Die Microsoft-Lösung für die unternehmensweite Suche

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1 Die Microsoft-Lösung für die unternehmensweite Suche Bei der unternehmensweiten Suche geht es nicht um den Suchvorgang an sich, sondern darum, den Mitarbeitern zu ermöglichen, sich die Informationen und Kenntnisse anzueignen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Ziele der unternehmensweiten Suche Bereitstellung der Suchfunktion als integralen Bestandteil der Produktivitätsplattform, damit die Mitarbeiter die Informationen und Fachkenntnisse finden können, die sie zur Erzielung besserer Ergebnisse benötigen. Erschließung unstrukturierter und strukturierter Daten im gesamten Unternehmen. Bereitstellung einer vielseitigen Benutzeroberfläche, über die Information Worker unter Einhaltung der verschiedenen Sicherheitsanforderungen des Unternehmens auf eine Vielzahl von Daten zugreifen können. Angebot einer einzigartigen Kombination aus Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit, die in die vorhandene Infrastruktur des Unternehmens integriert ist und zur Senkung der Gesamtkosten beiträgt. Wahrscheinlich haben Sie bereits zu viele Statistiken über das explosive Datenwachstum gelesen wie die Tatsache, dass die Menge der Informationen in einem typischen Unternehmen jedes Jahr um 40 Prozent zunimmt und Information Worker 30 Prozent ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen verbringen. Vielleicht haben Sie auch davon gehört, dass es ein Unternehmen ca. 5,3 Millionen US-Dollar pro Jahr kostet, wenn benötigte Informationen nicht gefunden werden. Die größten Sorgen bereiten Ihnen jedoch die Verzögerungen in Ihrem eigenen Unternehmen wenn bestimmte Abteilungen beispielsweise ständig die IT-Abteilung um Hilfe bitten, weil ihre Daten nicht auffindbar sind, oder Ihr Chief Executive Officer (CEO) Ihnen mitteilt, dass Informationen in einer Abteilung neu erstellt werden, obwohl Sie wissen, dass sie in einer anderen Abteilung bereits vorhanden sind. Diese Fakten veranlassen Sie, über provisorische Suchtools hinaus nach einer besseren Lösung zu suchen, die es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Arbeit durch Auffinden der benötigten Informationen effizienter zu erledigen mit einem System, das sicher, leicht zugänglich und ein fester Bestandteil der Produktivitätsplattform ist. Unterstützung der Mitarbeiter bei der Suche nach arbeitsrelevanten Informationen Von der Sucherfahrung als Verbraucher beeinflusst, erwarten Information Worker heute, die benötigten Informationen unabhängig von Ort und Zeit zu finden. Die Informationen müssen relevant sein, um eine Überlastung mit unnötigen und ablenkenden Daten oder den mangelnden Nutzen aufgrund unzureichender Details zu vermeiden.

