Wissensmanagement und kooperative Schreibprozesse im wissenschaftlichen Umfeld

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1 Wissensmanagement und kooperative Schreibprozesse im wissenschaftlichen Umfeld Konzept und Realisierungsbeispiele zu Integrationsmöglichkeiten des Übersetzungswerkzeugs Technical Term Translator Bachelorarbeit im Studiengang Technische Redaktion an der Fachhochschule Hannover Erstprüferin: Frau Prof. Dr. Claudia Villiger Zweitprüferin: Frau Prof. Dr. -Ing. Marina Schlünz Vorgelegt von: Claudia Wildenhayn Matrikelnummer: Datum: Hannover, 27.Juli 2010

2 Wissensmanagement und kooperative Schreibprozesse im wissenschaftlichen Umfeld Erklärung zur Selbständigkeit Ich versichere, dass ich diese Arbeit selbstständig verfasst und keine anderen Quellen und Hilfs mittel außer den angegebenen benutzt habe. Alle Quellen, die ich benutzt habe, habe ich in meinem Text kenntlich gemacht und im Literaturverzeichnis aufgeführt. Alle wörtlichen Zitate sind mit Anführungszeichen und mit allen erforderlichen bibliographischen Quellenangaben versehen. Alle Quellen aus dem Internet habe ich mit URL und Abrufdatum angegeben. Datum Unterschrift Seite I

3 Wissensmanagement und kooperative Schreibprozesse im wissenschaftlichen Umfeld Kurzfassung Die Arbeit an und mit englischsprachigen Fachtexten gehört im wissenschaftlichen Umfeld mittlerweile zum beruflichen Alltag. Fremde Texte werden ausgewertet und eigene Texte werden (auch kooperativ) in englischer Sprache verfasst. Besonders bei Artikeln mit Mehrautorenschaft sind Terminologierecherche und -abstimmung häufig unnötig aufwändig. Die Verwendung einer einheitlichen Terminologie ist daher ein wichtiger Erfolgsfaktor für kooperative Schreibprozesse und wissenschaftliche Zusammenarbeit und kann gleichzeitig Bestandteil des Wissensmanagement-Konzepts einer Organisation sein. Das Beschaffen, Speichern und Bereitstellen von Wissen durch Methoden des Wissensmanagements (WM) gewinnt auch im wissenschaftlichen Umfeld zunehmend an Bedeutung. Dabei kommt der effizienten und sinnvollen Verteilung vorhandenen Wissens ein besonders hoher Stellenwert zu. Am Institut für Integrierte Produktion Hannover gemeinnützige GmbH (IPH) wurde im Rahmen einer Praxisphasenarbeit ein Übersetzungswerkzeug zur Verwaltung und Pflege von Fachterminologien entwickelt und erprobt. In der vorliegenden Arbeit werden die Kombinationsmöglichkeiten des realisierten Übersetzungswerkzeugs Technical Term Translator (TTT) mit unterschiedlichen Methoden und Systemen des Wissensmanagements sowie Plattformen für synchrones bzw. asynchrones kooperatives Schreiben im Institut für Integrierte Produktion Hannover gemeinnützige GmbH (IPH) untersucht. Dazu werden zunächst die Kerneigenschaften des Technical Term Translators beschrieben. Im Anschluss werden die Vor- und Nachteile unterschiedlicher Wissensmanagementsysteme und Gruppeneditoren im wissenschaftlichen Umfeld herausgestellt und Schnittmengen mit den Eigenschaften des TTT gebildet. Schließlich werden auf dieser Grundlage praktische Handlungsvorschläge zur Integration des Übersetzungswerkzeugs in ein bestehendes System angeboten. Seite II

4 Wissensmanagement und kooperative Schreibprozesse im wissenschaftlichen Umfeld Vorwort Die vorliegende Arbeit entstand in enger Zusammenarbeit mit dem Institut für Integrierte Produktion Hannover gemeinnützige GmbH (IPH). Deshalb möchte ich mich an dieser Stelle bei Dipl.-Ing. (FH) Michael Lücke und dem Leiter der Abteilung Prozesstechnik Dipl.-Ing. Malte Stonis bedanken, die meine Praxisphase betreut und die Entstehung dieser Arbeit begleitet und in hohem Maße gefördert haben. Mein besonderer Dank gilt Frau Prof. Dr. Claudia Villiger, die die vorliegende Arbeit und die Praxisphase betreut hat, immer ein offenes Ohr für organisatorische und inhaltliche Fragen hatte und mir jederzeit mit Rückmeldungen und Hinweisen zur Seite stand. Herzlich bedanken möchte ich mich ebenso bei Frau Prof. Dr. -Ing. Marina Schlünz für die Übernahme der Zweitkorrektur und die Bereitschaft, sich im Rahmen eines Rechercheinterviews noch weiter zu engagieren. In meinem privaten Umfeld möchte ich besonders meiner Familie und meinem Lebensgefährten für die liebevolle Unterstützung danken. Hannover, Juli 2010 Claudia Wildenhayn Seite III

