Fit für SEPA mit DATEV. Vortragsunterlage

Transkript

1 Fit für SEPA mit DATEV Vortragsunterlage 1

2 Inhalt 1. AGB Änderung für SEPA durch die Bank 3 2. Was ist SEPA? 5 3. Wie können die DATEV-Programme auf IBAN und BIC umgestellt werden? SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift SEPA in der Personalwirtschaft Unterstützungsmedien der DATEV 38 2

3 1. AGB Änderung für SEPA durch die Bank 3

4 Inhalt 1. AGB Änderung für SEPA durch die Bank 3 2. Was ist SEPA? 5 Wer nimmt teil? Wann kann ich nur noch SEPA-Zahlungen durchführen? IBAN und BIC statt Kontonummer und BLZ 3. Wie können die DATEV Programme auf IBAN und BIC umgestellt werden? SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift SEPA in der Personalwirtschaft Unterstützungsmedien der DATEV 38 4

5 2. Was ist SEPA? Wer nimmt teil? Definition SEPA (Single Euro Payments Area) EU-Verordnung zur Schaffung eines einheitlichen EURO-Zahlungsverkehrsraum Keine Unterschiede zwischen nationalen und grenzüberschreitenden Zahlungen innerhalb des EURO-Zahlungsraums SEPA-Länder Insgesamt 33 europäische Länder machen bei SEPA mit. Neben den 28 EU-Staaten nehmen auch die drei Länder des übrigen europäischen Wirtschaftsraums (EWR) sowie die Schweiz und Monaco an SEPA teil. Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Großbritannien, Irland, Island, Italien, Kroatien, Lettland, Liechtenstein Litauen, Luxemburg, Niederlande, Norwegen, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, Schweiz, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechien, Ungarn, Zypern 5

6 2. Was ist SEPA? Wann kann ich nur noch SEPA-Zahlungen durchführen? Ab dem 1. Februar 2014 werden Überweisungen und Lastschriften im europäischen Zahlungsverkehrsraum nur noch als SEPA-Aufträge entgegengenommen. 6

7 2. Was ist SEPA? IBAN und BIC statt Kontonummer und BLZ IBAN tritt anstelle der bisherigen Kontonummer International Bank Account Number (standardisierte internationale Kontonnummer) Aufbau und Gliederung einer IBAN : 2-stelliger, alphabetischer Ländercode (LL) 2-stellige, numerische Prüfziffer (PZ) über die ganze IBAN Maximal 30-stellige Basic Bank Account Number (BBAN), bestehend aus Bankidentifikation (IID) und Kontoidentifikation (BAN) Beispiel einer IBAN in Deutschland (22-stellig) 7

8 2. Was ist SEPA? IBAN und BIC statt Kontonummer und BLZ BIC tritt anstelle der bisherigen Bankleitzahl Business Identifier Code (auch SWIFT-Code) Vergabe durch SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) international gültige Bankleitzahl acht-, maximal elfstellig (Filialbezeichnung ist optional) 8

9 2. Was ist SEPA? IBAN und BIC statt Kontonummer und BLZ SEPA-Umstellung Nicht nur ein Klick! Betroffene Bereiche: Rechnungsstellung Finanzbuchführung Personalabteilung Vertrieb/Einkauf Kundenservice Rechtsabteilung externe Anbieter (z. B. Call-Center) Informationstechnologie etc. 9

11 3. Wie können die DATEV-Programme auf IBAN und BIC umgestellt werden? Unterstützungsmedien zum IBAN-Assistenten Info-DB Dok.-Nr.: SEPA: DATEV IBAN-Assistent - Umstellung von Kontonummer und BLZ in IBAN und BIC mit dem DATEV IBAN-Assistenten 11

13 4. SEPA-Überweisung Merkmale für inländische und grenzüberschreitende EURO-Zahlungen Auftragswährung immer EURO Entgeltteilung: Jeder zahlt die Entgelte seines Kreditinstituts. Verkürzung des Verwendungszwecks auf 4 Zeilen à 35 Zeichen (bisher 378 Zeichen) Änderung des Zeichensatzes im Verwendungszweck, Kontobezeichnung, Name Kontoinhaber (keine Umlaute, ß ) XML-basiertes SEPA-Datenformat statt DTAUS Sammelüberweisung nur noch im Online-Verfahren möglich keine papierhafte Einreichung 13

