Anleitung für die Abrechnung von Kurzarbeitsprojekten Version 2.150

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1 Anleitung für die Abrechnung von Kurzarbeitsprojekten Version Allgemeines Anleitung Projektdatei im Excel-Format (Excel Version 2003 oder höher) Systemvoraussetzungen Steuerung Projektdatei Projektdaten erfassen Projektdaten ändern Projekt verlängern CSV-Import in Projektdatei Pauschalsätze MA-Stammdaten erfassen/ändern Abrechnung erstellen/bearbeiten Abrechnung löschen Abrechnungsblatt exportieren Abrechnungsvorlage im Excel-Format (Excel Versionen vor 2003) Anleitung CSV-Vorlage Übermittlung als CSV-Datei Übermittlung als Excel-Abrechnungsblatt KUA Anleitung 05/2014 Seite 1

2 1. Allgemeines Im Rahmen der Abrechnung der von Kurzarbeit betroffenen Personen werden auf Grundlage der Stammdaten (mtl. Bruttoentgelt inkl. 1/6 Sonderzahlung vor Kurzarbeit, Anzahl Kinder, gesetzliche / kollektivvertragliche wöchentliche Normalarbeitszeit, Teilzeitbeschäftigung) die gebührenden Pauschalsätze pro Ausfallstunde ermittelt und entsprechend den variablen Werten (Ausfallstunden Kurzarbeitsunterstützung bzw. Qualifizierungsunterstützung und Arbeitsverdienst im Abrechnungszeitraum) die Beihilfenteilbeträge für die Kurzarbeitsunterstützung Qualifizierungsunterstützung und für Soziversicherungsbeiträge des Dienstgebers (DG-SV) sowie die Gesamtbeihilfe errechnet. Zur Überprüfung der Fördervoraussetzungen bedarf es ergänzender Informationen (Normalarbeitszeitstunden sowie der geleisteten/bezahlten Arbeitsstunden im Abrechnungszeitraum; vom Unternehmen ausbezahlte Kurzarbeitsunterstützung bzw. Qualifizierungsunterstützung). Der Abrechnungszeitraum entspricht im Regelfall einem Kalendermonat (lediglich der Beginn und/oder das Ende eines Kurzarbeitszeitraumes können untermonatig sein). Für die monatliche Abrechnung von Kurzarbeitsprojekten stehen den Betrieben drei technische Abrechnungsformen zur Verfügung: Projektdatei im Excel-Format (Excel Version 2003 oder höher) siehe Pkt. 2 Abrechnungsvorlage im Excel-Format (Excel Versionen vor 2003) siehe Pkt. 3 Abrechnungsvorlage CSV-Datei siehe Pkt. 4 KUA Anleitung 05/2014 Seite 2

3 2. Anleitung Projektdatei im Excel-Format (Excel Version 2003 oder höher) Grundgedanke der gegenständlichen Projektdatei ist die einmalige Erfassung der von Kurzarbeit betroffenen Personen-Stammdaten mit automatischer Ermittlung der jeweiligen Pauschalsätze pro Ausfallstunde und die monatliche Erstellung/Bearbeitung der Abrechnung. Sollten während des Kurzarbeitszeitraumes Änderungen in den Stammdaten notwendig sein, so wird für die betroffene Person eine zweite Zeile mit dem entsprechenden Gültigkeitsdatum angelegt. Diese Daten werden dann automatisch in das pro Abrechnungsmonat zu erstellende Abrechnungsblatt übernommen, sodass nur mehr die variablen Werte des Abrechnungsmonates erfasst werden müssen Systemvoraussetzungen Grundvoraussetzung für die Verwendung der Projektdatei ist Excel Version 2003 oder höher. Abhängig von den Sicherheitseinstellungen und der verwendeten Excel Version kann eine der folgenden Fehlermeldungen erscheinen: Abbildung 1: Fehlermeldung in Excel 2003 Abbildung 2: Fehlermeldung unter Excel 2010 Um die Funktionalität nutzen zu können muss die geöffnete Datei geschlossen und in Excel entsprechende Einstellungen vorgenommen werden. In Excel 2003 muss unter Extras / Makros / Sicherheit die Makrosicherheit auf Mittel oder Niedrig gesetzt werden. KUA Anleitung 05/2014 Seite 3

