Helsana Technology Management

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1 Erfahrungen mit der Einführung von Exchange Server 2010 Helsana Technology Management Reto Schwendimann, 6. Mai

2 Agenda 1. Helsana Firmenporträt 2. Informatik bei Helsana 3. Hintergründe der Exchange 2010 Migration 4. Projektübersicht 5. Kritische Erfolgsfaktoren 6. Fazit 7. Nächste Schritte 2

3 Helsana ist der führende Schweizer Personenversicherer. Unseren Privat- und Firmenkunden stehen wir bei Gesundheit und Vorsorge sowie bei Krankheit und Unfall umfassend zur Seite. 3

4 Eine grosse und erfahrene Versicherung in einem kleinen Land mitten in Europa Sozial- und Privatversicherungsgruppe Über 100 Jahre Erfahrung Marktleader in der obligatorischen Krankenpflegeversicherung Grösster Krankentaggeld-Versicherer Führender Unfallversicherer Knapp 2 Millionen Versicherte im Privat- und Firmenkundensegment Circa Unternehmen und Verbände im Firmenkundensegment 5,5 Mrd. CHF Prämieneinnahmen (davon 60 % Sozialversicherung und 40 % Privatversicherung) Über 3000 Mitarbeitende, verteilt auf mehr als 70 Standorte 4

5 Agenda 1. Helsana Firmenporträt 2. Informatik bei Helsana 3. Hintergründe der Exchange 2010 Migration 4. Projektübersicht 5. Kritische Erfolgsfaktoren 6. Fazit 7. Nächste Schritte 5

6 2. Informatik bei Helsana Kennzahlen IT Mitarbeitende - 2 synchrone Rechenzentren im Raum Zürich Business-Applikationen IT-Organisation IT-Service Management Services Kundenbetreuung Application Management Technology Management IT Architecture Management 6

7 3. Hintergründe der Exchange 2010 Migration 1. Helsana Firmenporträt 2. Informatik bei Helsana 3. Hintergründe der Exchange 2010 Migration 4. Projektübersicht 5. Kritische Erfolgsfaktoren 6. Fazit 7. Nächste Schritte 7

8 3. Hintergründe der Exchange 2010 Migration Ausgangslage -> Ziele Ausgangslage Ziele Enabler Funktionalitäten Funktionalitätserweiterungen zur Produktivitätssteigerung für Endbenutzer und IT- Administration. (Instant Messaging, Präsenz-Anzeige, integrierte Voice Mail / Fax / Archivierung, MS SharePoint- Integration, Objektsuche) Exchange 2010 Rollenkonzept zur Vereinfachung der Administration. Lifecycle-Management Die Messaging Plattform Exchange 2003 / Outlook 2003 erreicht den End-of-Life-Cycle. Verbesserung von MS Exchange betreffend Ausfallsicherheit, Verfügbarkeit, Sicherheitsfunktionalitäten und Archivierung. Bereitstellung von Funktionalitäten zur Steigerung der Produktivität für Endbenutzer und Systemadministratoren. Verbesserung der Ausfallsicherheit und Verfügbarkeit der Exchange Messaging Plattform durch Loadbalancer im Frontend-Bereich. Vereinfachung der Skalierung durch Zuweisung von Funktionsrollen. Reduktion der Komplexität innerhalb der Infrastruktur. (Automatisches Failover) Reduktion der Betriebskosten und Übergabe der betrieblichen Aufgaben an IT-Operations. Verbesserte Risikobewirtschaftung mit Unterstützung von neuen Informationsschutz- Funktionalitäten. 8

