Elektronische Rechnungen (erechnungen) richtig anwenden, Kosten sparen und Prozesse optimieren
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- Dorothea Dieter
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1 Elektronische Rechnungen (erechnungen) richtig anwenden, Kosten sparen und Prozesse optimieren Status nach Steuervereinfachungsgesetz 2011 Referent: Dipl.-Jurist (Univ.) Christian Goede
2 Zielstellung des Vortrags Grenzen des Vortrages Was möchte und kann der Vortrag leisten? Sensibilisierung zum Thema Digitalisierung der Geschäftsprozesse Aufzeigen von Kosteneinsparungsmöglichkeiten und Prozessoptimierungen Vermittlung der aktuellen rechtlichen Rahmenbedingungen (v.a. Archivierung) Zusammenarbeit mit dem Steuerberater (z.b. Belegaustausch) Lösungsszenarien für den Umgang mit erechnungen per Was kann und möchte der Vortrag nicht leisten? Individuelle Rechtsberatung (Ansprechpartner ist Rechtsanwalt und Steuerberater) Branchenspezifische Besonderheiten (berufsrechtliche Besonderheiten) werden ausgeblendet Aufzeigen von firmengrößenspezifischen Lösungsszenarien (große Unterschiede) Details zum Umgang mit Strukturdaten (EDI/XML) betrifft im Moment wenige Firmen
3 Themen des Vortrags im Überblick 1. Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben 2. Elektronische Rechnungen: Nur ein Trend? 3. Rechtliche Anforderungen bei erechnungen ( Altregelung ) 4. Entwicklungen auf europäischer/deutscher Ebene 5. Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben) 6. Praxisbeispiel Rechnungseingang/-ausgang bei erechnung
4 Definition Rechnung und Definition erechnung Definition Rechnung: (UStG 14) Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Definition erechnung: (UStG 14) Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Übermittlungswege per (Bilddatei, Textdatei) D Computerfax oder Faxserver Webdownload EDI (Datenaustausch)
5 3. Grundbegriffe der Rechnung Welche Rechnungsangaben sind Pflicht? 1. vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers 2. vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers 3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers 4. Ausstellungsdatum (eine Vor- und Rückdatierung ist unzulässig!) 5. eine einmalig vom Unternehmer vergebene Rechnungsnummer 6. Menge und Art ( handelsübliche Bezeichnung ) der gelieferten Gegenstände, Umfang und Art der sonstigen Leistung 7. Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (bei Abschlagsrechnungen: Angabe des Zeitpunkts des vereinnahmten Entgelts), sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist. 8. nach Steuersätzen oder einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts 9. der anzuwendende Steuersatz ist auszuweisen 10. der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag ist gesondert auszuweisen 11. Hinweis auf eventuelle Steuerbefreiungen 12. Im Fall der steuerpflichtigen Werklieferung oder sonstigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer muss ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers nach 14b Abs. 1 S. 5 UStG erfolgen: Die Rechnung ist 2 Jahre lang aufzubewahren Anforderungen an die Rechnungsschreibung 5
6 3. Grundbegriffe der Rechnung zusätzliche Angaben in Sonderfällen 13. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmer und des Leistungsempfängers in Fällen des 14a Abs. 1 (sonstige Leistung), Abs. 3 (innergemeinschaftliche Lieferung) und Abs. 7 UStG (innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft) 14. Hinweis auf Steuerbefreiung mit Bezeichnung des Grundes in umgangssprachlicher Form, z. B. Ausfuhr, Krankentransport 15. Angabe der Merkmale in 1b Abs. 2 und 3 UStG bei innergemeinschaftlicher Lieferung neuer Fahrzeuge (motorbetriebene Fahrzeuge, Wasserfahrzeuge, Luftfahrzeuge) 16. Im Fall einer Reiseleistung ( 25 UStG) und der Differenzbesteuerung ( 25a UStG) einen Hinweis auf die Sonderregelung 17. Bei Abschlagsrechnungen muss auf der Schlussrechnung vermerkt sein, wann welcher Abschlag vereinnahmt worden ist Anforderungen an die Rechnungsschreibung 6
