Archivordnung für das Stadtarchiv der Stadt Naunhof

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1 Archivordnung für das Stadtarchiv der Stadt Naunhof Abschnitt I 1 Geltungsbereich (1) Die Stadt Naunhof unterhält ein Stadtarchiv. (2) Durch diese Satzung wird die Archivierung von Unterlagen sowie die Benutzung der Bestände des Stadtarchivs geregelt. 2 Begriffsbestimmungen (1) Archivgut sind alle archivwürdigen Unterlagen mit den zu ihrer Nutzung nötigen Hilfsmitteln. Zum Archivgut zählt auch Dokumentationsmaterial, das vom Stadtarchiv ergänzend gesammelt wird. (2) Unterlagen sind insbesondere Urkunden, Amtsbücher, Akten, Einzelschriftstücke, Karten, Risse, Pläne, Bilder, Filme, Tonträger, maschinell lesbare Datenträger einschließlich der für die Auswertung der gespeicherten Daten erforderlichen Programme sowie andere Träger von Informationen. (3) Archivwürdig sind Unterlagen, denen ein bleibender Wert für die Rechtsprechung, Verwaltung, Wissenschaft, Forschung und Heimatgeschichte oder für die Sicherung berechtigter Belange betroffener Personen und Institutionen oder Dritter zukommt. (4) Das Archivieren beinhaltet das Erfassen, Übernehmen, Bewerten, Verwahren, Erhalten, Erschließen sowie Nutzbarmachen und Auswerten von Archivgut. 3 Aufgaben des Archivs (1) Das Stadtarchiv ist für sämtliche Fragen des städtischen Archivwesens fachlich zuständig. (2) Das Stadtarchiv hat die Aufgabe, alle in der Verwaltung der Stadt Naunhof angefallenen Unterlagen, die zur Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden, zu überprüfen, und solche von bleibendem Wert sowie die entsprechenden Amtsdrucksachen zu verwahren, zu erhalten, zu erschließen und allgemein nutzbar zu machen. Archiviert wird das Archivgut aller städtischen Ämter, der städtischen Einrichtungen, der unter städtischer Verwaltung stehenden Stiftungen, der städtischen Eigenbetriebe sowie im Falle besonderer Vereinbarungen, der Zweckverbände und Beteiligungsgesellschaften, in denen die Stadt Naunhof Mitglied bzw. Gesellschafter ist.

2 2 Diese Aufgabe erstreckt sich auch auf Archivgut der Rechtsvorgänger der Stadt und der Funktionsvorgänger der in Satz 1 und 2 genannten Stellen, soweit keine anderweitigen gesetzlichen Zuständigkeiten bestehen. Außerdem sammelt das Archiv die für die Geschichte und Gegenwart der Stadt bedeutsamen Dokumentationsunterlagen. (3) Das Stadtarchiv fördert die Erforschung der Geschichte der Stadt und ihrer Ortsteile. 4 Anbietung und Übernahme von Archivgut (1) Das Stadtarchiv entscheidet über die Archivwürdigkeit der Unterlagen. Wird die Archivwürdigkeit bejaht, ist zwischen dem Eigentümer des Archivgutes und dem Stadtarchiv keine zivilrechtliche Vereinbarung bezüglich der Art und Weise der Überlassung abzuschließen. (2) Übernommenes Archivgut geht in das Verfügungsrecht des Stadtarchivs über. Dieses ist für dessen Archivierung nach archivwissenschaftlichen Grundsätzen verantwortlich. (3) Für übernommenes Archivgut gelten die Bestimmungen dieser Archivordnung und die gesetzlichen Bestimmungen, soweit die vertraglichen Vereinbarungen nichts anderes regeln. (4) Eine Übernahme von Archivgut kann auch aufgrund letztwilliger Verfügungen erfolgen. 5 Auftragsarchivierung Das Stadtarchiv kann Unterlagen übernehmen, deren Aufbewahrungsfristen noch nicht abgelaufen sind und bei denen das Verfügungsrecht den abgebenden Stellen vorbehalten bleibt (Auftragsarchivierung). Für diese Unterlagen gelten die bisher für sie maßgebenden Rechtsvorschriften fort. 6 Sicherung des Archivgutes (1) Das Archivgut ist in geeigneten Räumen aufzubewahren, die den archivwissenschaftlichen Anforderungen entsprechen. (2) Für die Unterbringung des Stadtarchivs in entsprechenden Räumen ist die Stadt verantwortlich.

