Stempelkontor ERP IST Analyse

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1 Stempelkontor ERP IST Analyse Um einen Datenaustausch mit einem Webshop zu ermöglichen sind diverse Basis Informationen sowie deren korrektes Format unabdingbar. Sage KHK ist eine alte Software. Erstellt zu einem Zeitpunkt als es das Internet noch nicht gab und damit auch keine Webshops. Im Laufe der Zeit wurde versucht das System für diese Anforderung auszustatten. Der alte Quellcode und die Struktur der Daten sind dabei ein enormes Hindernis. Historisch bedingte Einschränkungen werden teilweise abenteuerlich umgangen. Situation IST KHK Datenbank: Aufgrund ihres Alters, der ursprünglichen Textdateibasis und der häufigen Migration im Laufe der Zeit ist die Datenbankstruktur an vielen Stellen nicht annähernd in einer dritten Normalform. Redundanzen und fehlende Verbindungstabellen sind dort die Regel. Dieses Situation ist der Tatsache geschuldet das zum Zeitpunkt des Designs Speicherplatz ein wertvolles und teures Gut war der so sparsam wie möglich verwendet wurde. Eine relationale Datenbank war zum Zeitpunkt der Entstehung völlig illusorisch. Daher ist das komplette Datenkonzept auch nicht darauf ausgerichtet worden. Somit sind Änderungen an dieser Stelle heute für SAGE nahezu unmöglich durchzuführen. Eines der größten Probleme ist die Tatsache das es keinerlei Information über Zeitrahmen gibt. Es ist kein Anlagedatum von Artikeln oder Kunden hinterlegt. Lediglich ein datenbankinternes Feld vom Typ SQLTimestamp ist vorhanden. Damit kann nur festgestellt werden das ein Datensatz geändert wurde, aber nicht wann und von wem. Der aktuell bearbeitete Datensatz weist auch kein Bearbeitungskennzeichen auf. Vermutlich wird mit Hilfe von Locks verhindert das ein Mitarbeiter die Änderungen eines andern Mitarbeiters überschreibt indem geöffnete Datensätze exklusiv gesperrt werden. Aber das ist nur eine Vermutung. Trotzdem bedeutet das nicht das dieses System nicht in der Lage ist eine solide Basis zu bieten. Jedes ERP System dessen Wurzeln mehr als 10 Jahre zurückliegen kämpft mit denselben Problemen. SAGE bietet allerdings enorme Vorteile : 1. Freier Zugang zur Datenbank 2. Offene Import und Exportschnittstellen 3. Programmierung eigener Apps. Apps/Module für SAGE können nur registrierte Partner von SAGE erstellen. Ob und mit welchem Aufwand eine solche Zertifizierung machbar und sinnvoll ist muss geklärt werden. Möglichweise kann die Firma DESK an dieser Stelle weiterhelfen. Die Vermutung liegt nahe das die Programmierung von Modulen in Visual Basic erfolgen muss.

2 Voraussetzungen Um eine bilaterale Kommunikation mit einem zeitgemäßen Webshop zu gewährleisten sind folgende Basisdaten unbedingt erforderlich. Stammdaten: Saubere, standardisierte Stammdaten sind der Schlüssel zu jedem effizienten Workflow. Sofern diese Basis konsistent ist das größte Problem beseitigt. Bei Systemen die schon geraume Zeit arbeiten lassen sich häufig Änderungen in der Struktur beobachten. Diese Anpassungen sind natürlich und entstehen aus sich ergebenden Limitationen die bei der Grundanlage der Artikel, Warengruppen etc. nicht bedacht wurden. Primäre Aufgabe in solchen Situationen sind Bereinigungen und Anpassungen die auch langfristigen Zielen gerecht werden. Artikelkategorien : Die Kategorien werden als Suchbaum angezeigt. Wie viele andere Programme bietet der Suchbaum zwar die Möglichkeit beliebig viele Unterknoten zu erzeugen aber keine Sortierungsfunktion der Knoten. Die Sortierung erfolgt nach Bezeichnung des Eintrags in alphabetischer Reihenfolge. Das ist der Grund dafür das in vielen WebShops Zahlen als Prefixe verwendet werden. Beispiel : 01 - Trodat SAGE kann einem Artikel nur einen einzigen Platz im Suchbaum zuordnen. Mehrfacheinträge sind nicht möglich. Grund dafür ist die fehlende Verbindungstabelle vom Artikel zum Suchbaum. Ferner ist nur ein einziger Suchbaum möglich. Diese beiden Limitationen sollten unbedingt behandelt werden. In der vorliegenden Datenbank ist der Suchbaum zudem mit alphanummerischen Kennzeichnungen angelegt worden. Hinzu kommt das der Primärschlüssel sich aus vier Tabellenfeldern ergibt. An dieser Stelle sollte überlegt werden die Struktur für den / die WebShop(s) mit eigenen Suchbäumen ausgestattet werden sollte. Ein Konzept für multiple Suchbäume ist bereits in der Entstehung. Die Suchbaumeinträge werden in der Tabelle KHKArtikelgruppen hinterlegt.