2 Darüber hinaus müssen diese Informationen gut geschützt werden, um zu gewährleisten, dass sie nur autorisierten Benutzern zugänglich sind. So benötigt beispielsweise die für die Kundenbeziehungen verantwortliche Führungskraft eine ganz andere Ansicht derselben Daten als ein Kundenbetreuer. Entscheidend ist, dass die richtige Person die richtige Menge Informationen im richtigen Format erhält. Probleme bei der Erfüllung der Benutzererwartungen an die Suchfunktion Lassen Sie uns die Suchanforderungen Ihrer Mitarbeiter ein wenig genauer betrachten. Eine Vertriebsleiterin, die auf eine Aufforderung zur Angebotsabgabe reagiert, muss möglicherweise auf Informationen auf ihrem Laptop, auf einer Informationssite des Unternehmens und auf einigen Webseiten zugreifen. Ein Finanzmanager, der ein Budget prüft, wäre mehr an Daten aus Finanzsystemen, Dokumentrepositorys und Teamsites sowie an Informationen von Fachleuten interessiert. Eine Führungskraft, die ein Strategiebriefing vorbereitet, könnte ihre Suche auf SAP oder ein anderes Branchensystem konzentrieren. Die richtige Lösung muss jedem dieser Anwender nützen, ohne zu erfordern, dass sie zu spezialisierten Suchexperten werden schließlich ist die Suche für diese Benutzer nur ein Mittel zum Zweck, und der Erfolg zeigt sich allein daran, ob sie mit Hilfe der Suchfunktionen ihre Arbeit schneller und genauer erledigen können. Eine gute Lösung für die unternehmensweite Suche muss für die Benutzer, die sie verwenden, und für die Mitarbeiter, die für ihre Verwaltung und Sicherheit verantwortlich sind, gleichermaßen effektiv sein. Bessere Ergebnisse bei der unternehmensweiten Suche Die Microsoft-Lösung für die unternehmensweite Suche bietet neben der Unkompliziertheit und den Kostenvorteilen von Einstiegslösungen eine Reihe von Features, die sonst nur bei High-End- Lösungen zu finden sind. Microsoft verwandelt die Suchfunktion in einen integrierten Infrastrukturdienst, der es den Informationssuchenden ermöglicht, unstrukturierte, strukturierte und personengebundene Daten innerhalb eines sicheren und verwaltbaren Frameworks zu finden. Aufgrund der wesentlich verbesserten Suchfunktionen von Microsoft Office SharePoint Server 2007 haben Unternehmen jetzt Zugang zu einer Lösung nach Unternehmensstandard, mit der die Benutzer zur Erreichung der Geschäftsziele mühelos Informationen finden, verwenden und austauschen können. Bisher mussten sich die Kunden zwischen kostspieligen Speziallösungen, die eine umfassende Anpassung erfordern, und einfachen Einstiegslösungen entscheiden, die nicht die erforderlichen Features und Sicherheitsfunktionen für die heutige Geschäftswelt bieten. Dank Microsoft gehört dieser Kompromiss jetzt der Vergangenheit an. Microsoft verändert die Welt der unternehmensweiten Suchfunktionen durch eine stabile Lösung, die die Lücke zwischen einfachen, kostengünstigen Angeboten mit grundlegenden Features und teuren, flexibel anpassbaren High- End-Lösungen schließt. Die Suchfunktion wird als Teil einer integrierten Plattform bereitgestellt, bei der die Benutzer mit vertrauten Tools und Oberflächen verwertbare Ergebnisse erhalten.