4 Abbildung 3: Einstellungen der Makrosicherheit in Excel 2003 In Excel 2010 finden sie die entsprechende Einstellung unter Datei / Optionen / Sicherheitscenter / Einstellungen für das Sicherheitscenter. Hier entweder bei Vertrauenswürdige Speicherorte der Speicherort der Projektdatei als vertrauenswürdig eingestellt werden, oder unter Einstellungen für Makros die Sicherheitsstufe herabgesetzt werden. Die Einstellungen können nach Bearbeitung der Projektdatei zurückgesetzt werden. Bei entsprechend abweichenden Versionen fragen sie ihren Administrator nach den entsprechenden Einstellungen. Die Spracheinstellung muss Deutsch sein! Abbildung 4: Spracheinstellung unter Windows XP Hinweis: Die folgenden Abbildungen zeigen Excel Version 2010 und können sich zu anderen Excel-Versionen entsprechend unterscheiden. KUA Anleitung 05/2014 Seite 4

5 2.2. Steuerung Projektdatei Beim Öffnen der Projektdatei erscheint für erfassende Betriebe folgendes Bildschirmfenster: Abbildung 5: Steuerungsfenster Über die Buttons werden die jeweiligen Funktionen aufgerufen und nachfolgend beschrieben Projektdaten erfassen Diese Funktion wird über den Button Projektdaten erfassen aufgerufen und im Dialog wird die Eingabe der notwendigen Daten ermöglicht. Abbildung 6: Projektdaten erfassen KUA Anleitung 05/2014 Seite 5

6 Pflichtfelder: Projektnummer max. 7stellig Projektbeginn >= Projektende >= Projektbeginn Lt. gesetzlicher Grundlage ist die Gewährung des ergänzenden Teilbetrages DG-SV möglich o Ja mit Erhöhung der Qualifizierungsunterstützung ab dem 1. Monat o Ja mit Erhöhung der Unterstützung ab dem gesetzlichen Monat o Keine Erhöhung der Unterstützung Die Dropdownbox DG-SV möglich steuert je nach der zum Projektbeginn gültige gesetzliche Bestimmung die Erhöhung der Kurzarbeitsbeihilfe um den DG-SV. Wahlfelder: SV-Beitrag ab: Datum des Übertritts in das gesetzlich definierte Monat zur Gewährung des Teilbetrages DG-SV. Achtung: Für die Ermittlung des Teilbetrages DG-Sozialversicherungsbeiträge ist die Eingabe des Datums, an dem gesetzlich definiert eine Gewährung der DG-SV möglich ist, erforderlich. Ist kein Datum eingeben bzw. die Fördervoraussetzung nicht erfüllt, werden je nach Auswahl in der Dropdownbox DG-SV möglich nur die DG-SV-Beiträge für Qualifizierungsstunden ermittelt bzw. keine DG SV Beiträge berücksichtigt. Mit Daten übernehmen werden die neuen Angaben geprüft und bei korrekten Daten übernommen und das Steuerungsfenster aktiv. Diese Daten werden allerdings erst bei der Erstellung einer Abrechnung wirksam. Bei Drücken von Abbrechen werden die vorherigen Werte wieder hergestellt, und das Steuerungsfenster aktiv Projektdaten ändern Diese Funktion dient der Berichtigung eventuell falsch erfasster Projektdaten. Man kommt wieder in die in Pkt. 2.3 beschriebene Eingabemaske Projekt verlängern Im Falle der Verlängerung einer Kurzarbeit kann die bisherige Abrechnungsliste grundsätzlich unter Eingabe der neuen Projektdaten weiterverwendet werden. KUA Anleitung 05/2014 Seite 6

