Polypoint g2 / PEP Kurzanleitung

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1 Polypoint g2 / PEP Kurzanleitung Erne Consulting AG Klinikinformationssysteme Bahnhofstrasse 4, CH-3073 Gümligen Support d.: Support fr.: support@polypoint.ch Fax: Fax2: Hauptnummer: Version 1.1 / Erne Consulting AG

2 Vorwort 3 Hierarchie 4 Pep starten und beenden 5 Programm Aufruf 5 Anmeldung / Passwortabfrage 6 Standard Planblätter 7 Pep beenden 8 Planblatt 9 Planblatt öffnen 9 Dienste planen 10 Dienste löschen 11 Springer zur Verfügung stellen 12 Springer aufheben 13 Mitarbeiterposition im Planblatt verändern 14 Monatsplan drucken 15 Stempeleditor 16 Überblick 17 Mitarbeiter- und Datumsauswahl 18 Zeitblock oder Zeitsumme ändern 19 Zeitblock oder Zeitsumme hinzufügen 20 Zeitblock oder Zeitsumme löschen 21 Markierungen 22 Mitarbeiter 23 Mitarbeiter neu erfassen 23 Personaldaten ändern 24 Datumsabhängige Personaldaten ändern 25 Stammzuordnung ändern 26 Austritt 27 Wiedereintritt 28 Stammzuordnung - Änderung löschen 29 Guthabenstatistik 30 Monatsabrechnung 31 Monatsabrechnung ausführen 31 Monatsabrechnung drucken 32 Stempelkarte drucken 33 Abschlussdatum festlegen 34 Passwort ändern 35 HotKeys 36 Index Erne Consulting AG Seite 2 /37

3 Vorwort Das Bilderbuch für jeden Polypoint / PEP-Arbeitsplatz Bereits beim ersten Durchblättern werden Sie feststellen, dass dieses Dokument viele Bilder und relativ wenig Text beinhaltet. Ebenfalls wurde darauf verzichtet, zu technische Ausdrücke zu verwenden und Parametrierungsabläufe zu dokumentieren. Vielmehr soll es Endbenutzern ein nützlicher Begleiter im täglichen Programmgebrauch werden. Nicht zuletzt soll mit diesem Buch auch die einfache Programmbedienung wiedergespiegelt werden. Allgemein Aus Gründen der Lesbarkeit haben wir uns für die männliche Schreibweise entschieden. Selbstverständlich sind damit immer beide Geschlechter angesprochen. Zeichenerklärung / Symbole Tipp Achtung / Vorsicht Information / gut zu wissen Windows EDV allgemein [ Klick auf Maustaste links { Doppelklick auf Maustaste links ] Klick auf Maustaste rechts 2006 Erne Consulting AG Seite 3 /37

4 Hierarchie Polypoint / PEP enthält eine Abbildung der organisatorischen Struktur Ihres Hauses. Diese Darstellung wird als Hierarchie bezeichnet. Diese Hierarchie wird in 5 Ebenen unterteilt: Sämtliche Stammdaten und Einstellungen sind mit einem Knoten der Hierarchie verknüpft. Daher werden Sie der Hierarchie an vielen Stellen des Programms begegnen. Die Planung findet auf der zweituntersten Stufe im Planblatt der Gruppe statt. Innerhalb der Gruppe werden die Mitarbeiter nach ihrer Funktion oder Qualifikation in Kategorien eingeteilt Erne Consulting AG Seite 4 /37

5 PEP starten und beenden Programm Aufruf Viele Wege führen nach Rom so auch um Polypoint / PEP zu starten über das Startmenü «Start» «Programme» über eine Verknüpfung auf dem Desktop Führen Sie einen Doppelklick mit der linken Maustaste { auf dem Polypoint / PEP -Programmsymbol aus über die Schnellstart-Leiste Führen Sie einen Klick mit der linken Maustaste [ auf dem Polypoint / PEP -Programmsymbol aus Erne Consulting AG Seite 5 /37

