) und 132 (3): Hilfsmittel zur Verfügung stellen, die notwendig sind, um die Unterlagen lesbar zu machen, und, soweit erforderlich, ohne Hilfsmittel lesbare, dauerhafte Wiedergaben beibringen. Werden dauerhafte Wiedergaben erstellt, so sind diese auf Datenträgern zur Verfügung zu stellen (vgl. Erlass vom 3. Juli 2000) Page 8

9 Dauerhafte Wiedergaben (Exkurs) Zurverfügungstellung von Daten auf Datenträgern Zeichensatz z.b. ASCII, ANSI, EBCDIC, Unicode Zulässige Dateiformate Unzulässig Unformatierter Text (Keine Steuerzeichen außer Zeilenende, Zeilenschaltung und Seitenschaltung) Druckdateien (print-files) Exportdateien (export-files) DBF-Dateien zb: pdf, DIF, HTML, XML Zeitpunkt der Erstellung der Daten vorbereitete Datenträger ebenso wie Datenträger die erst nach Verlangen erstellt werden Page 9

10 Archivierung - Gesetzliche Grundlagen (3) Steuerrecht (UStG) 11 UStG 1994 idf AbgÄG 2012: Übermittlung der Rechnungen auch elektronisch per , als -Anhang, Web-Download, PDF oder Textdatei, als eingescannte Papierrechnung oder als Fax-Rechnung möglich Vorrausetzung: Zustimmung des Leistungsempfängers, Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit muss gewährleistet werden Datenschutzrecht (DSG) 14 Datensicherheitsmaßnahmen Regelung des Zugriffes, Sicherung der Daten vor Verlust oder Zerstörung Sonstige Normen KFS/DV1: Ordnungsmäßigkeit von IT-Buchführungen IDW RS FAIT 3: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren Page 10

11 Unverbindliche Normen/Standards für elektronische Archivierung Grundsätze der elektronischen Archivierung in Deutschland (Code of Practice) des VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme e.v.,bonn) Code of Practice for Legal Admissibility of Information Stored on electronic Document Management Systems des BSI (British Standards Institution) ISO Referenzmodell für ein Offenes Archiv- Informations-System IT-Grundschutz-Kataloge bzgl. Archivierung des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) Page 11

12 Archivierung Merkmale Page 12

13 Revisionssichere Archivierung Merkmale (1) (gemäß VOI) 1) Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden. 2) Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen. 3) Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein. 4) Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist. 5) Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden. 6) Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können. Page 13

14 Revisionssichere Archivierung Merkmale (2) (gemäß VOI) 7) Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können. 8) Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist. 9) Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist. 10) Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen. Page 14

15 Merkmale revisionssichere Archvierung Gesetz vs revisionssichere Archivierung Geordnet Vollständig Inhaltsgleich Urschrifttreu Lesbar Sicher und nachvollziehbar Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein. Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden. Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können. Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können. Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können. Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist. Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen. Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein. Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein. Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein. Alle Veränderungen sind zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist. Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können. Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden. Sicherstellung Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen. Page 15

16 Auswahl Archivierungssystem Page 16

17 Archivierungsprozess vs. Gesetz Erfassung bzw. Scannen der Dokumente und Daten Urschrifttreu Vollständig Inhaltsgleich Indexierung/Verschlagwortung mittels der IT Anwendung Geordnet Speicherung und Verwaltung der Daten und Dokumente Sicher und nachvollziehbar Lesbarmachung/Retrieval Lesbar Vernichtung der Originaldokumente und daten sowie Vernichtung des Archivträgers nach Ende der Aufbewahrungsfrist Überwachung des IT-Kontrollsystems Urschrifttreu Vollständig Inhaltsgleich Outsourcing von elektronischen Archivierungsverfahren Geordnet Sicher und nachvollziehbar Lesbar Page 17

18 Einflussfaktoren bei der Auswahl von Archivierungssystemen Rechtliches Umfeld Technisches Umfeld Organisatorisches Umfeld Aufbewahrungsfrist Geordnete, inhaltsgleiche und vollständige Aufbewahrung Lesbarkeit Sicherheit und entsprechende Zugriffsmöglichkeiten Erwartetes Datenaufkommen Auswahl Datenformate Berechtigungskonzept Regelung der Zugriffe (logische und physische Kontrollen) Sicherheit und Verfügbarkeit der Infrastruktur der Archivsysteme Datensicherungskonzepte (Verfügbarkeit) Automatische Kontrollen in Bezug auf Archivierungsverlauf Zu beachtende Normen und Standards Definition der allgemeinen Anforderungen an das Archivsystem (Wie soll das System / Verfahren aussehen) Regelungen von Verantwortlichkeiten für das Archivierungsverfahren Manuelle Kontrollen im Archivierungsverlauf (ua Scannen, Indexieren, Archivierungszeitpunkt, etc.) Überdachte Migrationskonzepte Dokumentiertes Archivierungsverfahren Page 18

19 Revisionssicherheit - Fazit Revisionssicherheit betrifft nicht nur das Speichermedium Das gesamte Verfahren der Erfassung, Bearbeitung, Speicherung und Reproduktion von steuerrechtlich und handelsrechtlich relevanten Daten mit allen organisatorischen, Betriebs- und technischen Faktoren muss revisionssicher sein. Page 19

20 Fragen??? Page 20

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