Vorsprung mit UCC (Unified Communications & Collaborations)

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1 Vorsprung mit UCC (Unified Communications & Collaborations) Mag. Norbert Klappacher

2 Agenda Definition E-Collaboration Marktentwicklung Vor-/Nachteile von E-Kollaboration E-Collaboration und Unified Communications Beispiele aus der Praxis 2

3 Trends und Entwicklungen in einer vernetzten Welt Neue Herausforderungen durch Globalisierung und damit verbundene dezentrale Organisationsformen Nur in Form von Kooperationen und Netzwerken können Unternehmen der steigenden Marktdynamik begegnen Standortübergreifende Zusammenarbeit als Erfolgsfaktor Kommunikationsaufwand mit Partnern, Lieferanten, Kunden steigt Digital Natives drängen in die Arbeitswelt Arbeit wird mobiler Kommunikation als erfolgsentscheidende Komponente im Wirtschaftsgeschehen 3

4 Herausforderung Zusammenarbeit: Es besteht Änderungsbedarf Durchschnittlich 7 Kommunikationskanäle "Meldungen" erreichen den MA pro Tag 50-80% der Anrufe erreichen nicht die gewünschte Person 50-70% (!) aller Rufnummern werden nachgeschlagen 60-70% aller geschäftlichen Kurznachrichten werden per Telefon ausgetauscht 4 und mehr Kontakte auf der Visitenkarte Voic Ping - Pong Chaos

5 Arbeitsprozesse verändern sich Stichwortsuche E-Collaboration unter Ergebnisse in 0.14 sec Ergebnisse in 0.14 sec. 100% Arbeitssituationen Verschiedene Zeiten Verschiedene Orte Zur selben Zeit an verschiedenen Orten Zur selben Zeit am selben Ort 20 Working alone Prozentsatz der Teamarbeit

6 Collaboration / E-Collaboration Der Hauptunterschied zwischen Kollaboration und E-Collaboration besteht im Nichtvorhandensein der physischen Ko-Präsenz. Wegfall der sprachlichen, gestischen und visuellen Handlungskoordination Mangel an visueller Information 6

7 Probleme von E-Colloboration Unsicherheit mit den neuen Tools fehlende Orientierungs- und Kontrollstrukturen Anonymität birgt Gefahr daß Tonfall und Stil Entgleisung Das Phänomen der Überreaktion auf schriftliche Äußerungen Anhäufung von Datenbergen Schwierig effektiv Entscheidungen zu treffen 7

8 Chancen und Möglichkeiten durch E- Colloboration Personen oft offener und ehrlicher Flexibilität bei der Arbeitsgestaltung Die Inhalte oder Themen können visualisiert und simuliert werden Durch Wegfall der physischen Präsenz kann der Fokus besser auf Inhalte gelegt werden Hierachien werden aufgelöst 8

9 Bis zum Jahr 2013 wird zwischen den Komponenten von Unified Communications und Collaboration (UCC) nicht mehr unterschieden werden Gartner, 2009 Mag. Norbert Klappacher,

10 Unified Communications & Collaboration Business Applications Collaboration Applications IP-Backbone Fixed & Mobile Convergence Voice & Data Networks

11 Unified Communications (UC) Die Evolution medienvermittelter Kommunikation Dem Konzept der Unified Communications liegt die Integration und Konvergenz von Daten- und Sprachnetzen (Fixed/Mobile) Endgeräten Kommunikationskanälen IT-Anwendungen zugrunde. Durch Unified Communications wird die Kommunikationseffizienz bei der Zusammenarbeit von räumlich verteilten Teams verbessert. 11

12 Das UCC - Konzept Unified Communications beschreibt die Integration verschiedener Kommunikationskanäle und deren Einbindung in IT-Anwendungen. Traditionelle TK und IT Infrastruktur Integrierte UCC Infrastruktur Verschiedene Clients IP PABX Voice Mail & Instant Messaging Audio Conference Video Conference Web Conference Verschiedene Anwendungen Unified Messaging Business Applications Ein Client IP PABX Voice Mail & Instant Messaging Audio Conference Video Conference Web Conference UC Steuerschicht Unified Messaging Verschiedene Anwendungen Business Applications

