Produktbeschreibung utilitas Vertragsverwaltung

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1 Produktbeschreibung utilitas Vertragsverwaltung Inhalt Zusammenfassung... 2 Vorteile... 2 Vertragsverwaltung... 3 Dokumentenverwaltung... 3 Alarme und Wiedervorlagen... 4 Suche und Filterung... 5 Suche... 5 Filterung... 6 Berechtigungen und Rollen... 7 Vertragsadministrator... 7 Vertragsverwalter... 7 Vertragsmitarbeiter... 7 Vertragsleser... 7 technische Voraussetzungen... 7 Seite 1 von 7

2 Zusammenfassung Mit der utilitas Vertragsverwaltung haben Sie Ihre Verträge im Griff. Sie verwalten an einer Stelle alle Vertragsdokumente und Informationen. Änderungen werden transparent dokumentiert und an Kündigungsfristen und Wiedervorlagen werden Sie automatisch per erinnert. Falls der Vertragsverantwortliche nicht auf die Erinnerung an die Kündigungsfrist reagiert, erfolgt mit Zeitverzug eine Eskalation an den Vorgesetzten. Eine zentrale Volltextsuche hilft Ihnen beim einfachen Auffinden von Verträgen und zugehörigen Dokumenten. Vorteile Die utilitas Vertragsverwaltung bietet Ihnen konkrete Vorteile: Fristen und Termine zuverlässig einhalten automatische Erinnerung an Fristen und Wiedervorlagen Verträge einfach finden und viel Zeit bei der Suche sparen Abbildung des Lebenszyklus eines Vertrages (Entwurf, Aktiv, Inaktiv) Pflege der Vertragsmerkmale Vorlagen für Vertragsdokumente immer zur Hand einfach mit Kollegen zusammenarbeiten Ablage des Schriftverkehrs und sonstige Dokumente zu einem Vertrag Notizen zu einem Vertrag anlegen Seite 2 von 7

3 Vertragsverwaltung Kernstück des Produktes ist die Vertragsübersicht. Hier werden alle Verträge verwaltet und bearbeitet. Außerdem werden hier Kündigungsfristen und Wiedervorlagen eingetragen. So ist die Zusammenarbeit mit Kollegen ganz einfach. Vertragsmerkmale wie Vertragspartner, Vertragsart, Vertragsbezeichnung, Vertragsbeginn, Vertragsende und Kündigungsfrist können für jeden Vertrag gepflegt werden. Somit haben Sie alle Vertragsmerkmale im Überblick. Über eine Schaltfläche/Link kann der Vertragsverantwortliche oder Mitglieder der Gruppe Vertragsmanagement einen Vertrag aktvieren bzw. deaktivieren. Für das Aktivieren eines Vertrages müssen bestimmte Felder mit Werten gefüllt sein. Ansonsten wird die Aktivierung verweigert. Für jedem Vertrag wird automatisch ein OneNote Notizbuch angelegt. In diesem können einfach Vertragsnotizen hinzugefügt werden. Die Vertragsnotizen sind über eine entsprechende Schaltfläche bzw. Link auf der Ansichtsseite eines Vertrags erreichbar. In dem Unterordner Schriftverkehr können zusätzliche Dokumente und s zu einem Vertrag abgelegt werden. Mithilfe des Unterordners wird das Dokument bzw. die dem Vertrag zugeordnet. Einem Vertrag zugeordnete Dokumente und s aus diesem Ordner werden auf der Ansichtsseite eines Vertrages angezeigt. Dokumentenverwaltung Innerhalb der einzelnen Verträge steht eine leistungsfähige Dokumentenverwaltung zur Verfügung. Jede Änderung an den Dokumenten führt zu einer neuen Version. Ein neues Vertragsdokument kann über im System zentral hinterlegte Vorlagen erstellt werden. Von Geschäftspartnern zur Verfügung gestellte Dokumente (z.b. PDFs) können hier ebenfalls hochgeladen und versioniert werden. Vertragsdokumente können innerhalb des Unternehmens als Link versendet werden. Somit greifen alle Mitarbeiter immer auf die aktuelle Version eines Vertragsdokumentes zu. Seite 3 von 7

