Kurzanleitung Lohnprogramm

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1 Kurzanleitung Lohnprogramm

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3 Ein Einblick in die praktische Lohnverarbeitung

4 Allgemeines Über diese Anleitung Diese Kurzanleitung gibt Ihnen einen Einblick in unser Lohnprogramm auf Zugang & Anmeldung Demosystem: User-ID: Password: T0 T0 Für Französisch, klicken Sie diese Option an: Hinweise Datenschutz Das Demosystem ist nicht verschlüsselt. Erfassen Sie bitte keine realen Daten von natürlichen Personen. Wählen Sie «AHV-Nummer unbekannt» und bei «Neuer AHV-Ausweis vorhanden?» «Nein». Formulierungen In diesem Dokument wird zur Vereinfachung die männliche Form verwendet. Selbstverständlich ist die weibliche Form immer mit eingeschlossen. Generelle Navigation & Vorgehensweise Die Navigation erfolgt über zwei Ebenen im Menü. Wählen Sie das Hauptregister, anschliessend das Unterregister. 2

5 Der einfache Weg zur Lohnverarbeitung Phase A Phase C Phase B Phase A Stammdaten: Während des Monats/vor der Lohnverarbeitung Erfassung Personal- und Lohnstammdaten bei erstmaligem Gebrauch und Erfassung Stammdaten von Neueintritten Beim Start mit erhalten Sie eine Schulung für das Programm. Sie erfassen die Stammdaten Ihrer Mitarbeitenden. Zu den Stammdaten gehören die Personalien und die jeden Monat wiederkehrenden Lohndaten. Phase B Lohndaten: Unmittelbar vor der Lohnverarbeitung Am Monatsende: Erfassung der Austritte und variablen Daten Ende Monat erfassen Sie die variablen Lohndaten, wie Anzahl Stunden und Verpflegungen beim Stundenlöhner, Spesen und weitere variable Lohnbestandteile. Auch Austritte im aktuellen Monat werden spätestens zu diesem Zeitpunkt erfasst. Phase C Lohnverarbeitung Lohnlauf & Berichtwesen/Monatsabschluss Sie führen den Lohnlauf durch und bestellen die gewünschten Berichte. Nach Prüfung der Berichte wird, wenn gewünscht, das DTA- oder EZAG-File für die Zahlung erstellt. Der Monat wird unwiderruflich abgeschlossen und die Lohndaten an GastroSocial übermittelt. 3

6 Erfassung Mitarbeiter Phase A Stammdaten Phase A Unter «Mitarbeitende» > «Personalien» sind auf der linken Seite der Maske die registrierten Mitarbeitenden aufgelistet. Die Symbole links aktualisieren die Ansicht (aktive, inaktive, provisorische oder alle Mitarbeitende) oder wechseln ins Register «Berichte». Hinweis: Erscheint die Meldung «Es ist nicht möglich während einem Lohnlauf Änderungen vorzunehmen!», finden Sie auf Seite 14 das weitere Vorgehen. Erfassung Mitarbeitende Wählen Sie im Hauptregister «Mitarbeitende» und im Unterregister «Neuerfassung». Führen Sie den Prozess (10 Schritte) immer zu Ende. Wichtig: Es müssen alle Pflichtfelder ausgefüllt sein. Informationen zu den Masken: Maske 1/10 Mitarbeiter: Adressdaten gemäss Felder erfassen. (Datenschutz: «AHV-Nr. unbekannt» wählen und «Neuer AHV- Ausweis vorhanden?» die Option «Nein» anklicken) Maske 2/10 Zusatz: Fakultative Angaben Maske 3/10 Vertrag: Wahl der betrieblichen Sollarbeitszeit und Anstellungsart. Eingabe Arbeitspensum. 4

7 Erfassung Mitarbeiter Phase A Maske 4/10 Anstellung: Im Feld «Eintrittsdatum» geben Sie das Datum ein, ab welchem der Lohn abgerechnet wird (aktueller oder zukünftiger Monat). Bei «Eintritt effektiv» geben Sie das effektive Eintrittsdatum ein. Probezeit zur Berechnung des 13. Monatslohns festlegen. Maske 5/10 Vertragscodes: Basisangaben zu den Vertragsbedingungen (diverse Versicherungen, L-GAV-Abzug, Auszahlung 13. Monatslohn etc.) für einzelne Mitarbeitende. Mittels dem Symbol Button: können neue Vertragscodes erfasst werden. Ändern Sie die Werte mit dem Maske 6/10 Lohn: Die Lohndaten zeigen die erfassten Lohnarten an. 5

