Das Beste aus zwei Welten: Technische Dokumentation & ECM

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1 Dezember 2009 Ausgabe #4-09 Deutschland Euro 12,00 ISSN: Wikis als Intranet ein Erfahrungsbericht -Richtlinien in der betrieblichen Praxis Softwaregestützte E-Discovery-Prozesse Das Beste aus zwei Welten: Technische Dokumentation & ECM Special: Prozesse im Posteingang Collaborative Prozesse -Management im Unternehmen Storage für KMUs Kundendokumente & Papier Geschäftskorrespondenz individualisieren No-Code-Development für SharePoint ECM & Vertragsmanagement Enterprise Search Hybridarchivierung Zeichenerkennung Elektronisch signieren Text Mining Pimp my ECM

2 Betriebliche Praxis Individuelle Gestaltungsmöglichkeiten für kollaborative Prozesse Collaboration, Usability, Groupware, Dokumenten-Management, Digital Natives, Workflows, Graphical User Interface (GUI) Thomas Koch ist Geschäftsführer der OrbiTeam Software GmbH & Co. KG in Bonn. Der Software-Hersteller, ein Spinoff des Fraunhofer-Instituts für Angewandte Informationstechnik FIT entwickelt und vertreibt die Groupware BSCW. OrbiTeam hat bereits an mehreren nationalen und europäischen Forschungsunternehmen mitgearbeitet, neben SAGE unter anderem an SAGE unter anderem an CoEUD (Component-based End User Development), MILK (Multimedia Interaction for Learning and Knowing) und SCOPE (Structuring Content for Online Publishing Environments). Das Unternehmen beschäftigt insgesamt 10 Mitarbeiter. Am Siegeszug des iphone ist nicht zuletzt das einfache und stringente Bedienungskonzept maßgeblich beteiligt. Vieles ist selbsterklärend oder kann vom Anwender als kleine Anwendung, als App einfach nachgeladen werden. Die Mitbewerber versuchen dieses Konzept zu übernehmen oder etwas Vergleichbares zu platzieren, während die Anwender von der Usability des Mobiltelefons begeistert sind. Damit hat wohl erstmalig in der Informationstechnologie eine Lösung für den Massenmarkt die Anwenderfreundlichkeit als Kaufargument ins Spiel gebracht. Möglicherweise gibt es zurzeit ein Momentum, in dem die IT mit einer Neuauflage der bekannten Themen Usability und Collaboration dabei ist, eine neue Qualität in den Anwendungen zu schaffen. Eine erfolgreiche Zusammenarbeit hängt neben der Motivation der Mitarbeiter zu einem erheblichen Teil von der Arbeitsumgebung ab. Die sollte in der Lage sein, kollaborative Arbeitsprozesse zu unterstützen und dem Benutzer ausreichend eigene Gestaltungsmöglichkeiten zu eröffnen. Ständig wechselnde Szenarien Immer mehr Aufgaben in den Unternehmen werden von Projektgruppen übernommen, deren Mitglieder auch Mitarbeiter von Kunden oder Lieferanten sind und die an verteilten Standorten arbeiten. Die Herausforderung für die IT besteht in der unmittelbaren Bereitstellung der für diese Szenarien erforderlichen technischen Strukturen. Es gilt neue Prozesse und Entscheidungswege abzubilden und neue Arbeitsplätze und -bereiche einzurichten, Stichwort Collaboration und Groupware. Die Mitglieder eines solchen Projektteams kennen aus ihren eigenen Unternehmen heterogene IT-Landschaften und arbeiten zum Teil mit gänzlich unterschiedlichem Dokumenten-Managementoder Shared-Workspace-Systemen. Müssen sich Teammitglieder auf ein gemeinsames System einigen, so taucht eine erste Hürde auf. Lässt sich das eigene System über Web Services jedoch 26 27