3 Unternehmensweite Suche Überlegungen und Vorteile Bereitstellung der Suchfunktion als integrierter Dienst Integration der Suchfunktion in wichtige Geschäftsanwendungen Die Benutzer können in durchsuchbaren Repositorys zur Verwaltung von Dokumenten, Webinhalten und Datensätzen sowie in Teamarbeitsbereichen und auf Portalsites nach Inhalten suchen. Integration in die Desktopsuche Mit Hilfe der Desktopsuche von Microsoft, die in Windows Vista als integrierter Dienst und für Windows XP als Windows- Desktopsuche zur Verfügung steht, können die Benutzer nach Dokumenten, Programmen, Sofortnachrichten, s und anderen Informationen suchen, die auf ihrem lokalen Computer gespeichert sind. Die Integration der Desktopsuche in SharePoint Server 2007 und Module von Drittanbietern für die unternehmensweite Suche ermöglichen es den Benutzern, direkt über die Oberfläche für die Desktopsuche eine Intranetsuchanfrage zu senden. Integration in Tools und Anwendungen mit vielseitigen, leistungsstarken Benutzeroberflächen Mit der Microsoft-Lösung für die unternehmensweite Suche können Unternehmen die Suchfunktion in wichtige Geschäftsanwendungen integrieren. Die Lösung umfasst auch ein Objektmodell und einen Abfragewebdienst für den programmgesteuerten Zugriff. Die optionale Integration in die Microsoft Office-Clientanwendungen (z. B. Word, Excel, PowerPoint) bietet den Benutzern die Möglichkeit, unabhängig von ihrem Arbeitsort die benötigten Informationen jederzeit bedarfsgerecht auffinden zu können. Bereitstellung einer sicheren und verwalteten Lösung Steuerung des Zugriffs auf Informationen mit Hilfe von Berechtigungen Bei der Microsoft-Lösung für die unternehmensweite Suche werden Sicherheitsberechtigungen berücksichtigt und keine Ergebnisse für Inhalte angezeigt, auf die der Benutzer nicht zugreifen darf. Diese Funktionalität, die im Allgemeinen als Einschränkung aus Sicherheitsgründen bezeichnet wird, trägt dazu bei, den Datenschutz, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und den Schutz des geistigen Eigentums zu gewährleisten. Verwaltung der Suchlösungen Fein abgestimmte Verwaltungsfunktionen, einschließlich einer Administrations-API, bieten die für IT-Profis entscheidende Flexibilität. Administratoren können mit Hilfe umfassender Überwachungs- und Analysefunktionen Informationen sammeln, um Suchvorgänge auf Basis der Benutzeraktivität zu optimieren. Sie haben die Möglichkeit, die Relevanz der Ergebnisse durch die Definition von autorisierenden Sites zu erhöhen, die in Ihrem Intranet eine zentrale Rolle spielen beispielsweise IT-, Rechts- sowie Vertriebs- und Marketingabteilung. Später können Sie diese Sites entsprechend dem Wandel und Wachstum in Ihrem Unternehmen ändern. Mit der Funktion Beste Suchergebnisse können Administratoren das System so konfigurieren, dass bestimmte Ergebnisse für festgelegte Stichwörter zurückgegeben werden. Dies ist besonders nützlich, wenn Benutzer nach nicht indizierten Inhalten suchen. Es ist auch möglich, Eigenschaften verschiedene Gewichtungen zuzuweisen (beispielsweise title ), damit wichtige Eigenschaften einen größeren Einfluss auf die Rangfolge haben. Skalierung der Bereitstellung SharePoint Server basiert auf einer skalierbaren Architektur, die Unterstützung für Webdienste und Interoperabilitätsstandards wie XML und SOAP (Simple Object Access-Protokoll) bietet. Zur Integration in andere Systeme stehen vielseitige, offene Anwendungsprogrammierschnittstellen (Application Programming Interfaces, APIs) zur Verfügung. Die Kapazität für 50 Millionen Dokumente pro Index ermöglicht die Skalierbarkeit auf Unternehmensebene. 1 Zur Erweiterung der Suchfunktionen können die Abfrage- und Ergebnisoberflächen angepasst werden, und das Crawlen und Indizieren von Inhaltsquellen erfolgt über Protokollhandler, IFilter und den Geschäftsdatenkatalog. 1 Die Anzahl der Dokumente ist technisch unbegrenzt. Die empfohlene Höchstzahl liegt jedoch in Abhängigkeit von der Hardware bei 50 Millionen Dokumenten in einem einzelnen Index. Größere Bereitstellungen können entsprechend den geschäftlichen Anforderungen angepasst werden.

