CRM SharePoint Schnittstelle. Benutzerhandbuch. Dokumentenversionen , 6.0.1, 7.0.1

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1 CRM SharePoint Schnittstelle Benutzerhandbuch Dokumentenversionen , 6.0.1, 7.0.1

2 Inhalt 1. Vorwort Funktionsbeschreibung Die Menüleiste in der CRM SharePoint Schnittstelle Der Button Neu Der Button Hochladen Der Button Herunterladen Der Button Löschen X Weitere Aktionen Menü Die Funktion Umbenennen Der Button SharePoint öffnen Der Button Öffnen im Windows-Explorer Der Button Versionsübersicht Der Button Verknüpfung kopieren Der Button Verknüpfung senden Der Button Parameter anzeigen Der Button Protokoll anzeigen Der Button Dokumenteneigenschaften anzeigen Kontext Menü im Dokumentenbereich Der Button Öffnen Der Button Neu Der Button Umbenennen Der Button Löschen Der Button Verknüpfung kopieren Der Button Verknüpfung senden Der Button Versionsübersicht Der Button Aktualisieren Kontext Menü in der Baumstruktur Button Neu Button Umbenennen Button Löschen Dokumentensuche Suchleiste Suchfilter Suchergebnis Suche abschließen Versionsübersicht Allgemeine Beschreibung Funktionsweise Versionsübersichtsfenster Drag & Drop Funktion Konfigurationshandbuch der CRM SharePoint-Schnittstelle Version 5.4.9; Stand Seite 2 von 14

3 1. Vorwort Vielen Dank, dass Sie sich für unsere CRM SharePoint Schnittstelle entschieden haben. Die CRM SharePoint Schnittstelle bietet die Möglichkeit, Dokumente zentral aus dem Microsoft Dynamics CRM heraus zu verwalten und zu bearbeiten. Alle SharePoint Funktionalitäten sind in der CRM SharePoint Schnittstelle nutzbar. Somit ist es nicht mehr notwendig im SharePoint Server selbst zu arbeiten, sondern über die gewohnte Oberfläche von Microsoft Dynamics CRM. Bei der CRM SharePoint Schnittstelle handelt es sich um ein Addon für Microsoft Dynamics CRM 2011, CRM 2013 und CRM Auf den folgenden Seiten finden Sie eine ausführliche Benutzeranleitung. Konfigurationshandbuch der CRM SharePoint-Schnittstelle Version 5.4.9; Stand Seite 3 von 14

4 2. Funktionsbeschreibung Beim ersten Öffnen der CRM SharePoint-Schnittstelle unter z. B. einer Firma, wird das Wurzelverzeichnis angelegt. Dieser Vorgang kann einige Sekunden dauern. Im Anschluss daran öffnet sich die Ansicht der SharePoint 2.1. Die Menüleiste in der CRM SharePoint Schnittstelle Der Button Neu Im SharePoint Server können unterschiedliche Inhaltstypen für jede Webseite hinterlegt werden. Diese Inhaltstypen werden beim Betätigen des Buttons Neu geladen und als Liste angezeigt. Mit dem Eintrag Neu in der Auswahlliste kann ein neuer Ordner erzeugt werden. Das nächste Bild zeigt solch eine Liste mit Word Dokumenten: Konfigurationshandbuch der CRM SharePoint-Schnittstelle Version 5.4.9; Stand Seite 4 von 14