7 4. Vereinfachte Abrechnung Kleinbetragsrechnungen (Entgelt zzgl. Steuer 150,00 Euro) 1. vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers 2. Ausstellungsdatum (eine Vor- und Rückdatierung ist unzulässig!) 3. Menge und Art ( handelsübliche Bezeichnung ) der gelieferten Gegenstände, Umfang und Art der sonstigen Leistung 4. Der anzuwendende Steuersatz ist auszuweisen. Im Falle einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt. 5. Das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag sind in einer Summe auszuweisen Anforderungen an die Rechnungsschreibung 7
8 Welche generellen Megatrends sehen die Unternehmen? Diese Trends sind wichtig oder sehr wichtig: steigende Bedeutung von Wissen und Bildung Knappheit bei Rohstoffen und Energie Digitalisierung der Arbeitswelt Produktvielfalt und Individualisierung der Angebote Internationalisierung der Märkte Alterung und Rückgang der Bevölkerung 83 % 72 % 72 % 70 % 58 % 55 % Quelle: Commerzbank Unternehmer Perspektiven, Unternehmerische Strategien für den demografischen Wandel
9 Elektronischer Rechnungsverkehr Ein Trend! elektronischer Rechnungsverkehr GDPdU ELStAM Elektronische Steuererklärung neuer Personalausweis (npa) E-Government Digitalisierung der Geschäftsprozesse E-Bilanz
10 Der Druck steigt elektronische Rechnungen/ elektronisch signierte Dokumente Fluggesellschaften Krankenkassen Autokonzerne Telekommunikationsanbieter für Kunden und Lieferanten!
11 Internationaler E-Invoicing Markt 2012 (B2B, B2G, G2B und B2C) Leader Durchschnitt Entwickeln sich Zögerer Quelle: Billentis Marktstudie 2012 E-Rechnungen als Chance in einem veränderlichen Marktumfeld 11
12 Rechnungsvolumen (weltweit) Geschätztes jährliches Rechnungsvolumen (mindestens) Geschätzter elektronischer Anteil am Gesamtvolumen 2012 Geschätztes jährliches Wachstum der E-Rechnungen Empfänger Welt Europa Welt Europa Welt Europa Verbraucher 200 Mrd. 17 Mrd. 12 % 25 % Unternehmen und öffentlicher Sektor 5 % 20 % 150 Mrd. 16 Mrd. 18 % 30 % Quelle: Billentis Marktstudie 2012 E-Rechnungen als Chance in einem veränderlichen Marktumfeld
13 Verbreitung von erechnungen in Deutschland 50% 45% 40% Elektronische Rechnungsstellung durch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) 43 % + 21 % 35% 30% 25% 20% 15% 10% 8 % 22 % aktuell häufig Beibehaltung der Papierrechnung Unsicherheit bei Umgang mit erechnungen 5% 0% Quellen: tns gallup/itella 2008; Uni Hannover, Studie erechnung
14 Das bringt Ihnen der Einsatz von erechnungen Durch die Digitalisierung des Rechnungsverkehrs kann das Unternehmen auf Anforderungen wichtiger Geschäftspartner reagieren. Zeit einsparen (Transportwege, Liquidität). das Unternehmensimage modernisieren. umweltbewusst agieren. Kosten für Papier, Druck, Porto senken. 14
15 Liquidität: Verkürzung kontokorrentfinanziertes Kundenziel Umsatzerlöse Euro Forderungen aus Lieferung und Leistung Euro aktuelles Kundenziel in Tagen 36 z. B. Rechnungsschreibung Freitag statt Montag oder fehlende Postlaufzeit (erechnung) gewünschtes Kundenziel in Tagen 33 verbleibende Forderungen Euro Verminderung der Forderungen Euro Kontokorrentzinssatz p. a. 12,00 % bisheriger Aufwand aus Kontokorrentzins Euro verbleibender Aufwand aus Kontokorrentzins Euro Verringerung des Zinsaufwands pro Jahr Euro Verringerung des Zinsaufwands pro Monat 83 Euro
16 Elektronische Rechnungsstellung und Betriebsgröße Versand und Erhalt elektronischer Rechnungen nach Beschäftigtengrößen (ohne Unternehmen mit 1 bis 9 Beschäftigen) Elektronische Rechnungsstellung Insgesamt Unternehmen mit (von/bis Beschäftigten) und mehr Anteil in % an den Unternehmen mit Computernutzung (ohne Unternehmen mit 1 bis 9 Beschäftigten) Versand elektronischer Rechnungen, die automatisch weiterverarbeitet werden konnten nicht automatisch elektronisch weiterverarbeitet werden konnten Erhalt elektronischer Rechnungen, die eine automatische elektronische Weiterverarbeitung ermöglichten Statistisches Bundesamt, IKT in Unternehmen 2011
17 Industrielle Lösungen (Trendbeschleuniger): Kosten für elektronisch signierte Rechnungen aus SAP Quelle: Esker GmbH:
