Leistungsbeschreibung. VEDA HR Zeit Modul Personaleinsatzplanung

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1 Leistungsbeschreibung VEDA HR Zeit Modul Personaleinsatzplanung

2 Einführung In der Industrie und auch im Dienstleistungsbereich ist eine immer höhere Flexibilität notwendig um den gestiegenen Anforderungen des Marktes gerecht zu werden. Erst der Einsatz von Planungswerkzeugen ermöglicht den Unternehmen die notwendige Flexibilität. Nicht nur Fertigungsprozesse bzw. Dienstleistungen müssen ständig optimiert und der Marktanforderung angepasst werden, auch der Einsatz des Personals muss auf die Gegebenheiten und auf die persönlichen Bedürfnisse der Mitarbeiter abgestimmt werden. Flexible Arbeitszeit und variable Schichtmodelle sind die Antwort auf den erhöhten Flexibilitätsbedarf. Aus betriebswirtschaftlichen Gründen müssen Personalüberhang, Überstunden, Leerlaufzeiten usw. vermieden werden. Gleichzeitig soll genügend qualifiziertes Personal bei Bedarf zur Verfügung stehen. Die aktuelle Gesetzgebung, Betriebsvereinbarungen und Dienst wünsche der Mitarbeiter, die bei der Schichtplanung berücksichtigt werden müssen, erschweren die Mitarbeitereinsatzplanung in zunehmendem Maße. Die herkömmlichen Methoden der Personaleinsatzplanung mittels Papier, Bleistift und Radiergummi bzw. der Einsatz von Planungstafeln stoßen hierbei zunehmend an die Grenzen ihrer Leistungsfähigkeit. Benötigt werden Werkzeuge, welche die Planungsverantwortlichen bei der Erstellung einer ausgewogenen Personaldisposition unter Berücksichtigung der rechtlichen, betriebswirtschaftlichen sowie der sozialen Aspekte unterstützen. VEDA HR Zeit PEP Personaleinsatzplanung ist ein Zusatzmodul zu VEDA HR Zeit PZW Personalzeitwirtschaft. Das Modul baut auf den Datenbeständen der Personalzeitwirtschaft wie Mitarbeiter, Zeitmodelle, Dienstpläne usw. auf. VEDA HR Zeit PEP unterstützt den Personaleinsatzplaner bei der mittelfristigen Planung und bei Umbesetzungen. Umbesetzungen entstehen häufig durch Krankheit, Urlaub und Kapazitätsverschiebungen innerhalb einer Planungsgruppe. Bei der Planung werden der Kapazitätsbedarf, die Planungsgruppe sowie die persönlichen Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigt. VEDA HR Zeit Modul PEP 1

3 Grundlagen Die Planungsdaten werden in den Stammdaten definiert und setzen sich zusammen aus: Planungsgruppen stellen eine Einheit innerhalb des Unternehmens dar und bilden zusammen mit den Schichtnummern innerhalb der Gruppe die kleinste zu planende Einheit. Die Planungsgruppen können unabhängig von Abteilungs- und Kostenstellen hinterlegt werden. Attribute enthalten eine Beschreibung von Tätigkeiten und/oder Fähigkeiten. VEDA HR Zeit Modul PEP 2

4 Detail-Attribute sind Attributen untergeordnet und dienen der Verfeinerung der Attribute. Sie haben ausschließlich einen informativen Charakter. Schichten enthalten eine Kurzbeschreibung für jede Schicht und bilden zusammen mit der Planungsgruppe die kleinstmögliche Planungseinheit. In den Schichten erfolgt die Zuweisung von Zeitmodellen, die in dem Modul Personalzeitwirtschaft gepflegt werden. VEDA HR Zeit Modul PEP 3

5 Kapazitätsvorgaben werden je Planungsgruppe, Schicht, Kalendertag, Kalenderkennzeichen (des Planungskalenders) und Attribut hinterlegt. Es wird dort die erforderliche Mindestanzahl, Maximalanzahl und Sollanzahl der Mitarbeiter vorgegeben. Kapazitätsbedarf kann für einen vorgegebenen Zeitraum hinterlegt werden. Dies ist nur dann erforderlich wenn sich die hinterlegten Kapazitätsvorgaben eines Tages für einen bestimmten Zeitraum ändern. Qualifikationen können einem Mitarbeiter zugeordnet werden. Die Grundlagen für die Zuordnung bilden die Personalstammdaten aus der Personalzeitwirtschaft und die Attribute. Durch die Qualifikationen kann dem Mitarbeiter je Attribut eine Bewertung zugeordnet werden. Werden einem Mitarbeiter mehrere Qualifikationen zugeordnet, so muss eine als Hauptqualifikation gekennzeichnet werden. VEDA HR Zeit Modul PEP 4

6 Gruppenzuordnung kann für jeden Mitarbeiter durchgeführt werden. Durch die Zuordnung wird der Mitarbeiter einer bestimmten Planungsgruppe zugeordnet. Die Zuordnung ist datumsabhängig und kann somit sehr flexibel gehandhabt werden. VEDA HR Zeit Modul PEP 5