14 4. SEPA-Überweisung Vorteile Gilt für inländische und grenzüberschreitende EURO-Überweisung Europaweite Gutschrift innerhalb von einem Tag Europaweit einheitliche Kundenkennung (IBAN und BIC) 14

15 4. SEPA-Überweisung In den DATEV-Programmen LODAS Lohn und Gehalt Lohn, Gehalt, VWL,SV Kanzlei- Rechnungswesen pro OPOS Zahlungsverkehr SEPA- Überweisungen DATEV- Rechenzentrum SEPA- Überweisungen 15

16 4. SEPA-Überweisung Nutzen Sie papierhafte Sammelüberweisungen zur Freigabe z. B. Ihrer Lohnzahlungen? Mit SEPA gibt nur noch papierhafte Einzelüberweisungen. Sammelüberweisung Einzelüberweisung 16

17 4. SEPA-Überweisung Nutzen Sie das Begleitzettelverfahren für die Freigabe z. B. Ihrer Lohnzahlungen? Begleitzettel werden von einigen Banken nicht mehr angenommen oder es werden teilweise Gebühren verlangt. Beispiel: 5 pro Begleitzettel 17

18 4. SEPA-Überweisung Alternativ: Freigabe der Zahlungen über DATEV Unternehmen online 18

19 4. SEPA-Überweisung Info-DB: SEPA in der Personalwirtschaft Alternativen zur Freigabe von Zahlungen durch Begleitzettel (Datenübermittlungsprotokoll) Zusammenarbeit Steuerberater/Mandant mit den Rechnungswesen und Lohnprogrammen und Zahlungsverkehr 19

21 5. SEPA-Lastschrift SEPA-Lastschrift: Durch einheitliche Standards auf Basis einer gemeinsamen Rechtsgrundlage ermöglicht die SEPA-Lastschrift inländische und grenzüberschreitende Lastschriften. Zwei Varianten für SEPA-Lastschriften: SEPA-Basislastschrift (SDD Core) = vergleichbar mit dem Einzugsermächtigungsverfahren SEPA-Firmenlastschrift (SDD B2B) = vergleichbar mit dem Abbuchungsverfahren Meldepflicht: Bei Lastschriften über Euro bleibt die Meldepflicht bestehen. Siehe Dok.-Nr.: Meldungen im Außenwirtschaftsverkehr Seit dem 1. Juli 2013 Meldung nur noch online über das Portal der Deutschen Bundesbank. 21

22 5. SEPA-Lastschrift Voraussetzungen für die SEPA-Lastschrift: Für SEPA-Lastschriften wird ein SEPA-Lastschriftmandat benötigt. Für bereits bestehende Einzugsermächtigungen, die schriftlich vorliegen, müssen keine neuen SEPA-Lastschriftmandate erteilt werden. Hier bleiben die bestehenden Einzugsermächtigungen (sofern sie in schriftlicher Form mit der Originalunterschrift des Kontoberechtigten vorliegt) weiter gültig. Vor der ersten SEPA-Lastschrift sind Sie verpflichtet, den Zahlungspflichtigen über die Umstellung auf SEPA zu informieren. Bestehende Abbuchungsaufträge verlieren am ihre Gültigkeit. Bei neuen Lastschriftzahlungen muss ein SEPA-Lastschriftmandat vom Zahlungspflichtigen angefordert werden. 22

23 5. SEPA-Lastschrift SEPA-Basislastschrift Einzugsermächtigungsverfahren Zahlungspflichtiger alt neu Zahlungsempfänger Zahlungsstelle/Bank Widerspruchsfrist innerhalb von sechs Wochen (alt)/acht Wochen (neu) nach Rechnungsstellung/Fälligkeit durch den Zahlungspflichtigen 23

24 5. SEPA-Lastschrift SEPA-Firmenlastschrift Abbuchungsauftrag Zahlungspflichtiger neu Zahlungsempfänger alt neu Keine Widerspruchsfrist durch den Zahlungspflichtigen Zahlungsstelle/Bank 24