18 Prozesskosten (beispielhaft) für Rechnungssender Drucken Kuvertieren Verschicken Zahlung oder Mahnung Zahlungsabgleich Cash Management Archivierung Vollkosten Papier 3,90 0,50 4,50 2,20 11,10 elektronisch, automatisiert 0 0,40 3,00 0,80 4,70 * Einsparung pro Rechnung 6,40 = 57 % Quelle: Billentis Marktstudie 2012 *Berücksichtigt sind 0,50 Transaktionskosten E-Rechnungen als Chance in für E-Invoicing Dienstleister einem veränderlichen Marktumfeld 18
19 Prozesskosten (beispielhaft) für Rechnungsempfänger Empfangen Zuordnen Erfassen Prüfen Bestellabgleich Reklamation bearbeiten Zahlung Cash Management Archivierung Vollkosten Papier 1,10 3,00 4,00 2,50 4,80 2,20 17,60 elektronisch, automatisiert 0 0 1,20 2,00 2,00 0,80 6,70 * Einsparung pro Rechnung 10,90 = 62 % *Berücksichtigt sind 0,50 Transaktionskosten für E-Invoicing Dienstleister Quelle: Billentis Marktstudie E-Rechnungen als Chance in 19 einem veränderlichen Marktumfeld
20 erechnungen in Europa/Deutschland: Formate heute und Ausblick Quelle: Billentis Marktstudie 2012 E-Rechnungen als Chance in einem veränderlichen Marktumfeld 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % Reine Strukturdaten EDI, XML Elektronische Bilder PDF Hybrid PDF + XML Quelle: Billentis
21 Beispiel für digitale Unternehmensprozesse Erkennen Sie diesen Pendelordner wieder?
22 DATEV Bankkonto online der Prozess Unternehmen Steuerkanzlei prüft die Verknüpfung setzt Status Belegbild Notiz Kontrollstatus DATEV-Rechenzentrum Kontoauszug und Beleg werden verbunden Bank
23 Detailansicht Kontobewegung - z.b. erechnung als digitaler Beleg
24 Zahlungsverkehr mit erechnung Direkte Zahlung über digitalen Beleg möglich. Rechnungsbetrag: 700,
25 Kassenbuch (online) Erfassung vom Belegbild (z.b. erechnung)
26 Buchen von erechnung in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro
27 erechnung - was galt bisher? Authentizität Echtheit der Herkunft Integrität Unversehrtheit des Inhalts Eindeutige Identifizierung des Rechnungsausstellers Keine Veränderung der Daten gewährleistet durch Qualifizierte elektronische Signatur Elektronischer Datenaustausch (EDI) Elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers Zustimmung bedarf keiner besonderen Form Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung
28 Bisherige Rechtslage erechnungen (bis ) 14 Abs. 3 UStG Bei einer auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein. Echtheit der Herkunft einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die Identität des Rechnungsausstellers sichergestellt ist. Die Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die nach dem UStG erforderlichen Angaben während der Übermittlung der Rechnung nicht geändert wurden. 1. eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz vom 16. Mai 2001 ( ), oder 2. elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 ( ), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit
29 Elektronische Rechnungen: Praktische Rahmenbedingungen für den Vorsteuerabzug ordentliche Rechnung ( 14 Abs. 4 UStG) Signaturprüfung Prüfprotokoll Revisionssicheres digitales Archiv für 10 Jahre (Aufbewahrung) Rechnung Prüfprogramm Signatur (evtl. eingebettet) Achtung: Sonst Vorsteuerabzug nicht erlaubt gewesen! Die qualifizierte elektronische Signatur stellt sicher, dass die Herkunft der Rechnung eindeutig nachvollziehbar ist. der Inhalt der Rechnung nicht verändert wurde
30 Prozess: Eingang erechnung bisher (vor Erleichterung ) Rechnung wird per verschickt Anhang: ein Bild der Rechnung (z. B. PDF-Datei) eine Signatur (pkcs7-datei) 1. im Internet Signatur prüfen lassen 2. alle Dateien (inkl. Prüfprotokoll) im Archivsystem digital aufbewahren 3. für Kanzlei: Rechnung und Protokoll der Signaturprüfung bereitstellen 4. für Vorsteuerabzug: zusätzliche Zusicherung zur digitalen Archivierung
31 erechnung rechtliche Hintergründe Erhalt elektronischer Rechnungen vom Lieferanten Ausdrucken der elektronischen Rechnungen Weitergabe an Buchhaltung / Steuerberater zur Buchung Berechtigte nicht zum Vorsteuerabzug!
