Diese Länder nehmen an SEPA teil:

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1 SEPA-Checkliste Grundsätzliches 0 40 / Die Single Euro Payments Area (kurz: SEPA) steht für den Zusammenschluss europäischer Staaten zu einem einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum. Neben den 27 EU-Staaten und den EWR- Staaten Liechtenstein, Norwegen und Island sind auch die Schweiz und Monaco ein Teil von SEPA. Diese Länder nehmen an SEPA teil: Belgien Bulgarien Dänemark Deutschland Estland Finnland Frankreich Griechenland Großbritannien Irland Island Italien Lettland Liechtenstein Litauen Luxemburg Malta Monaco Niederlande Norwegen Österreich Polen Portugal Rumänien Schweden Schweiz Slowakei Slowenien Spanien Tschechien Ungarn Zypern Ziel ist es, bargeldlose Zahlungen innerhalb der Teilnehmer-Länder zu standardisieren. Für Bankkunden soll es keine Unterschiede mehr zwischen grenzüberschreitenden und inländischen Zahlungen geben. Dadurch können Überweisungen, Lastschriften und Kartenzahlungen in Zukunft einheitlich abgewickelt werden und zwar schneller, einfacher und sicherer. Folgende SEPA-Zahlungen stehen bereits heute für Bankkunden zur Verfügung: SEPA-Überweisung SEPA-Basis-Lastschrift SEPA-Firmen-Lastschrift SEPA-Kartenzahlung Bis zum 31. Januar 2014 gibt es eine Übergangsphase, in der parallel zu den neuen SEPA-Produkten auch noch die bisherigen inländischen Zahlungsverfahren genutzt werden können. Ab 1. Februar 2014 wird es mit wenigen Ausnahmen nur noch SEPA-Zahlungen geben. Die wesentlichste Neuerung ist dabei die Verwendung der internationalen Kontonummer (IBAN) auch für Zahlungen innerhalb Deutschlands. Damit Sie für die umfangreichen Änderungen im Zahlungsverkehr gut gerüstet sind, möchten wir Sie bei der Umsetzung der SEPA-Bestimmungen in Ihrem Unternehmen bestmöglich unterstützen. Wir freuen uns, diesen neuen Weg im Zahlungsverkehr gemeinsam mit Ihnen zu beschreiten und empfehlen Ihnen, nach dieser Checkliste vorzugehen. 1

2 Organisatorische Maßnahmen Im Rahmen der SEPA-Umstellung müssen Sie eine Vielzahl organisatorischer Anpassungen vornehmen. Wir empfehlen Ihnen, rechtzeitig damit zu beginnen, denn nur mit einem ausreichenden Vorlauf und guter Planung kann die SEPA-Umstellung in Ihrem Unternehmen reibungslos funktionieren. SEPA-Verantwortlichen benennen Benennen Sie einen oder mehrere SEPA-Verantwortliche zur Planung und Koordinierung aller Maßnahmen als Ansprechpartner für uns und Ihre Dienstleister Informationen einholen Sammeln Sie alle für Ihr Unternehmen relevanten Informationen. Unter finden Sie umfangreiche Informationen zur SEPA-Umstellung. Zahlungsverkehr analysieren Führen Sie eine Analyse Ihres Zahlungsverkehrs durch. Mengenerhebung (national, grenzüberschreitend, währungsbezogen) Auflistung der betroffenen Software-Produkte, Datenbanken und Tabellen Analyse, welche Bereiche, Abteilungen und Mitarbeiter betroffen sein könnten Zeit- und Umsetzungsplan erstellen Erstellen Sie einen Zeit- und Umsetzungsplan. Welche Aufgaben müssen wann erledigt werden? Sukzessive Umstellung oder Umstellung zu einem festen Termin (spätestens 1. Februar 2014)? Konten prüfen Viele Unternehmen haben mehrere Konten im In- und Ausland. Mit SEPA benötigen Sie nur noch ein Konto in unserem Hause, um Ihre europaweiten Finanzgeschäfte abzuwickeln. Löhne und Rechnungen Ihrer Filialen im europäischen Ausland ganz einfach überweisen Miete für eine Geschäftsstelle im Nachbarland einziehen lassen und vieles mehr Vordrucke umstellen Wenn Sie eigene Zahlscheine verwenden, stellen Sie diese gemäß den Richtlinien für einheitliche Zahlungsverkehr- Vordrucke um. 2

