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2 Ziele eines strategischen Vertragsmanagement Können Sie folgende Fragen spontan beantworten? Wie viele Verträge haben Sie? Mit welchen Geschäftspartnern haben Sie welche Verträge? Wer arbeitet mit den jeweiligen Verträgen? Wo befinden sich die Originaldokumente zu den Verträgen? Sind alle Verträge durch Ihre Rechtsabteilung geprüft, wann und mit welchem Ergebnis? Auf welche physischen Anlagen/Gebäude/Gegenstände beziehen sie sich? Wann laufen ihre Garantien, Kündigungsfristen oder Verlängerungsoptionen ab? Welche Kostenverpflichtungen entstehen Ihnen aus geschlossenen Verträgen zukünftig? Welches wirtschaftliche Risiko ist in den einzelnen Verträgen enthalten? Werden die Verträge effizient verwendet, um Ihr Unternehmensziel zu erreichen? Wenn ja, herzlichen Glückwunsch! Die meisten Firmen haben jedoch heute keine Transparenz über ihre Verträge. 1

3 Ziele eines strategischen Vertragsmanagement Vision Vertragsmanagement als festen Bestandteil in jedem Unternehmen zu etablieren Die wirtschaftlichen Beziehungen jedes Unternehmens finden ihr Abbild in Verträgen. Dazu gehören Arbeitsverträge mit Angestellten, Mietverträge für Büroräume, Service-LevelAgreements mit Dienstleistern, Leasingverträge mit Lieferanten, Kooperationsverträge mit Partnerunternehmen und vieles mehr. Es ist ein strategisches Vertragsmanagement notwendig, um der Bedeutung, die Verträge für Ihr Unternehmen haben, gerecht zu werden. Dieses orientiert sich an den zentralen Zielen und Vorgaben. Die Vielzahl der Verträge, ihre Individualität und die Tatsache, dass die unterschiedlichsten Abteilungen jeweils für ihren Bereich selbstständig Verträge schließen, machen diesen Anspruch zu einem schwierigen Unterfangen. 2

4 Vertragsmanagementsoftware unter SAP networker, contract manager Die vier Erfolgsschritte des strategischen Vertragsmanagements sind: Zeit einsparen Kosten senken Qualität verbessern Risiko minimieren Dieses ermöglicht genaue und fristgerechte Reaktionen auf Änderungen in Ihren Märkten und hilft Ihnen, Ihr Unternehmensziel zu erreichen. 3

5 Vertragsmanagement: Abzubildender End-to-End Prozess 4

6 Vertragsmanagementsoftware unter SAP networker, contract manager Strategisches Vertragsmanagement bedeutet zunächst die Definition von Regeln und Prozessen, die einheitliche Verfahren im Umgang mit Verträgen sicherstellen. Auf dieser Basis erhalten Softwaresysteme die notwendigen Informationen, um vormals manuelle Tätigkeiten zu automatisieren. Durch einen zentralen Zugriff auf alle vertragsrelevanten Daten und Vorgänge kann die Auswertbarkeit in eine neue Dimension gehoben werden. Eine Vertragsmanagement-Software ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen, strategischen Steuerung von Verträgen im Unternehmen. Vier Hauptfunktionen müssen durch die Software bereitgestellt werden: Zentrale Ablage aller Dokumente Einfacher Benutzerzugriff mit Berechtigungskontrolle Komplette Sicht auf Verträge, inkl. Inhalt, Portfolio, Vertrags- und Prozessdaten Steuerung des gesamten Vertragslebenszyklus. 5

7 Vertragsmanagementsoftware unter SAP networker, contract manager Strategisches Ziel unserer Software: Konsequente Innovation bei der Nutzerfreundlichkeit im Zugriff auf das SAP basierte Vertragsmanagement Konsequente Ausrichtung auf spezifische Lösungen für betriebswirtschaftliche Kundenanforderungen Folgende Grundprämissen bilden die Basis der Software: Vollständig in SAP integriert Vorhandene SAP-Daten und Funktionen werden nicht dupliziert, sondern verwendet Die Software ist modular aufgebaut und einfach zu erweitern Die Einführung ist schnell und mit sehr guten TCO möglich Das Preismodell orientiert sich an der Höhe des zu erwartenden Nutzens 6

