ebanking Business: Umwidmung der Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate per Mitteilung im Verwendungszweck

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1 ebanking Business: Umwidmung der Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate per Mitteilung im Verwendungszweck Sie können den Verwendungszweck des letzten Beitragseinzugs vor der SEPA-Umstellung nutzen, um Ihre Mitglieder über die Wandlung der Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate zu informieren. Dazu ist es notwendig, dass Sie hierbei die Gläubiger-ID des Vereins, das Mandatsdatum und die jeweilige Mandatsreferenz des Mitglieds nennen. Um den Verwendungszweck anzupassen gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder Sie lassen die Anwendung eine Massenänderung für die einzelnen Verwendungszweckzeilen durchführen oder Sie exportieren die Vorlagen, ändern die Felder z.b. per Excel und lesen die geänderten Vorlagen wieder ein. Für Vereine mit vielen Mitgliedern ist der letztere der komfortablere Weg. Zumal Sie auf ähnliche Weise auch die spätere SEPA-Migration durchführen können. Starten Sie unsere Anwendung "ebanking Business" aus dem Firmenkundenportal und melden Sie sich mit Ihrem VR-Netkey und Ihrer PIN an. Variante 1: Verwendungszweck in der Anwendung ändern Wählen Sie im Menü "Lastschrift" den Punkt "Lastschriftvorlagen" und markieren Sie "Alle x Einträge auswählen". Im unteren Bereich können Sie für die 12 möglichen Verwendungszweckzeilen angeben, welcher Text in alle Vorlagen eingetragen werden soll Sie finden nachstehend ein Textbeispiel für die einzelnen Verwendungszweckzeilen. Ihre Gläubiger-ID sowie das Mandatsdatum (z.b. Datum des diesjährigen Beitragseinzugs) sind bei allen Mitgliedern gleich und können pauschal geändert werden. Die Mandatsreferenz hingegen ist pro Mitglied individuell zu vergeben. D.h. hier müssen Sie in einem zweiten Schritt alle Mitglieder einzeln ändern, um die jeweilige Referenz zu hinterlegen. Raiffeisenbank Weiden eg Seite 1 von 6

2 Textbeispiel: 1: Mitgliedsbeitrag fuer : Ab 2014 erfolgt der Einzug 3: per SEPA. Wir verwenden die 4: uns vorliegende Einzugser- 5: maechtigung als SEPA-Mandat 6: Unsere Glaeubiger-ID 7: DExxZZZxxxxxxxxxxx 8: Mandatsnr. [zunächst frei lassen] ß hier wird erst im zweiten Schritt die Referenz eingetragen 9: Mandatsdatum: xx.xx : Der Einzug erfolgt jaehrl. 11: am xx.xx bzw. dem darauf 12: folgenden Bankarbeitstag Wählen Sie nacheinander die 12 Verwendungszweckzeilen, hinterlegen Sie den Text ggf. gem. obigem Vorschlag und klicken Sie auf OK Die Anwendung zeigt zur Kontrolle nochmals alle Mitglieder mit dem Text vor und nach der Änderung. Führen Sie die Änderung mit dem entsprechenden Button aus. Markieren Sie wieder "Alle x Einträge auswählen" und wiederholen Sie diesen Vorgang für alle 12 Verwendungszweckzeilen mit dem jeweiligen Text. Nun muss noch bei jedem Mitglied die individuelle Mandatsreferenz hinterlegt werden. Klicken Sie dazu nacheinander bei jedem Mitglied auf "Ändern" Ergänzen Sie die Mandatsreferenz im entsprechenden Verwendungszweckfeld. Der Eintrag der individuellen Mandatsreferenz muss für jedes Mitglied erfolgen. Wenn Sie viele Mitglieder haben, ist diese Vorgehensweise sehr aufwändig. Wir empfehlen daher die Änderungen mittels Excel oder OpenOffice zu erledigen Raiffeisenbank Weiden eg Seite 2 von 6

