User Manual Data 24. Login und Layout

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1 User Manual Data 24 Login und Layout Auf der Loginseite geben Sie Ihren Benutzernamen sowie Ihr Kennwort in die beiden Felder ein. Mit Klick auf den Button «Anmeldung» werden Ihre Daten überprüft. Nach erfolgreichem Login gelangen Sie direkt auf die Benutzeroberfläche von Data 24. Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie über den Link «Passwort vergessen?» ein neues Passwort anfragen. Sie werden daraufhin aufgefordert, Ihren Benutzernamen einzugeben. Ein mit einem Link wird an den eingegebenen Benutzer gesendet. Klicken Sie auf den Link um ein neues Passwort einzugeben. PIN Code: Hier können Sie einen PIN Code direkt eingeben. Im Ansichtenmenü können Sie die Benutzeroberfläche hinsichtlich Anordnung selbst anpassen. Die Einstellungen werden für jeden Benutzer im System gespeichert und können jederzeit zurückgesetzt werden. Die Anordnung mit zwei Bäumen und zwei Objektlisten ermöglicht Ihnen das Arbeiten auf einer geteilten Oberfläche. So ist es sehr einfach möglich, verschiedene Elemente per Drag &Drop einer Objektsammlung hinzuzufügen.

2 Daten von Data 24 downloaden oder verschicken Grundsätzlich bestehen zwei Möglichkeiten: a Direkter Download von Daten b Der Versand dieser mittels Objektsammlungen und PIN-Code Objektsammlungen bieten Ihnen die Möglichkeit, Objekte unabhängig von ihrem Pfad zu organisieren. Dazugefügte PIN Codes geben Ihnen die Möglichkeit, externe Personen mit Objekten aus Data 24 zu versorgen. a Direkter Download von Daten Um ein oder mehrere Objekte aus Data 24 herunterzuladen, markieren Sie das/die Objekt(e). Wählen Sie dann im Aktionsmenü oder im Kontextmenü «Objekt herunterladen». Bei einer Mehrfachauswahl werden die Daten als Zip-Archiv zum Download bereitgestellt. Anschließend werden Sie von einem Download-Wizard aufgefordert, ein Downloadformat zu wählen in dem Sie das/die Objekt(e) herunterladen möchten. Sie können zwischen verschiedenen vordefinierten Formaten wählen. Orientieren Sie sich an der Anwendung, in der Sie ein Bild weiterverwenden möchten. BEISPIEL: Das Downloadformat «Word Format» optimiert ein Bild für die Verwendung in Microsoft Word, so dass Sie sich nicht weiter um passende dpi Einstellungen kümmern müssen. Es wird dabei jedoch kein Word- Dokument erzeugt! Dasselbe gilt für das PowerPoint Format.

3 b Objektsammlungen und Versand via PIN-Code. Erstellen Sie eine neue Objektsammlung. Im Feld unten links die rechte Maustaste gedrückt halten und «Objektsammlung erstellen» wählen. Ziehen Sie die Auswahl per Drag &Drop in die gewünschte Sammlung. Objekte können aus verschiedenen Ordnern stammen.

4 Ist die Bildauswahl getroffen, können Sie einen PIN-Code hinzufügen. Konfigurieren Sie den PIN-Code nach Ihrem Bedürfnis. Nachdem Sie einen neuen PIN- Code hinzugefügt haben, können Sie diesen auf «Global» setzen, so dass ihn auch andere Data 24 Benutzer verwenden und die Daten bearbeiten können. Eine weitere Einstellung ist die Wahl des Status: aktiv, inaktiv bzw. gültig von oder bis zu einem einzugebenden Datum. Ist die Gültigkeit eines PIN-Codes abgelaufen, wird er automatisch auf inaktiv gesetzt und die entsprechenden Objekte können nicht mehr downgeloadet werden. Unter «Downloadformate» wählen Sie die Konvertierung aus, die Sie den externen Personen zur Verfügung stellen wollen.

5 Versenden Sie nun den PIN-Code. Um einen PIN-Code einer externen Person zur Verfügung zu stellen, klicken Sie im Aktionsmenü oder im Kontextmenü auf «Senden/Anzeigen» und wählen Sie die entsprechende Option. Sie können nur dann einen PIN-Code versenden, wenn Sie ihn vorher erzeugt haben. Die Versenden-Funktion öffnet automatisch Ihr -Programm und fügt einen vorgenerierten Text samt PIN-Link ein.

6 InDesign inklusiv Bilder versenden Wenn Sie InDesign Dokumente inklusive aller dazugehörigen Daten an eine Druckerei versenden wollen, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie auf das gewünschte InDesign Dokument und wählen Sie mit der rechten Maustaste Objektsammlung erstellen. Um der Kollektion das InDesign zuzufügen, wählen Sie Originaldokumente zur Objektsammlung hinzufügen. Sie können auch verschiedene Bilder die Sie nicht wollen, deselektionieren. Wählen Sie neue Objektsammlung erstellen.

7 Geben Sie Ihrer Kollektion einen Namen und wählen Sie bei Bedarf den gewünschten Pfad. Sie können der Kollektion auch einen PIN zuweisen. Die gewünschte Kollektion wurde erstellt. Sie könne die Kollektion jetzt herunterladen oder via PIN versenden.

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