3 problemlos an das des Geschäftspartners anbinden, entfallen Einarbeitungszeiten und die Anwender arbeiten mit dem gewohnten System. Usability als unumkehrbare Entwicklung Die Anwender von Softwarelösungen werden zukünftig noch viel stärker die Usability eines Produktes bewerten, spätestens, wenn die Digital Natives die Unternehmenskulturen prägen. Dann wird Usability schlichtweg erwartet und vorausgesetzt werden. Beispielsweise, indem die privat genutzten Tools auch im Arbeitsalltag verfügbar sind. Schon heute ist zu beobachten, dass in den meisten Unternehmen der Einsatz von Web-2.0-Anwendungen Unternehmen von den Anwendern vorangetrieben wird. Bedienungsfreundlichkeit zählt daher zu den Themen, die auf Unternehmensseite ein wachsendes Interesse hervorrufen. Dieser Trend geht an den Software-Anbietern nicht spurlos vorbei. So wurde als Folge einer Anforderung der Daimler AG, die zeitaufwändige Routinekoordination innerhalb und zwischen den verschiedenen Entwicklungsgruppen zu minimieren, das Forschungsprojektes SAGE ausgesetzt, ein Selbstorganisiertes kooperatives Aufgabenmanagement und Gruppenwahrnehmung zur Koordination von verteilten Software-Entwicklungsprozessen. Das Ziel des vom Bundesministerium für Bildung und Forschung geförderten Projektes lautete, die benutzerdefinierten Prozesse in Kooperationssystemen zu verbessern. Die Forschungs- und koordinativen Aufgaben übernahm das Fraunhofer-Institut für Angewandte Informationstechnik FIT mit seiner über 20-jährigen Forschungstradition und Praxiserfahrung in der Gestaltung und Evaluation von Informations- und Kooperationssystemen. Als Entwicklungspartner brachte die OrbiTeam Software GmbH & Co. KG ihre Collaboration-Software BSCW (Basic Support for Cooperative Work) ein.

4 Betriebliche Praxis Zentrale Ergebnisse des SAGE-Projekts Nach Start des Projektes wurden bei den Anwendungspartnern, verschiedene Organisationen unterschiedlicher Größenordnung, die Anforderungen an die Usability untersucht, gesammelt, priorisiert und generalisiert. Die Evaluation erfolgte nach verschiedenen Kriterien und mit aktuellen Methoden des Usability Engineering. Dazu gehörten unter anderem Benutzerbefragungen, Qualitätserfassung nach DIN-Normen oder Eye-Tracking im Usability Labor. Vorschläge zur Verbesserung wurden von OrbiTeam auf ihre Praxistauglichkeit und zügige Realisierbarkeit überprüft und teilweise direkt im BSCW-System umgesetzt. Ein wesentliches Ergebnis betraf die Einrichtung von ad-hoc-, beziehungsweise benutzer-definierten Workflows. Dadurch sollte ein veränderter Projektmanagementprozess möglich werden: An die Stelle des gängigen Top-Down-Prinzips sollte der Bottom-Up-Ansatz treten, so dass Teammitglieder eigene Arbeitsbereiche und neue Projekte selbst initiieren und einrichten können. Zu den Vorlieben und Erwartungen der Anwender gehörten erwartungsgemäß ein die Bedienung vereinfachendes Graphical User Interface (GUI) bzw. die individuelle Konfiguration der Benutzeroberfläche. So konnte mittels Eye-Tracking ermittelt werden, dass die Suche des Anwenders nach einer Logout- Schaltfläche in der Regel in der rechten oberen Bildschirmecke beginnt. Weitaus wichtiger als solche Platzierungen und kosmetischer Korrekturen und für die tägliche Arbeit viel entscheidender ist jedoch der Wunsch nach einer Individualisierung der Software. Viele Anwender sind es mittlerweile gewöhnt, sich ihre Arbeitsumgebung je nach Aufgabe und persönlicher Vorlieben gestalten zu können, diese Fähigkeit wird mittlerweile von einer Software erwartet. Dabei sollten sich Voreinstellungen der eigenen Arbeitsumgebung sowohl zentral für alle Bereiche definieren, als auch auf Wunsch für ein spezifisches Projekt verändern lassen. Die Umsetzung vom Kopf auf die Füße gestellt Nach Abschluss des Projektes wurden die wichtigsten Ergebnisse in die Weiterentwicklung der BSCW-Software integriert. Dazu gehören neben kleineren optischen Änderungen insbesondere zentrale Ergebnisse wie die weitere Flexibilisierung des Aufgabenmanagements, eine Benutzeranpassung durch das Portal-Konzept und zusätzliche Werkzeuge wie Umfragen, Terminabstimmungen oder Laufmappen. Diese unterstützen als leichtgewichtige Kooperationswerkzeuge unterschiedliche Prozesse in der Organisation und sind schnell und einfach einsetzbar. Die neue flexible Startseite gibt den Anwendern genügend Freiraum, das Portal exakt auf ihre Bedürfnisse auszurichten. Welche Inhalte sollen beim Einstieg direkt angezeigt werden? Ist ein RSS-Feed zur Einbindung diverser Nachrichtenquellen gewünscht? Sollen externe Informationssysteme über spezielle Widgets integriert werden? All diese Aspekte können bei einer entsprechenden Usability-Planung die Arbeit nicht nur erleichtern, sondern die langfristige Zufriedenheit mit und Akzeptanz einer Software erhöhen. So können Projektleiter eine spezifische Einstiegsseite für ihr Team bereitstellen und anpassen, direkt Projektfortschritte erkennen oder Prozesse anstoßen. Auch das Aufgabenmanagement profitiert von der neu gewonnenen Flexibilität. So können sowohl Vorbedingungen als auch Erwartungen, das sind in der Regel konkrete Ergebnisse, für eine Aufgabe vorab semantisch definiert werden. Dies bedeutet, dass etwa die Benachrichtigung des Projektleiters nach jedem Arbeitsschritt, nach der Erfüllung wichtiger Zwischenschritte oder erst beim Abschluss der Arbeit möglich ist. Diese Funktionalität wird insbesondere für interne Freigabeprozesse seitens der Anwender nachgefragt. Eine Aufgabe kann mit der Eingabe eines Dokumentes gestartet und mit der Ausgabe eines Ja / Nein-Wertes beendet werden