32 Rechtliche Grundlagen: Archivierung elektronischer Rechnungen Gegenüber den Finanzbehörden Umsatzsteuergesetz Abgabenordnung Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme GoBS Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen GDPdU
33 Aufbewahrungsfristen (gültige Rechtslage) Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zu deren Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen empfangene und abgeschickte Handels- und Geschäftsbriefe Buchungsbelege sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind 10 Jahre 6 Jahre 10 Jahre 6 Jahre Generell gilt: die Zehnjahresfrist beginnt mit dem 31. Dezember des Kalenderjahrs, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Rechnungserhalt per (z.b. Rechnung in Textform) führt dazu, dass auch die archiviert werden muss è Thema: -Archivierung
34 Neue geplante (!) Aufbewahrungsfristen ab 2013/2015 Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zu deren Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen empfangene und abgeschickte Handels- und Geschäftsbriefe Buchungsbelege sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind 8/7 Jahre??? 6 Jahre 8/7 Jahre??? 6 Jahre Generell gilt: die Zehnjahresfrist beginnt mit dem 31. Dezember des Kalenderjahrs, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Rechnungserhalt per (z.b. Rechnung in Textform) führt dazu, dass auch die archiviert werden muss è Thema: -Archivierung
35 Entwicklung der Informationsmenge insbesondere bei Volumen elektronische Dokumente Papier exponentiell steigende Informationsflut von elektronischen Dokumenten Quelle: alpin
36 Archivierung von s und rechtliche Anforderungen Auszüge und das sagt der Gesetzgeber: 147 Abs. 6 AO Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU - BMF-Schreiben vom 16. Juli IV D 2 - S /01 -) III. Archivierung digitaler Unterlagen 1. Originär digitale Unterlagen nach 146 Abs. 5 AO sind auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren. Originär digitale Unterlagen sind die in das Datenverarbeitungssystem in elektronischer Form eingehenden und die im Datenverarbeitungssystem erzeugten Daten ( ) Die originär digitalen Unterlagen dürfen nicht ausschließlich in ausgedruckter Form oder auf Mikrofilm aufbewahrt werden. èeine Archivierung von s mit geschäfts- und steuerlich relevantem Inhalt ausschließlich in Papierform genügt aus rechtlicher Sicht nicht!
37 EU-Ziel ( ): Bürokratieabbau um 25 % (40 Mrd. Euro) Beratung der EU-Kommission unter anderem durch Stoiber-Gruppe : Zielstellung: Gleichstellung von Papier- und erechnung: (Einsparpotenzial 18,8 Mrd. Euro) Kostensenkung/Umweltfreundlichkeit: weniger Papier, Druck und Transport Beschleunigung von Zahlungen: direkte Verarbeitung der Rechnungsinformationen in Zahlungs- und Rechnungslegungssystemen Förderung des Binnenmarkts: Unterstützung von SEPA Wettbewerbsfähigkeit: höhere Produktivität und Verbraucherzufriedenheit Hindernisse: fehlende EU-/weltweite Standardisierung Geltung unterschiedlicher nationaler Bestimmungen Defizit an Vertrauen und Marktakzeptanz aufgrund von Sicherheits-, Authentitäts- und Integritätsrisiken
38 EU-Entwicklungen: erechnung Zeitachse CEN/ISO: Workshops einvoicing UN/ CEFACT CII v.2 CEN: Interoperabiltät? EU: Bürokratieabbau um 25 % (40 Mrd. Euro) Informelle einvoicing Task-Force: EEIF nötig einvoicing-expertengruppe EEIF? Konsultation EEIF = KOM-Empfehlung? Vorschlag zur MwSt-Richtlinie: e-rechnung = Papierrechnung? elektronisch = Papierrechnung MwSt-Richtlinie 2006/112/EG inkl. Rechnungsvorschriften Richtlinie 2001/115/EG: MwSt-Anforderungen an erechnungen esignatur-richtlinie 1999/93/EG Aktionsplan esignatur KOM-Empfehlung: Akzeptanz von esignaturen i. Z. m Einheitlichem Ansprechpartner
39 Zielrichtung Einsatz erechnung (auch bei KMU erstrebenswert) Elektronischer Anteil der Rechnungen Tief Hoch Status 2012 Ziel Quelle: Billentis Marktstudie 2012 E-Rechnungen als Chance in einem veränderlichen Marktumfeld Quelle: Billentis Tief Hoch Automatisierungsgrad der Prozesse
40 erechnung bisherige Meilensteine als Überblick EU-MwSt.-Richtlinie Juli 2010 Verabschiedung Steuervereinfachungsgesetz September 2011 BMF-Schreiben Juli
