Technikentwicklung im Notariat neue Funktionen des Beglaubigungs- und Beurkundungsverfahrens

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1 Technikentwicklung im Notariat neue Funktionen des Beglaubigungs- und Beurkundungsverfahrens Florian Dietz und Christoph Schrenk* I. Notare und Technik?... 1 II. Erste Schritte zur Technisierung des Notariats: Automatisiertes Grundbuch und digitale Flurkarte... 2 III. Das elektronische Handelsregister Rechtliche Grundlagen für die Einführung des elektronischen Handelsregisters Elektronische Kommunikation mit den Registergerichten... 5 a) Elektronische Einreichung von Dokumenten... 5 b) Stukturierter Datenaustausch zwischen Notaren und Registergerichten... 7 IV. Das zentrale Testamentsregister... 8 V. Zusammenfassung und Ausblick: Funktionen des Beurkundungs- und Beglaubigungsverfahrens vor dem Hintergrund des elektronischen Rechtsverkehrs I. Notare und Technik? Was hat der Notar mit Technik zu tun? Arbeitet er nicht vielmehr antidigital? Die Grundregel des 13 BeurkG Vorlesen, Genehmigen, Unterschreiben mag diesen Eindruck rechtfertigen. Auch die zahlreichen Verzeichnisse und Bücher wie Urkundenrolle, Namensverzeichnis, Massenbuch etc., die der Notar verpflichtend zu führen hat, sind der analogen, papiergebundenen Welt verpflichtet. Das bisher geltende Benachrichtigungswesen des 34a BeurkG für Verfügungen von Todes wegen, das noch näher dargestellt werden soll (siehe unten IV.), ist ebenfalls der Papierwelt verhaftet. * Beide Verf. sind ehemalige wissenschaftliche Mitarbeiter am Institut für Recht und Technik und haben dort technikrechtliche Promotionsvorhaben abgeschlossen. Der nachfolgende Beitrag ist die erweiterte und um Fußnoten ergänzte Fassung des gemeinsam im Rahmen des Symposiums Recht und Technik Entwicklungen und Perspektiven am gehaltenen gleichnamigen Vortrags. Die im Beitrag mit I., II. und IV. gekennzeichneten Abschnitte hat Notar Dr. Florian Dietz verfasst, die mit Ziffern III. und V. gekennzeichneten Abschnitte Notar Dr. Christoph Schrenk.

2 Blickt man jedoch auf den Jubilar, das Institut für Recht und Technik, ist schon ein größerer Bezug zu den Notaren erkennbar: In den 20 Jahren seit seiner Gründung hat das Institut weit mehr als zehn Berufsträger im Notariat hervorgebracht - dies bei steigender Tendenz. In diesen 20 Jahren wurde auch der Beruf des Notars einem starken Wandel unterzogen. Das Notariat ist heute längst kein technikfreier Raum mehr, wie es sich aus den eingangs angestellten Überlegungen vielleicht ergeben könnte. Der Notar bedient sich nicht nur zur Büroorganisation der Technik. Er ist auch Schnittstelle zwischen Papierwelt und digitalem e-government. II. Erste Schritte zur Technisierung des Notariats: Automatisiertes Grundbuch und digitale Flurkarte Ein erster Anfang zur Technisierung des Notarberufs liegt in der Digitalisierung des Grundbuchwesens. Bereits im Jahr 1982 wurde in Bayern beim Grundbuchamt München ein erster Prototyp in Betrieb genommen. 1 Aller Anfang war schwer: Das Konzept sah die Zusammenlegung der Abteilung II und Abteilung III des Grundbuchs zu einer einheitlichen Belastungsabteilung vor, was den Übertragungsaufwand aus dem Papiergrundbuch in das elektronische Grundbuch in die Nähe einer vollständigen Neuanlage der Grundbücher rückte. Überdies gab es keine technische Lösung für die Übertragung des Datenbestands, so dass dieser hätte abgetippt werden müssen. 2 Erst im Jahr 1995 gab es erneut beim Grundbuchamt München das erste elektronische Grundbuch, bei dem der Datenspeicher das Grundbuch im Rechtssinne ist und in Papierform nur noch Ausdrucke dieses eigentlich relevanten Datenspeichers zur Verfügung stehen. 3 Seit dem Jahr 2000 ist das elektronische Abrufverfahren als Standard der Beauskunftung nunmehr in allen Bundesländern etabliert. 