SEPA. Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum. Wachsen Sie mit uns.

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1 SEPA Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum Wachsen Sie mit uns.

2 SEPA einheitlicher Euro-Zahlungsverkehr Was ist eigentlich SEPA (Single Euro Payments Area)? Die Schaffung des einheitlichen Euro-Zahlungsraums (SEPA) ist eine Initiative des European Payments Council (EPC), ein Zusammenschluss von Banken und Bankenverbänden aus ganz Europa. Ein einheitlicher europäischer Zahlungsverkehrsraum für Transaktionen in Euro wurde geschaffen. Durch diese Maßnahme werden Überweisungen und Lastschriften europaweit standardisiert. In diesem Zahlungsraum sollen für Kunden keine Unterschiede mehr zwischen nationalen (Inlandstransaktionen) und grenzüberschreitenden Transaktionen (Auslandstransaktionen) erkennbar sein. Statt der bislang verwendeten Kontonummer und Bankleitzahl kommen bei einer SEPA-Transaktion die IBAN (International Bank Account Number / Internationale Bankkontonummer) und der BIC (Business Identifier Code) zum Einsatz. Die EU-Verordnung (Nr. 260/2012) des Europäischen Parlaments und des Rates legt die definitive Ablöse der nationalen Verfahren für Februar 2014 fest. Damit müssen bis zu diesem Zeitpunkt alle nationalen Auftragsarten (Überweisungen, Lastschriften) durch entsprechende SEPA-Instrumente ersetzt werden. Ihre Vorteile - Für Inlands- und Auslandszahlungen gelten gleiche Voraussetzungen - Es gibt klare einheitliche interne Prozesse - Eine Gutschrift erfolgt europaweit innerhalb eines Tages - Das Debitoren- und Kreditorenmanagement wird vereinfacht - Der Zahlungsverkehr wird vereinfacht - Neue Märkte werden einfacher erschlossen - Der Zahlungsverkehr wird zentral abgewickelt - Es gibt einheitliche Kundendaten

3 Länder, die sich an SEPA beteiligen Der SEPA-Raum besteht aus insgesamt 33 Ländern (28 EU-Mitgliedsstaaten und Mitglieder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)): Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Italien, Kroatien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, Niederlande, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechien, Ungarn, Großbritannien, Zypern sowie zusätzlich Island, Liechtenstein, Monaco*, Norwegen und Schweiz*. (*Monaco und Schweiz unterliegen nicht der EU-Preisverordnung Nr. 924/2009)

4 Rechtzeitig planen und vorbereiten Der Zeitplan für den Umstieg Derzeit gibt es eine Übergangsphase: Parallel zu den neuen SEPA-Produkten können auch noch die herkömmlichen österreichischen Zahlungsverkehrsinstrumente eingesetzt werden. Gemäß EU-Verordnung erfolgt bis die vollständige Umstellung auf die neuen SEPA-Verfahren. 1. März 2012 Inkrafttreten der SEPA-Enddatumsverordnung 8. April 2013 Einführung der SEPA-Lastschrift mit verkürzter Vorlaufzeit von einem Tag 01. Februar Ablöse der österreichischen EUR-Überweisungsund Lastschriftverfahren durch die SEPA-Produkte - IBAN-Verwendungspflicht - IBAN only für Österreich Auftrag mit IBAN only ist für Kunden möglich, aber nicht verpflichtend, Zahlungen können auch nach dem Migrationsenddatum mit IBAN und BIC beauftragt werden. - Ende der Annahme alter Zahlungsverkehrsbelege (Überweisung, Zahlschein usw.) 01. Februar 2016 Verwendung von IBAN only im gesamten SEPA-Raum 31. Oktober 2016 Ablöse der EUR-Überweisungs- und Lastschriftverfahren durch SEPA-Produkte in Nicht-Euro-Länder