41 Die Politik reagiert - Änderung der MwSt-Richtlinie Änderung der MwSt-Richtlinie 2006/112/EG im Juli 2010 Elektronische Rechnungen sind gültig, wenn die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sind. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) und der elektronische Datenaustausch (EDI) werden explizit als geeignete Verfahren genannt. Kann auch durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erfolgen. - Erstmalige Nennung eines 3. Weges - Förderung des Einsatzes der erechnung durch Technologieneutralität èdie Richtlinie wurde am vom Rat verabschiedet èdie Richtlinie muss von Mitgliedstaaten bis ins nationale Recht umgesetzt werden bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit
42 Die Politik reagiert I - Steuervereinfachungsgesetzes 2011 Ab 1. Juli 2011 (rückwirkend) sind Papier- und elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich gleich zu behandeln, ohne die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit einer Papierrechnung zu erhöhen. In 14 Abs. 1 wird ein sogenannter dritter Weg geschaffen, wonach die Anerkennung einer Rechnung für umsatzsteuerliche Zwecke an folgende vier Kriterien gebunden ist: Echtheit der Herkunft Unversehrtheit des Inhalts Lesbarkeit einer Rechnung Rechnung muss alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthalten Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit
43 Die Politik reagiert II - Steuervereinfachungsgesetz 2011 Der 14 Abs. 3 lautet: Unbeschadet anderer nach Absatz 1 zulässiger Verfahren gelten bei einer elektronischen Rechnung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts als gewährleistet durch eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) oder eine QES mit Anbieterakkreditierung. elektronischen Datenaustausch (EDI) ( ), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten. Fazit: Signatur und elektronischer Datenaustausch (EDI) sind (nur noch) Beispiele für Technologien, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer erechnung gewährleisten. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit
44 Steuervereinfachungsgesetz 2011 vom 1. November 2011 Teil I Bundesgesetzblatt Jahrgang 2011 Teil I Nr. 55, Bonn am 4. November 2011 Artikel 5: Änderung des Umsatzsteuergesetzes Das Umsatzsteuergesetz in der Fassung der Bekanntmachung vom 21. Februar 2005 (BGBl. I S. 386), das zuletzt durch Artikel 13 des Gesetzes vom 21. Juli 2011 (BGBl. I S. 1475) geändert worden ist, wird wie folgt geändert: wird wie folgt geändert: a) Absatz 1 wird wie folgt gefasst: (1) Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden. Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird
45 Steuervereinfachungsgesetz 2011 vom 1. November 2011 Teil II Bundesgesetzblatt Jahrgang 2011 Teil I Nr. 55, Bonn am 4. November 2011 b) Absatz 3 wird wie folgt gefasst: (3) Unbeschadet anderer nach Absatz 1 zulässiger Verfahren gelten bei einer elektronischen Rechnung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts als gewährleistet durch 1. eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz vom 16. Mai 2001 (BGBl. I S. 876), das zuletzt durch Artikel 4 des Gesetzes vom 17. Juli 2009 (BGBl. I S. 2091) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung oder 2. elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl. L 338 vom , S. 98), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten b Absatz 1 Satz 2 wird wie folgt gefasst: Die Rechnungen müssen für den gesamten Zeitraum die Anforderungen des 14 Absatz 1 Satz 2 erfüllen. 3. Dem 27 wird folgender Absatz 18 angefügt: (18) 14 Absatz 1 und 3 ist in der ab 1. Juli 2011 geltenden Fassung auf alle Rechnungen über Umsätze anzuwenden, die nach dem 30. Juni 2011 ausgeführt werden. 4. Dem 27b Absatz 2 werden folgende Sätze angefügt: Wurden die in Satz 1 genannten Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt, können die mit der Umsatzsteuer-Nachschau betrauten Amtsträger auf Verlangen die gespeicherten Daten über die der Umsatzsteuer-Nachschau unterliegenden Sachverhalte einsehen und soweit erforderlich hierfür das Datenverarbeitungssystem nutzen. Dies gilt auch für elektronische Rechnungen nach 14 Absatz 1 Satz