3 IBAN und BIC Statt der bislang in Deutschland verwendeten Kontonummer und Bankleitzahl kommen bei allen SEPA-Zahlungen die IBAN (International Bank Account Number) und der BIC (Business Identifier Code) zum Einsatz. IBAN: Die IBAN ist eine international genormte Darstellung der Kontonummer und Bankleitzahl. Die IBAN setzt sich aus dem Ländercode (in Deutschland DE ), einer zweistelligen Prüfziffer, der Bankleitzahl und der 10-stelligen Kontonummer (ggf. mit führenden Nullen) zusammen. BIC: Der BIC früher auch als SWIFT-Code bezeichnet ist die international standardisierte Bankleitzahl. Mit dem BIC können Kreditinstitute weltweit eindeutig identifiziert werden. Der BIC wird voraussichtlich bis Februar 2016 neben der IBAN als zweites Identifikationsmerkmal für die Weiterleitung von grenzüberschreitenden Zahlungen benötigt. Gut zu wissen: Die eigene IBAN und der BIC stehen auf jedem Kontoauszug und auf der Rückseite der SparkassenCard (seit Kartenausgabe Mitte 2012). Außerdem steht Ihnen auf ein IBAN-Rechner zur Verfügung. Korrespondenz, Internetauftritt etc. anpassen Stellen Sie Ihre gesamte Geschäftskorrespondenz auf die SEPA-Anforderungen um und passen Sie z. B. Ihren Internetauftritt an (IBAN und BIC bei allen Ihren Bankverbindungen): Schriftverkehr Rechnungen Mahnungen Homepage IBAN und BIC Ihrer Kunden Lieferanten ermitteln Fragen Sie Ihre Geschäftspartner und Kunden bereits jetzt nach IBAN und BIC und ergänzen Sie diese in Ihren Stammdaten. Alternativ können Sie dafür auch Konvertierungsdienste nutzen zum Beispiel unseren SEPA- Account-Converter, den Sie sich von unserer Internetseite herunterladen können. 3

4 EDV-Systeme Am 1. Februar 2014 werden die SEPA-Zahlungsverfahren den bisherigen nationalen Zahlungsverkehr komplett ersetzen. Das bedeutet für Sie, dass die von Ihnen genutzte Software (z. B. Buchführung, Faktura, Lohn und Gehalt, Electronic Banking und Vereinsverwaltung) SEPA-fähig sein muss, weil alle Überweisungen, Lastschriften usw. nur noch mit IBAN und BIC getätigt werden können und nur noch im XML- Datenformat. SEPA-Datenformat XML: XML steht für Extensible Markup Language und ist das neue Datenträgerformat für den Austausch von Zahlungsinformationen. Finanz-XML-Nachrichten unterliegen der ISO-Norm Electronic Banking: Die Sparkassen-Software StarMoney Business (ab Version 5.0), StarMoney (ab Version 8.0), S-Firm (ab Version 2.5) und SPG-Verein (ab Version 3.03) sind bereits SEPA-fähig und unterstützen Sie zusätzlich bei der Konvertierung der Kontodaten in IBAN und BIC. Wenn Sie andere Banking-Software nutzen, fragen Sie ggf. bitte direkt beim Hersteller nach. Vorhandene Software prüfen Gleichen Sie Ihre Software mit den neuen Anforderungen ab: Ist die eingesetzte Software SEPA-fähig? Ist die Wartung von IBAN und BIC in der Stammdaten-Verwaltung möglich? Unterstützt die Zahlungsverkehr-Schnittstelle das SEPA-Datenformat XML? Bei der Nutzung von Lastschrift-Einzugsverfahren: Unterstützt die Finanzbuchhaltung die Verwaltung von Lastschrift-Mandaten und Gläubiger-ID? Ist ein Update erforderlich? Sprechen Sie die Hersteller Ihrer Software an. Wechseln Sie bei Bedarf rechtzeitig Ihre Software! Die Software unserer Sparkasse ist sowohl im Firmenkunden- als auch im Privatkundenbereich voll SEPA-fähig. Wir beraten Sie gern. Sprechen Sie uns an: SEPA-Hotline 040/ oder Kontonummern und BLZen konvertieren Spätestens zum 1. Februar 2014 müssen alle Kontonummern und Bankleitzahlen Ihrer Kunden, Geschäftspartner, Lieferanten etc. in IBAN und BIC konvertiert sein. 4