4 Dabei werden die Daten aus der Datenbank des Grundbuchs in ein Abbild des Papiergrundbuchs umgesetzt, so dass der Verwender mit dem gewohnten Bild arbeiten kann. Anfangs waren viele Grundbücher hinsichtlich ihres Datenbestands noch nicht digitalisiert im eigentlichen Sinne, sondern nur als Fotografie des Grundbuchblattes in die elektronische Datenbank übernommen, so dass neue Eintragungen mit digitalem Inhalt durch die Rechtspfleger vorgenommen und in das 1 Vgl. Bauer/v. Oefele/Waldner, GBO, 2. Aufl. 2006, Vor 126 Rn. 1, der darauf hinweist, dass die Vorüberlegungen bereits auf das Jahr 1969 zurückgehen. 2 Bauer/v. Oefele/Waldner, GBO, 2. Aufl. 2006, Vor 126 Rn Demharter, GBO, 27. Aufl. 2010, 126 Rn. 2, 128 Rn. 2. Rechtsgrundlage hierzu sind die 126 ff. GBO i.v.m. der Verordnung der jeweiligen Justizverwaltung, für Bayern z. B. 11 ff. der Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr und elektronische Verfahren (ERVV) vom , BayGVBl. 2006, dort finden sich die Zugangsvoraussetzungen und Links zu den Grundbuchseiten der einzelnen Bundesländer. 2

3 Abbild des eingescannten Papiergrundbuchs eingeblendet wurden. Dieses Verfahren vermied, dass zur Umstellung des Grundbuchs der gesamte Datenbestand händisch erfasst werden musste. Eine elektronische Einreichung der Daten fand bis vor Kurzem noch nicht statt. Infolgedessen sind die Abläufe überwiegend noch von einer Doppelerfassung durch das Notariat und später das Grundbuchamt sowie von den Postlaufzeiten der Papierurkunden geprägt. Allerdings sieht die Grundbuchordnung bereits eine Öffnungsklausel vor, die eine voll digitale Abwicklung im Grundbuchwesen nach dem Vorbild des elektronischen Rechtsverkehrs beim Handelsregister (vgl. dazu unten III.) ermöglicht. 5 Auf deren Grundlage wurden bereits erste Grundbuchämter in Baden-Württemberg, Sachsen und Schleswig-Holstein auf eine vollständig digitale Bearbeitung umgestellt. Bei der Bundesnotarkammer sind aktuelle Informationen über den Stand der Umstellung in den einzelnen Bundesländern verfügbar. 6 Damit der hohe Qualitätsstandard des Grundbuchs als Rechtsscheinträger für den gutgläubigen Erwerb auch bei einer Umstellung auf elektronische Abwicklung erhalten bleibt, muss der Strengbeweis durch öffentliche Urkunde gem. 29 GBO aufrechterhalten werden. Im elektronischen Rechtsverkehr tritt an die Stelle der beglaubigten Abschrift ein Dokument mit einem sogenannten einfachen elektronischen Zeugnis gem. 39a BeurkG, in dem der Notar die Übereinstimmung des Abbilds in der Datei mit dem ihm vorliegenden Papierexemplar beglaubigt. 7 Ein weiteres Feld, auf dem die Digitalisierung in großen Schritten voranschritt, ist das Vermessungswesen. Bereits im Jahr 1990 hat das Land Nordrhein-Westfalen den Papierkataster abgeschafft und den automatisierten Liegenschaftskataster (ALK) eingeführt. Die digitale Flurkarte (DFK) wurde in Bayern 1994 als amtliche Flurkarte eingeführt. 8 Diese digitalisierten Flurkarten liegen zwischenzeitlich nahezu flächendeckend vor. Durch Onlinezugriff ist eine aktualisierte Beauskunftung in Echtzeit von überall aus möglich. 9 Auch in diesem Bereich verbleibt es für das Antragswesen und die Bearbeitung jedoch bei analogen Arbeitsweisen: Anträge auf Vermessung werden nach wie vor in Papierform mit entsprechenden Durchschlägen eingereicht ff. GBO, eingefügt durch Gesetz vom (ERVGBG) mit Wirkung zum L.html. 7 Mayer/Mödl, DNotZ 2009, 743, 744; siehe hierzu auch unten 3. b) aa) 8 Past, in: Bayerisches Staatsministerium der Finanzen (Hrsg.), Es ist ein Maß in allen Dingen 200 Jahre Bayerische Vermessungsverwaltung , München 2001, S. 42, Für Bayern z. B. 3

