Optimierung der Human Ressourcen im FM

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1 Optimierung der Human Ressourcen im FM Typische Personalführungsprobleme im FM und deren praxisnahe Lösungsansätze Vortrag FM Kongress am in Frankfurt am Main Session FM - Governance im FM Dipl.-Betrw. (FH) Mirco Melega Geschäftsführer effective HR solutions

2 Dipl. Bw. (FH) Mirco Melega Kurzsteckbrief Inhaber effective HR solutions - Unternehmens- und Personalberatung mit Fokus FM und Immobilienwirtschaft Zuvor langjährig in Leitungsfunktionen in Immobilienwirtschaft, FM, Bau, IT, Hotellerie, Unternehmens und Personalberatung Vizepräsident der Deutschen Wirtschaftsjuristischen Gesellschaft Dozent und Lehrbeauftragter für Personal in Studiengängen BWL, Facility Management und Real Estate Management u.a. an FH Mainz, TH Mittelhessen, FH Südwestfalen Optimierung der Human Ressourcen im FM - Mirco Melega

3 Personal ist die wichtigste Ressource im Facility Management! Optimierung der Human Ressourcen im FM - Mirco Melega

4 AGENDA Aktuelle Herausforderungen an Führungskräfte im FM Rolle der Führungskraft im FM Lösungsansätze zu 4 im Facility Management symptomatischen Problemstellungen und Szenarien: 1. Mitarbeitererwartungen vs. Unternehmenserwartungen im FM 2. Herausforderungen der dezentralen Führung im FM 3. Mitarbeitermotivation in FM-Veränderungsprozessen 4. Führungskompetenzen von FM-Führungskräften Fazit / Ausblick Optimierung der Human Ressourcen im FM - Mirco Melega

5 Aktuelle Herausforderungen für Führungskräfte im FM Globalisierte Märkte unterliegen heute ebenso einem permanenten Wandel wie die lokalen Arbeitswelten. Dies gilt für die Immobilienwirtschaft und das FM in besonderem Maße! Die Anforderungen an Unternehmen, Führungskräfte und Mitarbeiter steigen stetig und verändern sich schnell. Im Spannungsfeld zwischen Internationalisierung, Fachkräftemangel, Kostendruck und schwer planbaren Konjunkturverläufen ist es vor allem die menschliche Ressource Personal, die im FM den Unterschied ausmacht. Optimierung der Human Ressourcen im FM - Mirco Melega

6 Aktuelle Herausforderungen für Führungskräfte im FM Nur jene Unternehmen im Facility Management werden im zukünftigen Wettbewerb erfolgreich bestehen, denen es gelingt, für die herausfordernden Aufgaben über die erforderlichen Mitarbeiter mit der richtigen Qualifikation, in der notwendigen Anzahl, am rechten Ort, zum perfekten Zeitpunkt und zu angemessenen Personalkosten zu verfügen. Das richtige Management dieses entscheidenden Wettbewerbsfaktors stellt Unternehmen vor komplexe Aufgaben, für deren Lösung man als personalverantwortliche Führungskraft neben einem ausgefeilten Instrumentarium aus Fach-, Methoden- und Sozialkompetenz auch ein gehöriges Maß an Selbstkompetenz und Fingerspitzengefühl benötigt. Optimierung der Human Ressourcen im FM - Mirco Melega

7 Rollenbilder einer Führungskraft im FM sind heutzutage, je nach Situation und Umfeld, vielfältig: Bild 1: Rollenbilder einer Führungskraft im FM - Eigene Darstellung Optimierung der Human Ressourcen im FM - Mirco Melega

8 1 Mitarbeiter- vs. Unternehmenserwartungen im FM Ursachen für Unzufriedenheit und Enttäuschungen Optimierung der Human Ressourcen im FM - Mirco Melega