5 Überweisungen Ab 1. Februar 2014 ist jede Überweisung in Euro und innerhalb der SEPA-Länder eine SEPA- Überweisung (SEPA Credit Transfer) auch innerhalb Deutschlands! Statt der bislang in Deutschland verwendeten Kontonummer und Bankleitzahl kommen bei allen SEPA-Zahlungen die IBAN (International Bank Account Number) und der BIC (Business Identifier Code) zum Einsatz. Folgende Kriterien müssen bei der SEPA-Überweisung eingehalten werden: Verwendung von IBAN und ggf. BIC Angabe von max. 140 Zeichen im Verwendungszweck Beleglose Einreichung: Verwendung des Nachrichtenformates ISO20022 XML-Format Wichtigste Merkmale: Gutschrift europaweit innerhalb nur eines Bankarbeitstages Entgeltteilung und separate Abrechnung der Entgelte (der Überweisungsbetrag wird vollständig gutgeschrieben) Verwendungszweck überprüfen Mit der SEPA-Überweisung kann ein Verwendungszweck von max. 4 Zeilen à 35 übermittelt werden. Begrenzen Sie den Verwendungszweck auf max. 140 Zeichen. Zahlscheine überprüfen Wenn Sie Zahlscheine an Ihre Kunden versenden und diese selbst bedrucken, stellen Sie Ihren Belegdruck rechtzeitig um. Wir unterstützen Sie gern dabei. SEPA-Zahlscheine müssen den Richtlinien für einheitliche Zahlungsverkehrvordrucke entsprechen und natürlich Ihre IBAN und den BIC enthalten. Die alten Vordrucke sind ab 1. Februar 2014 ungültig! 5

6 Lastschriften Mit der SEPA-Lastschrift können Sie Beträge in Euro auch grenzüberschreitend vom Konto Ihrer Kunden einziehen. Voraussetzung ist ein SEPA-Lastschrift-Mandat (Einzugsauftrag) des Zahlungspflichtigen. Jedes SEPA-Lastschrift-Mandat erhält eine eindeutige Mandatsreferenz (zum Beispiel eine fortlaufende Nummer), die bei allen SEPA-Lastschriften angegeben werden muss. In Verbindung mit Ihrer Identifikationsnummer als Lastschrifteinreicher (Gläubiger-ID) wird damit jedes Mandat eindeutig identifiziert. Wichtigste Merkmale: Verwendung von IBAN und BIC Eindeutige Zuordnung einer Zahlung durch Mandatsreferenz und Gläubiger-Identifikationsnummer Einreichung ausschließlich beleglos zulässig Verwendung des Nachrichtenformates ISO20022 XML-Format Angabe von max. 140 Zeichen im Verwendungszweck Ausführung von Kontobelastung und Kontogutschrift am vorgegebenen Fälligkeitstag SEPA-Lastschrift-Mandat für den Einzug erforderlich Wichtiger Hinweis: Das bisherige Abbuchungsauftragsverfahren entfällt mit der Abschaltung der nationalen Zahlungsverkehrsverfahren zum SEPA-Basis-Lastschrift (bisher Einzugsermächtigungs-Lastschrift): Liegen Ihnen unterschriebene Einzugsermächtigungen vor, können Sie diese als SEPA-Lastschrift-Mandat weiternutzen. In diesem Fall müssen Sie den Zahlungspflichtigen über die Umstellung auf das SEPA-Verfahren sowie Ihre Gläubiger-ID und die Mandatsreferenz informieren. Sollte Ihnen für Lastschrifteinzüge keine vom Zahlungspflichtigen unterschriebene Einzugsermächtigung vorliegen, holen Sie diese bitte unverzüglich ein. Ein entsprechendes Formular stellen wir Ihnen gern zur Verfügung. Sprechen Sie uns bitte an. Bei der SEPA-Basis-Lastschrift hat der Zahlungspflichtige einen 8-wöchigen Erstattungsanspruch (Widerspruchsfrist). SEPA-Firmen-Lastschrift Mit Zahlungspflichtigen, die keine Verbraucher sind, können Sie alternativ den Einzug mittels SEPA-Firmen-Lastschrift vereinbaren. Hierbei verzichtet der Zahlungspflichtige auf seinen Erstattungsanspruch nach erfolgter Einlösung. Im Zusammenhang mit der Nutzung des SEPA-Firmen-Lastschrift ist die Einholung neuer SEPA-Firmen-Mandate zwingend erforderlich! Vor der ersten Einlösung muss der Zahlungspflichtige seinem Kreditinstitut die Erteilung des Mandats bestätigen. 6

