Promotionsvorhaben: Erfolgsfaktoren des elektronischen Rechnungsaustausches für KMU. Angelica Cuylen

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1 Promotionsvorhaben: Erfolgsfaktoren des elektronischen Rechnungsaustausches für KMU Doktorandenkolloquium Agenda 1. Kennenlernen der DATEV 2. Grundlagen zum Promotionsvorhaben: Erfolgsfaktoren des elektronischen Rechnungsaustausches für KMU 3. Elektronische Rechnung: Auslegungen und erste Informationen 4. Forschungsfragen 5. Weiteres Vorgehen #2

2 1. Kennenlernen der DATEV #3 DATEV Eine Genossenschaft Kiel Münster Essen Dortmund Düsseldorf Köln Hamburg Bremen Hannover Koblenz Frankfurt Saarbrücken Mannheim Freiburg Stuttgart Ulm Erfurt Kassel Schwerin Berlin Magdeburg Nürnberg Passau München Leipzig Dresden 26 Niederlassungen bundesweit DATEV Sinfopac Barcelona, Spanien Datev Symfonia Brüssel, Belgien: Warschau, Polen Informationsbüro Verbundene Unternehmen: DATEV.cz DATEV.at Brünn, Tschechien Wien, Österreich Slowakei über DATEV.cz Ungarn über Bratislava Vertriebspartner, Budapest DATEV KOINOS Mailand, Italien DATEV eg Hauptsitz: Nürnberg Gründung: Mitarbeiter Berufsständische EDV- Dienstleistungsorganisation in Europa für Steuerberater Rechtsanwälte vereidigte Buchprüfer Wirtschaftsprüfer Sozietäten und Partnergesellschaften Gesellschaften der Berufsangehörigen DATEV eg; alle Rechte vorbehalten 4

3 Ein DATEV Komplex #5 DATEV: Auftrag und Mitglieder Unsere Mitglieder Unser Auftrag Steuerberater Rechtsanwälte Wirtschaftsprüfer Vereidigte Buchprüfer Sozietäten und Partnergesellschaften Gesellschaften der Berufsangehörigen Wirtschaftliche Förderung unserer 39 Tsd Mitglieder Das bedeutet: Unterstützung bei allen Dienstleistungen unserer Mitglieder für deren Mandanten DATEV eg; alle Rechte vorbehalten 6

4 DATEV: Leistungen Software z. B. Rechnungswesen Abschlussprüfung Personalwirtschaft Wirtschaftsberatung Kanzleiorganisation Service z. B. Persönlicher Service Anwendungen IT Support Druck- und Versandservice Beratung / Wissen z. B. Consulting Training Weiterbildung Fachliteratur Datenbanken Batch-Rechenzentrum PC-Software Internetlösungen IT-Sourcing von Hotline bis Consulting Wissensvermittlung Teilnehmer an 2 Mio. Servicekontakte/Jahr DATEV-Seminaren Interessensvertretung DATEV eg; alle Rechte vorbehalten 7 DATEV: Lösungen > 9 Millionen Lohn- und Gehaltsabrechnungen pro Monat mit DATEV-Software davon über 7 Millionen aus dem DATEV-Rechen-, Druck- und Versandzentrum Abwicklung der Finanzbuchführung von 2,6 Millionen Unternehmen in Deutschland mit DATEV-Software Zentrale Datendrehscheibe - weitgehend automatisierter Informationsaustausch zwischen mittelständischen Unternehmen, deren Steuerberater und rd. 200 Institutionen in Deutschland Über 40 Jahre Erfahrung in Software/ IT-Leistungen und Services für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sowie deren Mandanten DATEV eg; alle Rechte vorbehalten 8

5 2. Grundlagen zum Promotionsvorhaben: Erfolgsfaktoren des elektronischen Rechnungsaustausches für KMU Ein paar Zahlen und Statistiken #9 Definition kleine und mittlere Unternehmen (KMU) Statistisches Bundesamt Institut für Mittelstandsforschung #10