46 erechnung - Rechnungsstellung künftig Rechnung Rechnungsaussteller Rechnungsempfänger
47 erechnung - Steuervereinfachungsgesetz 2011 Für JEDE Rechnung (Papier + Digital) gilt Authentizität Echtheit der Herkunft Integrität Unversehrtheit des Inhalts Eindeutige Identifizierung des Rechnungsausstellers Keine Veränderung der Daten gewährleistet durch Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad Alternativ: QES oder EDI Elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers Zustimmung bedarf keiner besonderen Form Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung
48 erechnung - BMF-Schreiben BMF-Schreiben Umsatzsteuer: Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zum 1. Juli 2011 durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 Veröffentlichung ist im Juli 2012 erfolgt: 11 Seiten (lesenswert)
49 erechnung - Innerbetriebliches Kontrollverfahren Verfahren, das der Rechnungsempfänger zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. d.h. verwendet der Unternehmer keine QES oder EDI-Verfahren, so sind diese Kriterien durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, sicherzustellen. Für einen innerbetriebliches Kontrollverfahren gilt: Ausgestaltung obliegt den Unternehmen selbst Manueller Abgleich möglich, keine vorgeschriebenen technischen Verfahren, kann jedoch ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen sein Als Prüfpfad eignen sich Geschäftsbriefe und Verträge, Bestelldokumente, Lieferscheine, buchhalterische Abbildung bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit
50 erechnung - innerbetriebliches Kontrollverfahren dient nicht zur Prüfung der materiell-rechtlichen Voraussetzungen Gewährleistung der inhaltlichen Ordnungsmäßigkeit nach 14 Abs.4, 14a UStG erforderlichen Angaben Es soll lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnung sichergestellt werden! bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit
51 erechnung - Vorsteuerabzugsberechtigung Vorsteuerabzugsberechtigung ist sicherzustellen über Vollständigkeit und Richtigkeit der Rechnungsangaben nach 14, 14a UStG sowie Besitz der Rechnung BMF-Schreiben (Juli 2012) Inhaltlich richtige Rechnung: richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger - rechtfertigt die Annahme dass Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts gegeben sind! Sind die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben, kommt dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren bzw. dem Übermittlungsvorgang selbst keine eigenständige Bedeutung mehr zu. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit
52 erechnung - Authentizität Echtheit der Herkunft bedeutet, Kriterien: dass Sicherheit über die Identität des Rechnungsausstellers besteht. Wurde die Leistung bestellt? Wurde die Leistung korrekt erbracht? Ist der Zahlungsanspruch korrekt? Als Prüfpfade eignen sich u.a.: Auftragsbestätigung Lieferschein erechnung Geschäftsbriefe und Verträge Bestelldokumente Lieferscheine Buchhalterische Abbildung Angebot
53 erechnung - Integrität Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die Inhalte der umsatzsteuerlich geforderten Angaben in einer Rechnung nicht verändert wurden. Kriterien und Prüfpfade: Pflichtangaben nach 14 Abs. 4 UStG Vollständig und inhaltlich richtig (richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger) Ergänzend: Rechnerische Richtigkeit bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit
54 erechnung - Lesbarkeit Eine Rechnung gilt als lesbar, wenn sie für das menschliche Auge lesbar ist. Rechnungsdaten (z.b. per EDI-Nachrichten, XML-Nachrichten, o.ä.) sind im Originalformat nicht lesbar, sondern erst nach einer Konvertierung. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit
55 erechnung - Dokumentationspflicht Nicht erforderlich Aber: GoB schreiben Verfahrensdokumentation vor, hier also für den Prozess der Rechnungsprüfung Empfohlen seien Nachweise pro Rechnung, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren durchlaufen wurde Rechnungsempfänger trifft unverändert die Feststellungslast bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit
56 erechnung - Aufbewahrung Archivierungspflichten sind unverändert: Aufbewahrung über 10 Jahre Anforderung an Aufbewahrung geregelt nach 14b UStG, 147 AO, GoBS, GDPdU Die Erfüllung ist nicht Voraussetzung für den Vorsteuerabzug! Eine Verletzung kann als eine Ordnungswidrigkeit im Sinne des 26a Abs. 1 Nr. 2 UStG geahndet werden. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit
57 Fazit: Elektronischer Rechnungsverkehr nach Änderung UStG 14 Ausgestaltung des dritten Wegs (z.b. entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen) wurde durch das BMF klarstellend konkretisiert Notwendigkeit der Archivierung bleibt bestehen! (GoBS und GDPdU) Vorsteuerabzug ist nicht gebunden an die Anforderungen der Aufbewahrungsvorschriften Verletzung der Aufbewahrungspflichten ist Ordnungswidrigkeit ( 26a Abs.1 Nr.2 UStG) DATEV: Archivierung, z.b. in DATEV Belegverwaltung online, ist gesetzeskonform und komfortabel qualifizierte elektronische Signatur ist für den Rechnungsempfänger (rechts-)sicher Lösungsanbieter Problemstellung: Wie kommen erechnungen in die Buchhaltung (Steuerkanzlei)? DATEV erechnung verwendet die qualifizierte elektronische Signatur und erfüllt somit gleichermaßen bestehende Gesetzesvorgaben und Anforderungen, die sich durch die Gesetzesänderung (Steuervereinfachungsgesetz) ergeben
58 Problemstellungen offene Fragen Hauptteil der Lasten (Kontrolle, Aufbewahrung, elektronische Archivierung etc. trägt der Rechnungsempfänger) werden Rationalisierungsmöglichkeiten hinreichend gewahrt? (Exkurs: digitales Belegwesen) Lösungsanbieter Problemstellung: Wie kommen erechnungen in die Buchhaltung (Steuerkanzlei)? wurden die der Umsatzsteuer-Nachschau betreffenden Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt, hat der Unternehmer dem Amtsträger auf Verlangen Einsicht in die gespeicherten Daten zu gewähren ( 27b Abs.2 Satz 2 UStG). Soweit erforderlich, ist der Amtsträger befugt, das Datenverarbeitungssystem des Unternehmers zu nutzen ( 27b Abs.2 Satz 3 UStG)
59 Vertrieb/Verkauf Vertrieb/Verkauf Angebote schreiben Angebote schreiben Praxisbeispiel: erechnung als Ausgangsrechnung à BILDER FÜR PROZESS ZU AWO ergänzen Schritt für Schritt vom Angebot zur erechnung DATEV-Lösungen für Unternehmen
60 Vertrieb/Verkauf Vertrieb/Verkauf - Auftragsbestätigungen - Auftragsbestätigungen Direkt aus den Daten des Angebots die Auftragsbestätigung und/oder den Lieferschein erstellen DATEV-Lösungen für Unternehmen
61 Vertrieb/Verkauf Vertrieb/Verkauf Angebote schreiben Angebote schreiben à BILDER FÜR PROZESS ZU AWO ergänzen Einfaches Weiterführen in den Folgebeleg DATEV-Lösungen für Unternehmen
62 Vertrieb/Verkauf Vertrieb/Verkauf Angebote schreiben Angebote schreiben Rechnung ausdrucken oder direkt per (meist PDF-Format) versenden à BILDER FÜR PROZESS ZU AWO ergänzen IDEAL: Buchungssätze für Ausgangsrechnung (inkl. digitalem Belegbild) stehen sofort in der Buchführung zur Verfügung DATEV-Lösungen für Unternehmen
63 Rechnung: statt ausdrucken direkt per versenden
64 Rechnungsempfang per (Eingangsrechnung) DATEV erechnung 64
65 DATEV erechnung Konfiguration Programm Belegtransfer DATEV erechnung 65
66 Belegtransfer mit Scan-Funktion Buchführung mit digitalen Belegen 66
67 Sicht des Steuerberaters beim Buchen der erechnung Alle Voraussetzungen erfüllt, Vorsteuer kann ohne Risiko gebucht werden: ü SignaturprüfungAnsicht der ü Prüfprotokoll Signaturprüfung (positiv/negativ) ü Archivierung DATEV erechnung 67
68 Buchführung in der Kanzlei Rechtssicherheit bei erechnung Alle Voraussetzungen sind erfüllt: Rechnungsprüfung Signaturprüfung Archivierung ü ü ü DATEV erechnung 68
69 Wie erfolgt meistens der Belegablauf? für die Steuerkanzlei Schwachstellen unvollständige Informationen Zeitverzug zwischen Buchen und Geschäftsbetrieb logistischer Aufwand Ablage im Unternehmen Buchführung online 69
70 Was geschieht im Unternehmen? Zeitachse Prozess im Unternehmen Ablage im Unternehmen für die Steuerberatungskanzlei Buchführung mit digitalen Belegen 70 noch zu bezahlen bereits bezahlt Typische Problemstellung beim Austausch der Belege: Die Belege werden zeitversetzt erst dann in die Kanzlei gegeben, wenn man sie im Unternehmen nicht mehr benötigt.