4 III. Das elektronische Handelsregister Der Bereich notarieller Tätigkeit, der bisher am umfassendsten in die Welt der Elektronik überführt wurde, ist das Gesellschaftsrecht. Hier hat vor allem die Einführung des elektronischen Handelsregisters und die damit verbundene elektronische Kommunikation mit den Registergerichten dafür gesorgt, dass neue rechtliche Vorgaben umgesetzt und Arbeitsprozesse im Hinblick auf die Erfordernisse des elektronischen Rechtsverkehrs neu gestaltet werden mussten. Der Einsatz der Technik als Mittel des Rechts und die Anpassung der bisher bestehenden rechtlichen Vorgaben an die neuen technischen Möglichkeiten (Technik als Gegenstand des Rechts) waren hier untrennbar miteinander verbunden Rechtliche Grundlagen für die Einführung des elektronischen Handelsregisters Die Einführung des elektronischen Handelsregisters beruht auf der sog. SLIM- IV Richtlinie 11 der Europäischen Union (Richtlinie 2003/58/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom ). Hiernach hatten die Mitgliedstaaten bis spätestens zum die Umsetzungsmaßnahmen für eine elektronische Registerführung ihrer Handels-, Genossenschafts-, Unternehmens- und Partnerschaftsregister zu treffen. Außerdem hatten sie es zu ermöglichen, dass Anmeldungen zu den vorgenannten Registern in elektronischer Form vorgenommen und sonstige Dokumente elektronisch eingereicht werden können (Art. 1 Ziffer 3. der Richtlinie). In der Bundesrepublik Deutschland wurden diese europarechtlichen Vorgaben durch das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) vom umgesetzt. Dieses Gesetz bewirkte eine vollständige Umstellung des Handelsregisterverkehrs 14 und machte den elektronischen Rechtsverkehr zum juristischen Unternehmensalltag 15. Ausgangspunkt hierfür ist die zwingende Führung des Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregisters in elektronischer Form ( 8 Abs. 1 HGB; 156 Abs. 1 GenG; 5 Abs. 2 PartGG). Diese Register wurden vollständig in 10 Zur Bedeutung der Technik als Mittel des Rechts einerseits und als Gegenstand des Rechts andererseits vgl. Vieweg, JuS 1993, 894, Die Bezeichnung SLIM stellt eine Abkürzung für Simpler Legislation for the Internal Market dar. 12 ABl. EU Nr. L 221 vom , S BGBl I, S Apfelbaum/Bettendorf, RNotZ 2007, Melchior, NotBZ 2006, 409,

5 die elektronische Welt überführt: Registerblätter werden elektronisch angelegt, Eintragungen werden elektronisch vorgenommen und vom Eintragenden elektronisch signiert ( 8a HGB, 28 HRV und Verweisungen auf 8a HGB in 156 Abs. 1 GenG bzw. 5 Abs. 2 PartGG). 16 Grundlage der durch das EHUG bewirkten tiefgreifenden Umgestaltung ist jedoch vor allem der geänderte 12 Abs. 1 S. 1 HGB 17, nach dessen ab gültiger Fassung Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregisteranmeldungen zwingend elektronisch 18 in öffentlich beglaubigter Form einzureichen sind 19. Über die verpflichtenden Vorgaben der SLIM-IV- Richtlinie hinausgehend beabsichtigte und bewirkte der deutsche Gesetzgeber damit die komplette Umstellung des Registerverkehrs 20 von der Papierform auf elektronische Medien Elektronische Kommunikation mit den Registergerichten Somit mussten die gängigen papiergebundenen Arbeitsprozesse bzw. Kommunikationswege zwischen Notariaten und Registergerichten rechtzeitig an die neuen gesetzlichen Vorgaben angepasst werden. a) Elektronische Einreichung von Dokumenten Maßgeblich hierfür ist zunächst der Begriff der elektronischen Einreichung in 12 Abs. 1 S. 1 HGB: Die auf der Grundlage des 8a Abs. 2 HGB erlassenen Rechtsverordnungen der Länder 22 sehen hierfür die Kommunikation mit elektronischen Poststellen der Gerichte vor 23 ; grundsätzlich 24 keine Kommunikation mittels oder durch Einreichung von Datenträgern. 16 Sikora/Schwab, MittBayNot 2007, 1, Entsprechend auch 157 GenG; Verweisung auf 12 HGB in 5 Abs. 2 PartGG. 18 Hervorhebung durch die Verf. 19 Vgl. Krafka, MittBayNot 2005, 290; Meyding/Bödeker, BB 2006, 1009, Der Vollständigkeit halber sei hier erwähnt, dass durch das Vereinsregisteränderungsgesetz vom (BGBl I, S. 3145), in Kraft seit , auch die Voraussetzungen für die elektronische Einreichung von Daten beim Vereinsregister geschaffen wurden ( 77 S. 2 BGB). Anders als im Bereich der Handels-, Genossenschafts- oder Partnerschaftsregister bleibt beim Vereinsregister aber das klassische papiergebundene Anmeldeverfahren möglich. 21 Vgl. Krafka, MittBayNot 2005, In Bayern: Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr und elektronische Verfahren (ERVV) vom , BayGVBl. 2006, Sikora/Schwab, MittBayNot 2007, 1, Ausnahmen lässt in Bayern 10 ERVV insbesondere im Fall technischer Störungen zu. 5