5 Wissensmanagement und kooperative Schreibprozesse im wissenschaftlichen Umfeld Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Zielsetzung und Vorgehensweise Anwendungsbereich Aufbau der vorliegenden Arbeit Definitorische Abgrenzungen Wissen Wissensmanagement (WM) Kooperatives und kollaboratives Schreiben Wissenschaftliches Umfeld SmartDocuments Theoretische Hintergründe der Wissens- und Schreibarbeit Konzepte und Methoden des Wissensmanagements Interdisziplinärer Denkansatz Wissensmanagement mit Intranet und Dokumentvorlagen Wissensmanagement mit Gelben Seiten Wissensmanagement mit Wiki-Systemen und Blogs Wissensmanagement mit MS Office und SmartDocuments Der kooperative Schreibprozess im wissenschaftlichen Umfeld Einflussfaktoren Textproduzenten und Textsorten Anforderungen an die Schreibumgebung Software Entwicklung des Übersetzungswerkzeugs Beschreibung der Aufgabenstellung Realisierung des Übersetzungswerkzeugs...24 Seite IV

6 Wissensmanagement und kooperative Schreibprozesse im wissenschaftlichen Umfeld Planung des Technical Term Translators (TTT) Versionen des TTT Datenbasis Funktionsumfang und Nutzungsmöglichkeiten des TTT Anwendungsbereiche des TTT Konzepte zur Integration des TTT Rahmenbedingungen in Unternehmen Spezielle Rahmenbedingungen im wissenschaftlichen Umfeld Charakteristika der betrachteten Organisation Wissensmanagement-Ansätze des TTT TTT und Gelbe Seiten TTT und Wiki/Blog TTT und Office Programme/SmartDocuments Synchrones und asynchrones kooperatives Schreiben mit dem TTT Gemeinsamer Einsatz von WM und Kooperationsplattform Handlungsempfehlungen für die Beispielorganisation Praktische Integration des TTT Konzeption und Vorbereitung Vorteile Probleme Akzeptanzförderung Fazit Bewertung der Ergebnisse Weitere Evaluation des TTT Ausblick Anpassung an andere Organisationen Literaturverzeichnis...58 Anhang...61 Seite V

7 Wissensmanagement und kooperative Schreibprozesse im wissenschaftlichen Umfeld A Glossar...61 B Rechercheinterviews...63 B-1 Rechercheinterview mit Prof. Dr. -Ing. Marina Schlünz ( )...63 B-2 Rechercheinterview mit Dipl. -Ing. (FH) Michael Lücke ( )...68 B-3 Rechercheinterview mit Dipl. -Ing. (FH) Michael Lücke ( )...71 C Auswahlkriterien...72 D Index...79 Seite VI

8 Wissensmanagement und kooperative Schreibprozesse im wissenschaftlichen Umfeld Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Kernaktivitäten des WM und Einbettung in Organisationsstruktur...7 Abbildung 2: SmartDocument-Solution mit Komponenten und Interaktionen...10 Abbildung 3: Referenzkonzept Wissensmanagement...11 Abbildung 4: Schalenmodell zu Einflussgrößen auf kooperative Schreibprozesse...18 Abbildung 5: Struktur der Terminologie-Datenbank...25 Abbildung 6: Fachtext vor der Übersetzung...27 Abbildung 7: Fachtext mit übersetzten Vokabeln (grün hinterlegt)...27 Abbildung 8: Eingabemaske des TTT zum Ändern vorhandener Einträge...28 Abbildung 9: mit automatisch generierten Textbausteinen...37 Abbildung 10: Prototyp eines Formulars für Urlaubsanträge...38 Abbildung 11: Ablaufdiagramme zu Arbeitsschritten ohne und mit dig. Formularen...39 Abbildung 12: Arbeitsschritte und Abläufe der kooperativen Textproduktion...57 Seite VII

9 Wissensmanagement und kooperative Schreibprozesse im wissenschaftlichen Umfeld Abkürzungsverzeichnis ACE BSCW CMS CRM FAQ GHV KMU MS PAS QM TMS TTT URL WM WMS A collaborative Editor (Eigenname) Basic support for cooperative work (Eigenname) Content Management System Customer Relationship Management Frequently Asked Questions Geheimhaltungsvereinbarung Kleine und mittlere Unternehmen Microsoft Publicly available specification Qualitätsmanagement Translation Memory System Technical Term Translator Uniform Source Locator Wissensmanagement Wissensmanagementsystem Seite VIII