7 Abbildung 7: Projekt verlängern Es ist die neue Projektnummer und der neue Kurzarbeitszeitraum einzugeben Prüfbedingungen: 2.6. Projektnummer <> Projektnummer alt Projektbeginn >= Projektbeginn alt Projektende >= Projektbeginn CSV-Import in Projektdatei Mit dieser Funktion können - als universale Schnittstelle - KUA-Abrechnungsdaten in die Projektdatei importiert werden. Mit einem Dateiauswahldialog wird die zu importierende CSV-Datei ausgewählt und in die Projektdatei importiert. Dabei findet eine Prüfung auf Plausibilität und korrekte Datenformate statt. Die CSV-Datei darf keine Kopfzeilen enthalten (sonst werden diese in die Daten übernommen und es erscheinen Fehlermeldungen!) Vor dem Öffnen des Dateiauswahl- Fensters erfolgt noch eine diesbezügliche Warnung. Abbildung 8: Warnung bei CSV-Import Zudem sind eventuelle Leerzeilen vor bzw. am Ende der Abrechnungszeilen zu löschen. Fehlen Werte bei der Anzahl der Kinder, werden diese automatisch mit 0 aufgefüllt. Fehlende Werte in den übrigen Spalten (z.b. Grundlage Ermittlung DG-SV ; wenn Teilzeit ; ) müssen in der CSV-Datei oder nach dem Importieren in den Stammdaten aufgefüllt werden. Durch Drücken von Abbrechen kann der CSV-Import abgebrochen werden. Bereits importierte Daten werden entfernt. KUA Anleitung 05/2014 Seite 7

8 Im Zuge des Datenimports werden allenfalls bereits vorhandene Stammdaten und Abrechnungsdaten gelöscht. Beim Import werden die Daten auf korrekten Inhalt und Datentyp überprüft, d.h. in numerische Felder dürfen nur Zahlen eingegeben werden; Datum in Datumsspalten; SVNR im gültigem 10- stelligen Format; Geschlecht als ein Zeichen (M, m, W oder w). Für jeden gefundenen Fehler erscheint eine eigene Hinweismeldung. Nach dem Importieren wird das Tabellenblatt MA-Stammdaten aktiviert. Bei fehlerfreiem Import erfolgt die Abfrage, ob nun die Pauschalsätze ermitteln werden sollen. Nach dem Ermitteln der Pauschalsätze folgt die Abfrage, ob auch eine Abrechnung erstellt werden soll. Nach dem Import sind im Tabellenblatt nur die Stammsätze sichtbar. Die importierten Abrechnungsdaten werden erst mit der Funktion Abrechnung erstellen/bearbeiten angezeigt. Diese Abrechnungsdaten bleiben bis zum Löschen des Datensatzes oder neuerlichem Import einer CSV-Datei im Hintergrund erhalten. Nachfolgende Abrechnungsmonate dürfen erst importiert werden, wenn die vorangehenden Abrechnungsmonate administriert wurden (ansonsten würden in verschiedene Abrechnungsmonate die gleichen Abrechnungsdaten übernommen werden) Pauschalsätze Mit dieser Funktion können Pauschalsätze ohne vorherige Erfassung von MitarbeiterInnendaten ermittelt werden. Durch einfache Eingabe von Gehaltsdaten und Arbeitszeiten werden die Pauschalsätze errechnet. Diese Funktion hat rein informativen Charakter und keinen weiteren Einfluss auf die Erstellung von Abrechnungsdaten Abbildung 9: Pauschalsätze ermitteln MA-Stammdaten erfassen/ändern Mit dieser Funktion können (ohne vorhergehenden Datenimport) MA-Stammdaten erfasst oder vorhandene Stammdaten bearbeitet werden. KUA Anleitung 05/2014 Seite 8

