Compliance Management-Systeme für Finanzinstitute

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1 FINANCIAL SERVICES Compliance Management-Systeme für Finanzinstitute ADVISORY

2 Vertrauen ist gut Compliance ist besser Das rechtmäßige Handeln von Finanzinstituten, ihren Organen und Mitarbeitern ist ein unverzichtbarer Bestandteil guter Unternehmensführung. Die Einhaltung von Gesetzen, Verordnungen, Richtlinien und unternehmensinternen Leitlinien ist von entscheidender Bedeutung für nachhaltigen Unternehmenserfolg. Allerdings nimmt die Regulierungsintensität in der Finanzbranche stetig zu, mit der Folge, dass Compliance aufwendiger wird. In den aktuellen Nachrichten häufen sich Fälle, in denen Pflichtverstöße in Finanzinstituten staatsanwaltliche Ermittlungen nach sich gezogen haben. Diese Untersuchungen schaden der Reputation der Institute, da die redliche Unternehmensführung in der breiten Öffentlichkeit infrage gestellt wird. Nicht selten verursachen die Pflichtverstöße auch hohe finanzielle Schäden und erheblichen zeitlichen und personellen Aufwand zur Auf- und Nachbereitung der Vorgänge. Günstiger und weniger aufwendig dürfte es in jedem Fall sein, im Vorfeld geeignete Compliance- Strukturen zu schaffen, damit es gar nicht erst zu einem Fehlverhalten kommen kann oder dieses in einem frühen Stadium aufgedeckt wird. 3

3 Finanzinstitute sind, anders als Unternehmen anderer Branchen, explizit gesetzlich verpflichtet, ein Compliance Management-System einzurichten. Die besondere Bedeutung von Compliance für Wertpapierdienstleistungsunternehmen hat die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht im Juni 2010 mit der Veröffentlichung der Mindestanforderungen an die Compliance- Funktion und die weiteren Verhaltens-, Organisations- und Transparenzpflichten nach 31 ff. WpHG für Wertpapierdienstleistungsunternehmen (MaComp) unterstrichen. Für Vorstände und Geschäftsführer von Finanzinstituten ergibt sich außerdem aufgrund ihrer allgemeinen Legalitäts- und Organisationsverantwortung die Pflicht, angemessen für die Rechtsbefolgung im gesamten Unternehmen zu sorgen. Spätestens seit Verankerung im Deutschen Corporate Governance Kodex ist Compliance auch ein wesentlicher Bestandteil guter Corporate Governance. Die aktuelle Rechtsprechung und strafrechtliche Verfolgung von Compliance-Verstößen verschärft die Situation für die Verantwortungsträger, angefangen vom Aufsichtsrat über die Geschäftsleitung bzw. den Vorstand bis hin zum Compliance- Officer. Der Aufbau eines wirksamen Compliance Management-Systems hilft dabei, Compliance-Verstöße zu vermeiden und klare Verantwortlichkeiten zu schaffen. Die wirksame Ausgestaltung solcher Systeme lässt sich durch eine unabhängige Zertifizierung bestätigen, wie sie vom Institut der Wirtschaftsprüfer im Entwurf des IDW-Prüfungsstandards 980: Grundsätze ordnungsgemäßer Prüfung von Compliance Management-Systemen vorgesehen ist. Compliance-Risiken für Finanzinstitute sind abhängig von der Unternehmensgröße, dem Geschäftsmodell, der internationalen Positionierung und einem möglichen Kapitalmarktbezug. Mit steigender Komplexität des Geschäftsmodells und der Zunahme betroffener Jurisdiktionen wird die Umsetzung von Compliance für betroffene Institute immer aufwendiger. Wichtig ist, dass Unternehmen trendgetriebenen Aktionismus vermeiden und ihre Ressourcen auf die wesentlichen Compliance- Risiken konzentrieren. Ohne die Mitwirkung der Mitarbeiter eines Finanzinstituts ist die Schaffung einer Compliance-Kultur nicht möglich. Die Mitarbeiter müssen zu Verbündeten gemacht werden im Bemühen, unredliches Verhalten im Unternehmen zu vermeiden oder aufzudecken. Dies gelingt nur, indem die Geschäftsleitung sich eindeutig zu Compliance bekennt, ausreichende Compliance-Strukturen im Unternehmen geschaffen werden und die Compliance-Funktion mit den erforderlichen Befugnissen ausgestattet wird. 3