8 Mobiler Zugriff networker, contract manager Vertrag im ipad 7

9 Einbettung in SAP - Networker contract manager Compliance Cockpit [MCE] Performance Cockpit [EPC] Risk Cockpit [OVB] Reporting CRM SRM FM Vertragsmanagement Prozesse Vertragsdatenmanagement SAP ERP 8

10 Einbettung im SAP - Konzept networker contract manager Contract Analytics Rollenbasierter Zugriff Core Risk SLA SAM CUNO Operations (MM, SD, RE, PM) Financials (FI, CO, PS) SAP Geschäftslogik und Stammdaten Business Documents Service User- und Berechtigungen WorkflowEngine SAP Basis Technologie 9 Interfaces (ALE, XI, BAPI, RFC)

11 Einbettung in die Organisation- networker contract manager Big-Picture 10

12 Übersicht - networker contract manager Geschäftsführung Cockpit Bereiche Abteilungen Sachbearbeitung Belege Akten, Prozesse Reporting PM- Equipment SAP- Stammdaten FI- Beleg contract manager- Vertrag MM- Bestellung SD- Au9rag Rahmen- Vertrag 11

13 Beispiel: Cockpit mit Vorgang networker contract manager Zuletzt bearbeitete contract manager Verträge 12

14 Akten und Prozesse - Einbindung networker contract manager - Skizze - Integrierter Cockpit-Ansatz Vorgangsakte SAP Belege Lieferanten/Kunden- Akte Allg. Dokumente 13 Freigaben/ Genehmigung Vertragsakte Vertragsart: EV- Vertrag Vertragsart: Rahmenvertrag

15 Vorgangsakte SAP FM 14

16 Vorgang im SAP Business Workplace Business Workplace von networker, projektberatung GmbH 15

17 Lieferantenakte im SAP FM 16

18 Vertragsakte im SAP FM nw GmbH Vertragsnummer 17 nw GmbH

19 Vertragsbeleg im networker contract manager : MFL opmp test - networker, projektberatung GmbH nw GmbH 18

20 Beispiel Lizenzmanagement mit networker contract manager ROI- Aspekte SAM Kosten vermeiden Teure Nachlizensierung bei Audits Kosten für das Audit sinken Unnötige Neubeschaffung vermeiden Kosten reduzieren Nicht benötigte Wartung reduzieren / kündigen Bessere Planung Einfache Weiterverrechnung Verträge konsolidieren, Lizenzmodelle optimieren 19

21 Beispiel Lizenzmanagement mit networker contract manager Lizenzentwicklung SW- Nutzung 0 Jan Feb Mrz Apr Mai Jun 05 Jul 05 Aug Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mrz Apr CAD Software SMS CAL Desktop Professional SQL CAL Wartungskosten je Lizenzmaterial , , , , , , , ,00 - CAD Software SMS CAL genutzte Lizenzen. 20 Desktop Professional freie Lizenzen SQL CAL Lizenz- und Wartungsverträge SAP contract manager - CLM SAP contract manager- SAM.

22 Beispiel Einführung networker contract manager - Phasenkonzept Initial-Projekt (Schritt 1. bis 5. ca PT) 1. Aufbau Evaluierungssystem inkl. Prototyp (Grob-Konzept-Phase) 2. Fachkonzept inkl. Migrationskonzept bestehender Verträge 3. DV-Konzept / Realisierung 2-3 Vertragsarten 4. Migration 2-3 Vertragsarten in einem Bereich 5. Go-Live in einem Bereich mit 2-3 Vertragsarten 6. Ausweitung der Prozesse/Einbindung weiterer Bereiche Wiederholend: 1. Konzeption und Realisierung weitere Vertragsarten 2. Migration weitere Vertragsarten 3. Go-Live in weitere Bereiche 4. Ausweitung der Prozesse/Einbindung weitere Bereiche 21

23 contact Ralf Pollmann Vertriebsleiter 22 Eschborner Straße 4 D Kronberg/Ts. Telefon +49 (0) 6173 / Telefax +49 (0) 6173 / Mobil +49 (0) 178 /

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