6 Die elektronische Einreichung setzt ferner denklogisch die Herstellung eines elektronischen Abbilds einer errichteten Papierurkunde voraus, was in der Praxis das Einscannen der errichteten Urkunden bedeutet. 12 Abs. 2 S. 2 HGB fordert für das elektronische Abbild bei notariell beurkundeten Dokumenten und bei öffentlich beglaubigten Abschriften ein mit einem Zeugnis nach 39a BeurkG versehenes Dokument, also einen Vermerk über die Übereinstimmung des elektronischen Abbilds mit der Papierurkunde verbunden mit einem qualifizierten elektronischen Zeugnis nach dem Signaturgesetz. Diese qualifizierte elektronische Signatur ( 2 Nr. 3 SigG) stellt das Äquivalent zur eigenhändigen Unterschrift dar 25. Im hierbei zu erstellenden Signaturschlüssel ist gleichzeitig eine Bestätigung der Notareigenschaft enthalten (sog. Notarattribut) 26, vgl. 39a S. 4 BeurkG. Das Notarattribut ist daher mit dem Siegel vergleichbar. 27 Das Verfahren des 39a BeurkG ersetzt somit die aus der Papierwelt bekannte Notarunterschrift unter dem Übereinstimmungsvermerk nebst dem hierauf anzubringenden Notarsiegel. Technisch betrachtet stellt sich die Vorgehensweise bei der Erstellung einer elektronisch beglaubigten Abschrift gemäß 39a BeurkG so dar, dass das Textdokument durch eine mathematische Funktion zerhackt und auf einen eindeutigen mathematischen Wert reduziert wird ( Hash-Wert ). Dieser Wert wird mit einem geheimen Verschlüsselungscode, der auf der individuellen Signaturkarte des Notars enthalten ist, verschlüsselt. Der Empfänger des Textdokuments, im hier gegebenen Zusammenhang also das Registergericht, erhält vom Notar sodann das gescannte Textdokument, den verschlüsselten Hash-Wert und den öffentlichen Entschlüsselungscode, der eindeutig und unverwechselbar dem geheimen Code auf der Signaturkarte zugeordnet ist, aus dem aber nicht auf den geheimen Code rückgeschlossen werden kann, übermittelt. Dies ermöglicht dem Empfänger die Prüfung, ob das Textdokument unverändert übermittelt wurde und ob der Absender korrekt ist, indem der Empfänger eigenständig aus dem übermittelten Textdokument den Hash-Wert ermittelt, den verschlüsselt übermittelten Hash-Wert entschlüsselt und beide Werte miteinander vergleicht: Stimmen sie überein, ist das übermittelte Dokument unverändert. 28 Zu beachten ist in diesem Zusammenhang, dass keinesfalls eine Gleichsetzung bzw. Verwechslung der vorstehend beschriebenen elektronischen Signatur mit der Unterschriftsbeglaubigung nach 129 BGB erfolgen darf 29 : Letztere setzt zur Vermeidung von Problemen im Bereich der verdeckten Stellvertretung (bei 25 Apfelbaum/Bettendorf, RNotZ 2007, 89, 90 f. Ein Vergleich der nach dem Signaturgesetz möglichen Signaturen findet sich bei Weikart, NotBZ 2007, 73, Sikora/Schwab, MittBayNot 2007, 1, 7; Bettendorf, Die Entwicklung des elektronischen Rechtsverkehrs im Notariat, in: DNotZ Sonderheft 50 Jahre Bundesnotarkammer, 2011, S. 9, Apfelbaum/Bettendorf, RNotZ 2007, 89, Vgl. zum Ganzen auch die Darstellung bei Jeep/Wiedemann, NJW 2007, 2439, 2440 f. und Apfelbaum/Bettendorf, RNotZ 2007, 89, Melchior, NotBZ 2006, 409, 411; Weikart, NotBZ 2007, 73, 83. 6

7 Weitergabe von Signaturkarte und PIN 30 ) und zur Vermeidung von Missbrauchsfällen (z.b. bei Ausübung von Zwang oder Täuschung 31 oder bei entwendeter Karte/PIN) nach wie vor zwingend eine papiergebundene Form voraus 32, indem die Unterschrift des Beteiligten in Gegenwart des Notars auf Papier vollzogen oder die auf Papier geleistete Unterschrift in Gegenwart des Notars von dem Beteiligten anerkannt wird ( 40 Abs. 1 BeurkG). Die Beglaubigung einer Signatur erfüllt nicht die Anforderungen des 129 BGB. 33 Anders als bei der einfachen Schriftform ( 126 BGB) durch 126a BGB ist im Bereich des 129 BGB gerade keine Gleichstellung der Beglaubigung einer Signatur mit der Beglaubigung einer Unterschrift erfolgt. 