5 IBAN und BIC IBAN und BIC ersetzen Kontonummer und Bankleitzahl und sind europaweit ein einheitlicher Standard. Die Angabe von IBAN und BIC wird ab 1. Feber 2014 bei Transaktionen verpflichtend und somit auch die Verwendung der SEPA-Zahlungsanweisung beziehungsweise von SEPA-fähigen Softwareanwendungen (beispielsweise Electronic Banking und FIBU-Programme). IBAN und BIC sind auf Ihrem Kontoauszug, auf der Maestro-Karte beziehungsweise im Online- Banking und im Electronic Banking zu finden. IBAN Die IBAN (International Bank Account Number) ersetzt in Zukunft die Kontonummer. Die IBAN besteht aus dem ISO-Länderkennzeichen, einer zweistelligen Prüfziffer, sowie Bankleitzahl und der Kontonummer. In Abhängigkeit von länderspezifischen Gegebenheiten kann die IBAN bis zu 34 Stellen umfassen. In Österreich ist sie 20 Stellen lang: AT Länderkennzeichen für Österreich zweistellige Prüfziffer Bankleitzahl Kontonummer BIC Der BIC (Business Identifier Code) ist die weltweit eindeutige Kurzbezeichnung einer Bank und ersetzt die Bankleitzahl und Name/Adresse einer Bank im Langtext: BFKK AT 2K Kostenlose IBAN- und BIC-Konvertierung Zur Unterstützung bieten die österreichischen Banken ihren Firmenkunden ein Konvertierungs- Service für Kontoverbindungen an. Dabei wird die Information Kontonummer/Bankleitzahl um die Information IBAN/BIC ergänzt. Dieses Service ist kostenlos. Schicken Sie uns dazu eine Datei (im Format csv, txt oder xls) mit allen Kontonummern und den dazugehörigen Bankleitzahlen. Sie erhalten nach circa einer Woche die Datei mit IBAN und BIC ergänzt zurück. Erkundigen Sie sich bei dem Anbieter Ihrer Buchhaltungssoftware, ob ein Export beziehungsweise Import von Kontodaten möglich ist. Ihre Vorteile: - Komplettumstellung Ihrer Stammdaten für Inlandszahlungen - Bereinigung Ihrer Stammdaten - Zusätzlich zu IBAN und BIC erhalten Sie weitere Informationen je Konto (Konto OK, gelöscht oder nicht existent)

6 Rechtliche Neuerungen Regelung von Rechten und Pflichten Das Zahlungsdienstegesetz regelt neben der Abwicklung von Zahlungen auch Pflichten und Rechte von Banken und Kunden. Das Gesetz gilt für folgende Bereiche: - Überweisungen, Lastschriften und Kartenzahlungen - Alle Zahlungen innerhalb der EU - Euro und alle anderen EU-Mitgliedslandwährungen Die wichtigsten Regeln: - Die Überweisungsdauer von Euro-Zahlungen beträgt seit 1. Jänner 2012 einen Tag - Innerhalb der EU fallen keine Weiterleitungsspesen an - Zahlungseingänge werden valutarisch sofort gutgeschrieben - Es gibt EU-einheitliche Fristen (zum Beispiel: Rückgabe von Lastschriften, Finalität von Zahlungen, Informationspflicht...) Nicht reguliert sind Barzahlungen, Schecks, Bargeldumtausch und Zahlungen in und aus der Schweiz und Monaco.