8 Erfassung Mitarbeiter Phase A Lohnarten wichtige Funktionen: Neue variable (einmalige) Lohnart hinzufügen. Planlohn: Wiederkehrende Lohnart das Ein- und Ausschalten der Planlohnarten erfolgt ausschliesslich via Register «Vertragscode». Variable Lohnart: Lohnart gilt nur für den aktuellen Lohnlauf und wird für einmalige Zulagen, Abzüge oder für Korrekturen benutzt. Plan- und variable Lohnarten können auch kombiniert werden: Stundenlohn als Planlohnart erfassen: Ansatz Stundenlohn als variable Lohnart erfassen: Menge Maske 7/10 Überweisungsdaten: Eingaben gemäss Felder Maske 8/10 Kinder: «neues Kind» wählen, um Familienzulagen zu erfassen. Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht eingeben und speichern. Maske 9/10 Lohnausweis: Ergänzende Angaben (falls notwendig) Maske 10/10 Quellensteuer: Um die Quellensteuer zu aktivieren, klicken Sie bei «Quellensteuer abrechnen» auf «ja» und «ändern». Klicken Sie bei «Quellensteuertarif» auf das Lupen-Symbol. Tarif wählen und mit «speichern» bestätigen. Abschluss: Klicken Sie auf «abschliessen». Der Mitarbeitende ist erfasst. 6

9 Lohnlauf vorbereiten Phase B Lohndaten Phase B 1. Lohndaten anpassen Ausgangslage: Alle Mitarbeitende, Monatslöhne und Stundenlohn-Ansätze sind erfasst. Variable Lohndaten wie Anzahl Stunden, Spesenbelege usw. sind vorhanden. 1.1 Erfassung über Hauptregister «Mitarbeitende» > Unterregister «Lohndaten» Erfassen Sie mit die variablen Lohndaten. Dieses Verfahren ist für Betriebe geeignet, welche vorwiegend Personal im Monatslohn beschäftigen. Anschliessend fahren Sie mit dem Lohnlauf weiter, siehe Phase C auf Seite 9. Provisorische Ansicht der Lohnabrechnung: Berechnen: Diese Funktion berechnet den aktuellen Lohn zur Ansicht. Hinweis: Auswertungen pro Mitarbeitende können hier direkt bestellt werden. Sie finden diese danach unter «Listen/Auswertungen» > «Printing». 7

10 Lohnlauf vorbereiten Phase B 1.2 Option: Eingabe über Vorerfassung Unter «Lohn» > «Vorerfassung» finden Sie eine alternative Eingabeart für die einfache Erfassung der variablen Lohnarten. Dieses Verfahren eignet sich für Beriebe mit mehrheitlich Stundenlöhnern. Klicken Sie ins Feld «Mitarbeiter» und geben Sie den Namen ein. Die treffende Auswahl wird angezeigt. Erfassen Sie die entsprechenden variablen Lohnarten. Zum Beispiel bei Stundenlöhnern geben Sie hier die Anzahl Stunden ein. Ansicht nach Erfassung: Werte können auch geändert und mit «Update» aktualisiert oder mit dem Papierkorb-Symbol gelöscht werden. 2. Austritte erfassen Stellen Sie sicher, dass die Austritte, welche im aktuellen Monat erfolgen, noch vor dem Start des Lohnlaufs erfasst wurden. Erfassen Sie im Register «Mitarbeitende», Unterregister «Ein-/Austritt» das Austrittsdatum gemäss Kündigungsdatum. Ergänzen Sie den Kündigungsgrund und klicken Sie auf «speichern». Allfällige Ferien-/Feiertag- oder Ruhetagabgeltungen können im Register «Mitarbeitende» > Unterregister «Lohndaten» erfasst werden. 8

11 Lohnlauf durchführen Phase C Lohnverarbeitung Phase C 1. Lohnlauf Übersicht Schritt 1/6: Abrechnung starten Schritt 2/6: Schritt 3/6: Auswahl der Berichte mittels Pfeiltaste, Berichte auf der rechten Seite werden erstellt. Aufbereitung (bitte warten bis der Status «Buchen abgeschlossen» angezeigt wird) Prüfen Sie die erstellten Abrechnungen und Auswertungen. Wenn Korrekturen notwendig: Wählen Sie «Nein Abrechnung zurück», ändern Sie die Daten und starten Sie den Lohnlauf nochmals neu (Schritt 1). Wenn Abrechnungen korrekt: Fahren Sie mit Schritt 4 weiter. Schritt 4/6: Schritt 5/6: Schritt 6/6: Erstellen der DTA- oder EZAG-Datei Wechsel in die neue Periode Abschluss der Periode 1.1 Abrechnung starten (Schritt 1/6) Klicken Sie auf «Lohn» > Unterregister «Lohnlauf» und danach «Abrechnung starten». 9

12 Lohnlauf durchführen Phase C 1.2 Auswahl der Berichte (Schritt 2/6) Wählen Sie mit den Pfeilen die gewünschten Berichte. Nur die Berichte auf der rechten Seite werden erstellt. Beachten Sie, dass Quellensteuerabrechnungen in den meisten Kantonen Ende Quartal erstellt werden müssen. Andernfalls erscheint die Liste leer. 1.3 Berechnung der Lohndaten und Abrechnungen prüfen (Schritt 3/6) Warten Sie nun bis der Status «Buchen abgeschlossen» erscheint. 10