10 Zielsetzung und Vorgehensweise 1 Einleitung 1.1 Zielsetzung und Vorgehensweise Das Beschaffen, Speichern und Bereitstellen von Wissen durch Methoden des Wissensmanagements (WM) gewinnt auch im wissenschaftlichen Umfeld zunehmend an Bedeutung. Dabei kommt der effizienten und sinnvollen Verteilung vorhandenen Wissens eine besondere Bedeutung zu 1. Sie schafft eine einheitliche Informationsgrundlage und bildet so die Basis erfolgreicher Zusammenarbeit auf unterschiedlichen organisatorischen Ebenen (abteilungsintern, abteilungsübergreifend, organisationsübergreifend). So kann auch die Verwendung einer einheitlichen Terminologie einen wichtigen Erfolgsfaktor für kooperative Schreibprozesse und wissenschaftliche Zusammenarbeit darstellen 2. Am Institut für Integrierte Produktion Hannover gemeinnützige GmbH (IPH) wurde im Rahmen einer Praxisphasenarbeit ein unkompliziertes Übersetzungswerkzeug zur Verwaltung und Pflege von Fachterminologien (auf Basis des Microsoft Office Pakets) entwickelt und erprobt. Der Technical Term Translator (TTT) ersetzt Fachvokabeln (derzeit aus dem Bereich Prozesstechnik) der Quellsprache durch die Vorzugsbenennungen der Zielsprache. Als Quellsprache kann Deutsch oder Englisch gewählt werden. Bei der Angabe der Zielsprache ist zusätzlich die Unterscheidung zwischen britischem und amerikanischem Englisch möglich. Dabei können sowohl vorhandene Texte als auch die aktuelle Texteingabe innerhalb eines Word-Dokumentes übersetzt werden. Zu den erfassten (deutschen oder englischen) Vorzugsbenennungen können ergänzende Informationen (Definition, Beispielsatz, Synonyme) eingeblendet werden. Zusätzlich hat der Benutzer 3 die Möglichkeit, neue Datensätze anzulegen oder vorhandene Datensätze zu ändern bzw. zu ergänzen (grundlegende Funktionen der Terminologiearbeit). Ziel der vorliegenden Arbeit ist, die Verwendungsmöglichkeiten des entwickelten Werkzeugs im Rahmen eines Wissensmanagementsystems (WMS) oder einer kooperativen Schreibumgebung zu untersuchen und auf dieser Basis die Vor- und Nachteile einer solchen kombinierten Anwendung zu ermitteln. Dazu wird zunächst die Anwendbarkeit unterschiedlicher Methoden und Systeme anhand einer konkreten Beispielorganisation betrachtet. Anschließend werden Erweiterungsmöglichkeiten sowie Chancen und Risiken einer Kombination mit dem Technical Term Translator (TTT) geprüft. Entscheidungsträgern in Forschungseinrichtungen, Unternehmen und Hochschulen soll auf diese Weise eine Entscheidungsgrundlage für den vernetzten Einsatz des Übersetzungswerkzeugs TTT in ihrer Organisation an die Hand gegeben werden. Zusätzlich soll diese Bachelor- 1 vgl. Kohl/Mertins (2009), S. 1 2 vgl. che.html 3 In dieser Arbeit wird aus Gründen der Lesbarkeit die männliche Form der Anrede verwendet. Die Angaben beziehen sich aber durchgängig auf Angehörige beider Geschlechter. Seite 1