13 UC: Praxisbeispiel Dezentrale Organisationsstruktur mit einer Vielzahl an regionalen Niederlassungen bzw. Außendienstmitarbeiter Steigende Dynamik und Komplexität in der Produktentwicklung (time-to-market) im Sales und Service Prozeß in der Umsetzung von Kundenprojekten Ein permanent wachsender Bedarf an bereichs- und unternehmensübergreifender Kommunikation 13

14 Entscheidungskriterien für die Auswahl der UC Lösung Vielfältige E- Collaboration Möglichkeiten vom PC- Arbeitsplatz und mobilen Endgeräten aus, mit Präsenzinformationen aus dem Outlook. Geringer Schulungsaufwand und Kosten, sowie hohe User Akzeptanz durch gewohnte und intuitive Usability. Kostengünstige und umfassende Integrationsmöglichkeiten in die bestehende Telefonanlage. Installation der Infrastruktur und Rollout der Client Software muss durch die eigene IT erfolgen können. Geringstmögliche Administrationskosten durch Einbindung in das bestehende IT- System Management. 14

15 Erste Ergebnisse der UC Nutzung Hohe Akzeptanz auf Grund der tiefen Integration in vorhandene Office Anwendungen und der freiwilligen Nutzung Nutzungsintensität steigt kontinuierlich Präsenzinformationen - der Mehrwert Ad hoc Kommunikation (IM) erfreut sich zunehmender Beliebtheit Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten mittels Desktop sharing und AV Konferenz erhöht nachhaltig die Produktivität Der Mobile Communicator Client steigert die Flexibilität Bereits erkennbare Reduktion von Reisekosten 15

16 Konferenz-Statistik seit 19.Februar 2010 Anzahl der eingesetzten TP-Räume: 1961 (19. Feb bis 13. Juli 2010) davon Scheduled Conferences: 499 AdHoc Conferences: 1462 Durchschnittlich 4 Personen pro Konferenz, 3 Standorte zusammengeschaltet. Reduziert auf die Scheduled Conferences: Annahme 2 Personen sparen sich dadurch eine Dienstreise, wurden bis jetzt bereits 1000 Tagesdienstreisen eingespart. Per Anno sind das 3000 eingesparte DR! 16 Quelle: TMS, Tandberg Report

17 CO2 Einsparung seit 19.Februar 2010 hochgerechnet 17 Quelle: TMS, Tandberg Report

18 Technologische Erfolgsfaktoren Integration in die IT-Infrastruktur eines Unternehmens Decken die Bedürfnisse der User ab (nicht Mehr/nicht Weniger) Paßt sich individuellen Bedürfnissen an und ist bis zu einem gewissen grad personalisierbar hohe Verfügbarkeit und eine gute Performance einfach und intuitiv zu bedienen (keine NEUEN Tools) Support-Konzept implementieren Vorteile Aufzeigen (Präsenzanzeige, Aufnahme, ) Mitarbeiter steht im Mittelpunkt ist flexibel (Ort, Zeit, Gerät) 18

19 Danke

20 BACKUP Max Mustermann, Datum 20

21 Vergleich der Kommunikationskanäle Vergleich von Kommunikationskanälen (Quelle: Hoffmann-La Roche 2000) Max Mustermann, Datum 21

22 Kollaboration co- = mitlaborare = arbeiten 22

23 Grundbedürfnisse an E-Kolloboration Kommunikation: Es müssen Möglichkeiten bereitgestellt werden, damit die Mitglieder eines Teams miteinander virtuell kommunizieren können Koordination: Es müssen Möglichkeiten bereitgestellt werden, damit die Mitglieder eines Teams sich untereinander internetgestützt koordinieren können Kooperation / Kollaboration: Es müssen Möglichkeiten bereitgestellt werden, damit die Mitglieder eines Teams miteinander via Internet zusammenarbeiten können 23

24 E- Collaboration was wird erwartet kollaborierende Personen erzielen Ergebnisse, die sie als Einzelne nicht erreichen könnten Erhöhte Nachhaltigkeit und Effizienz der kollaborativ erzielten Ergebnisse Kollaborative Prozesse tragen dazu bei, Wissensstrukturen explizit zu machen Räumliche- und zeitliche Flexibilität der Mitarbeiter Realisierung konkreter Wettbewerbsvorteile durch optimierte Kommunikationsprozesse 24

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