34 Die in 12 Abs. 1 S. 1 HGB enthaltenen Tatbestandsmerkmale elektronisch (...) einzureichen einerseits und in öffentlich beglaubigter Form andererseits sind also streng voneinander zu unterscheiden. b) Stukturierter Datenaustausch zwischen Notaren und Registergerichten Über die beschriebene elektronische Einreichung von Dokumenten hinausgehend wurde durch die auf der Grundlage des 8a Abs. 2 HGB erlassenen Rechtsverordnungen der Länder ein strukturierter Datenaustausch zwischen Notariaten und Registergerichten eingeführt. Dies bedeutet vor allem, dass die Eingabe und die Übermittlung der für die Registereintragung relevanten Daten (z.b. Firma, Sitz, Vertretungsbefugnisse, Kapitalangaben etc.) durch die Notariate so erfolgt, dass der Empfänger sie in seinen Anwendungen unmittelbar weiterverarbeiten kann 35. Dieser strukturierte Datenaustausch wird aufgrund entsprechender Vorgaben durch die Landesjustizverwaltungen in der Programmsprache XML 36 durchgeführt. Das Registergericht kann aus den von den Notariaten übermittelten sog. XML-Strukturdaten 37 unmittelbar den Entwurf der Registereintragung ganz oder jedenfalls teilweise erzeugen. 38 Dadurch wird die mehrfache händische Eingabe von Informationen vermieden, was zu einer Erhöhung der Sicherheit 30 Bettendorf, Die Entwicklung des elektronischen Rechtsverkehrs im Notariat, in: DNotZ Sonderheft 50 Jahre Bundesnotarkammer, 2011, S. 9, 44 m. w. N. 31 Weikart, NotBZ 2007, 73, Apfelbaum/Bettendorf, RNotZ 2007, 89, Apfelbaum/Bettendorf, RNotZ 2007, 89, Apfelbaum/Bettendorf, RNotZ 2007, 89, Bettendorf, Die Entwicklung des elektronischen Rechtsverkehrs im Notariat, in: DNotZ Sonderheft 50 Jahre Bundesnotarkammer, 2011, S. 9, Extensible Markup Language, vgl. Sikora/Schwab, MittBayNot 2007, 1, 3, dort Fn. 27 m. w. N. 37 Sikora/Schwab, MittBayNot 2007, 1, Sikora/Schwab, MittBayNot 2007, 1, 3. 7

8 des Eintragungsverfahrens bzw. Auskunftsverfahrens 39 und zu einer Erhöhung von dessen Schnelligkeit und Transparenz 40 führt. 41 Die Aufbereitung der für die Registereintragung relevanten Daten in strukturierter Form stellt also eine zusätzliche von den Notariaten wahrzunehmende Aufgabe dar. Hierfür war die Entwicklung von Spezialsoftware ( XNotar ) 42 nötig. IV. Das zentrale Testamentsregister Die Technisierung der Abläufe in der notariellen Praxis schreitet aber auch über Grundbuch- und Handelsregisterverkehr hinaus auf dem Gebiet des Erbrechts voran. Das herkömmliche Verfahren zur Registrierung letztwilliger Verfügungen war äußerst umständlich und fehleranfällig: 43 Bei der Beurkundung erbfolgerelevanter Urkunden wie z.b. Testamente und Erbverträge, aber auch Erb- und Zuwendungsverzichtsverträge, Regelungen zum Güterstand und Rechtswahlen mit Bezug zum Erbrecht, 44 hatte die beurkundende Stelle eine regelmäßig mit Schreibmaschine auszufüllende gelbe Karteikarte nach einem Mustervordruck an das Geburtsstandesamt der beteiligten Person zu senden, 34a Abs. 1 BeurkG i.v.m. 20 Abs. 2 DONot. 45 Lag der Geburtsort des Beteiligten nicht in der Bundesrepublik Deutschland, so ging eine entsprechende Benachrichtigung an das Amtsgericht Schönberg, wo die Hauptkartei für Testamente geführt wurde. Wenn eine Person verstarb, wurde vom Standesamt am letzten Wohnsitz der Person eine Sterbefallnachricht an das Geburtsstandesamt dieser Person oder an das Amtsgericht Schöneberg bei fehlendem Geburtsstandesamt in der Bundesrepublik Deutschland gesandt, um anhand der dort befindlichen Verwahrnachrichten wiederum die Verwahrstellen (den beurkundenden Notar oder das verwahrende Gericht) zu benachrichtigen. Die verwahrende Stelle lieferte dann die letztwillige Verfügung beim zuständigen Nachlassgericht, in der Regel das Amtsgericht des letzten Wohnsitzes des Erblassers ( 343 Abs. 1 FamFG), ab. 39 Bettendorf, aao. 40 Sikora/Schwab, MittBayNot 2007, Zur Veränderung der Arbeitsabläufe bei Notariaten und Registergerichten vgl. Jeep/Wiedemann, NJW 2007, 2439, Vgl. Menüpunkt Software. 43 Vgl. hierzu BT-Drucks. 17/2583, S b Abs. 1 BNotO enthält nun eine Legaldefinition, was erbfolgerelevante Urkunden sind. 45 Beck sches Notarhandbuch/Bettendorf, 5. Auflage 2009, Teil M. Rn. 77; Schaal, notar 2010, 393,