4 Speziell für Finanzinstitute: das Compliance Management Framework von KPMG Die konkrete Ausgestaltung eines Compliance Management-Systems ist von der individuellen Situation jedes einzelnen Finanzinstituts abhängig. In der Unternehmenspraxis haben sich im Laufe der Zeit jedoch einzelne Grundelemente herausgebildet, die einer Vielzahl von Systemen als Basis dienen. Das Compliance Management Framework von KPMG systematisiert die notwendigen Grundelemente und formuliert allgemeingültige Good Practice-Maßstäbe. Bei der Konzeption, der Optimierung und der Implementierung eines Compliance Management-Systems sind die Wechselwirkungen zwischen den einzelnen Grundelementen zu berücksichtigen. 1. Strategie Die Compliance-Strategie muss sich am Geschäftsmodell und der Strategie des Finanzinstituts orientieren. Daraus sollte eine verbindliche Definition von Compliance für das Institut abgeleitet werden, um ein unternehmensweit einheitliches Verständnis zu schaffen. Ein klares Bekenntnis der Unternehmensleitung zu Compliance, etwa im Verhaltenskodex oder Compliance- Handbuch, vermittelt die Bedeutung von Compliance für das Institut und schafft das erforderliche Bewusstsein bei den Mitarbeitern. 2. Risikolandschaft Zur Identifikation der institutsspezifischen Compliance-Risiken ist eine Risikoanalyse durchzuführen, die sich am Geschäftsmodell des Instituts orientiert. Eine Compliance-Risikoanalyse umfasst die Identifizierung, Bewertung und Systematisierung Compliance-relevanter Risiken. Dabei sind bestehende Kontrollen und Maßnahmen zur Steuerung von Risiken zu berücksichtigen. Bereiche mit besonders hohen Compliance- Risiken sind gegebenenfalls mit zusätzlichen Maßnahmen zu belegen. Die Risikoanalyse soll außerdem zeigen, ob Compliance in alle Compliance-relevanten Geschäftsprozesse eingebunden ist. 3. Organisation Das Ergebnis der Risikoanalyse fließt in die Ausgestaltung der Compliance- Organisation ein. Sie hat zur Aufgabe, alle Institutseinheiten risikoorientiert und individuell zu betreuen und zu überwachen. Außerdem muss sie die Geschäftsleitung fortlaufend über Compliance-Risiken informieren. Zugleich sollte die Compliance- Organisation schlank sein und darf die Unternehmensprozesse nicht unnötig verlangsamen oder gar behindern. Weiterhin ist eine überschneidungsfreie und klare Definition von Verantwortlichkeiten innerhalb der Compliance-Organisation vorzunehmen. 4. Management-Prozesse Art und Umfang der erforderlichen Compliance Management- 4

5 Abbildung: Die Grundelemente des Compliance Management Frameworks von KPMG für Finanzinstitute Prozesse richten sich nach dem Geschäftsmodell des Finanzinstituts und den einzuhaltenden gesetzlichen und regulatorischen Vorgaben. Die einzurichtenden Prozesse dürften sich in den meisten Instituten insbesondere den folgenden Hauptbereichen zuordnen lassen: Anlegerschutz Geldwäschebekämpfung Betrugs- und Korruptionsbekämpfung Wertpapier-Compliance (einschließlich Handelsüberwachung) Management von Interessenkonflikten Schutz vertraulicher Informationen Einhaltung internationaler Handelssanktionen und -embargos 5. Information & Kommunikation Finanzinstitute müssen eine Reihe von Maßnahmen ergreifen, um ihre Mitarbeiter für Compliance zu sensibilisieren. Durch den Verhaltenskodex oder etwa das Compliance-Handbuch werden die Mitarbeiter über alle Compliance-Vorgaben informiert. Finanzinstitute sollten darauf bedacht sein, dass die Geschäftsbereiche mit der Compliance-Einheit ausreichend kommunizieren und Letztere mehr als Ratgeber denn als Überwacher wahrgenommen wird. Schließlich müssen die Institute die erforderlichen Compliance-Schulungen durchführen, um die Mitarbeiter fortlaufend über aktuelle Compliance- Themen oder neue Vorgaben zu unterrichten. Hierbei sollte auf eine risikoorientierte Auswahl von Adressaten bzw. Teilnehmern und Themen geachtet werden. 6. Überwachung Um die Effektivität und die Effizienz eines Compliance Management- Systems dauerhaft sicherzustellen, sollte das Systemdesign kontinuierlich überwacht und verbessert werden. Außerdem sollte eine regelmäßige Berichterstattung an die Geschäftsleitung bzw. den Vorstand und gegebenenfalls den Aufsichtsrat erfolgen. 7. Geschäftsprozesse & Kontrollen in Ihrem Institut Ziel des Compliance Management Frameworks ist es, Compliance in allen relevanten Geschäftsprozessen des Unternehmens sicherzustellen. Insbesondere in den Hochrisikobereichen ist es notwendig, das Compliance Management-System optimal mit dem internen Überwachungssystem des Finanzinstituts zu verzahnen. 5