5 Andere Mitarbeiter wiederum wollen gleich benachrichtigt werden, welche Dokumente von einem Teammitglied bearbeitet wurden, welche To-dos es gibt oder wie das Feedback auf einen Terminvorschlag aussieht. Mit der individuellen Startseite kein Problem. Eine weitere, zentrale Funktionalität ist die Möglichkeit, Terminvereinbarungen innerhalb einer Gruppe zu initiieren. So können Befragungen gestartet werden, die erst abgeschlossen und verbindlich sind, wenn alle Beteiligten ihre Zustimmung signalisiert haben oder sich die Mehrheit einer Gruppe für einen Termin entschieden hat. Die Zukunft: Entwicklung benutzerzentrierte Produkte Besuchen Sie uns in Halle 3 Stand B55 Die Ergebnisse des SAGE-Projektes zeigen einen elementaren Unterschied zur bisherigen Anwendung von Softwarelösungen. Mit der Notwendigkeit, bei der Softwareentwicklung stärker auf die Usability zu achten, erhält ein Element Einzug, das zunehmend an Gewicht gewinnen wird. Anwender erhalten mit einem benutzerzentrierten Produkt die Möglichkeit, sich ein für ihre individuellen Anforderungen und für die jeweilige Aufgabenstellung optimal geeignetes Werkzeug zusammenzustellen. Nicht mehr die Features, sondern der Gebrauch und die Gebrauchstauglichkeit der Software entscheiden über den Erfolg. Dabei gilt es zu beachten, dass Usability kein Ziel, sondern eher einen Prozess beschreibt. So wie sich die Gewohnheiten der Anwender ändern oder neue Technologien in den Markt drängen, so muss sich auch die Software anpassen. Die Zeiten uniformer Lösungen gehen jedenfalls ihrem Ende entgegen auch ein Ergebnis der veränderten Arbeitswelt. n