6 Anmeldung / Passwortabfrage 1. Benutzernamen eingeben Passwort eingeben 2. Mit OK bestätigen Wenn Sie sich vertippt haben oder wenn Sie keine Zugriffsberechtigung haben, erscheint folgende Meldung: Bestätigen Sie diese Meldung mit OK und geben Sie die verlangten Daten erneut ein. Sollten Ihre Anmeldeversuche nach 3 bis 4 Mal immer noch erfolglos bleiben, so wenden Sie sich bitte an Ihren Systemverantwortlichen Erne Consulting AG Seite 6 /37

7 Standard Planblätter Beim ersten Start mit einem neuen PEP-Benutzer werden Sie dazu aufgefordert, festzulegen, welche Planblätter beim Programmstart jeweils geöffnet werden sollen. 1. Mit «Hinzufügen» - «Planblatt» die Planblatt-Hierarchie aufrufen. 2. Gewünschtes Gruppe auswählen und mit «Weiter» bestätigen. Um weitere Planblätter auszuwählen, wiederholen Sie Schritt 1 und Schritt Schliessen Sie das Dialogfenster mit «OK». Diese Funktion kann auch im Menü «Extras» - «Optionen» aufgerufen werden Erne Consulting AG Seite 7 /37

8 PEP beenden 1. Menu «Datei» öffnen «Beenden...» wählen 2. Abfragefenster mit «OK» bestätigen 2006 Erne Consulting AG Seite 8 /37

9 Planblatt Planblatt öffnen Wenn beim Programmstart keine vordefinierten Standard-Planblätter geöffnet werden, sind im PEP nur die Menüs «Datei», «Bearbeiten», «Ansicht», «Definitionen» und «Extras» sichtbar. Um ein Planblatt zu öffnen gehen Sie wie folgt vor: 1. Im Menü «Datei» - «Planblatt bearbeiten...» anklicken. 2. Gewünschtes Gruppe auswählen und mit «Weiter» bestätigen Erne Consulting AG Seite 9 /37

10 Dienste planen 1. Markieren a.) einzelner Tag gewünschter Tag mit linker Maustaste anklicken [ b.) mehrere Tage zusammenhängend mit gedrückter linker Maustaste die gewünschten Tage markieren. c.) mehrere Tage nicht zusammenhängend mit gedrückter Ctrl-Taste die gewünschten Tage anklicken [. 2. Dienstposition auswählen bzw. kontrollieren 3. zu planenden Dienst anklicken [ 2006 Erne Consulting AG Seite 10 /37

11 Dienste löschen 1. zu löschende Dienste markieren 2. Dienstposition auswählen bzw. kontrollieren 3. Button Löschen anklicken [ 2006 Erne Consulting AG Seite 11 /37

12 Springer zur Verfügung stellen 1. Springertage markieren 2. Dienstposition auswählen bzw. kontrollieren 3. Button Springen anklicken [. 4. Zielkategorie aus der Hierarchie auswählen 5. Button Weiter anklicken [. Rechtsklick auf den Springertag Wechsel in die Springergruppe 2006 Erne Consulting AG Seite 12 /37

13 Springer aufheben 1. Springertage markieren 2. Dienstposition auswählen bzw. kontrollieren 3. Button Springer aufheben anklicken [ Erne Consulting AG Seite 13 /37

14 Mitarbeiterposition im Planblatt verändern 1. auf dem Mitarbeiter rechte Maustaste drücken 2. «Position im Planblatt...» wählen 3. Mitarbeiter auswählen 4. Position verändern 5. Bild mit OK verlassen 2006 Erne Consulting AG Seite 14 /37

15 Monatsplan drucken 1. Gewünschtes Planblatt öffnen 2. Schaltfläche Drucken anklicken [ (Tastaturkürzel: Ctrl+P) 3. Gewünschte Druckvorlage auswählen 4. «Drucken» oder «Vorschau» anklicken [ 2006 Erne Consulting AG Seite 15 /37

16 Stempeleditor Stempeleditor öffnen 1. Führen Sie eine Doppelklick { auf dem gewünschten Tag aus. Wenn Sie bei verschiedenen Personen und/oder an mehreren Tagen Stempeländerungen ausführen möchten, können Sie im geöffneten Stempeleditor bequem über die eingeblendete Personalspalte und den Kalenderbereich navigieren Erne Consulting AG Seite 16 /37