3 Variante 2: Verwendungszweck per Excel oder OpenOffice ändern I. Exportieren und Bearbeiten der Vorlagen Markieren Sie alle Vorlagen und wählen Sie im unteren Bereich "Vorlagen exportieren". Nach einem Klick auf den Button "OK" wird die Exportdatei auf Ihrem Rechner gespeichert. Der Dateiname lautet "Lastschriftvorlagen_tt.mm.jjjj.csv". Wenn Sie diese CSV-Datei doppelt anklicken wird die Datei geöffnet. Abhängig davon, welches Programm auf Ihrem Rechner installiert ist, startet Excel, OpenOffice Calc oder ähnliches. Stellvertretend zeigen die folgenden Screenshots die Anzeige in Excel. Sie sehen Ihre Mitglieder in den einzelnen Zeilen. Anhand der Überschriften erkennen Sie, um welche Felder es sich handelt. Füllen Sie beim ersten Mitglied die Verwendungszweckfelder mit dem gewünschten Text (Vorschlag siehe oben). Sie können den jeweiligen Verwendungszweck durch einfaches "runterziehen" auf alle Zeilen ausweiten. Markieren Sie eine Zeile mit einem Mausklick und klicken Sie dann auf den Anfasser (schwarzen Punkt) unten rechts. Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie nach unten, bis zum letzten Mitglied in Ihrer Liste Der Text steht automatisch bei allen Mitgliedern. ACHTUNG! Sonderfall Gläubiger-ID, Mandatsreferenz und Mandatsdatum. Bei Zeilen, die Zahlen enthalten, bietet Excel die Möglichkeit, eine fortlaufende Zahlenreihe zu erstellen oder eben die ursprüngliche Zahl (bzw. das Datum) einfach in alle anderen Zeilen zu kopieren. Wenn Sie z.b. die Gläubiger-ID kopieren, stellen Sie vermutlich fest, dass hier nicht die selbe Gläubiger-ID bei den Mitgliedern eingetragen wird, sondern die Zahl wird pro Zeile um eins erhöht. Das wäre natürlich FALSCH! Wenn Sie die Gläubiger-ID auf alle Mitglieder erweitert haben, sehen Sie rechts unterhalb des Anfassers ein kleines Symbol "Auto-Ausfülloptionen" Raiffeisenbank Weiden eg Seite 3 von 6

4 Klicken Sie darauf und wählen Sie "Zellen kopieren". Sofort steht bei allen Mitgliedern wieder die richtige Gläubiger-ID. Machen Sie das gleiche beim "Mandatsdatum". Bei der Mandatsnummer hingegen erreichen Sie über "Datenreihe ausfüllen", dass tatsächlich bei jedem Mitglied eine individuelle, fortlaufende Zahl eingetragen wird. Die Mandatsreferenz können Sie für den künftigen SEPA-Einzug verwenden. Falls Sie die Mandatsreferenz anhand anderer Kriterien bilden möchten, passen Sie die Angaben bitte für jedes Mitglied an. Wenn alle Daten in der Excel-Tabelle passen, speichern Sie die Datei mit dem Dateityp CSV ab. Merken Sie sich, wo Sie die Datei speichern z.b. auf dem Desktop. Wir empfehlen, für die geänderte Datei einen anderen Dateinamen zu vergeben. Somit haben Sie die Originaldatei weiterhin als Datensicherung. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage zum Dateiformat bitte mit JA. Raiffeisenbank Weiden eg Seite 4 von 6

5 II. Löschen der alten Vorlagen und Einlesen der angepassten Vorlagen Würden Sie die angepassten Vorlagen einlesen ohne die alten Vorlagen vorher zu löschen, hätten Sie jedes Mitglied doppelt in den Vorlagen einmal mit dem bisherigen und einmal mit dem kompletten neuen Verwendungszweck. Wir empfehlen deshalb zunächst die alten Vorlagen zu löschen. Die Anwendung zeigt zunächst, welche Vorlagen gelöscht werden und bittet um Bestätigung. Wählen Sie anschließend die Funktion "Vorlagen importieren" Wenn Sie auf den Button "Durchsuchen" klicken, öffnet sich das Fenster Ihres Explorers Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie die angepasste Datei abgespeichert haben und öffnen Sie diese Raiffeisenbank Weiden eg Seite 5 von 6

6 Bestätigen Sie das Einlesen mit dem Button "Importieren" Die angepassten Vorlagen werden in der Übersicht angezeigt. Sie können den Verwendungszweck nochmals kontrollieren, indem Sie auf "Ändern" rechts im Aktions-Menü klicken. Der Text aus Ihrer Excel-Tabelle steht in den Verwendungszweckfeldern. Führen Sie den Beitragseinzug wie gewohnt durch. Der Beitragseinzug zum darauf folgenden Termin ist per SEPA-Lastschrift durchzuführen. Für die dazu anstehende Wandlung Ihrer Vorlagen in SEPA-Vorlagen ist eine separate Anleitung verfügbar. Raiffeisenbank Weiden eg Stand 02/2013 Raiffeisenbank Weiden eg Seite 6 von 6