7 Arbeitsmuster können für jeden Mitarbeiter hinterlegt werden. Die Definition des Arbeitsmusters ist datumsabhängig. Das Arbeitsmuster beschreibt den turnusmäßigen Wechsel zwischen den verschiedenen Schichtarten wie beispielsweise Früh-, Spät- und Nachtschicht. Planungsregeln Die Planungsregeln werden von oben nach unten abgearbeitet und können in einer und/oder-beziehung zueinander stehen, wie z. B. eine Mitarbeiterqualifikation mit einer und-beziehung zu einem bestimmten Gleitzeitsaldo. VEDA HR Zeit Modul PEP 6

8 Planungsunterstützung Bei der Schicht- bzw. Dienstplanung wird der Planungsverantwortliche in den verschiedenen Planungsschritten durch leistungsfähige Funktionen unterstützt, diese sind im Wesentlichen: Automatische Einplanung der verfügbaren Mitarbeiter. Manuelle Einplanung der verfügbaren Mitarbeiter Frei definierbare Planungsprioritäten (nach Qualifikation, Salden...). Zugriff auf einsetzbare Mitarbeiter, die nicht zur Planungsgruppe zugeordnet sind. Berücksichtigung der bereits vordisponierten Fehlzeiten wie Urlaub, Krank usw. Übersichtliche Darstellung der Planungsergebnisse in verschiedenen Übersichten, die durch Auswahl-Codes angesteuert werden können. Die Einsatzplanung wird nach folgendem Schema durchgeführt. Auswahl der Planungsgruppe In dieser Maske werden die zu planenden Gruppen, das Planungsdatum und die Schichtnummer ausgewählt. Weiterhin kann eine Variantennummer vergeben werden um eine Planung mehrfach durchzuführen. Bei dem Planungslauf werden alle Mitarbeiter geplant, die der entsprechenden Planungsgruppe zugehörig sind, die für die Planungsgruppe zu planenden Attribute besitzen und den Kriterien des Planungsmodells entsprechen. VEDA HR Zeit Modul PEP 7

9 Arbeiten mit Personaleinsatzplanung In dieser Maske werden die durch den Planungslauf ermittelten Daten je Planungsgruppe, Planungsdatum und Schicht dargestellt. Es kann von dieser Maske ausgehend in die vom Planungslauf ermittelten Daten, wie Kapazitäten, geplante und ungeplante Mitarbeiter u.a., verzweigt werden. Ferner kann aufgrund der Planungsdaten ein Dienstplan an die Personalzeitwirtschaft übergeben werden. Dieses wird in der Personalzeitwirtschaft und in der Personaleinsatzplanung entsprechend vermerkt. Eventuell vorhandene Planungsvarianten zu einer Planungsgruppe, Planungsdatum und Schicht, können durch Auswahlsteuerung als Ist-Planung (Variante *BLANK) übernommen werden. Nur aufgrund der Ist-Planung kann ein Dienstplan für die Personalzeitwirtschaft erstellt werden. Übersicht Kapazitäten Nach dem Planungslauf werden in dieser Maske der Kapazitätsbedarf und die geplanten Mitarbeiter in Summe für die Planungsgruppe und ausgewählte Schicht angezeigt. Über- bzw. Unterdeckungen des Kapazitätsbedarfes sind leicht zu erkennen. Weiterhin werden Hinweise gegeben ob noch Mitarbeiter vorhanden sind, die den Kapazitätsprioritäten nicht exakt entsprechen. Im nachfolgenden Beispiel werden 2 Schweißer geplant. Die erforderliche Mindestanzahl von 2 Schweißern wird nicht erreicht. Es wird jedoch ein Hinweis gegeben, dass 1 weiterer Schweißer vorhanden ist, der jedoch nicht geplant werden konnte. Über die Auswahl 12 können die geplanten Mitarbeiter und über die Auswahl 13 können die ungeplanten Mitarbeiter angezeigt werden. VEDA HR Zeit Modul PEP 8

10 Geplante Mitarbeiter In dieser Maske werden alle Mitarbeiter angezeigt, die für die Planungsgruppe und Schicht geplant wurden. Mit der Auswahl 5 werden Details angezeigt wie z. B. die Planungsregel, über die der Mitarbeiter geplant wurde, oder Resturlaub und Gleitzeitsaldo. VEDA HR Zeit Modul PEP 9