11 Einleitung arbeit als Ausgangspunkt für Folgeprojekte und (terminologiebezogene) Erweiterungen vorhandener Systeme dienen. Als Beispielorganisation dient das Institut für Integrierte Produktion Hannover gemeinnützige GmbH (IPH). Durch Rechercheinterviews (siehe Anhang B) werden zunächst grundlegende Informationen zum vorhandenen WMS und der Nutzergruppe gesammelt und auf dieser Basis sinnvolle Erweiterungsmöglichkeiten identifiziert. Da derzeit keine kooperative Schreibumgebung im Einsatz oder geplant ist, werden zwei frei verfügbare Systeme auf Kompatibilität und Erweiterungsmöglichkeiten hin untersucht (Auswahlkriterien siehe Anhang C). Parallel werden mögliche Erweiterungen der TTT-Vorlagen dateien getestet (z. B. Ergänzung durch Kontrollelemente oder Ausbau zu Smart Documents). Auch die Ausnutzung der XML-Struktur für die Erstellung modularisierter Microsoft (MS) Word-Dokumente sowie der konzertierte Einsatz unterschiedlicher Office-Programme werden in diesem Zusammenhang geprüft. Alle Erweiterungsmöglichkeiten werden zunächst theoretisch auf Anwendbarkeit und möglichen Nutzen geprüft und anschließend auf ihre praktische Realisierbarkeit getestet. Die bei diesen Untersuchungen gewonnenen Erkenntnisse werden anschließend zu Handlungsempfehlungen und Erweiterungsvorschlägen zusammengefasst. 1.2 Anwendungsbereich Die vorliegende Arbeit richtet sich vornehmlich an Entscheidungsträger und Beschäftigte wissenschaftlich tätiger Organisationen. Obwohl prinzipiell alle Organisationen die beschriebenen Systeme einsetzten und sinnvoll anwenden können, sind die Anwendungsbeispiele und -konzepte speziell auf kleinere Organisationen ausgerichtet, die mit geringem finanziellen, technischen und personellen Aufwand die grundlegenden Kon zepte der Terminologiearbeit mit einem Wissensmanagementsystem und/oder einer kooperativen Schreibumgebung verbinden wollen. Diese Bachelorarbeit soll keine Anleitung zur Auswahl und/oder Einführung eines Wissensmanagementsystems oder einer kooperativen Schreibumgebung sein, sondern setzt das Vorhandensein dieser Systeme als gegeben voraus. Die Handlungsempfehlungen sollen die Integration des Übersetzungswerkzeugs (und der Terminologiearbeit) in die bestehende Arbeitsumgebung erleichtern und die Anwendung in den regulären Arbeitsabläufen der Mitarbeiter verankern. 1.3 Aufbau der vorliegenden Arbeit Nachdem im folgenden Abschnitt 1.4 einige grundlegende Begriffe definiert und in ihrer Bedeutung eingegrenzt wurden, beschreibt Kapitel 2 die theoretischen Grundlagen von Wissensmanagement und kooperativer Schreibarbeit im wissenschaftlichen Umfeld. Dabei wird u.a. die Arbeit mit kooperativen Schreibumgebungen vor dem Hintergrund unterschiedlicher Textsorten und Textproduzenten sowie Rahmenbedingungen und Seite 2

12 Definitorische Abgrenzungen Softwarelösungen betrachtet. Im Anschluss behandelt Kapitel 3 die Planung und Realisierung des Übersetzungswerkzeugs TTT vom Terminologiekonzept der Datenbasis bis zum aktuell verfügbaren Versionsumfang und den Nutzungsmöglichkeiten. Aufbauend auf den in Kapitel 2 behandelten Grundlagen und den in Kapitel 3 beschriebenen Funktionen und Anwendungsmöglichkeiten des Übersetzungs- und Terminologiewerkzeugs werden in Kapitel 4 Integrationskonzepte für den TTT vorgestellt. Dabei werden zunächst die Rahmenbedingungen in Unternehmen (und speziell im wissenschaftlichen Umfeld) erläutert. Anschließend wird die Beispielorganisation anhand ihrer spezifischen Rahmenbedingungen und Anforderungen charakterisiert. Im Anschluss werden zunächst die Wissensmanagement-Ansätze des TTT selbst und anschließend die Kombinationsmöglichkeiten mit Methoden des Wissensmanagements (anhand praktischer Beispiele) beschrieben. Auch die kooperativen Schreibumgebungen werden auf Basis der Anforderungen der Beispielorganisation auf ihre Vernetzbarkeit mit dem TTT überprüft. Darauf aufbauend gibt Abschnitt 4.6 Hinweise zum gemeinsamen Einsatz von WM-Methoden und Systemen mit synchronen bzw. asynchronen kooperativen Schreibumgebungen sowie zum Zusammenspiel mit dem TTT und Abschnitt 4.7 enthält konkrete Handlungsempfehlungen für die Beispielorganisation. Der letzte Abschnitt des Kapitels (4.8) beinhaltet die Vorschläge zur praktischen Integration des TTT in ein vorhandenes System. Dieser Abschnitt beschreibt z. B. vorbereitende Arbeiten, die Realisierung, Akzeptanzförderung bei Mitarbeitern und Kooperationspartnern usw. Das Fazit (Kapitel 5) enthält eine Bewertung der Ergebnisse sowie Anregungen für ergänzende Aufgabenstellungen im Rahmen von Nachfolgeprojekten. Im Rahmen eines Ausblicks auf weitere Anwendungsmöglichkeiten, werden abschließend Vorschläge zur Anpassung des TTT für die Verwendung in anderen Organisationen vorgestellt. 1.4 Definitorische Abgrenzungen Die im Rahmen dieser Arbeit notwendige Auseinandersetzung mit dem Themenbereich Wissensmanagement/kooperatives Schreiben setzt ein einheitliches Verständnis der Grundbegriffe voraus. Im Folgenden werden deshalb die wichtigsten Ausdrücke benannt und näher erläutert Wissen Für den Begriff Wissen existieren zahlreiche (konkurrierende) Interpretationen. Ein Grund hierfür ist die starke Abhängigkeit des Wissensverständnisses vom Blickwinkel des jeweiligen Betrachters (z. B. disziplinärer Ansatz, Selbstverständnis, Art der Organisation) 4. 4 vgl. Kohl/Mertins (2009), S. 3 Seite 3