6 Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen nach Größenklassen 99,7% der Unternehmen gehören zu den KMU Größenklasse Anzahl Jahresumsatz in 1000 EUR Jahresumsatz in Prozent Kleinstunternehmen ,58% (Jahresumsatz 2 Mio. EUR) Kleine Unternehmen (Jahresumsatz 10 Mio. EUR) Mittlere Unternehmen (Jahresumsatz 50 Mio. EUR) Großunternehmen (Jahresumsatz > 50 Mio. EUR) Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen ,97% ,40% ,05% % (eigene Darstellung, Berechnung auf Basis des Jahresumsatzes angelehnt an KMU-Definition des statistisches Bundesamt, Quelle: Statistisches Bundesamt: Umsatzsteuerstatistik Eckdaten - Zeitreihenergebnisse und Strukturdaten ) #11 Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen FIBU-Bestände bei DATEV Insgesamt KMU DATEV DATEV (in Mio.) Anteil (in Mio.) Anteil Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen ,18 99,7% 2,6 82,8% (eigene Darstellung, Quelle: Statistisches Bundesamt: Umsatzsteuerstatistik Eckdaten - Zeitreihenergebnisse und Strukturdaten und DATEV) In DATEV- Systemen 2,6 Mio. FIBU-Bestände (aktiv bebucht) ca. 82,8 % Quelle: DATEV #12

7 Erledigung der Finanzbuchführung Umfrage bei über 600 Unternehmen FIBU Extern 75% 25% FIBU im Unternehmen über eigene Software 94% Steuerberater 2% Buchführungs-/Buchungsbüro 4% Sonstiges Steuerberater ist der wichtigste Partner für KMU Quelle: DATEV #13 Zusammenarbeit im Rechnungswesen zwischen Unternehmen und Steuerberater Unternehmen ohne Daten bei DATEV Großunternehmen bei Steuerberater ohne DATEV 17,2% 10,2% Jahresbuchführungen beim Steuerberater mit DATEV unterjährige FIBU im Unternehmen ohne DATEV Jahresabschluss beim Steuerberater mit DATEV unterjährige FIBU im Unternehmen mit DATEV Jahresabschluss beim Steuerberater mit DATEV 10,2% 4,1% 58,3% unterjährige FIBU beim Steuerberater mit DATEV Quelle: DATEV #14

8 Zusammenarbeit im Rechnungswesen zwischen Unternehmen und Steuerberater größere Unternehmen FIBU im Haus Kanzlei berät, erstellt Abschluss kleine bis mittlere Unternehmen lassen ihre FIBU in der Regel durch die Steuerkanzlei erstellen Quelle: DATEV #15 Mitgliederentwicklung der Bundessteuerberaterkammer #16

9 Erfolgsfaktoren des Steuerberaters Warum beim Steuerberater? Klein- und mittlere Unternehmen lassen ihre FIBU in der Regel durch die Steuerkanzlei erstellen, weil Sicherheit (kein Ärger mit Finanzverwaltung) im Unternehmen kein Know How, kein entsprechendes Personal Beratung durch den Steuerberater Entlastung des Unternehmers kann sich auf das Geschäft konzentrieren DATEV eg; alle Rechte vorbehalten 17 Erfolgsfaktoren des Steuerberaters Warum bei DATEV? die Steuerkanzlei braucht Standardisierung (ein System für alle Mandanten) auf die Steuerkanzlei ausgerichtetes System (Fachpersonal Buchführung, Abschluss, Steuerberatung) optimierte Prozesse effiziente Zusammenarbeit (insb. Belegaustausch) Technik ausgelagert (z.b. Schnittstellenhandling) automatisierte Buchungsunterstützung Lösungen, die den Mandanten einbeziehen (z.b. Internetlösung Unternehmen online) DATEV eg; alle Rechte vorbehalten 18