11 Ungeplante Mitarbeiter In dieser Maske werden alle Mitarbeiter angezeigt, die für die Planungsgruppe und Schicht nicht geplant wurden. Diese Mitarbeiter stehen noch zur weiteren Disposition. Weiterhin werden Hinweise gegeben, warum die Mitarbeiter nicht geplant wurden. Diese Mitarbeiter können dann bei Bedarf direkt eingeplant werden. Mitarbeiter weitere Gruppen Hier werden alle Mitarbeiter angezeigt, die mind. ein für die Planungsgruppe benötigtes Attribut besitzen und für das Planungsdatum noch nicht verplant, jedoch einer anderen Planungsgruppe als der geplanten zugeordnet wurden. Diese Mitarbeiter können in die geplante Planungsgruppe übernommen, d.h. für die geplante Planungsgruppe eingeplant werden. Planungsergebnisse Das Ergebnis der Planung ist ein Schichtplan. Dieser Schichtplan ist für die Zeiterfassung nicht bindend. Durch die Funktion Dienstplan-Erstellung kann der Schichtplan in einen Dienstplan überführt werden und fließt somit bindend in die Zeiterfassung ein. Die Dienstplan-Erstellung kann in der Personaleinsatzplanung nur von der Planungsvariante *BLANK (Ist-Planung) aus vorgenommen werden. Bereits in der Personalzeitwirtschaft vorhandene Dienstplan-Eintragungen zu diesem Datum werden gesichert und bei Stornierung der Dienstplan-Erstellung aus der Personaleinsatzplanung wieder zurückgeschrieben. Schichtplan Planungsgruppe Der Schichtplan kann für eine Planungsgruppe angezeigt oder gedruckt werden. Er zeigt eine Übersicht aller geplanten Mitarbeiter der Planungsgruppe mit der jeweiligen Schicht. VEDA HR Zeit Modul PEP 10

12 Schichtplan für einen Mitarbeiter Der Schichtplan kann für einen Mitarbeiter angezeigt oder gedruckt werden und zeigt eine Übersicht nach Einsatzdatum und Funktion. VEDA HR Zeit Modul PEP 11

13 Schichtübersicht Planungsgruppe Der Schichtübersicht kann für eine Planungsgruppe angezeigt oder gedruckt werden und zeigt eine Übersicht der einzelnen Schichten der Planungsgruppe und die eingeplanten Mitarbeiter nach Einsatzdatum. Schichtplanung Die Schichtplanung unterstützt den Disponenten bei der Planung von Personalbesetzungen mit Hilfe einer grafischen Darstellung. Dabei werden für einen 4 Wochen-Zeitraum sowohl die Schichten, als auch die geplanten Abwesenheiten dargestellt. Änderungen und Neuanlagen von Schichtzuordnungen oder Abwesenheiten können direkt in diesem Bildschirm erfasst werden. Erstellung Urplan Der Urplan kann für einzelne Mitarbeiter oder für eine Planungsgruppe erstellt werden. Dabei wird automatisch im Hintergrund ein Dienstplan in VEDA HR Zeit PZW erstellt/geändert. Grundlage für den Dienstplan ist auch hier das dem Mitarbeiter zugeordnete Arbeitsmuster. Stornieren Urplan Hierdurch wird der Dienstplan wieder auf die Werte zurückgesetzt, die vor der Erstellung des Urplans gültig waren. VEDA HR Zeit Modul PEP 12

14 Schichtplan Im Schichtplan werden die durch den Urplan erstellten Dienstpläne grafisch dargestellt. Dabei werden auch vordisponierte Abwesenheiten mit aufgeführt. Zusätzliche Informationen wie Attribut oder Salden- und Resturlaubsverläufe stehen zur bei Bedarf zur Verfügung und unterstützen damit den Disponenten bei der weiteren Planung. Änderungen von Schichtzuordnungen oder die Erfassung/Änderung von Abwesenheiten können direkt per Mausklick in diesem Bild erfolgen. VEDA HR Zeit Modul PEP 13

15 Übersicht Besetzung Die Besetzungsübersicht stellt Über-/Unterdeckungen in den einzelnen Attributen dar. So kann schnell erkannt werden für welches Attribut nicht genügend Personal eingeplant wurde. VEDA HR Zeit Modul PEP 14

16 Ruhezeitenregelung Damit Ruhezeiten zwischen einzelnen Schichten eingehalten werden, kann gesteuert werden, dass bestimmte Schichten nicht aufeinander folgen dürfen (z. B. Nachtschicht direkt nach Frühschicht). Ist dies trotzdem der Fall, so erfolgt ein Hinweis im Protokoll für Ruhezeitverletzungen. ß VEDA HR Zeit Modul PEP 15

17 Deutschland: VEDA GmbH Hauptsitz Carl-Zeiss-Str Alsdorf Telefon: Telefax: Internet: veda.net VEDA HR Informationssysteme AG Carl-Zeiss-Str Alsdorf Telefon: Telefax: Internet: veda.net VEDA GmbH Niederlassung Offenburg Okenstr. 23a Offenburg Telefon: Telefax: Internet: veda.net VEDA Zeit GmbH Okenstr. 23a Offenburg Telefon: Telefax: Internet: veda.net Schweiz: VEDA (Switzerland) AG Im Langhag Effretikon Telefon: Telefax: Internet: veda.net VEDA HR Zeit Modul PEP 16

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