6 Transparenz und Rechtssicherheit für Ihr Unternehmen Unsere Dienstleistungen Compliance Quick Scan Mithilfe unseres Compliance Quick Scans geben wir Ihnen in kurzer Zeit einen Überblick über die in Ihrem Institut vorhandenen Compliance- Strukturen und erarbeiten konkrete Maßnahmenpakete zur Optimierung und Ergänzung. KPMG unterstützt Sie dabei, die wesentlichen Compliance-Risiken für Ihr Institut möglichst vollständig und strukturiert zu erfassen, zu bewerten und zu dokumentieren. Besonderes Augenmerk legen wir auf die Integration vorhandener Compliance-Strukturen, um zusätzlichen Arbeitsaufwand zu minimieren. Konzeption und Optimierung von Compliance Management- Systemen Anhand des Compliance Management Frameworks entwickeln wir wirksame Compliance Management- Systeme, die Ihren Bedürfnissen entsprechen. unterzogen. Sie profitieren außerdem von einem Systemabgleich ähnlicher Institute (Best Practice) und erhalten Optimierungsvorschläge. Implementierung von Compliance Management-Systemen Wir begleiten Sie bei der operativen Umsetzung und Implementierung Ihrer Compliance-Konzeption, selbstverständlich nicht nur im Inland, sondern auch in Ihren ausländischen Niederlassungen. Zertifizierung von Compliance Management-Systemen Wir haben umfassende Erfahrung bei der Zertifizierung von Compliance Management-Systemen gemäß anerkannten Standards. Sollten Sie dies planen, beraten und unterstützen wir Sie gerne. Mit dieser erprobten Methodik analysieren wir auch bestehende Compliance-Strukturen. Ausgehend von den Framework-Kriterien werden der aktuelle Umsetzungsstand und die Ausgestaltung eines bestehenden Compliance Management-Systems einer Tiefenanalyse 6

7 KPMG verfügt über langjährige Prüfungs- und Beratungserfahrung in großen Kreditinstituten, Versicherungen und bei anderen Finanzdienstleistern. Diese Erfahrung lassen wir unmittelbar in die Konzeption, Optimierung und Einführung von Compliance Management-Systemen unserer Mandanten einfließen. Unser Überblick über die in der Branche vorhandenen Standards und Methoden ermöglicht uns, Sie bestmöglich zu beraten und sorgt dafür, dass Ihr Compliance Management-System höchsten Qualitätsansprüchen gerecht wird. Über uns KPMG ist ein weltweites Netzwerk rechtlich selbstständiger nationaler Firmen mit Mitarbeitern in 146 Ländern. Auch in Deutschland gehört KPMG zu den führenden Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsunternehmen und ist mit über Mitarbeitern an mehr als 20 Standorten präsent. Unsere Leistungen sind in die Geschäftsbereiche Audit, Tax und Advisory gegliedert. Im Mittelpunkt von Audit steht die Prüfung von Konzern- und Jahresabschlüssen. Tax steht für die steuerberatende Tätigkeit von KPMG. Der Bereich Advisory bündelt unser umfassendes fachliches Know-how zu betriebswirtschaftlichen, regulatorischen und transaktionsorientierten Themen. Für wesentliche Sektoren unserer Wirtschaft haben wir eine geschäftsbereichsübergreifende Branchenspezialisierung vorgenommen. Hier laufen die Erfahrungen unserer Spezialisten weltweit zusammen und tragen zusätzlich zur Beratungsqualität bei. 7

8 kpmg.de Kontakt KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Marie-Curie-Straße Frankfurt am Main Dr. Frank Hülsberg Partner T Klaus Ott Partner T Dr. Georg Lienke Senior Manager T Die enthaltenen Informationen sind allgemeiner Natur und nicht auf die spezielle Situation einer Einzelperson oder einer juristischen Person ausgerichtet. Obwohl wir uns bemühen, zuverlässige und aktuelle Informationen zu liefern, können wir nicht garantieren, dass diese Informationen so zutreffend sind wie zum Zeitpunkt ihres Eingangs oder dass sie auch in Zukunft so zutreffend sein werden. Niemand sollte aufgrund dieser Informationen handeln ohne geeigneten fachlichen Rat und ohne gründliche Analyse der betreffenden Situation KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, eine Konzerngesellschaft der KPMG Europe LLP und Mitglied des KPMG-Netzwerks unabhängiger Mitgliedsfirmen, die KPMG International Cooperative ( KPMG International"), einer juristischen Person schweizerischen Rechts, angeschlossen sind. Alle Rechte vorbehalten. Printed in Germany. KPMG und das KPMG-Logo sind eingetragene Markenzeichen von KPMG International.

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