13 Einleitung Daten, Informationen und Wissen Im allgemeinen Sprachgebrauch werden die Bezeichnungen Daten, Informationen und Wissen häufig miteinander verwechselt oder synonym verwendet. Im Kontext der Wissensarbeit werden diese Benennungen dagegen als aufeinander aufbauende Teile einer Begriffshierarchie mit steigendem Komplexitätsgrad betrachtet 5. Daten bestehen aus Zeichenverbänden, die aus einem vorhandenen Zeichenvorrat anhand feststehender Kombinationsregeln (Syntax) gebildet werden. Daten erhalten erst dann ihre Bedeutung, wenn sie in einen konkreten Kontext gestellt werden (Semantik). Sie können (z. B. in Datenbanken oder im Internet) gespeichert, multipliziert oder gelöscht werden und sind als Rohmaterial zu verstehen 6. Ein Beispiel sind Zahlen in einer Excel- Tabelle. Informationen sind für den Betrachter relevante Daten. Die Umwandlung von Daten zu Informationen ist also nicht nur abhängig vom jeweiligen Kontext, sondern auch davon, ob der Betrachter die Daten/Informationen in der jeweiligen Situation braucht bzw. erlernen möchte. Daten werden also erst durch ihre Bedeutung für den Betrachter zu Informationen. Der Betrachter der Excel-Tabelle muss dementsprechend Interesse an den Zahlen in der Tabelle haben, um sie als Informationen wahrzunehmen. Diese Definition, die die Bedürfnisse des Betrachters (Empfängers) als Umwandlungskriterium annimmt, steht im Gegensatz zur umgangssprachlichen Definition, die die Absicht des Senders (siehe Sender-Empfänger-Modell nach Shannon und Weaver) in den Vordergrund stellt und folglich alle von einem Sender verbreiteten Daten als Information betrachtet 7. Als Wissen werden vernetzte Informationen bezeichnet, die es dem Wissenden ermöglichen, Vergleiche anzustellen und Entscheidungen zu treffen. Wenn wahrgenommene Daten für den Betrachter einen Informationsgehalt haben, werden diese Informationen aufgenommen und mit dem vorhandenen Wissen verknüpft. So werden die Zahlen in der Tabelle dann zum Wissen, wenn der Betrachter weiß, was z. B. eine Presskraft von kn oder ein Frauenanteil von 18% bedeuten und ob diese Zahlen im Kontext positiv oder negativ zu bewerten sind. Das Wissen ist nun vorhanden, stellt aber erst dann einen Nutzen für eine Organisation dar, wenn der Betrachter aufgrund dieses Wissens Strategien und Handlungsvorschläge entwickelt, wie auf diese Zahlen zu reagieren ist. Dabei existiert das Wissen selbst nur als Verknüpfung unterschiedlicher Inhalte im Kopf des Menschen. Es ist also immer personengebunden vgl. Hasler Roumois (2007), S vgl. Hasler Roumois (2007), S. 33f 7 vgl. Hasler Roumois (2007), S vgl. Hasler Roumois (2007), S. 34f 9 vgl. Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (2007), S. 14 Seite 4