9 Allein der komplizierte Ablauf dieses Benachrichtigungswesens macht deutlich, dass es störanfällig und vor allem auch zeitraubend war. Daraus resultierte die Gefahr, dass eine vorhandene Verfügung von Todes wegen im Nachlassverfahren übersehen oder nicht rechtzeitig berücksichtigt werden konnte. Nach Schätzungen der Bundesnotarkammer lagerten zuletzt ca Verwahrnachrichten bei Standesämtern und der Hauptkartei in Berlin. 46 Der Gesetzgeber hat die Misslichkeit des vorhandenen Verfahrens zum Anlass genommen, zum das geschilderte Benachrichtigungswesen durch das zentrale Testamentsregister bei der Bundesnotarkammer als Registerbehörde zu ersetzen. 47 Dieses wird nach dem Vorbild des bereits bestehenden zentralen Vorsorgeregisters 48, bei dem bereits 1,5 Millionen Einträge für vorhandene Vorsorgeurkunden registriert sind, voll digital geführt. Die Eintragungsanträge werden durch elektronische Mitteilung der beurkundenden Stelle (Gericht oder Notar) über einen gesicherten Übertragungsweg direkt an das zentrale Testamentsregister gegeben. Der beurkundende Notar hat die Verwahrangaben zu der jeweiligen Verfügung von Todes wegen an das zentrale Testamentsregister zu übermitteln, wo der Eintrag registriert wird und eine Eintragungsbestätigung an den beurkundenden Notar versandt wird. 49 Dieser gibt die letztwillige Verfügung zu der zuständigen Verwahrstelle, soweit er sie (bei Erbverträgen) nicht selbst in Verwahrung behält. Dieses Benachrichtigungssystem arbeitet vollkommen papierlos und kommt ohne Postlaufzeiten aus. Es trägt sich nach dem Vorbild des Vorsorgeregisters über die Eintragungsgebühren selbst. 50 Im Sterbefall wird eine elektronische Mitteilung des Standesamts am letzten Wohnsitz des Erblassers an das zentrale Testamentsregister gesandt, wo eine vollautomatische Suche im Datenbestand des zentralen Testamentsregisters ausgelöst wird. Von dort geht eine Nachricht an das zuständige Nachlassgericht (ggf. auch eine Negativmitteilung) sowie an etwaige Verwahrstellen (z.b. verwahrende Gerichte und Notare). Dadurch herrscht wesentlich schneller als bisher Klarheit über vorhandene Verfügungen von Todes wegen. Gleichzeitig entfällt die aufwendige Führung von Papierkarteikartenregistern bei den Geburtsstandesämtern. Innerhalb von höchstens sechs Jahren gerechnet ab dem Start des Zentralen Testamentsregisters zum sollen gem. 1 Testamentsverzeichnisüberführungsgesetz auch die in Papierform vorliegenden Verwahrnachrichten eingescannt sein und ihr Inhalt digitalisiert vorliegen, so dass ein lückenloser 46 Diehn, NJW 2011, 481, Gesetz zur Schaffung eines zentralen Testamentsregisters vom , BGBl. I 2010, S Zum Registrierungsverfahren: Beck sches Notarhandbuch/Dietz, 6. Auflage 2015, Teil C. Rn. 97 ff. 50 BT-Drucks. 17/2583, S. 2, 21 f. 9

10 Datenbestand über verwahrte Verfügungen von Todes wegen zur Verfügung steht. 51 Bis Ende 2014 sind nunmehr bereits die Verwahrnachrichten der Standesämter aus sieben Bundesländern sowie der Hauptkartei für Testamente beim Amtsgericht Schöneberg vollständig in das Zentrale Testamentsregister überführt. Dies entspricht etwa 4 Mio. Verwahrnachrichten. 52 V. Zusammenfassung und Ausblick: Funktionen des Beurkundungs- und Beglaubigungsverfahrens vor dem Hintergrund des elektronischen Rechtsverkehrs Die bisherigen Ausführungen haben gezeigt, dass die vereinzelt anzutreffende Behauptung, Notare seien in ihrer Büroorganisation und der Technik ihrer Büros für die digitale Zukunft kaum vorbereitet und daran auch wenig interessiert 53, keine tatsächliche Grundlage hat und aufgrund der verschiedenen gesetzlichen Neuerungen auch keine solche Grundlage haben kann. Die praktische Erfahrung insbesondere mit dem elektronischen Handelsregister hat das Gegenteil bewiesen. Das elektronische Handelsregister hat Vorbildfunktion 54 für weitere Projekte des elektronischen Rechtsverkehrs, insbesondere die elektronische Abwicklung des Grundbuchverkehrs. Und das