17 Überblick Der Stempeleditor ist modular aufgebaut. Die einzelnen Elemente der Benutzeroberfläche lassen sich den Bedürfnissen des Benutzers entsprechend ein- oder ausblenden und in ihrer Grösse verändern. Die Einstellungen werden gespeichert und beim nächsten Öffnen des Stempeleditors wieder verwendet. Wenn der Benutzer nicht über die benötigten Rechte verfügt, um z. B. die Markierungen oder das Logbuch der Stempeländerungen zu lesen, werden die entsprechenden Elemente nicht angezeigt. 1. Mitarbeiterleiste 2. Monatsplanzeile 3. Zeitraster 4. Wahl des Datums 5. Toolbar 6. Stempelblöcke, Zeitsummen, Markierungen, Logbuch 7. Übersicht der Zeitanrechnungen Datumsnavigation Monatsplanzeile ein- / ausblenden Änderungen rückgängig machen Mitarbeiterleiste ein- / ausblenden Übersicht der Zeitanrechnungen ein- / ausblenden Einen Stempel- oder Aufgabenblock zeichnen Zu einer anderen Gruppe wechseln 2006 Erne Consulting AG Seite 17 /37

18 Mitarbeiter- und Datumsauswahl Mitarbeiter auswählen Um die Stempeldaten weiterer Mitarbeiter zu bearbeiten muss die Mitarbeiterleiste aktiviert sein. Wenn sich der gewünschte Mitarbeiter in einer anderen Gruppe befindet, rufen Sie mit diesem Symbol die gesuchte Gruppe auf. Zur besseren Übersicht blenden Sie nicht benötigte Mitarbeiterkategorien temporär aus. Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus. Wahl des Datums Sie können das Datum auf folgende Arten wechseln: - mit einem Klick [ auf den gewünschten Tag in der Monatsplanzeile. - mit einem Klick [ auf das Datum öffnen Sie den Kalender. Klicken Sie den gewünschten Tag an und übernehmen Sie ihn mit oder führen Sie einen Doppelklick { auf dem gewünschten Tag aus. - mit den Pfeil-Schaltflächen links und rechts vom Datum. Das Verhalten der Schaltflächen hängt davon ab, ob die Monatsplanzeile ein- oder ausgeschaltet ist: oder &* Monatsplanzeile eingeschaltet eine Woche vorwärts / zurück einen Monat vorwärts / zurück QR einen Tag vorwärts / zurück Monatsplanzeile ausgeschaltet oder QR einen Tag vorwärts / zurück Für einen schnellen Datums-Vorlauf oder Rücklauf halten Sie die linke Maustaste auf einer der Pfeil-Schaltflächen gedrückt Erne Consulting AG Seite 18 /37

19 Zeitblock oder Zeitsumme ändern 1. Wählen Sie den Zeitblock oder die Zeitsumme aus, den Sie verändern möchten. 2. Klicken Sie auf «Bearbeiten» 3. Passen Sie den gewünschten Zeiteintrag an. (Bei Bedarf können Sie einen Kommentar hinzufügen.) 4. Bestätigen Sie die Veränderung mit «OK» Erne Consulting AG Seite 19 /37

20 Zeitblock oder Zeitsumme hinzufügen 1. Button «Neu...» anklicken 2. Gewünschte Block-Art oder Zeitsumme auswählen und entsprechende Dateneingabe in den Stempelfeldern machen. Nach Bedarf können Sie einen Kommentar eingeben. Präsenz oder Pikett «Block»: Beginn / Ende und PA-Code Wenn am aktuellen Tag ein Dienst geplant ist, schlägt Ihnen das Programm dessen PA-Code vor. «Pausen»-Block Beginn / Ende der Präsenzblock, in den die Pause eingefügt werden soll, muss vorgängig ausgewählt werden. «Absenz» Beginn / Ende und PA-Code Es stehen nur Absenzen zur Verfügung «Zeitdauer» Nur Stunden und Minuten ohne Zeitpräzisierung PA-Code 3. Durch anklicken des Buttons OK den Stempeleintrag bestätigen 2006 Erne Consulting AG Seite 20 /37