4 Erschließung unstrukturierter und strukturierter Informationen Auffinden von Informationen in unstrukturierten Repositorys Obwohl die meisten Benutzer problemlos auf unstrukturierte Datenrepositorys zugreifen können, kann es schwierig sein, die gewünschten Informationen zu finden. Die Microsoft-Lösung für die unternehmensweite Suche bietet standardmäßig Unterstützung für Dateifreigaben, Websites, SharePoint- Websites, öffentliche Ordner in Microsoft Exchange Server und Lotus Notes- Datenbanken. Da die Algorithmen auf die Suche in Unternehmen abgestimmt sind, werden äußerst relevante Ergebnisse erzielt. Darüber hinaus deckt diese Unternehmenslösung mit einheitlichen Suchtechnologien für Windows- Desktopsuche, Office SharePoint Server 2007 und Microsoft SQL Server zusätzliche Dateitypen und Dokumentrepositorys ab. Dabei werden IFilter für Dateitypen und Protokollhandler für Repositorys verwendet. Einsatz der Suchfunktion als Schnittstelle zu Branchensystemen Informationen in Branchensystemen sind häufig nur schwer zugänglich. Office SharePoint Server 2007 stellt diese komplexen Daten ungeübten und erfahrenen Benutzern über den Geschäftsdatenkatalog zur Verfügung. Dieser bildet eine Pipeline zwischen einem Back-End-System wie SAP und SharePoint Server 2007, wobei die zugehörigen Daten einen vorrangigen Status erhalten und auf vielfältige Weise über dynamische Listen, Abfragen usw. bereitgestellt werden. Sie können Inhaltsquellen hinzufügen, damit der Geschäftsdatenkatalog strukturierte Daten aus beliebigen ADO.NET- oder Webdienstquellen in den Suchvorgang einbezieht. Die Microsoft-Lösung für die unternehmensweite Suche ist standardmäßig auf SAP und Siebel abgestimmt. Zudem können Sie durch Angabe von Parametern in einer XML- Datei eine benutzerdefinierte Integration in andere Branchensysteme und - datenbanken erreichen. Darüber hinaus können die Benutzer die Ergebnisse mit Hilfe von Geschäftsdatenaktionen verwerten. Optimierung der Ergebnisse und Speicherung wichtiger Abfragen Office SharePoint Server 2007 ermöglicht es Ihnen, die Ergebnisse mit der Stichwort- Abfragesyntax zu optimieren, die Ergebnislisten anhand relevanter Attribute zu filtern und zu sortieren, wichtige Abfragen zu speichern und RSS-Feeds oder - Benachrichtigungen zu abonnieren. Suche nach Personen und Fachkenntnissen Erstellung umfassender persönlicher Profile Sie können die Attribute persönlicher Profile anpassen, Profilinformationen manuell aktualisieren sowie Profile automatisch mit Hilfe von Active Directory und LDAP-Verzeichnissen oder Branchensystemen auffüllen. Bei der Aktualisierung der Informationen in Ihren Verzeichnissen und Branchensystemen werden die Profile dynamisch aktualisiert und die Änderungen vom Suchmodul indiziert. Dadurch wird gewährleistet, dass Benutzern, die nach bestimmten Personen und Experten im Unternehmen suchen, stets die neuesten Informationen zur Verfügung stehen. Veröffentlichung persönlicher Profile über die SharePoint-Funktion Meine Website Sie können auch die Funktion Meine Website von Office SharePoint Server 2007 zur Erweiterung der Möglichkeiten für die Suche nach Personen in Ihrem Unternehmen nutzen. Meine Website ist ein persönlicher Bereich für das Verwalten und Speichern von Dokumenten sowie für das Bereitstellen von Informationen über Qualifikationen, Fähigkeiten und Interessen, die für andere Mitarbeiter nützlich sein können. Je mehr Informationen die Benutzer über ihre Projekte, Aufgaben und Fachgebiete austauschen, desto relevanter und zielgerichteter wird die Suche nach Personen. So könnten Sie beispielsweise mit Hilfe der Informationen im Bereich Meine Website anhand von Stichwörtern, die Fähigkeiten, Erfahrungen, Konzepte oder auch den geografischen Standort beschreiben, nach einem Mitarbeiter suchen. Alternativ könnten Sie durch Angabe einer Sprache nach jemandem suchen, der diese fließend spricht. Gleichermaßen haben Sie die Möglichkeit, nach einem Mitarbeiter auf der Basis seiner Rolle oder seines Produktwissens zu suchen oder anhand des Namens eines vorhandenen Projektteams oder einer Kostenstelle.