9 Nach Klick auf den Button wird das Blatt MA-Stammdaten geöffnet und die Informationen für jeden betroffenen Mitarbeiter / für jede betroffene Mitarbeiterin können eingegeben werden. Abbildung 10: Eingabe Stammdaten Pflichtfelder: Sozialversicherungsnummer, Familienname, Vorname, Geschlecht, Grundlage Ermittlung Pauschalsätze, Grundlage Ermittlung DG-SV (nur relevant für den ergänzenden Beihilfenteilbetrag für DG-Sozialversicherungsbeiträge; sonst 0), Anzahl Kinder, gesetzliche / kollektivvertragliche wöchentliche Normalarbeitszeit Bei der Eingabe wird sofort auf gültige SVNR (kann übersprungen werden) Stammsatz gültig ab >= gültiges Geschlecht gültige Anzahl der Kinder gültige wöchentliche Normalarbeitszeit überprüft. Werden Daten durch Kopieren eingefügt, erfolgen diese und weiter Überprüfungen erst im Zuge der Ermittlung der Pauschalsätze oder beim Verlassen der Stammdaten mit Zurück zur Steuerung. Für die Ermittlung der Pauschalsätze müssen die SVNR, Familienname, Vorname, Geschlecht, Grundlage Ermittlung Pauschalsätze, Anzahl Kinder und wöchentliche Normalarbeitszeit sowie das Ausmaß einer Teilzeitbeschäftigung erfasst sein. Die Eingabe der Stammdaten kann jederzeit mit Zurück zur Steuerung unterbrochen und später fortgesetzt werden. Vor dem Ermitteln der Pauschalsätze können keine Abrechnungen erstellt/bearbeitet werden. Werden Fehler bei der Datenprüfung gefunden, erscheinen entsprechende Fehlermeldungen. Mit Abbrechen kann eine weitere Fehlerprüfung abgebrochen werden. Pauschalsätze ermitteln: Möchte man zu den erfassten Personen die relevanten Pauschalsätze sehen, so werden diese nach Klick auf den Button Pauschalsätze ermitteln bei fehlerfreien Stammdaten entsprechend den eingegebenen Daten ermittelt und angezeigt. Gegebenenfalls kann die Erfassung der Stammdaten fortgesetzt werden, wobei eine neuerliche Ermittlung der Pauschalsätze erforderlich wird. Vor der Übernahme in das Abrechnungsblatt müssen die Pauschalsätze für alle von Kurzarbeit betroffenen Personen ermittelt sein. Im Rahmen der Ermittlung der Pauschalsätze werden die Stammdaten nach Familienname und Vorname sortiert, sodass die Einträge zu einer Person leicht auffindbar sind. KUA Anleitung 05/2014 Seite 9

10 Abbildung 11: Stammdaten mit eingetragenen Pauschalsätzen Nach der Ermittlung der Pauschalsätze kann eine Abrechnung erstellt werden Abbildung 12: Abfrage zur Erstellung einer Abrechnung Abrechnung erstellen/bearbeiten Das Abrechnungsblatt pro Abrechnungsmonat wird durch Klick auf den Button Abrechnung erstellen/bearbeiten generiert. KUA Anleitung 05/2014 Seite 10

11 Abbildung 13: Abrechnung erstellen Zunächst wird der Beginn des Abrechnungszeitraumes erfasst. Er muss innerhalb des bei der Erfassung der Projektdaten gespeicherten Zeitraumes liegen. Es erfolgt die Prüfung, ob das Abrechnung von-datum >= Projektbeginn und < Projektende ist. Das Abrechnung bis-datum wird automatisch berechnet. Bei Auswahl einer vorhandenen Abrechnung im blau hinterlegten Auswahlfeld wechselt die Ansicht zu dieser Abrechnung. Mit Daten übernehmen wird die Abrechnung in Form eines neues Tabellenblattes erstellt mit dem Namen P + Projektnummer Ende des Abrechnungszeitraums im Format Jahr(4stellig)Monat(2stellig)Tag(2stellig). Ist der Abrechnungszeitraum formal korrekt definiert, so wird ein neues Abrechnungsblatt für diesen Abrechnungsmonat eingefügt und die relevanten Informationen aus den Stammdaten automatisch übernommen. In den in der Überschrift grau gefärbten Spalten werden die ermittelten Pauschalsätze und der Abrechnungszeitraum automatisch übernommen. Die in der Überschrift gelb gefärbten Spalten werden entsprechend den erfassten Ausfallstunden automatisch in Höhe der Beihilfenteilbeträge errechnet. KUA Anleitung 05/2014 Seite 11