21 Zeitblock oder Zeitsumme löschen 1. Zeitblock oder Zeitsumme markieren 2. Button löschen anklicken [ 3. Löschvorgang bestätigen Erne Consulting AG Seite 21 /37

22 Markierungen In der Registerkarte Markierungen werden einerseits die Systemmarkierungen und andererseits die in der aktuellen Gruppe verfügbaren manuellen Markierungen angezeigt. Manuelle Markierungen Hier werden die Markierungen angezeigt, die für die aktuelle Gruppe definiert sind. Die Änderungen an den Markierungen werden gespeichert, wenn Sie den Stempeleditor mit OK verlassen oder wenn Sie zu einem anderen Datum oder Mitarbeiter wechseln. Systemmarkierungen Die Systemmarkierungen haben folgende Bedeutung: Abrechnungsänderung Zulagenprofil modifiziert / Manuelle Stempeländerung Freiwilliger Tausch Langzeitabsenz Mit dieser Systemmarkierung kann die Abrechnung beeinflusst werden. An Stelle der normalen Lohnartencodes werden die Codes verwendet, die im Zulagenprofil unter Abrechnungsänderung definiert sind. Die Markierung Abrechnungsänderung kann im Stempeleditor gesetzt oder entfernt werden. Im Zusammenhang mit Sollplänen verwendet. Gibt an, dass am betreffenden Tag im Stempeleditor Änderungen vorgenommen wurden. Die Markierung Manuelle Stempeländerung kann im Stempeleditor verändert werden. Im Zusammenhang mit Sollplänen verwendet. Gibt an, dass am betreffenden Tag eine Langzeitabsenz eingetragen wurde. Die Markierung Langzeitabsenz kann im Stempeleditor nicht verändert werden Erne Consulting AG Seite 22 /37

23 Mitarbeiter Mitarbeiter neu erfassen 1a. 1b. Im Menü «Definitionen» der Punkt «Mitarbeiter...» auswählen. Button «Mitarbeiterdefinition» anklicken 2. Suchen bzw. kontrollieren ob der betreffende Mitarbeiter evtl. schon einmal erfasst wurde. 3. Button «+» anwählen. 4. Gewünschte Stammzuordnung aus der Hierarchie auswählen 5. Datenbankfelder entsprechend ergänzen. Wichtig: der Eintrag im Feld «Suchname» muss eindeutig bzw. einmalig verwendet werden 6. Button «OK» anklicken (Datensatz speichern / Fenster verlassen) oder Button «Detail» anklicken (Datensatz speichern / Fenster Personaldaten öffnen) oder Button «Nächster» anklicken (Datensatz speichern / Maske leeren) 2006 Erne Consulting AG Seite 23 /37

24 Personaldaten ändern 1. auf dem Mitarbeiter mit der rechte Maustaste klicken ] 2. «Personaldaten» wählen 3. Änderungen eintragen 4. Mit «OK» bestätigen 2006 Erne Consulting AG Seite 24 /37

25 Datumsabhängige Personaldaten ändern Personaldaten öffnen wie im Kapitel Personaldaten ändern beschrieben 1. Register «Einsatz» wählen 2. Button «Ändern per Datum...» anklicken 3. Gültigkeitsdatum angeben bzw. auswählen 4. Button «OK» anklicken 5. Änderungen eintragen 6. Mit «OK» bestätigen 2006 Erne Consulting AG Seite 25 /37

26 Stammzuordnung ändern Personaldaten öffnen wie im Kapitel Personaldaten ändern beschrieben 1. Button «Stammzuordnung...» anklicken 2. Neue Stammzuordnung (Kategorie) aus der Hierarchie auswählen. 3. «Kategorie Wechsel» anklicken 4. Wechseldatum angeben bzw. auswählen. ({Doppelklick auf gewünschtem Tag) 5. Button «Wechsel hinzufügen» anklicken 6. Dialogfenster schliessen 2006 Erne Consulting AG Seite 26 /37