10 Rechnungsschreibung bei KMU Quelle: DATEV #19 Rechnungsschreibung bei KMU Quelle: DATEV #20

11 Rechnungsschreibung bei KMU Ergebnisse der Studie Unternehmen mit eigener FIBU buchen zu 61% ihre Ausgangsrechnungen manuell 91% der Unternehmen arbeiten mit Papierbelegen 92% der Unternehmen sehen keinen Anlass zur Umstellung 85% finden ihre derzeitige Lösung gut oder sehr gut #21 Rechnungsstruktur der KMU KMU mit hohem Anteil an Bargeschäften (Einzelhandel, Gastronomie, Dienstleister: z. B. Bäcker, Metzger, Wirt, Friseur, Taxifahrer) KMU mit regelmäßiger Rechnungsschreibung und Forderungen (insb. Handwerk, Großhandel, zum Teil mit wiederkehrendem Kundenstamm) Rund 65% der KMU haben eine regelmäßige Rechnungsschreibung! Quelle: DATEV #22

12 KMU mit regelmäßiger Rechnungsschreibung und Forderungen Struktur der Geschäftsvorfälle pro Monat 200 Buchungsvorgänge 50 Ausgangsrechnungen 20 Eingangs- rechnungen 100 Bankbewegungen Zahlungen von Kunden Zahlungen an Lieferanten Lohnüberweisungen sonstige Zahlungen 15 Kassenbelege 15 Lohnbuchungen #23 Monatliche Geschäftsvorfälle eines typischen Kleinst- bzw. kleinen Unternehmens #24

13 Schlüsselfaktor: Digitaler Belegaustausch Daten vom Mandanten z.b. Belege als digitale Kopien Dateninterpretation (Buchungsvorschläge) digital verfügbare Daten Elektronische Rechnungen und durch DATEV direkt vom Ersteller übernommene Daten optimale Bearbeitung in der Kanzlei verständliche Informationen fürs Unternehmen DATEV eg; alle Rechte vorbehalten 25 IWI Doktoranden-Kolloquium Verunsicherung beim Thema elektronische Rechnungen "ordentliche Rechnung" Bilddatei der Rechnung Signatur Prüfprotokoll Signaturprüfung Prüfprogramm digitales Archiv Achtung: Nur dann Vorsteuerabzug erlaubt! nicht zulässig: drucken und wie Papierrechnung behandeln #26

14 DATEV erechnung erechnung Eingang DATEV Unternehmen online erechnung Ausgang Unternehmer Steuerberater de/erechnung #27 3. Elektronische Rechnung: Auslegungen und erste Informationen #28

15 Auslegungen der elektronischen Rechnung Archivierung Eingangsrechnungen digitalisieren (Papierrechnung) Ausgangsrechnung digitalisieren (Papierrechnung Versand per Post) Elektronische Rechnungsstellung (Rechnungsversand und Archivierung i elektronisch) Ohne strukturierte Rechnungsdaten Mit strukturierten Rechnungsdaten Prozessunterstützung Versand von strukturierten Daten (Rechnungsversand per Post, Papierarchiv) Versand von strukturierten Daten und einer elektronischen Rechnung Komplett elektronischer Prozess (Von Auftrag bis zur Bezahlung) Quelle: In Anlehnung an Joint Collaboration: A powerful driver for electronic invoicing i i in Italy #29 Modelle des elektronischen Rechnungsaustausches Biller Direct: Direkter Rechnungsaustausch Initiative geht vom Rechnungssteller aus Beliebt bei B2C-Massenrechnungen Buyer Direct: Direkter Rechnungsaustausch Empfänger bestimmt Art und Format der Rechnung Beliebt bei Großunternehmen gegenüber ihren Lieferanten Konsolidator: Rechnungen werden über 3. Partei ausgetauscht, z.b. einen Service- Anbieter oder ein Rechnungsportal Zentraler Anlaufpunkt für Sender und Empfänger Quelle: DB Research E-Invoicing, i #30

16 Lösungsvarianten des elektronischen Rechnungsaustausches (z. B. PDF + Signatur + opt. strukturierte Daten) EDI-Verfahren, in der Regel EDIFACT oder XML-Strukturen (bilaterale Verfahren, Großunternehmen) What is electronic data interchange? (FAQ der Europäischen Kommission) an agreed standard; an agreement between the parties (before the invoice is issued); and a message that can be automatically understood and treated by companies without human intervention. Web-Portal (Internetformular, Druckertreiber) #31 Aktuelle Rechtslage Mehrwertsteuerrichtlinie und Umsetzung in Deutschland Quelle: Stefan Groß, Die 16 Compliance-Gebote zur elektronischen Rechnung #32