Zentrale Testamentsregister kann auf den positiven Erfahrungen, die im Zusammenhang mit dem Zentralen Vorsorgeregister gesammelt wurden, aufbauen. Vor dem Hintergrund der bisherigen Ausführungen zeigt sich aber auch, dass die in Rechtsprechung und Literatur anerkannten Funktionen des Beurkundungs- und Beglaubigungsverfahrens einer Erweiterung bedürfen. Ein exemplarischer Blick auf einzelne eine notarielle Beurkundung bzw. Beglaubigung voraussetzende Vorschriften ergibt hier derzeit folgendes Bild: Der Vorschrift des 311b Abs. 1 BGB (Beurkundungspflichtigkeit von Grundstücksveräußerungsverträgen) wird die Funktion des Übereilungsschutzes zugesprochen 55, ebenso eine Warnfunktion 56, eine Beweisfunktion 57, eine 51 Vgl. Diehn, NJW 2011, 481, 484; Bumiller/Haders, FamFG, 10. Aufl. 2011, 347 Rn Vgl Köbler, NJW 2006, 2089, Weikart, NotBZ 2007, 73, Staudinger/Schumacher (2012), 311b Abs. 1 BGB Rn. 3 m. w. N.; Münch- KommBGB/Kanzleiter, 6. Aufl. 2012, 311b BGB Rn. 1; Palandt/Grüneberg, 74. Aufl. 2015, 311b BGB Rn MünchKommBGB/Kanzleiter, 6. Aufl. 2012, 311b BGB Rn. 1; Palandt/Grüneberg, 74. Aufl. 2015, 311b BGB Rn

11 Gültigkeitsgewährsfunktion 58 und eine Beratungsfunktion 59. Daneben werden hier richtigerweise vereinzelt auch bodenverkehrspolitische ( 195 BauGB) und fiskalische Gesichtspunkte (Anzeigepflichten des Notars, z.b. nach 18 GrEStG) betont 60. Im Rahmen der Vorschrift des 15 Abs. 3, 4 GmbHG (Beurkundungspflichtigkeit der Abtretung von GmbH-Geschäftsanteilen und der zugrundeliegenden schuldrechtlichen Verträge) wird die Funktion des Anlegerschutzes 61 bzw. weitergehend des Schutzes beider Beteiligter 62 betont. Zudem diene die Vorschrift der Beweiserleichterung 63 und der Schaffung von Klarheit im Rechtsverkehr 64 und verfolge das rechtspolitisch beabsichtigte Ziel, die Verkehrsfähigkeit von GmbH-Anteilen zu erschweren 65, insbesondere zur Vermeidung eines spekulativen Handels 66. Die im Rahmen dieses Beitrags schon mehrfach angesprochene Vorschrift des 12 Abs. 1 HGB (öffentliche Beglaubigung von Handelsregisteranmeldun- 57 Staudinger/Schumacher (2012), 311b Abs. 1 BGB Rn. 3; Münch- KommBGB/Kanzleiter, 6. Aufl. 2012, 311b BGB Rn. 1; Palandt/Grüneberg, 74. Aufl. 2015, 311b BGB Rn Staudinger/Schumacher (2012), 311b Abs. 1 BGB Rn. 3 m. w. N.; Münch- KommBGB/Kanzleiter, 6. Aufl. 2012, 311b BGB Rn. 1; Palandt/Grüneberg, 74. Aufl. 2015, 311b BGB Rn Staudinger/Schumacher (2012), 311b Abs. 1 BGB Rn. 3 mit Verweis auf 17 BeurkG und 14 BNotO; MünchKommBGB/Kanzleiter, 6. Aufl. 2012, 311b BGB Rn. 1; Palandt/Grüneberg, 74. Aufl. 2015, 311b BGB Rn Staudinger/Schumacher (2012), 311b Abs. 1 BGB Rn Baumbach/Hueck/Fastrich, GmbHG, 20. Aufl. 2013, 15 GmbHG Rn Michalski/Ebbing, GmbHG, 2. Aufl. 2010, 15 GmbHG Rn. 55 m. w. N.; Roth/Altmeppen, GmbHG, 7. Aufl. 2012, 15 GmbHG Rn. 66; OLG Stuttgart, DB 1989, 1817 m. w. N. (Übereilungsschutz); Walz/Fembacher, NZG 2003, 1134, 1139 f.; Wicke, ZIP 2006, 977, 979 f. m. w. N.; a. A. MünchKomm- GmbHG/Reichert/Weller, 1. Aufl. 2010, 15 GmbHG Rn. 18 f. mit der sehr formalistischen und wenig überzeugenden Begründung, dass der Zweck der Beurkundung des dinglichen Rechtsgeschäfts ( 15 Abs. 3 GmbHG) nicht weiter reiche als der Zweck der Beurkundung des schuldrechtlichen Grundgeschäfts ( 15 Abs. 4 GmbHG), ersterer Zweck aber nicht überfrachtet werden dürfe. 63 MünchKommGmbHG/Reichert/Weller, 1. Aufl. 2010, 15 GmbHG Rn. 17 m. w. N.; Michalski/Ebbing, GmbHG, 2. Aufl. 2010, 15 GmbHG Rn. 55 m. w. N.; Baumbach/Hueck/Fastrich, GmbHG, 20. Aufl. 2013, 15 GmbHG Rn Roth/Altmeppen, GmbHG, 7. Aufl. 2012, 15 GmbHG Rn. 66 mit zutreffendem Hinweis auf das Klarheitsbedürfnis auch der GmbH selbst (arg. 16 GmbHG); im Ergebnis auch MünchKommGmbHG/Reichert/Weller, 1. Aufl. 2010, 15 GmbHG Rn MünchKommGmbHG/Reichert/Weller, 1. Aufl. 2010, 15 GmbHG Rn. 16 m. w. N. insbesondere auch auf die gesetzgeberischen Motive und die Rspr.; Roth/Altmeppen, GmbHG, 7. Aufl. 2012, 15 GmbHG Rn. 66 m. w. N. 66 MünchKommGmbHG/Reichert/Weller, 1. Aufl. 2010, 15 GmbHG Rn. 16 m. w. N.; Michalski/Ebbing, GmbHG, 2. Aufl. 2010, 15 GmbHG Rn. 55 m. w. N. 11