12 Abrechnungsblatt: Abbildung 14: Abrechnungsblatt - Teil 1 Abbildung 15: Abrechnungsblatt - Teil2 Blau unterlegte Felder sind Eingabefelder für die variablen Werte des Abrechnungszeitraumes. Wurden Daten aus einer CSV-Datei importiert, werden die Abrechnungsdaten im Abrechnungsblatt angezeigt, diese können hier verändert werden. Kontrollspalte Differenz Stunden : Summe der Normalarbeitszeitstunden im Abrechnungszeitraum abzüglich Summe der geleisteten und bezahlten Arbeitsstunden abzüglich der Ausfallstunden für Kurzarbeitsunterstützung und für Qualifizierungsunterstützung. Ist der Wert negativ, so wurden zu viele Ausfallstunden verrechnet. Die Anzahl der verrechenbaren Ausfallstunden ist zu reduzieren, ansonsten erfolgt keine Berechnung der Beihilfenteilbeträge für Kurzarbeitsunterstützung bzw. Qualifizierungsunterstützung (Beihilfenteilbetrag 0,00). Rote Beträge sind fehlerhafte bzw. auffällige Beträge: Grundlage Ermittlung DG-SV muss <= Grundlage Ermittlung Pauschalsätze sein Grundlage Ermittlung DG-SV muss<= dem gesetzlichen Höchstbetrag sein Vom Unternehmen ausbezahlte Unterstützungen müssen >= der errechneten Beihilfenteilbeträge sein, ansonsten gebührt kein diesbezüglicher Beihilfenteilbetrag. Das von-datum und das bis-datum müssen sich mit dem Abrechnungszeitraum überschneiden (von-datum <= Abrechnungszeitraum bis-datum und bis-datum >= Abrechnungszeitraum von-datum). Normalarbeitszeitstunden, Ausfallstunden und ausbezahlte Unterstützungen müssen angegeben werden. Sind die Ausfallstunden und Unterstützungen = 0, wird dieser Datensatz vom AMS nicht in die Abrechnung übernommen. Wenn alle variablen Werte erfasst sind, kann durch Klick auf den Button Zurück zur Steuerung eine Speicherung der Daten erfolgen. Von der Steuerung kann jederzeit wieder zu einem in Bearbeitung befindlichen Abrechnungsblatt gewechselt werden. KUA Anleitung 05/2014 Seite 12

13 Prüfen: Vor der Übermittlung der Projektdatei an das AMS bzw. vor Abrechnungsblatt exportieren (siehe Punkt 12) können die Daten auf Fehler überprüft werden. Bei Fehlern wird eine entsprechende Meldung ausgegeben. Abbildung 16: Beispiel für Fehlermeldung Übermittlung an das Arbeitsmarktservice: Pro Abrechnungsmonat kann die vollständige Projektdatei (vorzugsweise für den ersten Abrechnungszeitraum) oder siehe Punkt nur das erstellte Abrechnungsblatt (vorzugsweise in Folgemonaten, insbesondere bei größeren Dateien) übermittelt werden Abrechnung löschen Diese Funktion dient zum Löschen eines Abrechnungsblattes. Die Auswahl erfolgt in den Projektdaten über vorhandene Abrechnung : Abbildung 17: Abrechnung löschen Abrechnungsblatt exportieren Diese Funktion dient zum Exportieren eines in der Projektdatei gespeicherten Abrechnungsblattes zwecks Übermittlung an das Arbeitsmarktservice als Excel-Arbeitsblatt (anstelle der ganzen Projektdatei, vorzugsweise bei größeren Dateien). Mit dem Button Abrechnungsblatt exportieren wird eine Datei erzeugt, die nur aus diesem gleichnamigen Abrechnungsblatt besteht. Standardmäßig wird diese Datei mit dem Namen Mappe1 angelegt. KUA Anleitung 05/2014 Seite 13

14 Abbildung 18: Abrechnung exportieren Übermittlung an das Arbeitsmarktservice: Pro Abrechnungsmonat sollte anstelle der Projektdatei insbesondere bei größeren Dateien das erstellte und exportierte Abrechnungsblatt übermittelt werden. KUA Anleitung 05/2014 Seite 14