9 Häufig genannte Quellen für Unzufriedenheit und Enttäuschung auf Seiten der Mitarbeiter im FM betreffen Kritik an der Führungskraft (FK) oder dem Unternehmen: Nichteinhaltung von individuellen Aufstiegs- und Entwicklungsversprechen Mangelnde Unterstützung und Rückendeckung durch die FK Keine oder unzureichende Zurverfügungstellung von Ressourcen (Zeit, Arbeitsmittel, Information, Wissen, Budgets etc.) Nichtrealisierte Gehaltszuwächse Bei dezentraler Führung: o o Mitarbeiter sieht und spricht Führungskraft (FK) zu selten und zu kurz. Vorwurf => Mitarbeiter möchte mit (FK) bei diesen seltenen Gelegenheiten dann auch soziale und emotionale Vorfälle besprechen, FK hingegen will nur hören, dass alles in Ordnung ist und die Kennzahlen/die Leistung stimmen/stimmt. Optimierung der Human Ressourcen im FM - Mirco Melega

10 Häufige Erwartungen der Mitarbeiter im FM Bild 2: Häufige Erwartungen der Mitarbeiter an FM-Unternehmen/Abteilungen - Eigene Darstellung Optimierung der Human Ressourcen im FM - Mirco Melega

11 Häufig genannte Quellen für Unzufriedenheit und Enttäuschung auf Seiten der Führungskräfte im FM betreffen spiegelbildlich Kritik am Mitarbeiter: Unzureichende Leistung Zuwenig Eigeninitiative Zuwenig Identifikation mit der Aufgabe und dem Unternehmen Zuwenig Mitdenken Mangelnde Kostensensibilität Einfordern von zu viel individueller Aufmerksamkeit Mangelnde unternehmerische Denkweise Weiterbildungswünsche ohne aktuellen bzw. direkten Auftrags-/ Jobbezug Optimierung der Human Ressourcen im FM - Mirco Melega

12 Häufige Erwartungen der Führungskräfte / des Unternehmens im FM Bild 3: Häufige Erwartungen von FM-Unternehmen/-Abteilungen an Mitarbeiter - Eigene Darstellung Optimierung der Human Ressourcen im FM - Mirco Melega

13 Mit folgenden Lösungsansätzen haben einige Unternehmen die zuvor beschriebenen Probleme erfolgreich bewältigt: Offene Kommunikation von Erwartungen Implementierung eines Feedback-Prozesses Ausreichend aufgewendete Zeit für Mitarbeitergespräche Keine oder weniger faule Kompromisse - diese sind häufig nur in die Zukunft transferierte Zeitbomben Klare Absprachen Einführung transparenter Karriere-/Entwicklungswege für die Mitarbeiter Kooperative Führungsstärke zeigen - Führungskompetenzen weiterentwickeln Führungskräfte und Mitarbeiter sind in der Anwendung der oben genannten Verhaltensweisen und Methoden zu schulen bzw. zu begleiten. Optimierung der Human Ressourcen im FM - Mirco Melega

14 2 Herausforderungen der dezentralen Führung im FM Optimierung der Human Ressourcen im FM - Mirco Melega

15 Zu den entscheidenden Merkmalen des FM gehört die Leistungserbringung vor Ort. Corporate FM: eigenen Anlagen und Immobilien FM-Dienstleistern und -Beratern die der Kunden Je nachdem, wie breit die zu betreuenden Facilities geografisch verstreut sind, sehen sich Mitarbeiter und Führungskräfte mehr oder weniger häufig und intensiv Sehen sich Mitarbeiter und Führungskraft selten und/oder werden Mitarbeiter aus größerer Entfernung geführt, so spricht die Managementlehre von dezentraler Führung Diese stellt für alle Beteiligten eine große Herausforderung dar Vor allem im Hinblick auf soziale Interaktion stehen hier nur sehr eingeschränkte Mittel der Kommunikation zur Verfügung Optimierung der Human Ressourcen im FM - Mirco Melega