5 Der Button Hochladen Mittels dieser Funktion können ein oder mehrere Dokumente in den jeweiligen geöffneten Datensatz hochladen werden. Beim Betätigen des Buttons Hochladen öffnet sich das Explorer Fenster. Über dieses Fenster können von einem beliebigen Ort auf dem Rechner oder im Netzwerk Dateien zum Export auswählt werden. Sind mehrere Dokumente ausgewählt, werden die ausgewählten Dokumente über den Button Öffnen in den geöffneten Datensatz im SharePoint gespeichert Der Button Herunterladen Mittels dieser Funktion können ein oder mehrere ausgewählte Dokumente herunterladen und zum Beispiel auf dem Desktop gespeichert werden Der Button Löschen X Über diesen Button ist es möglich ein oder mehrere ausgewählte Dokumente oder Ordner zu löschen. Nach dem Löschen wird die Dokumentenübersicht aktualisiert Weitere Aktionen Menü Im folgenden Bild sind alle möglichen Buttons des Menüs weitere Aktionen zu sehen. Einige werden über die globalen Einstellungen in der Konfiguration festgelegt. Konfigurationshandbuch der CRM SharePoint-Schnittstelle Version 5.4.9; Stand Seite 5 von 14

6 Die Funktion Umbenennen Mittels dieser Funktion kann ein Dokument oder ein Ordner umbenannt werden. Nach dem Betätigen des Buttons Umbenennen öffnet sich das Fenster mit der Anzeige des ausgewählten Dokuments. Nach der erfolgten Änderung wird durch das Betätigen des Button OK das Dokument oder der Ordner umbenannt. Nach erfolgreichem Umbenennen wird die Dokumentenübersicht automatisch aktualisiert Der Button SharePoint öffnen Mittels dieser Funktion ist es möglich, den ausgewählten Datensatz direkt im SharePoint Server zu öffnen. Wird diese Funktion in einem Unterordner aufgerufen, so wird dieser Unterordner im SharePoint Server geöffnet. Eine weitere Möglichkeit diese Funktion zu nutzen, ist in der Ergebnisübersicht der Suche. Dabei ist es notwendig ein Suchergebnis zu markieren, um den entsprechenden Ordner, welcher das dann ausgewählte Dokument enthält, zu öffnen Der Button Öffnen im Windows-Explorer Damit kann die ausgewählte Bibliothek als Windows-Explorer-Standardordner geöffnet werden. Damit ist es möglich Dateien mithilfe von Drag & Drop in diese Bibliothek zu ziehen, Ordner zu erstellen, Dateien zu verschieben und zu kopieren und mehrere Dateien gleichzeitig zu löschen. Siehe dazu Punkt im Konfigurations- und Installationshandbuch Konfigurationshandbuch der CRM SharePoint-Schnittstelle Version 5.4.9; Stand Seite 6 von 14

7 Der Button Versionsübersicht Siehe dazu Punkt 2.7. Versionsübersicht Der Button Verknüpfung kopieren Beim Betätigen des Buttons wird die gesamte URL des vorher ausgewählten Dokumentes in die Zwischenablage kopiert Der Button Verknüpfung senden Beim Betätigen des Buttons wird das Standard Programm geöffnet und die gesamte URL des vorher ausgewählten Dokumentes in einer neuen als Text angezeigt Der Button Parameter anzeigen Im nach Betätigen des Buttons öffnet sich ein Fenster, in dem alle Informationen zum ausgewählten Datensatz angezeigt werden können. Es handelt sich dabei um folgende Informationen: SPI_Version: SharePointurl: SiteCollection: SharePointSprache: SharePointVersion: CrmVersion: OrganizationsName: OrganizationsFriendlyName: OrganizationsGUID: EntityName: ObjektID: Sprache: DatensatzName: Protocol: ZeitMessung: Pfad zu Bildern: Der Button Protokoll anzeigen Solange diese Einstellung mittels der Konfigurations XML nicht explizit ausgeschaltet wurde, können durch das Auslösen dieser Funktion alle in der Schnittstelle protokollierten Informationen angezeigt werden. Diese Informationen geben Aufschluss darüber, mit welchen Standardeinstellungen die Schnittstelle konfiguriert ist Der Button Dokumenteneigenschaften anzeigen Dieser Button wird über die globalen Einstellungen in der Konfiguration eingestellt. Siehe dazu Punkt im Installations- und Konfigurationshandbuch. Konfigurationshandbuch der CRM SharePoint-Schnittstelle Version 5.4.9; Stand Seite 7 von 14