15 3. Abrechnungsvorlage im Excel-Format (Excel Versionen vor 2003) Die gegenständliche Abrechnungsvorlage im Excel-Format kann verwendet werden, wenn die Voraussetzungen für die Verwendung der Projektdatei im Excel-Format nicht gegeben sind (Excel-Version 2003 oder höher oder bei sonstigen Excel-Versionsinkompatibilitäten). Um eine mehrmalige Erfassung der Stammdaten für nachfolgende Abrechnungszeiträume zu vermeiden, wird folgende Vorgangsweise empfohlen: Erfassung der Stammdaten (Spalten A bis J, L) und speichern der Datei. Diese Datei kann dann pro Abrechnungszeitraum als Ausgangsbasis verwendet werden. Achtung: Für die Ermittlung des Teilbetrages DG-Sozialversicherungsbeiträge ist die Eingabe des Datums, an dem gesetzlich definiert die Gewährung des Teilbetrages für die DG_SV Beiträge möglich ist, der der 5. Kurzarbeitsmonat beginnt, im Excel in Zelle B1 zu erfassen. Ist kein Datum eingeben bzw. die Fördervorraussetzung nicht erfüllt, werden ab Abrechnungsmonat 02/2013 nur die DG-SV-Beiträge für Qualifizierungsstunden ermittelt. Nach Eingabe der variablen Werte (Spalten H, K, M bis T) wird das Abrechnungsblatt als Excel- Datei an das AMS übermittelt. Wie die einzelnen Spalten zu befüllen sind bzw. durch hinterlegte Formeln befüllt werden kann dem Blatt Erläuterungen entnommen werden. Die hinterlegten Formeln sind so gestaltet, dass das Ergebnis erst sichtbar wird, wenn alle notwendigen Daten vorhanden sind. Abbildung 19: Excel Vorlage - Teil 1 Abbildung 20: Excel Vorlage - Teil 2 Die übermittelte Excel-Datei wird in der Folge vom Arbeitsmarktservice in die Projektdatei im Excel-Format importiert. Auf Grundlage der importierten Daten werden vom AMS Überprüfungen vorgenommen. Datenfelder mit fehlerhaften oder auffälligen Werten werden an das Unternehmen rückgemeldet. KUA Anleitung 05/2014 Seite 15

16 4. Anleitung CSV-Vorlage Die gegenständliche Abrechnungsvorlage CSV-Datei ermöglicht einen automatisierten Datenexport aus HR-Systemen oder Buchhaltungssystemen. Die einfache und flexible Übermittlung der abrechnungsrelevanten Daten an das Arbeitsmarktservice erfolgt im Wege einer universellen CSV-Schnittstelle. Diese Schnittstelle kann auch verwendet werden, wenn die Voraussetzungen für die Verwendung der Projektdatei im Excel-Format nicht gegeben sind (Excel-Version 2003 oder höher oder bei sonstigen Excel-Versionsinkompatibilitäten). Die Spalten sind genau in der Reihenfolge zu befüllen, wie in der Vorlage angegeben. Das Spaltentrennzeichen ist das Semikolon (;). Das Dezimalzeichen ist der Beistrich (,). Geldbeträge sind ohne Währungskennzeichen zu erfassen. Datumsfelder sind im Format TT.MM.JJJJ zu befüllen. Die Befüllung muss ohne Leerzeilen erfolgen. Eventuelle Leerzeilen sind zu löschen. Die Erfassung ist für den jeweiligen (im Regelfall monatlichen) Abrechnungszeitraum vorzunehmen. Für die Übermittlung an das AMS bestehen 2 Möglichkeiten Übermittlung als CSV-Datei Die Abrechnung wird gespeichert und an das AMS übermittelt. In der CSV-Datei dürfen keine Kopfzeilen vorhanden sein. Abbildung 21: Vorlage CSV-Datei Die übermittelte CSV-Datei wird in der Folge vom Arbeitsmarktservice in die Projektdatei im Excel-Format importiert. Auf Grundlage der importierten Daten werden vom AMS Berechnungen und Überprüfungen vorgenommen. Datenfelder mit fehlerhaften oder auffälligen Werten werden an das Unternehmen rückgemeldet Übermittlung als Excel-Abrechnungsblatt Sofern dem Unternehmen die Voraussetzungen für die Anwendung der Projektdatei im Excel- Format verfügbar sind (Excel Version 2003 oder höher), ist es im Sinne der raschen Identifizierung von Datenfeldern mit fehlerhaften oder auffälligen Werten zweckmäßig, dass der Import der CSV-Datei in die Projektdatei im Excel-Format durch das Unternehmen erfolgt (siehe Pkt. 2.6). Die Abrechnungsliste kann bereits durch das Unternehmen auf Fehler oder Auffälligkeiten überprüft werden. Die Abwicklung wird dadurch beschleunigt. Die Ermittlung der Beihilfenteilbeträge wird zudem auch für das Unternehmen nachvollziehbar. Für diese Funktionalität wird auf die Projektdatei im Excel-Format (siehe Pkt. 2) verwiesen. KUA Anleitung 05/2014 Seite 16