7 Lastschriften 0 40 / Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen Beantragen Sie als Lastschrifteinreicher frühzeitig Ihre Identifikationsnummer und hinterlegen Sie diese in den Stammdaten. Die Gläubiger-ID erhalten Sie kostenfrei bei der Deutschen Bundesbank unter Mandatsverwaltung aufbauen Legen Sie eine Logik für die Erteilung und Archivierung Ihrer Mandate (z. B. vertrags- oder kundenbezogen) fest und vergeben Sie für jedes Mandat eine eindeutige Mandatsreferenz (z. B. Kundennummer, Name, Mitgliedsnummer oder Kassenzeichen). Werten Sie alle bereits erteilten Einzugsermächtigungen aus. Sind diese unter SEPA weiterhin nutzbar? (u. a. vollständig, in Papierform und unterschrieben) Informieren Sie die Zahlungspflichtigen über die Umstellung auf das SEPA-Lastschriftverfahren und teilen die fehlenden Angaben (z. B. Ihre Gläubiger-ID und die Mandatsreferenz) mit. Sind diese unter SEPA nicht mehr nutzbar? Holen Sie neue SEPA-Lastschrift-Mandate ein. Werten Sie die Ihnen vorliegenden Abbuchungsaufträge aus. Stellen Sie auf SEPA-Lastschriftverfahren um. Sofern Sie sich für das SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren entscheiden, ist die Einholung von SEPA-Firmen- Mandaten zwingend erforderlich. Selbstverständlich können Sie auch alternative Zahlungsverfahren, z.b. die SEPA-Überweisung, nutzen. 7

8 SEPA-Checkliste Lastschriften 0 40 / Neue Inkasso-Vereinbarung abschließen Schließen Sie mit uns eine neue Inkasso-Vereinbarung für den Einzug von Forderungen mittels SEPA-Basis-Lastschrift und/oder SEPA-Firmen-Lastschrift ab. Vorabinformationen (Pre-Notification) erteilen Informieren Sie den Zahlungspflichtigen vor dem ersten Einzug einer SEPA-Lastschrift schriftlich über Ihre Gläubiger-ID, die Mandatsreferenz, das Fälligkeitsdatum und den Einzugbetrag. Treffen Sie eine Regelung für die Erstellung und den Versand der Vorabinformation an die Zahlungspflichtigen. Vorlage-Fristen beachten Beachten Sie die, bei Einreichung von SEPA-Lastschriften mit uns vertraglich vereinbarten Einreichungsfristen vor dem Fälligkeitsdatum. Berücksichtigen Sie diese Vorlage-Fristen und passen Sie die entsprechenden Prozesse in Ihrem Betrieb an. 8

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