8 2.3. Kontext Menü im Dokumentenbereich Das Kontex-Menü wird durch Markierung des Datensatz und Drücken der rechten Maustaste geöffnet Der Button Öffnen Beim Betätigen dieses Buttons wird die zuvor ausgewählte Datei in der jeweiligen Software (z.b. eine Word Datei wird in MS Office) geöffnet Der Button Neu Beim Betätigen des Buttons Neu erscheint folgendes Fenster: Hier kann der Name des neuen Ordners eingetragen werden. Durch das Betätigen des Buttons OK wird der neue Ordner angelegt. Konfigurationshandbuch der CRM SharePoint-Schnittstelle Version 5.4.9; Stand Seite 8 von 14

9 Der Button Umbenennen Siehe Punkt Der Button Umbenennen Der Button Löschen Siehe Punkt Der Button Löschen Der Button Verknüpfung kopieren Siehe Punkt Der Button Verknüpfung kopieren Der Button Verknüpfung senden Siehe Punkt Der Button Verknüpfung senden Der Button Versionsübersicht Siehe Punkt 2.7 Versionsübersicht Der Button Aktualisieren Beim Betätigen des Buttons wird die Dokumentenübersicht aktualisiert. Die Aktualisierung in der Dokumentenübersicht kann auch durch Drücken des Aktualisierungsbuttons in der Hauptleiste erfolgen Kontext Menü in der Baumstruktur Das Kontextmenü in der Baumstruktur wird durch Klick mit der rechten Maustaste im Hauptordner in der Baumstruktur geöffnet. Dies erfolgt nur bei Haupt- und Unterordnern, nicht bei einer referenzierten Entitäten (z. B. Angeboten, Aufträgen etc.). Konfigurationshandbuch der CRM SharePoint-Schnittstelle Version 5.4.9; Stand Seite 9 von 14

10 Button Neu Siehe Punkt Neu Button Umbenennen Siehe Punkt Der Button Umbenennen Diese Funktion ist jedoch auf das Umbenennen der Unterordner beschränkt. Der Hauptordner kann nicht umbenannt werden Button Löschen Siehe Punkt Der Button Löschen 2.5. Dokumentensuche Ab der Version steht eine erweiterte Dokumentensuche über die CRM SharePoint Schnittstelle zur Verfügung. Mit dieser kann im Gegensatz zur Standard Sharepoint - Suche mithilfe eines Suchfilters über alles, oder nur über die aktuelle Entität oder den aktuellen Datensatz gesucht werden Suchleiste Die Suchleiste befindet sich über der Aktionszeile Konfigurationshandbuch der CRM SharePoint-Schnittstelle Version 5.4.9; Stand Seite 10 von 14

11 Suchfilter Auf der linken Seite befindet sich der Suchfilter. Über eine Pickliste können hier die verschiedenen Suchfilter ausgewählt werden. Suche über alles Mit der Auswahl Suche über alles erfolgt die Suche über alle Dokumente des gesamten SharePoint Servers. Die gefundenen Ergebnisse werden im Anzeigefeld entsprechend angezeigt. Die Auswahl Suche über alles sollte man nur dann benutzen, wenn nach ganz spezifischen Schlagwörtern gesucht wird. Sollte man z. B. über diese Auswahl mit dem Schlagwort Angebot eine Suche starten, muss man mit einer Flut von Ergebnissen rechnen, die nicht mehr aussagekräftig ist. Suche über Datensatz Mit der Sucheinstellung Suche über Datensatz werden nur die Daten ermittelt, die unmittelbar unter diesem Datensatz abgelegt worden sind. Um hier das gewünschte Suchergebnis zu erhalten, ist das Wissen um den Datensatz erforderlich, unter welchem das Dokument abgelegt worden ist. Suche über Entität Ist der Filter auf Suche über Entität gesetzt, erfolgt die Suche über alle Datensätze der ausgewählten Entität. Befindet man sich z. B. auf einem Firmendatensatz erfolgt die Suche über alle Firmendatensätze des CRM- Systems. Die Ergebnisse werden entsprechend im Anzeigefeld aufgelistet Suchergebnis Nach dem eintragen des Suchbegriffes wird mittels betätigen der Taste Enter oder mit dem Mausklick auf das Lupensymbol die Suche gestartet. Nach dem die Suche beendet ist, werden alle Dokumente in der Dokumentenübersicht angezeigt. In dieser Übersicht stehen alle Funktionen beim Aufruf des Kontextmenüs beim Betätigen der rechten Maustaste und des Menüs weitere Funktionen zur Verfügung Suche abschließen Das Fenster mit den gefundenen Dokumenten und Ordnern wird über das X in der rechten Ecke wieder geschlossen. Konfigurationshandbuch der CRM SharePoint-Schnittstelle Version 5.4.9; Stand Seite 11 von 14