14 Definitorische Abgrenzungen Implizites und explizites Wissen Das Wissen selbst kann anhand unterschiedlicher Kriterien weiter klassifiziert werden. Eine essentielle Unterscheidungsmöglichkeit, da sie vom Wissensträger als zentraler Einheit des Wissensmanagements ausgeht, ist die zwischen implizitem und explizitem Wissen. Dabei versteht man unter implizitem Wissen all jene Wissensinhalte, über die eine Person (aufgrund ihrer Ausbildung, Erfahrung und Talente) zwar verfügt, die ihr aber nicht bewusst zugänglich sind. Dieses Wissen wird auch als Erfahrungswissen bezeichnet. Es stellt ein individuelles Wissenskonstrukt im Kopf des jeweiligen Individuums dar und ist schwer kommunizierbar. Dagegen ist explizites Wissen jenes Wissen, das ein Mensch schriftlich oder mündlich mit Worten beschreiben und so an andere weitergeben kann. So stellt z. B. die Bedienungsanleitung zu einer Tiefziehpresse explizites Wissen dar. Sie kann weitergegeben, vervielfältigt und gespeichert werden. Der Mechaniker, der über zehn Jahre mit der Presse gearbeitet hat, verfügt dagegen (auch) über implizites Wissen zu dieser Maschine. Er weiß wie sie klingt, wenn sie überlastet ist oder wann ein Verschleißteil ausgetauscht werden muss. Dieses Wissen kann er aber nicht (oder nur schwer) an andere weitergeben 10. Bei der Verknüpfung vorhandenen Wissens mit neuen Wissensinhalten entsteht im Kopf des Menschen neues Wissen (d.h. es findet ein Lernprozess statt). Da Wissen generell personengebunden (im Kopf eines Menschen) ist, kann es nur gespeichert werden, wenn der Mensch das erworbene Wissen wieder in Daten umwandelt (es weitererzählt oder aufschreibt). Diese Daten können dann im Kontext einer gemeinsamen Sprache von anderen Personen erkannt, in Informationen umgewandelt und zu Wissen verarbeitet werden. Dieser Kreislauf aus Internalisierung von Informationen, Verarbeitung zu Wissen (Lernen) und Externalisierung von Daten stellt die Grundlage aller menschlichen Kommunikations- und Lernprozesse dar und ist damit auch Ausgangspunkt jedes Wissensmanagements (WM) Wissensmanagement (WM) Insbesondere in den ingenieurwissenschaftlichen Disziplinen und der Informatik veraltet Fachwissen immer schneller. Gleichzeitig ermöglicht die moderne Informationsgesellschaft mit schnellen Internetverbindungen und neuen Kommunikationsformen schnelle Recherchen in global verteilten Datenbeständen, erschwert aber auch die Beurteilung der Qualität und Verlässlichkeit gefundener Informationen 12. Aufgabe des Wissensmanagements ist, das Wissen innerhalb einer Organisation zu erschließen und 10 vgl. Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (2007), S vgl. Hasler Roumois (2007), S vgl. Lehner/Scholz/Wildner (2009), S.7f Seite 5

15 Einleitung zu entwickeln. Besonders im wissenschaftlichen Umfeld darf das Wissensmanagement dabei allerdings nicht zum Selbstzweck werden. Alle eingeführten Methoden und Systeme müssen dazu geeignet sein, konkrete Probleme zu lösen 13. Definition Wissensmanagement Die vorliegende Arbeit beschränkt sich auf eine ganzheitlich ausgerichtete Definition von Wissensmanagement. Weitere Definitionen sowie eine Diskussion der jeweiligen Vorund Nachteile finden sich in der weiterführenden Literatur (siehe Kapitel 6). In Anlehnung an die Publicly available Specification (PAS) 1063: definiert das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie den Begriff Wissensmanagement als [ ] die Gesamtheit der personalen, organisatorischen, kulturellen und technischen Praktiken, die in einer Organisation bzw. einem Netzwerk auf eine effiziente Nutzung der Ressource Wissen zielen. Es umfasst die Gestaltung, Lenkung und Entwicklung des organisationalen Wissens zur Realisierung der Unternehmensziele. 14. Diese Definition macht deutlich, dass Wissensmanagement mehr ist als nur der Einsatz eines technischen Systems (z. B. einer Datenbank oder Software). Es umfasst alle Methoden, organisatorischen Maßnahmen und technischen Systeme, die den effizienten Umgang mit Wissen ermöglichen und fördern 15. Wissensziele Der effiziente Umgang mit Wissen orientiert sich dabei am Zusammenspiel der Kernaktivitäten des WM, die häufig auch als Wissensziele bezeichnet werden. Man unterscheidet die folgenden sieben Ziele: Wissen planen Wissen identifizieren Wissen bewerten Wissen erzeugen Wissen speichern Wissen (ver-)teilen Wissen nutzen 13 vgl. Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (2007), S vgl. Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (2007), S vgl. VDI-Richtlinie VDI 5610 (2009), S. 8 Seite 6