25 5. SEPA-Lastschrift SEPA-Basislastschrift SEPA-Firmenlastschrift Nutzungsmöglichkeiten national und grenzüberschreitend in Euro national und grenzüberschreitend in Euro Vorlage der Lastschrift bei Bank des Zahlungspflichtigen Bestätigung des Mandatserteilung durch den Zahlungspflichtigen gegenüber der Zahlstelle 2 bzw. 5 Tage vor Fälligkeit (max. 14 Tage vor Fälligkeit) nicht erforderlich 1 Tag vor Fälligkeit (max. 14 Tage vor Fälligkeit) erforderlich in der mit dem Kunden vereinbarten Art und Weise (z. B. Kopie des Original- Lastschriftmandats) Zahlungspflichtiger Privat-/Firmenkunde Ausschließlich Firmenkunde Gültigkeit unbefristet bis auf Widerruf sofern es sich nicht um eine Einmallastschrift handelt unbefristet bis auf Widerruf sofern es sich nicht um eine Einmallastschrift handelt Erstattungsfrist des Zahlungspflichtigen für autorisierten Zahlungen 8 Wochen ausgeschlossen (durch Verzicht) Erstattungsanspruch des Zahlungspflichtigen für nicht autorisierten Zahlungen 13 Monate 13 Monate Rückgabefrist durch die Zahlungsstelle des Zahlungspflichtigen Spätestens 5 Tage nach Belastung Spätestens 2 Tage nach Belastung Kundenkennung IBAN und ggf. BIC (ab 2014 bzw optional) IBAN und ggf. BIC (ab 2014 bzw optional) 25

26 5. SEPA-Lastschrift Voraussetzungen SEPA-Lastschrift: IBAN und BIC Gläubiger-Identifikationsnummer Mandatsreferenz Jedes Mandat muss mit einer frei wählbaren, max. 35-stelligen, alphanumerischen Mandatsreferenz versehen werden. - automatische Generierung der Mandatsreferenz aus den DATEV-Programmen Beispiel: Rechnungswesenprogramme: Debitorennummer 9-stellig und Banknummer 3-stellig Eigenorganisation: Mandantennummer (insg. 9 Stellen) und laufende Nummer (3-stellig) 26

27 5. SEPA-Lastschrift Durch das SEPA- Lastschriftmandat wird der Zahlungsempfänger ermächtigt, fällige Rechnungsbeträge vom Konto des Zahlungspflichtigen einzuziehen. Muster eines SEPA- Basislastschrift-Mandats Mustervorlagen SEPA Lastschrift Informationsdatenbank Dokument: SEPA: Einheitlicher Zahlungsverkehr für Europa Vorlagen für Serienbrieferstellung sind auf der Internetseite zu SEPA Vorbereitung Unterstützungsmedien Geschäftsfeld Office-Management zu finden. 27

28 5. SEPA-Lastschrift Das SEPA-Lastschriftmandat regelt die rechtliche Beziehungen zwischen dem Zahlungsempfänger, dem Zahler und der Bank des Zahlers muss in schriftlicher Form vorliegen und ist nur gültig mit Datum und eigenhändiger Unterschrift des Schuldners/Zahlungspflichtigen ist nicht auf Deutschland begrenzt muss in der Sprache des Zahlungspflichtigen (ggf. in englischer Sprache) ausgestellt werden 28

29 5. SEPA-Lastschrift Mandatsreferenz: Jedes SEPA-Lastschriftmandat erhält eine eindeutige Mandatsreferenz die bei allen Lastschriften angegeben werden muss. Wie muss die Mandatsreferenz aussehen? Jedes Mandat muss mit einer frei wählbaren, max. 35-stelligen, alphanumerischen Mandatsreferenz versehen werden (z. B. Debitorennummer). Wie lange gilt ein SEPA-Lastschriftmandat? Wird das SEPA-Lastschriftmandat nicht für eine einmalige Zahlung erteilt, gilt es unbefristet bis zum Widerruf durch den Zahlungspflichtigen. Das SEPA- Lastschriftmandat erlischt automatisch nach 36 Monaten ohne Nutzung/Abbuchung. Wie lange ist die Erstattungsfrist? Bei der SEPA-Lastschrift beträgt die Erstattungsfrist bei Basislastschriften acht Wochen nach dem Zeitpunkt der Kontobelastung. Bei einem nicht erteilten oder gelöschten Mandat (unautorisierte Lastschrift) beträgt der Erstattungsanspruch 13 Monate sowohl für Basislastschriften als auch für Firmenlastschriften. 29

