TimeControl. Echtzeiterfassung von Aufgaben mit Outlook Installationsanweisung und Bedienung

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1 TimeControl Echtzeiterfassung von Aufgaben mit Outlook 2003 Installationsanweisung und Bedienung Version: 1.0 Datum: wp IIT - Ingenieurbüro Polk / Seiler Beethovenstr. 3/ Wiesloch Kontakt: Telefon:

2 Übersicht Mit Outlook 2003/2007 ist eine einfache und effektive Projektverwaltung über die Aufgaben möglich. Aber es fehlt die Möglichkeit aufgewendete Projektzeiten automatisch ohne viel Aufwand in Echtzeit zu erfassen. Dieses Outlook COM Add-In erfasst den zeitlichen Aufwand in Echtzeit und speichert diese für die spätere Projektzeit Abrechnung. Gerade für Mitarbeiter, die für unterschiedliche Auftraggeber projektbezogen tätig sind, ist es wichtig eine effiziente Zeitabrechnung zu haben. Wenn gewährleistet werden kann, dass Outlook während der Projektarbeitszeit geöffnet ist, ist dieses Add-In das richtige Programm zur effizienten Zeiterfassung. Voraussetzungen Win2000/WinXP/Vista Outlook 2003.Net Framework 2.0 oder höher Installation Im Programmverzeichnis befinden sich die Dateien TimeControlSetup.msi, setup.exe sowie diese Anleitung Manual.pdf. Die Installation erfolgt mit TimeControlSetup.msi. Durch Doppelklick wird die Installation gestartet. Nach Angabe des Programmverzeichnis erfolgt die Installation. Test für erfolgreiche Installation: Ist die Installation beendet und das Add-In erfolgreich registriert, so ertönt beim Start und beim Beenden von Outlook jeweils ein Tonsignal (Beim Beenden von Outlook hat das Tonsignal eine höhere Tonfrequenz). Dies ist das Zeichen, dass das Add-In betriebsbereit ist und verwendet werden kann. Der Signalton kann auch abgeschaltet werden. Navigieren Sie hierzu in das Programmverzeichnis, in das das Add-In installiert wurde und benennen die Datei tcdebug.txt um (z.b. _tcdebug.txt ). Damit wird der Signalton abgeschaltet. Soll der Signalton wieder eingeschaltet werden muss im Programmverzeichnis die Datei tcdebug.txt vorhanden sein. Der Inhalt der Datei spielt dabei keine Rolle.

3 Deinstallation des Add-Ins Das Entfernen des Programms erfolgt über die Systemsteuerung -> Software. Dort den Eintrag TimeControl auswählen und Entfernen anklicken. Sämtliche Dateien und Registryeinträge werden daraufhin gelöscht. Funktionsweise, Inbetriebnahme und Handhabung Nachfolgender Screenshot zeigt eine typische Outlook Aufgabenliste Die Echtzeitmessung von Aufgabenzeiten wird durch 2 Outlook Felder erreicht. Die gemessene Zeit ( der Arbeitsaufwand ) wird während des aktiven Erfassungszeitraums im Outlook Standard Zeit Feld Ist-Aufwand erfasst. Die zu erfassende Zeit wird jede Minute um 1 erhöht. Für das Starten und Stoppen der Zeitmessung der jeweiligen Aufgabe muss ein benutzerdefiniertes Feld mit dem Namen Zeitmessung angelegt werden, über das die Zeitmessung gestartet und gestoppt wird.

4 Anlegen des benutzerdefinierten Felds Zeitmessung: Durch rechten Mausklick auf eine Spaltenüberschrift (z.b. Betreff) öffnet sich das u.a. Kontextmenü. Dort Klick auf Aktuelle Ansicht anpassen Im sich öffnenden Fenster Klick auf Felder. Im Fenster Felder anzeigen Klick auf den Button Neues Feld. Im Fenster Neues Feld folgende Daten eingeben und mit OK bestätigen: Name: Typ: Format: Zeitmessung Ja/Nein Symbol

5 Nach erfolgtem Anlegen erscheint das neue Feld in der rechten Liste. Empfehlung: Mit dem Button Nach oben das Feld Zeitmessung direkt nach den Symbolspalten (hier Anlage ) positionieren. Damit erscheint das neu angelegte Feld zum Starten/Stoppen der Zeitmessung direkt hinter den Symbolspalten. Das Feld Ist Aufwand, in dem die abgelaufene Zeit gespeichert wird, wird in der Standard-Listenanzeige nicht angezeigt. Dieses muss in die Listendarstellung hinzugefügt werden. Hinzufügen der Spalte Ist-Aufwand :

6 Im o.a. Fenster in der Liste Verfügbare Felder auswählen aus: den Listenpunkt Info-/Statusfelder auswählen. In der unteren Liste das Feld Ist-Aufwand anklicken und durch Hinzufügen -> zur rechten Liste hinzufügen. Empfehlung: Das Feld Ist Aufwand direkt hinter die Spalte Zeitmessung positionieren. Damit wird die gemessene Zeit ( Ist Aufwand ) direkt hinter dem Start/Stop Symbol angezeigt. Nach Bestätigung werden die Spalten Zeitmessung und Ist Aufwand wie nachfolgend angezeigt. Start/Stop der Zeitmessung: Durch Klick in die Spalte Zeitmessung der zu messenden Aufgabe wird die Zeitmessung gestartet. Beim Start wird in diesem Feld eine aktivierte Checkbox angezeigt. Durch erneutes Klicken wird die Checkbox gelöscht und die Zeitmessung beendet. Soll eine andere Aufgabe gemessen werden, so kann einfach auf Zeitmessung der neuen Aufgabe geklickt werden. Dadurch wird die zuvor gemessene Aufgabe gestoppt und die neue Aufgabe wird gemessen.

7 Innerhalb der Detailansicht der Aufgabe (Rechte Maustaste auf die Aufgabe in der Liste -> Öffnen) ist der Ist-Aufwand unter der Reiterkarte Details ersichtlich. Gewollte Einschränkungen Erledigte und wiederkehrende Aufgaben sind von der Möglichkeit der Zeitmessung ausgenommen. Mögliche bekannte Eigenheiten Wird Outlook beendet, während eine Zeitmessung läuft, kann es vorkommen, dass nach Beendigung von Outlook nachfolgende Meldung auftritt. Diese Fehlermeldung beeinträchtigt weder Outlook 2003 noch das Add-In. Dieser Fehler ist eine unschöne Eigenheit von Outlook 2003 bei der Verwaltung von Objektreferenzen. Sie können diese Meldung ignorieren und mit Klick auf Nicht berichten Outlook beenden. Vermeidung: Die laufende Zeitmessung vor Beenden von Outlook ausschalten.

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