13 Lohnlauf durchführen Phase C Wichtig: Prüfen Sie die Berichte, bevor Sie weiterfahren. Abrechnung prüfen: Klicken Sie unten auf das PDF-Symbol, um die entsprechenden Berichte anzuzeigen. Falls Änderungen notwendig sind, klicken Sie auf «NEIN Abrechnung zurück». Sie gelangen wieder zum Ausgangspunkt 1.1 «Lohnlauf starten» zurück. Die mit dem Lohnlauf erstellten Berichte werden in diesem Fall gelöscht. Falls alles korrekt ist, fahren Sie fort mit «JA, Abrechnung korrekt weiter». 11

14 Lohnlauf durchführen Phase C 1.4 Auszahlung und Abschluss Mit dem Disketten-Symbol speichern Sie das DTA- resp. EZAG-File. Fahren Sie anschliessend weiter mit dem Button «Periode abschliessen». Hinweis: Das DTA- resp. EZAG-File kann im Internet Explorer blockiert werden. Klicken Sie mit der Maus auf den gelben Balken und wählen Sie «Datei herunterladen». Erscheint eine leere Seite, klicken Sie auf «Lohnlauf». Sie können den Monat abschliessen. 12

15 Lohnlauf durchführen Phase C 1.5 Wechsel der Periode (Schritt 5/6) Klicken Sie auf «weiter». 1.6 Bestätigen des Abschlusses der Periode (Schritt 6/6) Bestätigen Sie den definitiven Abschluss des Monats mit «Ja». Der Lohnlauf ist nun abgeschlossen. Sie erhalten die entsprechende Meldung: 13

16 Technische Hinweise Mögliche Programm-Meldung Personendaten können nicht mutiert werden Der Lohnlauf wurde bereits gestartet. Es erscheint folgende Meldung: Im Menü «Lohn» > «Lohnlauf» mit der Funktion «Abrechnung zurück» gelangen Sie zum Startpunkt der Lohnverarbeitung zurück. Browsergeschwindigkeit erhöhen oder bei Verbindungsproblemen Cache im Webbrowser löschen Löschen der Cachedaten des Webbrowsers: Internet Explorer: Menü «Extras» > «Internetoptionen» > «Browserverlauf» > «Löschen» «Browserverlauf beim Beenden löschen» wählen. Bei den Löschoptionen alle Optionen bis und mit «Formulardaten» auswählen. Firefox: Menü «Extras» > «Einstellungen». Wählen Sie den Bereich «Erweitert» und im Untermenü «Netzwerk». Danach «Jetzt leeren» auswählen. Tipp: Stellen Sie im Register «Datenschutz» im Fenster Chronik auf «niemals anlegen». 14

17 Lohnprogramm auf Lohnbuchhaltung Effizient, anwenderfreundlich und ohne Papierkrieg das Lohnprogramm auf Was kann das Lohnprogramm? Das Lohnprogramm bietet Ihnen die komplette Lohnbuchhaltung und viele automatische Funktionen, welche Ihnen die monatlichen Lohnabrechnungen gemäss L-GAV erleichtern. Zudem sparen Sie mit den Schnittstellen zur GastroSocial Ausgleichs- und Pensionskasse viel Zeit in der Administration. Wie funktioniert der Zugang zum Lohnprogramm? Der Zugang zum Lohnprogramm erfolgt via Internet mittels SMS-Login über das Portal Dadurch erübrigt sich die Programminstallation auf Ihrem Computer. Mit dieser webbasierten Lösung sind Sie flexibel und unabhängig. Wie sicher sind die Daten in übermittelt die Daten verschlüsselt. Der Sicherheitsstandard entspricht demjenigen des E-Bankings. Demoversion: User-ID: T0 Password: T0 Haben wir Ihr Interesse geweckt? Besuchen Sie unsere Website Im Register unter «Lohnprogramm» finden Sie weitere Informationen sowie die Anmeldeunterlagen. 15

18 Was kostet das Lohnprogramm? Preise bis Anzahl Lohnbuchhaltungen CHF * 1 Betrieb Betriebe Betriebe Betriebe Betriebe 900. ab 10 Betrieben auf Anfrage * Kalenderjahr/Preise exkl. MWST Im Preis inbegriffen: Installation Schulung inkl. Handbuch 1 User Support Nutzungsgebühren bis Zusatzkosten: Weitere User Hinweis: Ab gelten untenstehende Nutzungsgebühren. Preise ab Grundpaket CHF ** Installation 260. Schulung inkl. Handbuch 1 User Nutzungsgebühren nach Anzahl Lohnabrechnungen Tarif pro Monat in CHF ** ab ** Preise exkl. MWST Mehrere Betriebe: Preise auf Anfrage Im Preis inbegriffen: Support Zusatzkosten: Weitere User inkl. Schulung auf Anfrage 16

19 GastroSocial Team Postfach 5001 Aarau Support: T F Impressum Inhalt und Layout: Fotografie: GastroSocial, Aarau Riechsteiner Fotografie, Micha Riechsteiner, Worb 07/2015, GastroSocial, 5001 Aarau

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