16 Definitorische Abgrenzungen Innerhalb einer Organisation stellen die Geschäftsprozesse den Anwendungskontext des Wissens dar. Sie benötigen einerseits vorhandenes Wissen (Wissensnachfrage) für einen reibungslosen Ablauf, stellen andererseits aber auch neues Wissen (bzw. die entsprechenden Informationen) bereit (Wissensangebot). Die verzahnte Umsetzung der vier Wissensziele Wissen erzeugen, speichern, (ver-)teilen und nutzen erleichtert den Umgang mit Wissen innerhalb der Organisation 16. Die eher managementorientierten Wissensziele Wissen planen, identifizieren und bewerten liefern einerseits die Regeln für die Wissensarbeit und kontrollieren andererseits die Ergebnisse. Durch die Einflussfaktoren Management, Arbeitsorganisation, Infrastruktur und Mitarbeiter werden die Rahmenbedingungen für den Umgang mit Wissen innerhalb der Organisation vorgegeben. Die folgende Abbildung 1 zeigt das Zusammenspiel der Wissensziele mit den Geschäftsprozessen sowie den Rahmenbedingungen innerhalb einer Organisation. Abbildung 1: Kernaktivitäten des WM und Einbettung in Organisationsstruktur (von Autorin erstellt auf Grundlage von Mertins/Seidel 2009, S. 15 und VDI , S. 9) Strategien und Pointierung Die Einsatzmöglichkeiten des WM sind breit gefächert. Sinnvolle Methoden und technische Systeme müssen allerdings immer in enger Abstimmung mit den Zielen der jeweiligen Organisation festgelegt werden. Abhängig von der Wettbewerbsstrategie (innovationsorientiert, wissensorientiert oder kostenorientiert) können die Schwerpunkte des Wissensmanagements unterschiedlich gesetzt werden: 16 vgl. Mertins/Seidel (2009), S. 15f Seite 7

17 Einleitung Innovationsorientierte Organisationen benötigen WM-Ansätze, um Informationen innerhalb der Organisation oder mit Partnerorganisationen und Auftraggebern auszutauschen (Wissen verteilen) und in die eigenen Prozesse einzubinden oder um Ideen zu sammeln und auf dieser Basis neue Produkte oder Dienstleistungen zu entwickeln (Wissen nutzen). Wissensorientierte Organisationen nutzen dagegen besonders stark Informationszugänge. Sie verwenden WM-Konzepte, um Wissensdefizite der eigenen Mitarbeiter zu finden (Wissen identifizieren) und durch Weiterbildungsmaßnahmen zu beheben (Wissen entwickeln). Zusätzlich wird das Wissen von Kunden und Lieferanten durch WM-Maßnahmen eingebunden und verfügbar gemacht. Kostenorientierte Organisationen verfolgen aufgrund der (mit der Einführung und konstanten Unterstützung eines Wissensmanagement-Systems verbundenen) Kosten selten WM-Aktivitäten Kooperatives und kollaboratives Schreiben Kommunikation am Arbeitsplatz erlaubt den beteiligten Personen den Austausch von Informationen. Dieser Austausch ermöglicht die Koordinierung von Einzelaufgaben, die Definition eines gemeinsamen Ziels und damit auch die kooperative Arbeit mehrerer Personen (z. B. an einem gemeinsamen Text). Das gemeinsame Ziel, welches alle Gruppenmitglieder miteinander teilen, unterscheidet das kooperierende vom kollaborativen Arbeiten bzw. Schreiben (Textproduktion, bei der die beteiligten Personen jeweils eigene Ziele verfolgen) 18. Somit stellt die Kommunikation eine wichtige Voraussetzung für kooperative Schreibprozesse dar. Diese lassen sich, abhängig vom zeitlichen Ablauf der einzelnen Schreibvorgänge, als synchron bzw. asynchron charakterisieren. Beim asynchronen kooperativen Schreiben arbeiten abwechselnd bzw. nacheinander mehrere Personen an einem Dokument. Texte eines Autors werden dabei von den nachfolgenden Autoren kommentiert und/oder geändert. Als synchrones kooperatives Schreiben wird dagegen ein Prozess bezeichnet, in dessen Verlauf Texte von mehreren Personen gemeinsam und zeitgleich verfasst werden 19. Die Komplexität des Textproduktionsprozesses ist dabei abhängig von der produzierten Textsorte, der Anzahl der beteiligten Personen (und Organisationen) sowie den Rahmenbedingungen 20. Die räumliche Distanz der beteiligten Personen zueinander ist für den Prozessablauf dagegen unerheblich. Ausgangspunkt des kooperativen Schreibens ist ein technisches System (kooperative Schreibumgebung, Gruppeneditor), welches die 17 vgl. Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (2007), S vgl. Schwabe/Streitz/Unland (2001), S vgl. Schwabe/Streitz/Unland (2001), S vgl. Jakobs/Lehnen/Schindler (2005), S Seite 8