7 To Do s beim Umstieg Umstieg auf SEPA Anforderungen stellt SEPA in erster Linie an Geschäfts- und Firmenkunden: - Datenbestände müssen in jedem Einzelfall um IBAN und BIC erweitert werden. - Je nach bevorzugter Einlieferungsform müssen technische Änderungen durchgeführt werden, um das SEPA-Datensatzformat verarbeiten zu können. - Für Ein- und Ausgänge müssen die neuen Formate berücksichtigt werden. Die Abwicklung des gesamten europäischen Zahlungsverkehrs kann länderunabhängig über eine Bank abgewickelt werden. Das bedeutet, die Zahlungsverkehrsabwicklung kann auf ein Institut konzentriert und die Bankverbindungen können gestrafft werden. Geben Sie auf Ihren Rechnungen, Geschäftsunterlagen und Formularen IBAN und BIC als einzige Kennung Ihrer Kontoverbindungen an. Speichern Sie bei Ihren Lieferanten deren IBAN und BIC in den Stammdaten. Prüfen Sie, ob Ihre Finanzbuchhaltungssoftware den SEPA-Standard (XML-Format) unterstützt. Der Datenaufbau XML ist auf verfügbar. Besprechen Sie rechtzeitig den SEPA-Umstieg mit den zuständigen Softwarehäusern, die Ihre Programme warten beziehungsweise erstellt haben. Klären Sie, ob Ihr Steuerberater SEPA unterstützt. Prüfen Sie Ihre Bankverbindungen. Wenn Sie Konten im Ausland führen, können Sie im SEPA-Raum alle EUR-Zahlungen betragsunabhängig von Ihrem Konto der BKS Bank beauftragen. Vereinbaren Sie einen Beratungstermin mit der BKS Bank: Team Zahlungsverkehr Entwicklung/Vertriebsservice T: (0463) , Montag bis Freitag 08:00-16:00 Uhr, E:

8 Die Produkte und was sie können SEPA-Überweisung elektronisch: Die (elektronische) Überweisung für inländische und grenzüberschreitende Zahlungen innerhalb des SEPA-Geltungsbereichs wird als SEPA-Überweisung oder SEPA Credit Transfer (SCT) bezeichnet. Die wichtigsten Neuerungen für Überweisungen im SEPA-Raum: - Überweisungswährung ist der Euro - Angabe von IBAN und BIC statt Kontonummer und Bankleitzahl - Verwendung des Nachrichtenformats XML Die wichtigsten Merkmale sind - Originalbetrag wird grundsätzlich ohne Abzüge zur Gutschrift weitergeleitet - Auftraggeberin/Auftraggeber und Begünstigte/Begünstigter tragen ihre eigenen Kosten entsprechend der EU-Preisverordnung Nr. 924/2009 (ausgenommen Schweiz und Monaco) - Garantierte Ausführungszeit bis zur Bank der/des Begünstigten von einem Werktag - Europaweit einheitliche Standards vereinfachen die Auftragserteilung und Automatisierung - Die SEPA-Überweisung steht ohne Betragslimit zur Verfügung Fremdwährungsaufträge müssen weiterhin mit dem klassischen Auslandsbeleg beauftragt werden. Tipp: Gerade jetzt ist der Zeitpunkt günstig, auf ein elektronisches Zahlungsverkehrsprodukt umzusteigen. Optimieren Sie dadurch Ihren Zahlungsverkehr. Erledigen Sie Zahlungen bequem vom Büro aus, und sparen Sie dabei auch noch Kosten.