12 2.6. Versionsübersicht Allgemeine Beschreibung Damit diese Funktion nutzbar ist, ist es nötig, dass die Versionierung im SharePoint Server konfiguriert wurde. Mit dieser Funktion ist es möglich ältere Versionen eines Dokumentes abzurufen und gegebenenfalls diese nochmalig zu ändern Funktionsweise Wird ein vorhandenes Dokument hochladen und überschreiben, wird im SharePoint Server eine neue Version des Dokumentes angelegt. In der Dokumentenansicht der CRM SharePoint Schnittstelle wird danach stets die aktuellste Version des Dokumentes angezeigt. Über den Button Versionsübersicht ist nach Auswahl eines Dokumentes (Markierung mit der Maustaste) das Anzeigen aller erstellten Versionen des Dokumentes möglich. Der Aufruf Versionsübersicht ist über das Menü weitere Aktionen oder über das Kontextmenü beim Betätigen der rechten Maustaste möglich Konfigurationshandbuch der CRM SharePoint-Schnittstelle Version 5.4.9; Stand Seite 12 von 14

13 Versionsübersichtsfenster Nach dem Betätigen des Buttons Versionsübersicht öffnet sich folgendes Fenster: In diesem Fenster sind alle zum ausgewählten Dokument zur Verfügung stehenden unterschiedlichen Versionen sichtbar. Jede Dokumentenversion kann über einen Doppelklick auf das Dokument oder über den Button Öffnen erneut geöffnet und bearbeitet werden. Über das X in der rechten oberen Ecke oder über den Button Beenden kann das Fenster geschlossen werden und in die Dokumentenübersicht zurück gegangen werden Drag & Drop Funktion Eine weitere Möglichkeit Dateien hochzuladen, besteht darin eine Datei per Drag & Drop (mit der Maus über die Schnittstelle ziehen und dann die Maustaste los lassen) in die CRM SharePoint Schnittstelle einzufügen. Ebenso ist es möglich auf diese Art, mehrere markierte Dateien gleichzeitig auf den SharePoint Server hochzuladen. Konfigurationshandbuch der CRM SharePoint-Schnittstelle Version 5.4.9; Stand Seite 13 von 14

14 Sollten Sie weitere Fragen zur Arbeit mit der CRM SharePoint Schnittstelle haben oder einen weiterführenden Support benötigen, so zögern Sie bitte nicht uns zu kontaktieren. Wurzener Straße Dahlen / Sa. Tel.: +49 (34361) Fax: +49 (34361) Mail: Web: Informationen zum Angebots-Konfigurator für Microsoft Dynamics CRM: Vorstand: Andreas Donaubauer Aufsichtsratsvorsitzende: Andrea Striegler Amtsgericht Leipzig HRB Ust.-ID: DE Konfigurationshandbuch der CRM SharePoint-Schnittstelle Version 5.4.9; Stand Seite 14 von 14

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