27 Austritt Personaldaten öffnen wie im Kapitel Personaldaten ändern beschrieben 1. Button «Stammzuordnung...» anklicken 2. «Austritt» anklicken 3. Austrittsdatum angeben bzw. auswählen. ({Doppelklick auf gewünschtem Tag) 4. Button «Wechsel hinzufügen» anklicken 5. Dialogfenster schliessen 2006 Erne Consulting AG Seite 27 /37

28 Wiedereintritt Personaldaten öffnen wie im Kapitel Personaldaten ändern beschrieben 1. Button «Stammzuordnung...» anklicken 2. Stammzuordnung (Kategorie) aus der Hierarchie auswählen. 3. «Wiedereintritt» anklicken 4. Wiedereintritt angeben bzw. auswählen. ({Doppelklick auf gewünschtem Tag) 5. Button Wechsel hinzufügen anklicken 2006 Erne Consulting AG Seite 28 /37

29 Stammzuordnung - Änderung löschen Personaldaten öffnen wie im Kapitel Personaldaten ändern beschrieben 1. Button «Stammzuordnung...» anklicken 2. letzte Zeile aus Wechsel Übersicht auswählen 3. «Wechsel löschen» anklicken 4. Dialogfenster schliessen 2006 Erne Consulting AG Seite 29 /37

30 Guthabenstatistik 1. Gewünschter Mitarbeiter mit der rechten Maustaste ]anklicken. 2. Im Kontextmenü «Guthabenstatistik...» anklicken [. 3. Um die Detail-Informationen aufzurufen fahren Sie mit der Maus über den rot markierten Bereich. Wenn der Mauszeiger sich in eine Hand verwandelt, machen Sie einen Doppelklick { Erne Consulting AG Seite 30 /37

31 Monatsabrechnung Monatsabrechnung ausführen 1. Menü «Datei» öffnen und den Punkt «Monatsabrechnung...» anklicken. [ 5. Monat überprüfen 2. Button «Umfang» anklicken [ 6. Mit dem Button «Start» die Abrechnung auslösen. 3. gewünschte Knoten auswählen 7. Falls gewünscht, die Monatsabrechnungsblätter ausdrucken 4. mit «Weiter» bestätigen. [ 2006 Erne Consulting AG Seite 31 /37

32 Monatsabrechnung drucken 1. Menü «Datei» öffnen und den Punkt «Monatsabrechnung drucken...» anklicken. [ 5. LohnArt und Monat auswählen. 2. Mengenart festlegen 6. Mit dem Button «Weiter» die selektierten Mitarbeiter anzeigen. 3. gewünschte Knoten auswählen 7. Button «Vorschau» oder «Drucken» anklicken [ 4. mit «Weiter» bestätigen. [ 2006 Erne Consulting AG Seite 32 /37

33 Stempelkarte drucken 1. Menü «Datei» öffnen und den Punkt «Stempelkarte drucken...» anklicken. [ 5. Monat und LohnArt auswählen 2. Mengenart festlegen 6. Mit dem Button «Weiter» die selektierten Mitarbeiter anzeigen. 3. gewünschte Knoten auswählen 7. Button «Vorschau» oder «Drucken» anklicken [ 4. mit «Weiter» bestätigen. [ 2006 Erne Consulting AG Seite 33 /37

34 Abschlussdatum festlegen Die Veränderung des Abschlussdatums erfordert zusätzliche Berechtigungen! 1. Menü «Datei» öffnen und den Punkt «Abschlussdatum festlegen...» anklicken. [ 2. Gewünschte Knoten aus der Hierarchie auswählen. 3. Festlegen des Zuletzt abgeschlossenen Monats 4. Änderung der Abschlussdaten mit dem Button Speichern bestätigen. Vergessen Sie nicht, die zurückgesetzten Knoten wieder abzurechnen! 2006 Erne Consulting AG Seite 34 /37