9 3. Hintergründe der Exchange 2010 Migration Vergleich Exchange 2003 versus 2010 Exchange 2003 Exchange 2010 Vorteile Exchange 2010 Hochverfügbarkeit Microsoft Cluster Server Array mit CAS (Client Access Server) über HW Loadbalancer Verringerung der Komplexität Ausfallsicherheit Microsoft Cluster DAG- DB Availability Group (Replikation der Datenbanken) Skalierbarkeit Hoher Aufwand. Aufbau neuer Cluster. Offline Migration der Mailboxen. Geringer Aufwand. Installation zusätzlicher Server. Online Migration der Mailboxen. Verringerung des Aufwandes Wartbarkeit / Maintenance Serviceunterbruch für Mails von 30 Minuten bei Übernahme des Clusters Online Maintenance Kein spürbarer Unterbruch Höhere Verfügbarkeit während der Wartungsfenster (Benutzerfreundlichkeit) Funktionen Exchange Frontend Incoming und Outgoing Mails Outlook Web Access Schnittstelle für alle Services Incoming & Outgoinig Mails Outlook Web Access MS Outlook Connection SMTP (Anbindung Applikationen) Verteilte Auslastung der Frontend- Backend-Systeme Funktionen Exchange Backend Mailbox Store Microsoft Outlook Connection SMTP (Anbindung Applikationen) Mailbox Store 9

10 3. Hintergründe der Exchange 2010 Migration Neue Client-Funktionalitäten Unified Messaging Anbindung über VoIP Voic - Anrufbeantworter - Sprachnachricht als Mail - Abhören über Lautsprecher oder Telefon - Eigene Telefonassistenten Voice-Access - Zugriff über Telefon auf Mail-Objekte - Vorlesen der Nachrichten - Verschieben von Terminen 10

11 4. Projektübersicht 1. Helsana Firmenporträt 2. Informatik bei Helsana 3. Hintergründe der Exchange 2010 Migration 4. Projektübersicht 5. Kritische Erfolgsfaktoren 6. Fazit 7. Nächste Schritte 11

12 4. Projektübersicht Datenvolumen und Anforderungen Aktuelles Datenvolumen Exchange Messaging: Anzahl Mailboxen: 5'500 Anzahl Items: Mailbox Storage: 20 Mio. 900 GB Funktionale Anforderungen: Aufrechterhaltung aller bestehenden Outlook- und OWA-Funktionen Nutzung der verbesserten Funktionen von Exchange 2010 Nicht funktionale Anforderungen: Berücksichtigung des umfangreichen Regelsets von Exchange 2003 Verbesserung der Ausfallsicherheit einzelner Server und Desaster- Recovery-Fähigkeit Keine Benutzereingriffe bei der Migration 12

13 4. Projektübersicht Planung Exchange 2010 Migration Jan Feb März April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dez Vorstudie Grob- / Detailkonzept Bereitstellung Testumgebung Exchange 2010 Realisierung / Migration Go Live / Übergabe an Betrieb HeDiS TopCall TSM Client VISION Mail Archivierung Heute 13

14 4. Projektübersicht Infrastruktur-Konfiguration Exchange 2003 wurde bei Helsana nach dem Aktiv/Passiv-Konzept aufgebaut. (Anforderung Desaster Recovery) Bei Exchange 2010 nutzt Helsana die Unterstützung der Aktiv/Aktiv-Konfiguration um den Mail-Service aus dem primären und sekundären Rechenzentrum zu erbringen. Vorteile: System-Ressourcen werden optimal genutzt, da die Systeme im sekundären Rechenzentrum aktiv im Einsatz sind und nicht als Standby-Systeme unbenutzt bleiben. Der Mail-Service ist ein zentraler Bestandteil der Helsana-Kommunikation. Er muss daher zwingend Desaster-Recovery-fähig ausgelegt werden. 14

15 4. Projektübersicht IT-Architektur-Diagramm Alt versus neu Microsoft Exchange 2003 Microsoft Exchange 2010 DMZ DMZ DMZ Frontend DMZ Frontend Backend CAS/HUB CAS/HUB Cluster 1 Cluster 1 Backend Cluster 2 Cluster 2 PDB1 RDB1 PDB2 RDB2 DB1 DB2 DB3 DB1 DB2 DB3 DB1 DB2 DB3 DB1 DB2 DB3 DB4 DB5 DB6 DB4 DB5 DB6 DB4 DB5 DB6 DB4 DB5 DB6 SAN SAN Aktiv / Passiv DB7 DB10 DB8 DB11 DB9 DB12 DB7 DB10 DB8 DB9 DB11 DB12 DB7 DB8 DB9 DB10 DB11 DB12 Aktiv Replication Aktiv / Aktiv DB7 DB10 DB8 DB11 DB9 DB12 15