3 Artikeldaten : Artikeldaten sind zum größten Teil in der Tabelle KHKArtikel untergebracht. Die Artikeltexte werden in der Standardsprache ( D) in der Tabelle Artikel gehalten. Mehrsprachliche Artikeltexte in der Tabelle KHKArtikelbezeichnungen. Zur Kodierung werden nicht die ISO Kennzeichen der Länder verwendet. Ein Umstand der sich vermutlich ebenfalls auf die Entstehung der Software zurück führen lässt und geändert werden sollte sofern mit vertretbaren Mitteln möglich.. Die Tabelle KHKArtikel ist daher eine der Größten in der Datenbank. Der Vorteil die meisten relevanten Daten innerhalb nur einer Tabelle zu finden ist ein Pyrrhussieg. ( Noch so ein Sieg, und wir sind verloren! König Pyrrhos I. von Epirus (319/ v. Chr.). Die Einschränkungen wiegen die Vorteile nicht auf. Da sich dieser Umstand aber nicht ändern lässt muss man darüber nicht nachdenken. Wichtig ist das die vorliegenden Daten, entsprechend aufbereitet werden können um die benötigte Struktur zu liefern. Varianten : Die Variantenverwaltung ist z.zt. nicht im Einsatz. Ob und in welcher Form damit gearbeitet werden kann ist zu prüfen. Kundendaten : Kunden wird eine Kundengruppe zugeteilt. Diese Gruppe kann variieren. Die Information zu den Kundengruppen ist in der Tabelle KHKGruppen hinterlegt. Das Feld Typ die Kennung der Gruppe ( Kunden = 10). Artikelpreise werden den Kunden über Preislisten und Rabattlisten zugeordnet. Preiseinformationen : In der Tabelle KHKKontokorrent werden fast alle relevanten Informationen über den Kunden gespeichert. Unter anderem die Zahlungsart, Kreditlimit, Preisliste, Rabattliste, Kundengruppe u.ä.. Der Primärschlüssel ist die Kundennummer. Preise werden über die Tabellen KHKPreislisten und KHKPreislistenArtikel ermittelt. Rabatte sind über die Tabellen KHKRabattlisten und KHKArtikelRabattlisten hinterlegt. Staffelpreise werden innerhalb der Preisliste festgelegt. Die Speicherung erfolgt in der Tabelle KHKPreislistenArtikel.

4 Zahlungsbedingungen: Im Programm ist die Information im Karteireiter Kontokorrent bei Adressen zu finden. Zahlungsbedingungen finden sich in der Tabelle KHKZahlungskonditionen. Der Schlüssel der Zahlungsbedingung ist das Feld Zahlungskond. Die Bezeichnung ist nicht eindeutig da sie in Verbindung mit der Inkassoart auftritt. Welche Funktion die Inkassoart besitzt ist z.zt. unklar Versandarten : Die Versandarten werden, wie viele andere Dinge auch, als Gruppe definiert. Die Information ist in der Tabelle KHKGruppen zu finden wobei das Feld Typ die Kennung der Gruppe ( Versandart = 40008) darstellt und das Feld Gruppe den Schlüssel des Wertes innerhalb der Gruppe. Zusammen mit dem Feld Mandant bildet sich damit der Primary Key. Als Schlüssel in Belegen und anderen Tabellen mit der Versandartinfo wird nur der Schlüssel aus dem Feld Gruppe hinterlegt. Die Zuordnung des FormStatecode erfolgt innerhalb der Programmlogik. Auftragsdaten: An dieser Stell kommen die offenen Schnittstellen des ERP zum Einsatz. Es ist nicht nötig einen Auftragsimport zu programmieren. Das Auftragsimportmodul von SAGE erledigt diese Aufgabe perfekt mit Hilfe von XML Dateien. Das unbedingt einzuhaltende XML Schema ist in der Datei OrdersIS2OL.xsl im Verzeichnis Addins im Installationsorder von SAGE zu finden.

5 Kommunikationsdiagramm ERP-Modul-Shop IST Die Kommunikation zwischen ERP und WebShop wird über das XT Modul der Firma Desk abgewickelt. Es ist im ERP integriert und sorgt dafür das Kunden und Artikeldaten konsistent bleiben. Der Suchbaum wird innerhalb des Moduls aus dem ERP Gruppenbaum gebildet. Um korrekt arbeiten zu können und die Datenstrukturen des XT Commerce Webshops abbilden zu können wurden mehrere zusätzliche Tabellen (Prefix DDG) in der Datenbank sowie einige Benutzerdefinierte Felder ( Prefix USER_) innerhalb verschiedener Tabellen angelegt. Die komplette Administration erfolgt nach Wissenstand heute über das Modul Frontend der Firma Desk. Aufträge werden als XML Dateien erzeugt. Die Kundenanlage erfolgt manuell nach Prüfung des Kunden auf Gewerbetätigkeit. Sage KHK Office Line Neukunden Aufträge Kundendaten Artikeldaten Desk XTShop Connector Neukunden Aufträge Kundendaten Artikeldaten WebShop Eine zeitgesteuerte Funktion aktualisiert alle zwei Stunden die Artikel und Kundendaten mit dem Shop und prüft ob neue Aufträge oder Kundenanmeldungen vorliegen. Eine Analyse der Tabellen ergab einen Wert von über Bestellungen im Webshop seit 2009 mit mehr als Auftragspositionen. Diese Anzahl stellt keine wirkliche Belastung für eine MS SQL Datenbank dar. Trotzdem sollten gelegentlich die Tabellen optimiert werden um die Peformance zu verbessern. Dies gilt besonders für die shopseitige mysql Datenbank.

6 Ablauf Neukundenanmeldung Anmeldung Neukunde im Webshop Pickup vom Desk Modul Prüfung Gewerblich IO NIO Kundenanlage im ERP Rückmeldung an WebShop / Daten aktualisieren