35 Passwort ändern Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir Ihnen, Ihr Passwort in regelmässigen Zeitintervallen zu ändern. Vermeiden Sie jedoch die Verwendung von häufig benutzen Passworten (wie z.b. Vorname des Kindes, Ehemann/Ehefrau,...) 1. Menü «Datei» öffnen und den Punkt «Passwort ändern...» anklicken. [ 2. Identifizieren Sie sich mit Ihrem aktuellen Passwort. 3. Geben Sie ein neues Passwort ein und bestätigen Sie es mit der erneuten Eingabe. 4. Schliessen Sie den Vorgang mit «OK» ab. Die erfolgreich Änderung des Passwortes wird mit dieser Meldung bestätigt Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, so wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator. Dieser hat die Berechtigung Ihnen ein neues Passwort zu vergeben. Falls Sie Ihr Passwort am Bildschirm, unter der Tastatur oder sonst irgendwo öffentlich präsentieren, so nützt dieses genauso 2006 Erne Consulting AG Seite 35 /37

36 wenig wie eine offene Türe Sie vor Dieben schützt. HotKeys! On-Line-Help Planblatt / allgemeines Handling C + f Mitarbeiter suchen Standard X Planblatt / allgemeines Handling Markierungen löschen (Dienste entmarkieren) % Planblatt aktualisieren (Bildschirm refresh) Standard ^ Gehe zu Monat... & 1 Monat rückwärts blättern * 1 Monat vorwärts blättern QZYR Cursor bewegen [DELETE] Markierte Planungen löschen C + p Monatsplan drucken C + c Dienst in Zwischenablage kopieren Standard C + x Dienst ausschneiden und in Zwischenablage legen Standard C + v Dienst aus Zwischenablage einsezten Standard C + i C + m C + s Interpretationslevels anzeigen Dienst mit manuellen Stempeländerungen anzeigen Sollplan anzeigen C + 0 [NULL] C + 9 [NEUN] B + [ [li. Maustaste] B + [DELETE] bis Zusatzplanzeilen einblenden Geplanten Dienst verschieben Planungsdaten komplett löschen (auch manuell eingetragene bzw. veränderte Stempel) B + QZYR Markieren A + E Planblatt-Ansicht anpassen Z Y Stempeleditor Zum vorherigen Stempel [ ] Zum nächsten Stempel [ ] ~ [END] Zum letzten Stempel C + E Markierten Stempel modifizieren (wie der Button [t]) C + [DELETE] Markierten Stempel löschen (wie der Button [ ]) 2006 Erne Consulting AG Seite 36 /37

37 Index Abrechnungsänderung...22 Abschlussdatum festlegen...34 Absenz...20 Austritt...27 Benutzernamen...6 Block...20 Datumsnavigation...17 Definitionen...23 Dienst...10 Dienstposition...10, 11, 12, 13 Drucken...15 Druckvorlage...15 Einsatz...25 Gruppe...7, 9, 17, 18 Gültigkeitsdatum...25 Guthabenstatistik...30 Hierarchie...4, 26, 28, 34 Kalender...18 Kategorie...4 Knoten...32, 34 Kommentar...20 Langzeitabsenz...22 Logbuch...17 Löschen...11 markieren...10, 11, 12, 13 Markierungen...17, 22 Mengenart...32, 33 Mitarbeiter...18, 23, 24, 30 Mitarbeiterdefinition...23 Mitarbeiterkategorien...18 Mitarbeiterleiste... 17, 18 Monatsabrechnung Monatsabrechnung drucken Monatsplanzeile... 17, 18 Passwort... 6 Passwort ändern Pause Personaldaten... 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29 Planblatt Position im Planblatt Springen Springer Stammzuordnung... 23, 26, 27, 28, 29 Stempeländerung Stempelblöcke Stempeldaten Stempeleditor Stempelkarte drucken Systemmarkierungen Toolbar Umfang Wechseldatum Wiedereintritt Zeitanrechnung Zeitblock... 19, 21 Zeitdauer Zeitraster Zeitsumme... 19, 21 Zeitsummen Zulagenprofil Erne Consulting AG Seite 37 /37