30 5. SEPA-Lastschrift Pre-Notification (Vorankündigung) Zahlungspflichtige sind vor dem Zahlungseinzug über die Höhe der Lastschrift und den Einzugstermin zu informieren. Die Pre-Notification muss mindestens 14 Tage vor dem Fälligkeitsdatum versendet werden. Der Fälligkeitstermin kann beispielsweise durch eine AGB-Änderung verkürzt werden. Die Zustellung der Pre-Notification ist per Rechnung, Brief, , Fax oder auch Telefonat möglich. Bei Folgelastschriften kann diese Mitteilung entfallen, wenn der Kunde zuvor über die Beträge und die Einzugstermine informiert wurde. Bestandteile der Pre-Notification Betrag Fälligkeitstermin Gläubiger-ID Mandatsreferenz IBAN und BIC Information, dass es sich um eine SEPA-Lastschrift handelt. 30

31 5. SEPA-Lastschrift Vorlauffristen bei der Bank Die SEPA-Basislastschrift muss bis zu 5 Bankarbeitstage bei einmaliger bzw. Erst-Lastschrift vor dem Zahlungstermin bei der Bank des Zahlungspflichtigen vorliegen. Bei Folgelastschriften beträgt die Frist 2 Bankarbeitstage. Achtung: Verkürzung der Vorlauffristen durch das SEPA-Begleitgesetz ab November 2013 möglich. Reduzierung auf einen Bankarbeitstag. Dies gilt nur für nationale Lastschriften. InfoDB: Dok.-Nr Rahmenbedingungen für SEPA Lastschriften (SEPA Direct Debit) 31

32 5. SEPA-Lastschrift Zeitablauf einer SEPA-Basislastschrift als Erstlastschrift 14 Tage vorher Pre-Notification (Vorankündigung) an den Zahlungspflichtigen Einreichung bis spätestens 12 Uhr bei der Bank * Einreichungsfrist mit der Bank klären Fälligkeitstag 32

33 5. SEPA-Lastschrift Zeitablauf einer SEPA-Basislastschrift als Folgelastschrift 14 Tage vorher Pre-Notification (Vorankündigung) an den Zahlungspflichtigen Einreichung bis spätestens 12 Uhr bei der Bank * Einreichungsfrist mit der Bank klären Fälligkeitstag 33

34 5. SEPA-Lastschrift SEPA-Mandatsverwaltung Der einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum führt mit der SEPA-Lastschrift ein neues Zahlungsinstrument ein, das in den Kanzleien /Unternehmen / Verwaltungen bzw. kommunalen Unternehmen erhebliche Änderungen bei betriebswirtschaftlichen Prozessen nach sich zieht. Dazu gehört insbesondere die Verwaltung der Mandate. DATEV bietet eine zentrale SEPA Mandatsverwaltung im DATEV-Rechenzentrum an: - Zentrale Verwaltung der SEPA-Mandate - Fristüberwachung - Zentraler Zugriff der DATEV Programme Zahlungsverkehr Zentrale Stammdaten Rechnungswesen 34

36 6. SEPA in der Personalwirtschaft Kontrollmöglichkeit des AN auf der B/N-Abrechnung 36

38 7. Unterstützungsmedien der DATEV Allgemeine Informationen und Rahmenbedingungen SEPA Maßnahmen zur Vorbereitung auf SEPA (z. B. Checkliste, Musteranschreiben, Musterpräsentation) Hintergrundinformationen (FAQ-Liste) 38

39 7. Unterstützungsmedien der DATEV Vorbereitung auf SEPA Mandanten informieren 39

40 7. Unterstützungsmedien der DATEV Umstellung SEPA 40

41 7. Unterstützungsmedien der DATEV Häufigste Fragen (FAQ) Informieren Sie sich über die Details zu SEPA. Mit den FAQ erhalten Sie Antworten auf Ihre Fragen. 41