16 Fallbeispiel Objektbetreuer Der Elektroinstallateur Paul Blitz, ist bei einem FM- Dienstleistungsunternehmen, dessen Zentrale in der Mitte Deutschlands liegt, als Objektbetreuer für ein kleines Einkaufszentrum in Niedersachsen angestellt. Mit seiner direkten FK steht er in regelmäßigem kontakt, etwa einmal die Woche ruft die FK ihn kurz an (Gesprächsdauer meist 5-15 Minuten). Die Führungskraft kommt Herrn Blitz im Turnus von ca. 3-6 Wochen im Objekt besuchen und hat dann etwa 1-2 Stunden Zeit für ein persönliches Gespräch. Optimierung der Human Ressourcen im FM - Mirco Melega

17 Schon dieses kurze Beispiel zeigt auf, welche besonderen Herausforderungen eine dezentrale Führung im Gegensatz zu einer ortsverbundenen Führung aufweist: Der Kontakt zwischen Mitarbeiter und FK ist sehr reduziert. Es gibt keinen Raum für spontane Meetings. Es existiert keine Gelegenheit für nonverbale Kommunikation (Lächeln, Hand auf die Schulter, Daumen hoch ) Die Kommunikation läuft überwiegend über elektronische Medien. Die Leistungsbeurteilung ist schwieriger. Informeller Informationsaustausch findet kaum oder nur selten statt. Die Abstimmung zwischen Mitarbeiter und FK ist erschwert. Optimierung der Human Ressourcen im FM - Mirco Melega

18 Mögliche Folgen beim Mitarbeiter (=Gefahren/Risiken): Innere Abkehr, mangelndes Zugehörigkeitsgefühl Fehlende Identifikation mit der Firma Demotivation Er fühlt sich emotional nicht abgeholt Er fühlt sich nicht mehr zum Team zugehörig, empfindet sich isoliert Resignation breitet sich aus Gefahr innerer Opposition (oder noch gravierender) innerer Kündigung keimt auf Minderleistung Optimierung der Human Ressourcen im FM - Mirco Melega

19 Lösungsansätze: Mitarbeiter in dezentralen Teams benötigen mehr Zuwendung und Aufmerksamkeit, als Mitarbeiter, die ihre Führungskraft täglich bzw. oft in der Nähe haben. Dezentral tätige Mitarbeiter benötigen hohes Maß an Eigenverantwortlichkeit, Selbstorganisation und Eigenmotivation. Fürsorge-Aspekt und die Ressourcenversorgung ( Haben Sie alles, was Sie brauchen? ) spielen wichtige Rolle Regelmäßige Einbindung in Firmen- und Teamaktivitäten Soziale Zuwendung Zusätzlich empfiehlt sich für die Führungskraft: Die festgelegten Termine (Telefonate und Gespräche) zwingend einhalten Bei Anfragen des Mitarbeiters feste Reaktionsgeschwindigkeiten zusagen Regelmäßiger Besuch der Mitarbeiter Optimierung der Human Ressourcen im FM - Mirco Melega

20 3 Mitarbeitermotivation in FM-Veränderungsprozessen Optimierung der Human Ressourcen im FM - Mirco Melega

21 Je nachdem, ob ein Outsourcing eines Sekundärprozesses mit oder ohne Mitarbeiterübernahme erfolgt, gibt es sowohl beim outsourcenden Unternehmen wie beim künftigen Erbringer der Leistung unterschiedliche organisationale Veränderungsprozesse mit anders gearteten Auswirkungen. Wichtige Ziele eines FM-Veränderungsprozesses: Bild 4: Wichtige Ziele eines FM-Veränderungsprozesses - Quelle: Eigene Darstellung Optimierung der Human Ressourcen im FM - Mirco Melega