16 5. Kritische Erfolgsfaktoren 1. Helsana Firmenporträt 2. Informatik bei Helsana 3. Hintergründe der Exchange 2010 Migration 4. Projektübersicht 5. Kritische Erfolgsfaktoren 6. Fazit 7. Nächste Schritte 16

17 5. Kritische Erfolgsfaktoren Typische IT Projekterfolgs- Faktoren Organisatorisch e Abhängigkeiten Identifikation Umsysteme & Schnittstellen Erfolgsfaktoren Exchange 2010 Migration Kompetenz & Erfahrung externer Dienstleister Release- Zyklen 3rd Party SW Hersteller Release- Zyklen interner Applikationen 17

18 5. Kritische Erfolgsfaktoren Organisatorische Abhängigkeiten IT Operations (Monitoring, Betrieb) IT Architektur Common Server Team (Koordination) Erfolgsfaktoren Exchange 2010 Migration Externer Dienstleister IT Help Desk IT Engineering (Netzwerk, Storage etc.) Projekte 18

19 5. Kritische Erfolgsfaktoren Schnittstellen Anbindung VISION (CRM) Microsoft Outlook Diverse Applikationen TopCall Business-Applikation , Termine, Kontakte, Aufgaben Applikationen welche versenden (SMTP) Fax- Lösung HeDiS Synchronisation und Administration der Benutzer- Konten Active Directory Windows Domain Microsoft Exchange ActiveSync Synchronisation von Mobile- Geräten (Smart Phone, iphone) OneBridge Synchronisation von Mobile Geräten (Smart Phone, iphone) VisiWeb Anzeige der Reservationen von Schulungsräumen Archivierung Archivierung der Mail älter 30 Tage TSM Client Backup der Mailbox Server Business-relevante Applikationen 19

20 6. Fazit 1. Helsana Firmenporträt 2. Informatik bei Helsana 3. Hintergründe der Exchange 2010 Migration 4. Projektübersicht 5. Kritische Erfolgsfaktoren 6. Fazit 7. Nächste Schritte 20

21 6. Besondere Herausforderungen Fazit Herausforderungen Lösungsansätze 1. Schnittstellen zu Internen Applikationen 2. 3rd-Party-Applikationen (Mail-Archivierung, Faxanbindung, Online- Backup/Restore) 3. Infrastruktur Architektur (Aktiv/Passiv versus Aktiv/Aktiv) 4. Evaluation eines Partners zur Umsetzung, respektive Unterstützung des Projektes und Know-How-Transfers 1. Frühzeitige Einbezug der Applikationsverantwortlichen zur Klärung des Umfangs (Spezifikation, Implementierung, Testing), Ressourcen- und Releaseplanung. 2. Identifikation aller Schnittstellen und frühzeitiger Einbezug der Hersteller und Szenario-Ausarbeitung. 3. Verstehen der neuen Funktionalitäten von Exchange 2010 und Ausarbeitung der Vor- und Nachteile der Ausfallsicherheits- varianten an die bestehende RZ-Infrastruktur. 4. Selektion eines kompetenten externen Dienstleisters zur Integration/Migration, der die Kenntnisse und Erfahrungen zur erfolgreichen Umsetzung besitzt. 21

22 7. Nächste Schritte 1. Helsana Firmenporträt 2. Informatik bei Helsana 3. Hintergründe der Exchange 2010 Migration 4. Projektübersicht 5. Kritische Erfolgsfaktoren 6. Fazit 7. Nächste Schritte 22

23 7. Nächste Schritte Aktionsplan 1. Proof of Concept in der Testumgebung (Funktionstest Exchange 2010 mit Umsystemen und Koexistenz mit Exchange 2003) 2. Aufbau Produktionsumgebung 3. Instruktion/Training an IT-Operations und IT-Helpdesk 4. Durchführung eines Pilottests in der Produktionsumgebung 5. Durchführung der Mailboxen Migration, Rollout in Produktion 'stepwise' versus 'big-bang' 6. Readiness Testing => Go Live 7. Abbau Exchange 2003 (2-3 Monaten nach Go Live) 23

24 Vielen Dank! Fragen? Reto Schwendimann Informatik Helsana 24

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