71 Aller Anfang ist der Belegaustausch digital ohne Zeitverzug Unternehmen DATEV Kanzlei Belege senden DATEV Belegverwaltung online (Buchungsvorschlag) Buchführung Rechnungserkennung Buchung Belegtransfer Geschäftspartner Sachkonto Programmverbindung (Buchungsinfo) Buchführung mit digitalen Belegen 71
72 DATEV Unternehmen online Buchführung mit digitalen Belegen 72
73 DATEV Belegverwaltung online Belegübersicht
74 Kooperation E-Postbrief 74
75 Kooperation E-Postbrief Die Eingangsrechnung kommt per E-Postbrief beim Empfänger an 75
76 BITKOM: 10 Merksätze für elektronische Rechnungen BITKOM: Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.v Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln Elektronische Rechnungen sind technologieneutral Authentizität und Integrität sind zu gewährleisten Signatur und EDI sind weiterhin möglich Jede Rechnung muss lesbar sein Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten Jede Rechnung muss aufbewahrt werden Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden Die Vorgänge müssen nachvollziehbar sein (Dokumentation) Elektronische Rechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff (Umsatzsteuer-Nachschau und GDPdU)
77 erechnungen es lohnt sich die Entwicklung zu beobachten! Ihre Meinung, Ihre Fragen? Interessant für Sie? Was möchten Sie von uns wissen?
78 DATEV-Lösungen für Unternehmen
79 Eingangsrechnungen Unternehmen Rechnung empfangen DATEV DATEV-Rechenzentrum Signatur und Archivierung DATEV Belegverwaltung online Kanzlei Buchführung Buchung Rechnung speichern und via Belegtransfer an DATEV- Rechenzentrum senden Unternehmen Signatur-Prüfautomat Signierautomat DATEV erechnung 79
80 Ausgangsrechnungen Unternehmen Rechnung PDF Rechnung speichern und via Belegtransfer an DATEV- Rechenzentrum senden Unternehmen DATEV DATEV-Rechenzentrum Signatur und Archivierung DATEV Belegverwaltung online Kanzlei Buchführung Buchung Signatur-Prüfautomat Signierautomat PDF DATEV erechnung 80
81 laufende Berichte und Auswertungen - Controllingreport Die wirtschaftliche Situation Ihres Unternehmens auf den Punkt gebracht: mit dem DATEV Controllingreport DATEV-Lösungen für Unternehmen
82 laufende Berichte und Auswertungen - Liquiditätsvorschau Liquiditätsengpässe frühzeitig erkennen. Kreditkosten senken. Finanzsituation optimieren. Zahlungsfähig bleiben! Mit der DATEV Liquiditätsvorschau DATEV-Lösungen für Unternehmen
83 Prozessoptimierung mit DATEV DMS für Unternehmen: am Beispiel Rechnungseingang bis zur Buchung Beleg- bzw. Rechnungseingang scannen Verantwortlicher indexieren Prüfung und Freigabe geprüft Workflow- Unterstützung durch Weiterleitungsfunktion zur Kenntnisnahme zur Erledigung Genehmigungsprozesse Finanzbuchführung Beleg digital buchen Original an das Archiv Beleg-Anzeige und Verlinkung mit Buchungssatz geprüft gebuchte Belege werden für Datenaustausch mit Kanzlei exportiert Rechnungsprüfung und Belegbuchen in der Finanzbuchführung 83
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