22 Erfolgsfaktoren eines Change Management für einen gelungenen und nachhaltigen Betriebsübergang/Outsourcing-Prozess sind folgende: Effektive Steuerung des Integrationsprozesses der 2 Unternehmenskulturen (Outsourcing-Geber und FM-Service Provider) Motivation und Einbindung der betroffenen Mitarbeiter Steuerung der internen und externen Kommunikation Verlagerung der emotionalen Bindung der Mitarbeiter an das alte Unternehmen Übergang der Erfahrungen, Kenntnisse und Fähigkeiten sicherstellen Einsatz von Change Agents Optimierung der Human Ressourcen im FM - Mirco Melega

23 Alle vom Veränderungsprozess Betroffenen durchlaufen Phasen der emotionalen Reaktion auf Veränderung. Bild 5: Emotionale Reaktionen auf Veränderungen - Quelle: Rank (2013) S. 533 Wichtig für die FK ist die zentrale Erkenntnis, dass verhaltenspsychologische Etappen 1. nicht übersprungen werden können und 2. von den Mitarbeitern in unterschiedlichen Geschwindigkeiten durchlaufen werden! Optimierung der Human Ressourcen im FM - Mirco Melega

24 4 Führungskompetenzen von FM-Führungskräften Optimierung der Human Ressourcen im FM - Mirco Melega

25 Angesichts der immer komplexeren Führungsaufgaben im FM sollte sich jedes im Facility Management tätige Unternehmen fragen, ob die eigenen Führungskräfte über adäquate und zeitgemäße Führungskompetenzen verfügen. Es reicht heutzutage nicht mehr aus, den Führungskräften reines Führungswissen und Führungstechniken zu vermitteln. Vielmehr ist deren inhaltliche Durchdringung und wirksame Anwendung wichtig. Neuere Erkenntnisse in der Psychologie und in der (Organisations-) Pädagogik zeigen auf, dass es neben der richtigen Mischung aus Fach-, Sozial- und Methodenkompetenzen vor allem die Selbstkompetenzen sind, die den Unterschied ausmachen. Optimierung der Human Ressourcen im FM - Mirco Melega

26 Ob eine Führungskraft Führungswissen anwenden und in der jeweiligen Situation richtig handeln kann, hängt also entscheidend davon ab, wie ausgeprägt Selbstkompetenzen sind. Diese können jedoch nicht so ohne weiteres in Seminaren geschult oder trainiert werden. Vielmehr lassen sich diese vorwiegend nur oder ausschließlich durch neue Lern(unterstützungs)formen wie Mentoring oder Coaching entwickeln. Gerade bei der Selbstkompetenzentwicklung ist es von herausragender Bedeutung, dass diese Art des (Er-)Lernens eine emotionale Komponente hat. Emotionale Labilisierung kann dieses Lernen entscheidend fördern. Optimierung der Human Ressourcen im FM - Mirco Melega

27 FAZIT / AUSBLICK Großes Potential für die qualitative Optimierung der Human Ressourcen im Facility Management vorhanden Für die typischen Problemstellungen aus der operativen Personalführung von FM-Unternehmen existieren vielfältige wirksame Lösungs-/Optimierungsansätze Wissensverbreitung neuer Ansätze sowie Stärkung der Selbst- und Methodenkompetenzen der Führungskräfte stehen im Fokus Veränderungsprozesse müssen systematisch begleitet werden Die Mitarbeiter eines FM-Unternehmens sind und bleiben das wichtigste und wertvollste Gut Optimierung der Human Ressourcen im FM - Mirco Melega

28 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ihre Fragen? Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit, wird in diesem Vortrag auf eine geschlechtsspezifische Differenzierung verzichtet. Entsprechende Begriffe und Bezeichnungen gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter. Optimierung der Human Ressourcen im FM - Mirco Melega

29 Kontakt Mirco Melega Dipl.-Betriebswirt (FH) Geschäftsführer / CEO effective HR solutions Edisonstraße 8 D Maintal/Frankfurt Phone: +49 (0) Mobile: +49 (0) mirco.melega@effective-hr.de Web: Optimierung der Human Ressourcen im FM - Mirco Melega