18 Definitorische Abgrenzungen synchrone Textbearbeitung durch mehrere Personen unterstützt. Charakteristisch für diese Form der Zusammenarbeit sind die Visualisierung von Textänderungen für alle beteiligten Autoren in Echtzeit sowie Funktionen zur Kommunikationsunterstützung um die Schreibprozesse innerhalb der Schreibgruppe zu koordinieren Wissenschaftliches Umfeld Als institutioneller Rahmen für Forschung und Lehre beinhaltet das wissenschaftliche Umfeld eine Vielzahl unterschiedlicher Akteure. Neben Hochschulen, Fakultäten und Instituten werden unter diesem Sammelbegriff auch Forschungseinrichtungen (staatlich gefördert, eigenfinanziert, privatwirtschaftlich oder in öffentlicher Hand) öffentliche Förderstellen, private Förderer sowie Auftraggeber bzw. Kooperationspartner aus der Wirtschaft zusammengefasst 22. In der vorliegenden Arbeit bezieht sich die Bezeichnung wissenschaftliches Umfeld auf Hochschulen bzw. deren Fakultäten oder Institute, Forschungseinrichtungen und (innovationsorientierte) Wirtschaftsunternehmen, die Kooperationen mit diesen Einrichtungen eingehen SmartDocuments In der Technischen Redaktion sind Wiederverwendbarkeit und Plattformunabhängigkeit bereits seit vielen Jahren zentrale Anforderungen an Texte und Dateiformate. In Zeiten zunehmender Vernetzung (mit immer größeren, häufig heterogenen Netzwerken) findet dieses Konzept auch im weiteren wissenschaftlichen Umfeld zunehmend Beachtung. Seit der Office Version 2003 (Professional) kennen MS Word-Dokumente das XML- Format, was den Im- und Export von Word-Dokumenten im XML- (bzw. WordML) Format erlaubt (intern wird allerdings weiterhin das Word-Objektmodell verwendet) 23. Auf diese Weise kann ein Autor in der gewohnten Word-Umgebung arbeiten und die Arbeitsergebnisse trotzdem in einem plattformunabhängigen Format weitergeben. SmartDocuments nutzen die XML-basierte Struktur von Word Dokumenten zur Funktionserweiterung vorhandener Dateien oder Vorlagen. Die Summe aller Dateien, die die Funktionalität einer Word-Datei um kontextbezogene Funktionen erweitern und die Datei so zu einem SmartDocument machen, wird als SmartDocument-Solution bezeichnet. Sie umfasst neben der Word Vorlage (bzw. Datei) ein SmartDocument-Manifest, welches die anderen beteiligten Dateien (XML-Schema, Bilder, Datenbanken usw.) verwaltet vgl. Schwabe/Streitz/Unland (2001), S vgl. Shrum/Genuth/Chompalov (2007), S. 25f 23 vgl. Montero Pineda/Sieben (2007), S.215f 24 vgl. Montero Pineda/Sieben (2007), S.177 Seite 9

19 Einleitung Die folgende Abbildung 2 zeigt die Komponenten einer SmartDocument-Solution und ihr Zusammenspiel mit der Word-Datei. Abbildung 2: SmartDocument-Solution mit Komponenten und Interaktionen (in Anlehnung an Montero Pineda/Sieben 2007, S. 177) Seite 10

20 Konzepte und Methoden des Wissensmanagements 2 Theoretische Hintergründe der Wissens- und Schreibarbeit im wissenschaftlichen Umfeld 2.1 Konzepte und Methoden des Wissensmanagements Interdisziplinärer Denkansatz Beim Wissensmanagement (als Sammlung von Methoden, Aktivitäten und technischen Systemen) handelt es sich um einen interdisziplinären Ansatz, der von den Anhängern der Referenzdisziplinen aus unterschiedlichen Perspektiven betrachtet wird. Aus diesem breitgefächerten Spektrum an Sichtweisen resultiert eine Vielzahl an Methoden und Techniken des Wissensmanagements, die sich (grob) in personen- und technologieorientierte Ansätze unterteilen lassen. Die Übergänge zwischen diesen beiden Ansatztypen sind allerdings fließend. Die folgende Abbildung 3 zeigt ein Referenzkonzept der Disziplin Wissensmanagement mit fließendem Übergang zwischen personen- und technologieorientierten Ansätzen. Abbildung 3: Referenzkonzept Wissensmanagement (in Anlehnung an Lehner/Scholz/ Wildner 2009, S. 183) Diese sehr unterschiedlichen Perspektiven und Denkansätze können mit verschiedenen WM-Aktivitäten und -Systemen unterstützt werden. Die folgende Tabelle 1 verknüpft eine Auswahl der verfügbaren Aktivitäten und technischen Systeme mit den jeweils unterstützten Wissenszielen. Dabei sind vorrangig geförderte Ziele durch ein großes und nachrangig unterstützte Ziele durch ein kleines Kreuz gekennzeichnet. Seite 11

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