4 Alarme und Wiedervorlagen Die Vertragsverwaltung erinnert automatisch per an auslaufende Verträge. Die erste Erinnerung erfolgt 42 Kalendertage vor Ablauf der Kündigungsfrist, die nächste 28 Tage vor Ablauf der Kündigungsfrist mit Kopie an den Vorgesetzten/Stellvertreter. 14 Kalendertage vor Ablauf der Frist erfolgt eine letzte Benachrichtigung mit zusätzlicher Kopie an die Gruppe Vertragsverwalter. Durch einen Erledigungsvermerk im Vertrag wird der Alarm abgeschaltet. Neben der automatischen Erinnerung an Kündigungsfristen kann der Vertragsverantwortliche, dessen Vorgesetzter/Stellvertreter oder andere berechtigte Benutzer sich persönlich eine Benachrichtigung zu einem bestimmten Datum über die Wiedervorlagefunktion konfigurieren. Seite 4 von 7

5 Suche und Filterung Nach Verträge und Dokumenten kann auf zwei Arten gesucht werden. Suche Es kann sowohl Volltext als auch nach Stich- bzw. Schlagworten gesucht werden. Dabei ist eine Verfeinerung der Suche möglich. Außerdem ist eine Eingrenzung nach Dokumententyp, Ersteller und Änderungsdatum möglich. Seite 5 von 7

6 Filterung Nach allen Vertragsparametern kann jederzeit individuell gefiltert werden. Dabei kann selbstverständlich auch nach mehreren Parametern gleichzeitig gefiltert werden. Folgende vordefinierte Ansichten werden mit ausgeliefert: Meine Verträge Meine auslaufenden Verträge Meine Entwürfe Meine aktiven Verträge Meine inaktiven Verträge Seite 6 von 7

7 Alle Verträge Alle auslaufenden Verträge Alle Entwürfe Alle aktiven Verträge Alle inaktiven Verträge Berechtigungen und Rollen Vertragsadministrator Der Vertragsadministrator hat Vollzugriff. Vertragsverwalter Der Vertragsverwalter kann Verträge erstellen sowie bearbeiten und wird zudem 14 Kalendertage vor Ablauf der Kündigungsfrist per informiert. Vertragsmitarbeiter Der Vertragsmitarbeiter kann Verträge erstellen und alle Verträge bearbeiten. Vertragsleser Der Vertragsleser kann alle Verträge lesen aber keine Verträge erstellen. Für einzelne Verträge können bedarfsweise abweichende Berechtigungen vergeben werden. technische Voraussetzungen Die utilitas Vertragsverwaltung läuft auf Basis von SharePoint Online Plan 1 bzw. Office 365. Grundsätzlich gelten innerhalb der utilitas Vertragsverwaltung weiterhin die Beschränkungen von SharePoint (Online). In der Praxis können vor allem folgende Beschränkungen Auswirkungen auf den Einsatz der utilitas Vertragsverwaltung haben. Pro Webseitensammlung können maximal für 1000 Verträge Einzelberechtigungen hinterlegt werden. Insgesamt können pro Webseitensammlung maximal 5000 Verträge angelegt werden. Selbstverständlich können Sie die utilitas Vertragsverwaltung kostenfrei in zusätzlichen Webseitensammlungen installieren. Die maximale Dateigröße von Vertragsdokumenten und Schriftverkehr beträgt 250 MB. Die maximale Datenmenge pro Webseitensammlung beträgt 100 GB. Die aktuelle Dienstbeschreibung für SharePoint Online finden Sie unter Bitte weisen Sie der Webseitensammlung ausreichend Ressourcen zu. Seite 7 von 7

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