3 3 Abschnitt II 7 Benutzung des Archivs (1) Jeder hat das Recht, das Stadtarchiv auf Antrag zu amtlichen, wissenschaftlichen, heimatkundlichen oder publizistischen Zwecken sowie zur Wahrnehmung berechtigter persönlicher Interessen zu benutzen, soweit gesetzliche Vorschriften oder Vereinbarungen mit dem früheren oder derzeitigen Eigentümer des Archivgutes nicht entgegenstehen. Die Benutzung bedarf der Genehmigung. (2) Als Benutzung des Archivs gelten Auskunft und Beratung durch das Archivpersonal, Einsichtnahme in die Findhilfsmittel, Einsichtnahme in das Archivgut. (3) Der Benutzer ist verpflichtet, von jeder Veröffentlichung, die auch auf der Benutzung von Archivalien des Stadtarchivs beruht, unaufgefordert ein Belegexemplar unentgeltlich dem Stadtarchiv abzuliefern. 8 Benutzungsantrag (1) Der Benutzer hat einen schriftlichen Antrag auf Nutzung von Archivgut zu stellen, der folgende Angaben enthalten muss: Name, Vorname und Wohnanschrift des Antragstellers Thematik und Zweck der Archivbenutzung Name und Anschrift des Auftraggebers bei minderjährigen Antragstellern Name und Vorname eines gesetzlichen Vertreters. (2) Bei Antragstellung durch Minderjährige ist die schriftliche Genehmigung eines gesetzlichen Vertreters notwendig. (3) Der Benutzer hat sich auf Verlangen über seine Person auszuweisen sowie den Zweck der Nutzung glaubhaft zu machen. (4) Mit der Antragstellung verpflichtet sich der Benutzer zur Einhaltung der Archivordnung und der als Anlage beigefügten Benutzerraumordnung. Gleichzeitig gibt der Benutzer eine schriftliche Erklärung darüber ab, dass er bestehende Urheber- und Personenschutzrechte beachtet. 9 Benutzungsgenehmigung (1) Die Benutzungsgenehmigung beschränkt sich auf den im Benutzungsantrag angegebenen Zweck bzw. Gegenstand.

4 4 (2) Die Benutzungsgenehmigung ist auf andere Personen nicht übertragbar und gilt nur für das angegebene Arbeitsthema sowie für die beantragte Dauer, längstens für das laufende Kalenderjahr. (3) Die Benutzung des Archivs kann eingeschränkt oder versagt werden, wenn das Archivgut einer Schutzfrist oder Geheimhaltungspflicht unterliegt, das Archivgut von Seiten des Eigentümers bei Abgabe an das Stadtarchiv mit Auflagen übergeben wurde, Grund zu der Annahme besteht, dass das Wohl der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder gefährdet würde, Grund zu der Annahme besteht, dass schutzwürdige Belange Dritter entgegenstehen, der Erhaltungszustand des Archivgutes gefährdet würde, ein unverhältnismäßig hoher Verwaltungsaufwand entstehen würde, der Ordnungszustand des Archivgutes eine Benutzung nicht zulässt, das Archivgut wegen anderweitiger Nutzung nicht zur Verfügung steht, der Benutzer wiederholt oder schwerwiegend gegen die Archivordnung bzw. Benutzerraumordnung verstoßen oder ihm erteilte Auflagen nicht eingehalten hat. (4) Die Benutzung des Archivs kann auch aus anderen wichtigen Gründen eingeschränkt oder versagt werden. (5) Die Benutzungsgenehmigung kann mit Auflagen erteilt werden. Sie kann widerrufen oder zurückgenommen werden, insbesondere wenn Angaben im Benutzungsantrag nicht oder nicht mehr zutreffen, nachträglich Gründe bekannt werden, die zur Versagung der Benutzungsgenehmigung geführt hätten, der Benutzer Urheber- und Persönlichkeitsschutzrechte sowie schutzwürdige Belange Dritter nicht beachtet. 10 Vorlage von Archivgut (1) Archivgut kann nur im Besucherraum während der Öffnungszeiten benutzt werden. (2) Zur Benutzung werden Archivalien im Original vorgelegt. In begründeten Ausnahmefällen kann das Archiv statt der Originale Kopien vorlegen oder Auskünfte aus den Archivalien geben. (3) Begehren mehrere Benutzer im Rahmen ihrer Genehmigung gemäß 9 die Einsichtnahme in dasselbe Archivgut, so erfolgt die Benutzung in der Regel in der Reihenfolge des Eingangs ihrer Benutzungsersuchen. Ein Anspruch hierauf besteht nicht. (4) Die Benutzung des Archivgutes kann zeitlich begrenzt werden. (5) Bestelltes Archivgut, das 15 Öffnungstage nicht benutzt wurde, wird wieder eingelagert.