5 Ermittlung der richtigen Ansprechpartner Die Möglichkeiten zur Suche nach Personen und ihren Fähigkeiten wurden in Office SharePoint Server 2007 wesentlich erweitert. Die Ergebnisse lassen sich mit nur einem Mausklick auf verschiedene Eigenschaften optimieren. Die Benutzer können beispielsweise mit Hilfe des Menüs Suche einschränken die Ergebnisse auf eine bestimmte Abteilung oder Position beschränken. Sie können die Ergebnisse auch nach Relevanz oder sozialer Distanz sortieren. Dank der optimalen Abstimmung auf Anwendungen zur Echtzeitkommunikation (Microsoft Office Live Communications Server 2005 und Office Communicator 2005) können mit Hilfe von Sofortnachrichten, , Voic und Besprechungsplanern umgehend geschäftliche Maßnahmen auf der Basis der Suchergebnisse eingeleitet werden. Eine Lösung, auf die Sie bauen können Die Suchfunktion entwickelt sich in vielerlei Hinsicht zur neuen Schnittstelle zu Informationen. Microsoft hat sich der Bereitstellung einer Plattform für die unternehmensweite Suche verschrieben, die sowohl die Anforderungen ihrer Benutzer als auch der Mitarbeiter erfüllt, die für ihre Verwaltung und Sicherheit verantwortlich sind. Unsere Suchlösungen sind bereits heute überzeugend, aber wir stehen dennoch erst am Anfang. Bei unserer Vision für die Zukunft der unternehmensweiten Suche stehen die Benutzer im Mittelpunkt. Die Vision baut auf den Stärken von Schlüsseltechnologien wie Microsoft Windows und Microsoft Office SharePoint Server auf und zielt auf die Bereitstellung einer Plattform ab, die den Mitarbeitern nicht nur das Auffinden der benötigten Informationen erleichtert, sondern ihnen auch die sinnvolle Nutzung der Suchergebnisse ermöglicht. Unser Ziel besteht darin, auch in Zukunft Innovationen bereitzustellen, die die Benutzer unterstützen und ihre Produktivität steigern. Im Endeffekt geht es bei der unternehmensweiten Suche nicht um das bloße Auffinden von Informationen, sondern um echte Menschen und ihre Probleme sowie um die Tools, die ihnen bei der Arbeit helfen. Gefragt sind Lösungen, bei denen die von den Benutzern erwarteten Funktionen über eine Plattform bereitgestellt werden, die auf die Herausforderungen einer Unternehmensumgebung zugeschnitten ist. Dann stehen bei der unternehmensweiten Suche die wertvollsten Ressourcen in Ihrem Unternehmen im Mittelpunkt Ihre Mitarbeiter. Weitere Informationen zur Microsoft-Lösung für die unternehmensweite Suche finden Sie unter (in Englisch). Aktuelle Neuigkeiten für Entwickler und weitere Informationen zu dem umfassenden Angebot an Ressourcen für Entwickler wie Supportprogramme, Veranstaltungen, Schulungen und die MSDN-Onlinebibliothek finden Sie auf der MSDN Online-Website unter Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Dieses Datenblatt dient nur zu Informationszwecken. MICROSOFT SCHLIESST FÜR DIESE ZUSAMMENFASSUNG JEGLICHE GEWÄHRLEISTUNG AUS, SEI SIE AUSDRÜCKLICH ODER KONKLUDENT. Die in den Beispielen verwendeten Firmen, Organisationen, Produkte, Domänennamen, -Adressen, Logos, Personen, Orte und Ereignisse sind frei erfunden. Jede Ähnlichkeit mit bestehenden Firmen, Organisationen, Produkten, Domänennamen, - Adressen, Logos, Personen, Orten oder Ereignissen ist rein zufällig. Microsoft, Exchange Server Public Folders, Microsoft Office, Microsoft Office SharePoint Server 2007, Microsoft Outlook 2007, Microsoft Windows, Microsoft Windows-Suche, Microsoft SQL Server, Windows-Desktopsuche und Windows Vista sind entweder eingetragene Marken oder Marken der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Die in diesem Dokument aufgeführten Namen bestehender Unternehmen und Produkte sind möglicherweise Marken der jeweiligen Rechteinhaber.