9 SEPA-Überweisung mit Beleg (Zahlungsanweisung) Die SEPA-Zahlungsanweisung ersetzt die bisherigen Überweisungsbelege (Zahlschein, Erlagschein und Überweisungsbeleg). Für die Durchführung benötigt man IBAN und BIC des Zahlungsempfängers. Wenn Sie die Zahlungsanweisungen selbst bedrucken, beachten Sie bitte folgende Punkte: Bitte stellen Sie Ihren Belegdruck rechtzeitig um. Auf finden Sie die Technischen Spezifikationen Zahlungsanweisung. Stellen Sie sicher, dass Ihre Software das Bedrucken von SEPA-Zahlungsanweisungen unterstützt. Die bisherige Codierzeile wird nicht mehr verwendet. Die Daten (Belegart, Betrag, Kontonummer/Neu: IBAN, Bankleitzahl/Neu: BIC, Referenznummer) werden auf verschiedene Felder aufgeteilt. Für einen exakten Andruck der Daten muss gesorgt sein. Für jedes Feld (ausgenommen Verwendungszweck) muss die Druckschrift OCR-B verwendet werden. Bestellen Sie die Blanko-Zahlungsanweisungen für Testbedruckungen bei Ihrem Kundenbetreuer. Lassen Sie die Testdrucke durch die BKS Bank überprüfen. Die Zahlungsanweisung ist im verwendeten Edifact/V3-Format voll retourdatenfähig. Ihre Bestände von alten Zahlungsverkehrsbelegen sollten Sie so schnell wie möglich aufbrauchen. Wichtiger Hinweis für den Verwendungszweck: Im Zuge der Einführung der SEPA-Überweisung kommt es auch zu einer Änderung bei der Weitergabe von Textinformationen. Diese werden dann nicht mehr im bisherigen Umfang an den Zahlungsempfänger beziehungsweise -pflichtigen übermittelt. Eine gemeinsame Weiterleitung der Zahlungsreferenz mit bis zu 35 Stellen und des Verwendungszwecks ist nicht mehr möglich. Bei Befüllung beider Felder werden nur noch die ersten 35 Stellen des Verwendungszwecks weitergeleitet. Die vollständigen 140 Zeichen des Verwendungszwecks werden nur dann weitergeleitet, wenn das Feld Zahlungsreferenz nicht befüllt wird. Diese Änderung betrifft auch importierte Datenträger aus Ihren FIBU-Systemen.

10 SEPA-Lastschrift Mit der SEPA-Lastschrift ist es möglich, Beträge nicht nur innerhalb von Österreich, sondern auch grenzüberschreitend einzuziehen. Dieses neue Verfahren wird in Zukunft das bisherige österreichische Abbuchungs- und Einzugsermächtigungsverfahren ablösen. Die Vorteile: - Einheitliche Lastschrift europaweit - Einheitliche Prozesse - Schnellere Abwicklung - Einheitliche Verwendung von IBAN und BIC - Exakter Tag der Kontobelastung ist bekannt (durch Vereinbarung der Fälligkeit) - Widerspruchsfrist von 56 Tagen (bei der Basislastschrift) - Eindeutige Identifikation des Lastschrifteinreichers durch die CID und somit erhöhte Sicherheit Mit Privatpersonen/Firmen SEPA-Basislastschrift (SEPA Direct Debit Core) Die neue Basislastschrift (SEPA Direct Debit Core) ersetzt das österreichische Einzugsermächtigungsverfahren. Die gesetzliche Einspruchsfrist beträgt 56 Tage. Bestehende Einzugsermächtigungen und Abbuchungsaufträge bleiben gültig und müssen nicht neu eingeholt werden. Von der ersten SEPA-Lastschrift ist jedoch eine schriftliche Information (z.b. gemeinsam mit der Rechnung) an den Zahlungspflichtigen über den Umstieg inkl. Bekanntgabe der Zahlungsempfängerkennung (Creditor-ID) und der vergebenen Mandatsreferenz erforderlich. Mit Firmen SEPA-Firmenlastschrift (SEPA Direct Debit B2B) Die neue Firmenlastschrift (SEPA B2B) ersetzt das österreichische Abbuchungsverfahren. Dieses ist dann allerdings nur zwischen Firmen möglich. Um das SEPA-B2B-Verfahren verwenden zu können, muss eine neue Ermächtigung (Mandat) eingeholt werden. Lastschriftvereinbarung: Je nach Art des Verfahrens, mit welchem der Zahlungsempfänger zukünftig Lastschriften einreichen will, muss dieser mit der Bank eine Vereinbarung abschließen. Hinweis: Bei SEPA-Lastschriften muss der Einreicher eine Gläubiger-Identifikationsnummer CID (Creditor-ID) angeben. Diese gewährleistet Sicherheit vor allem bei länderübergreifenden Lastschriften. Die CID kann nur von Banken bei der Oesterreichischen Nationalbank bestellt werden. Wir erledigen das gerne für Sie: T: +43(0) E:

11 Daten-Format: Die Zahlungsinformationen müssen im XML-Format aufgebaut sein. Prüfen Sie, ob Ihre Finanzbuchhaltung (etc.) für SEPA gerüstet ist. IBAN, BIC, Mandatsreferenz, Creditor-ID u.s.w. sind in den Datenbanken und Stammdaten aufzunehmen. Mit der aktuellen ELBA-Version der BKS Bank können SEPA-Lastschriften durchgeführt werden. Mandat (Abbuchungsauftrag): Ein Mandat ist die Voraussetzung für einen gültigen Einzug und entspricht der alten Abbuchungsvereinbarung. Das Format ist frei gestaltbar. Inhaltliche Vorgaben sind zu beachten: - Jedes Mandat erhält vom Einreicher eine eindeutige Mandatsreferenz (maximal 35 Stellen, alphanumerisch) und eine Angabe, ob das Mandat für einmalige oder wiederkehrende Zahlungen erteilt wird. - Das Mandat ist unbegrenzt gültig und kann vom Bezogenen jederzeit gekündigt werden. Es verfällt, wenn innerhalb von 36 Monaten keine Lastschrift eingereicht wurde. - Bei der SEPA-Lastschrift ist die CID und die vom Lastschrifteinreicher vergebenen Mandatsreferenznummer anzugeben. Daraus ergibt sich eine eindeutige Identifizierbarkeit eines Mandats. Das Mandat für die SEPA-Basislastschrift (CORE) wird in zweifacher Ausführung ausgestellt (einmal für Sie als Einreicher und einmal für den Zahlungspflichtigen). Das Mandat für die SEPA-Firmenlastschrift (B2B) wird in dreifacher Ausführung ausgestellt, da bei der Bank des Zahlungspflichtigen auch ein gültiges Mandat aufliegen muss. Fälligkeitsdatum und Einreichfristen Eine wesentliche Neuerung gegenüber den alten Lastschrift-Verfahren ist die Orientierung an einem festgelegten Fälligkeitstag. Während Lastschriften nach den bisher gültigen Verfahren bei Vorlage fällig sind, muss der Einreicher einer SEPA-Lastschrift ein festgelegtes Datum für die Kontobelastung nennen. Daher müssen SEPA-Lastschriften rechtzeitig vor dem Durchführungstag bei der Bank des Zahlungspflichtigen einlangen. Gebucht wird dann an dem in der Lastschriftzahlung definierten Fälligkeitstag (Belastung und Gutschrift erfolgen am selben Tag). Einreichfristen der BKS Bank (Einreicherbank) im Überblick: CORE-Verfahren B2B-Verfahren COR1-Verfahren** (ab 8. April 2013, nur in AUT) Erstmalige Einreichung Laufende weitere Einreichungen 6 Tage (* 5 Tage) 2 Tage (* 1 Tag) 2 Tage (* 1 Tag) 3 Tage (* 2 Tage) 2 Tage (* 1 Tag) 2 Tage (* 1 Tag) *) Anzahl der Tage vor Fälligkeit, bei der die Lastschrift bei der Bank des Zahlungspflichtigen vorliegen muss. **) SEPA COR1 kann vorerst nur für Lastschriften innerhalb von Österreich verwendet werden und zeichnet sich durch ihre kürzere Einreichfrist aus. Diese Option muss speziell gekennzeichnet werden (COR1). Core-Verfahren Der Zahlungsempfänger verpflichtet sich, spätestens 14 Tage bevor die SEPA-Lastschrift fällig ist, den Zahlungspflichtigen über Höhe und Termin des einzuziehenden Betrages zu informieren (außer zwischen Zahlungspflichtigem und -empfänger wurde eine andere Frist vereinbart).

12 BKS Bank AG St. Veiter Ring Klagenfurt T: +43(0) E: Jänner 2014

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