5 5 11 Auskunftserteilung Auskünfte zu Art, Umfang und Zustand der benötigten Archivalien werden auf schriftliche Anfrage schriftlich erteilt. Ein Anspruch auf die Bearbeitung von darüber hinausgehenden Anfragen besteht nicht. 12 Beratung (1) Die Benutzer werden vom Personal des Stadtarchivs archivfachlich beraten. (2) Es besteht kein Anspruch auf weitergehende Hilfe, z. B. Lese- und Forschungshilfe. 13 Einsatz technischer Geräte Der Einsatz von mitgebrachten technischen Geräten ist im Benutzungsantrag zu beantragen und muss genehmigt werden. Ein Anspruch auf Genehmigung besteht insoweit nicht. 14 Anfertigung von Kopien Von den vorgelegten Archivalien können Kopien angefertigt werden, soweit der Erhaltungszustand der Archivalien dies erlaubt. 15 Benutzungsgebühren Die Erhebung von Gebühren für die Benutzung des Stadtarchivs erfolgt auf der Grundlage der "Gebührensatzung der Stadt Naunhof für das Stadtarchiv". 16 Inkrafttreten Diese Archivordnung tritt am Tag nach der öffentlichen Bekanntmachung in Kraft.

6 6 Benutzerraumordnung (1) Vor der Benutzung sind Überbekleidung und Taschen abzulegen. Anlage zur Archivordnung vom 1. Juni 2010 (2) Das vorgelegte Archivgut sowie Find- und sonstige Hilfsmittel sind mit aller Sorgfalt zu behandeln. (3) Es ist nicht gestattet, den Ordnungszustand des Archivgutes zu verändern. Erscheint dieser gestört, ist das Archivpersonal zu informieren. (4) Es ist nicht gestattet, Bestandteile des Archivgutes zu entfernen. (5) Schriftliche Ergänzungen und Klebezettel oder anderes anzubringen oder Streichungen vorzunehmen ist nicht gestattet. (6) Archivgut als Schreib- oder Durchzeichnungsunterlage zu verwenden ist verboten. Jedes Durchpausen von Karten oder Plänen ist untersagt. (7) Der Verzehr von Lebens- und Genussmitteln (auch Bonbons und Kaugummi) sowie das Rauchen sind verboten. (8) Schäden am Archivgut sind dem Archivpersonal unverzüglich zu melden. (9) Beim Zurücklegen in die Archivmappe ist auf die korrekte Reihenfolge zu achten. (10) Für Schäden und Verluste, die bei der Benutzung während der Ausleihe eintreten, haftet der Benutzer. Die Kosten für eine eventuelle erforderliche Restauration hat er zu übernehmen. (11) Den Anordnungen des Archivpersonals ist Folge zu leisten.

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