17 Änderung der Mehrwertsteuerrichtlinie Öffentliche Meinung: Signatur ist gekippt Verabschiedung durch den EU-Rat am : Elektronische Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers Bei elektronischen Rechnungen muss die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit h des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sein Keine gesetzlichen Vorgaben der Methoden oder Verfahren zur Erfüllung dieser Anforderung Beispiele: qualifizierte elektronische Signatur und EDI-Verfahren Umsetzung in nationales Recht: bis #33 Verbreitung der elektronischen Rechnung in Europa im B2B, 2009 Keine Signatur Schweden (SE) Finnland (FI) Niederlande (NL) Norwegen (NO) Fortgeschrittene Signatur Dänemark (DK) Österreich (AT) Qualifizierte Signatur Estland (EE) Irland (IE) Spanien (ES) Schweiz (CH) Deutschland (DE) ES IE NO SE DK NL DE CH AT FI EE Quelle: Bruno Koch, Billentis, 2009 Vaduz #34

18 Elektronische Rechnungsabwicklung in Europa Ein paar Informationen: 400 Lösungsanbieter in Europa Banken sind involviert (pan-european e-invoicing network) Nordische Länder Spanien Strukturiertes Rechnungsformat Finnland Spanien Österreich Schweiz Öffentliche Verwaltung spielt wichtige Rolle Spanien: ab Nov nur E-Rechnung Finnland: seit nur E-Rechnungen Schweden: seit nur E-Rechnungen Italien: E-Rechnungen für Güter und Dienstleistungen bald Pflicht Dänemark: seit 2005 nur E-Rechnung #35 Gründe für die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsaustausch Externer Druck (Lieferanten, Kunden) Interner Kostendruck Prozess-Innovation und Automatisierung Verbesserung der Datenqualität Initiativen des öffentlichen Sektors Image #36

19 4. Forschungsfragen Elektronischer Rechnungsaustausch Rechnungssteller Rechnungsempfänger #37 Forschungsfragen Teil 1 Wie sieht die Landschaft der elektronischen Rechnungsabwicklung aus? Gesetzeslage Beteiligte und deren Positionierung Rechnungskonsolidatoren Portale Signaturdienstleister Banken Anzahl der Rechnungen Formate Übertragungswege In ausgewählten Ländern: USA, Japan, Länder der EU Rechnungseingangsbearbeitung in Verbindung mit OCR / Rechnungslesern Welche Bedeutung haben die KMU bei der Betrachtung von Geschäftsbeziehungen, insbesondere in der Finanzkette Welche Charakteristika haben sie? Welche Rolle nimmt der Steuerberater t ein? Wie sieht die Rechnungsabwicklung aus? #38

20 Forschungsfragen Teil 2 Was sind die Ausprägungen des Finanzprozesses bei den KMU und von welchen Kriterien hängen diese ab? Branche Unternehmensgröße Qualifikation der Mitarbeiter Softwareeinsatz Innovationsbereitschaft it Was sind die Anforderungen an eine Rechnung und an eine elektronische Rechnung? In Abhängigkeit gg von Branche Unternehmensgröße Prozessausprägung Qualifikation der Mitarbeiter Softwareeinsatz Wie sieht die elektronische Rechnung in ausgewählten Ländern aus und wie die grenzüberschreitende Rechnungsstellung? Durchsetzung eines Rechnungsstandards Roaming #39 5. Weiteres Vorgehen Promotionsstudium Wissenschaftstheorie Sinnhafte Vollautomatisierung nach Mertens: Konzepte, Prozesse und Technologie Literaturrecherche Übersicht über Experten: Personen, Unternehmen, Gremien und Institutionen Übersicht über die wesentlichen Papers Übersicht über Konferenzen, Tagungen #40

21 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Kontakt: Königsworther Platz Hannover Tel: 0511/ Doktorandenkolloquium

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