12 gen) verfolgt den Zweck der Gewährleistung der Echtheit der Unterschrift des Anmeldenden 67 bzw. dessen Identitätsprüfung 68. In der Praxis werden diese Funktionen aber insbesondere im Bereich kleinerer und mittlerer Unternehmen fast immer ergänzt durch eine Beratungsfunktion (notarielle Hilfe bei der sachgerechten und rechtlich zutreffenden Formulierung der Anträge an das Registergericht) und eine damit verbundene Filterfunktion des Notars, die zu einer Entlastung der Registergerichte führt. Natürlich bleiben die schon bisher anerkannten Funktionen des Beurkundungs- und Beglaubigungsverfahrens auch künftig unverändert bedeutsam bzw. gewinnen sogar weiter an Bedeutung 69. Die den Notaren im Rahmen des elektronischen Rechtsverkehrs zugedachte weitere Funktion verdeutlicht jedoch deren Rolle als zentrale Kommunikationsstelle bei der Vorbereitung und Durchführung der von ihnen beurkundeten bzw. beglaubigten Rechtsgeschäfte und Rechtshandlungen. Zwar haben Notare schon immer bei der Vorbereitung und Durchführung solcher Rechtsgeschäfte und Rechtshandlungen die Rolle als zentrale Kommunikationsstelle innegehabt und ausgefüllt 70. Diese hier sog. und stärker als bislang zu betonende Schnittstellenfunktion wird durch die Einführung bzw. den Ausbau des elektronischen Rechtsverkehrs aber zunehmend auf elektronischer Ebene wahrgenommen und besonders hervorgehoben. Zudem tritt schon jetzt im Bereich des 12 Abs. 1 HGB die strukturierte Übermittlung elektronischer Daten neben die Beglaubigungs- und Beratungsfunktion 71 bzw. die Filter- und Entlastungsfunktion 72 : Beratung, Entwurf, Beglaubigung und elektronische Übermittlung handelsregisterrelevanter Urkunden erfolgen aus einer Hand. 73 Diese Funktion soll hier als Strukturierungsfunktion bezeichnet werden. Sie wird ergänzt durch die sichere Übermittlung der strukturierten Daten an den jeweiligen Empfänger, insbesondere die Registerbehörde. Dass die Gewährleistung von Datensicherheit in der elektronischen Welt ein besonderes Gut ist, bedarf keiner näheren Erläuterung. Die NotarNet GmbH als Tochtergesellschaft der Bundesnotarkammer bemüht sich besonders um die Gewährleistung einer sicheren Kommunikationsinfrastruktur der Notari- 67 Baumbach/Hopt, HGB, 36. Aufl. 2014, 12 HGB Rn MünchKommHGB/Krafka, 3. Aufl. 2010, 12 HGB Rn Staudinger/Schumacher (2012), 311b Abs. 1 BGB Rn. 3 für die Vorschrift des 311b Abs. 1 BGB mit zutreffendem Hinweis auf die wachsende Bedeutung der Warn- und Schutzfunktion und der Funktion der Gültigkeitsgewähr im Bereich der Makler- und Bauträgerverordnung (MaBV) und der 305 ff. BGB. 70 Insbesondere im Verhältnis zu privaten Beteiligten, Banken, Grundbuchämtern, Registerbehörden und Verwaltungsbehörden. 71 Sikora/Schwab, MittBayNot 2007, 1; vgl. auch Jeep/Wiedemann, NJW 2007, Apfelbaum/Bettendorf, RNotZ 2007, 89, 93 m. w. N.; vgl. auch Weikart, NotBZ 2007, 73, Jeep/Wiedemann, NJW 2007, 2439,

13 ate 74, damit letztere ihrer Übermittlungsfunktion sicher und möglichst störungsfrei nachkommen können. Schnittstellenfunktion, Strukturierungsfunktion und Übermittlungsfunktion erfahren durch den elektronischen Rechtsverkehr eine besondere Ausprägung und werden wie der heutige Beitrag gezeigt hat noch weitere Bedeutung erlangen. Sie ergänzen und erweitern die seit langer Zeit anerkannten Funktionen des Beurkundungs- und Beglaubigungsverfahrens und zeigen, wie stark technische Entwicklungen ein klassisches, lateinisch geprägtes Berufsbild beeinflussen und fortentwickeln können. Zugleich wird hierdurch aber auch deutlich, dass die Beschäftigung mit dem Technikrecht als alle klassischen Rechtsgebiete umfassende Querschnittsmaterie stets lohnend ist und dass Erfahrungen, die durch die wissenschaftliche Beschäftigung mit dem Technikrecht gesammelt werden können, auch in der Praxis scheinbar technikferner juristischer Berufe nutzbringend einsetzbar sind. 74 Einzelheiten sind unter abrufbar. 13