Projekt zur Einführung eines integrierten Studien- und Prüfungsverwaltungssystems an der Universität Mainz

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1 Projekt zur Einführung eines integrierten Studien- und Prüfungsverwaltungssystems an der Universität Mainz Dr. Philipp Baur Anke Kamrath Mainz, 16. Oktober 2007

2 GLIEDERUNG 1. Rahmenbedingungen und Grundlagen 2. Ausschreibungsverfahren 3. Datenlotsen und CampusNet 4. Projektstruktur und Zeitplan 2

3 1 Rahmenbedingungen und Grundlagen 2. Ausschreibungsverfahren 3. Datenlotsen und CampusNet 4. Projektstruktur und Zeitplan 3

4 DIVA (Datenbank zur Information und Verwaltung des Prüfungsamtes) 1993: Beginn der Entwicklung von DIVA im Prüfungsamt des Fachbereichs Biologie (DIVA 21) 4

5 DIVA (1993) 5

6 DIVA (Datenbank zur Information und Verwaltung des Prüfungsamtes) 1993: Beginn der Entwicklung von DIVA im Prüfungsamt des Fachbereichs Biologie (DIVA 21) 1994: Einführung von DIVA im Prüfungsamt Wirtschaftswissenschaften des Fachbereich Rechts- und Wirtschaftswissenschaften (DIVA 03) 1995: Hochschulweite Präsentation von DIVA 1996: Vorstellung von DIVA auf der Cebit 6

7 DIVA auf der Cebit

8 DIVA (Datenbank zur Information und Verwaltung des Prüfungsamtes) 1993: Beginn der Entwicklung von DIVA im Prüfungsamt des Fachbereichs Biologie (DIVA 21) 1994: Einführung von DIVA im Prüfungsamt Wirtschaftswissenschaften des Fachbereich Rechts- und Wirtschaftswissenschaften (DIVA 03) 1995: Hochschulweite Präsentation von DIVA 1996: Vorstellung von DIVA auf der Cebit 1998: Schaffung einer 0,5 Stelle zur Betreuung und Weiterentwickung der Prüfungsverwaltungssoftware in der Abteilung Studium und Lehre 8

9 DIVA (Datenbank zur Information und Verwaltung des Prüfungsamtes) 1993: Beginn der Entwicklung von DIVA im Prüfungsamt des Fachbereichs Biologie (DIVA 21) 1994: Einführung von DIVA im Prüfungsamt Wirtschaftswissenschaften des Fachbereich Rechts- und Wirtschaftswissenschaften (DIVA 03) 1995: Hochschulweite Präsentation von DIVA 1996: Vorstellung von DIVA auf der Cebit 1998: Schaffung einer 0,5 Stelle zur Betreuung und Weiterentwickung der Prüfungsverwaltungssoftware in der Abteilung Studium und Lehre 2002: Einstellung der Weiterentwickung von DIVA 9

10 HISPOS-GX 2002: Erste Tests mit HISPOS-GX 2003: Einführung in den Prüfungsämtern des Fachbereichs Biologie und Wirtschaftswissenschaften 2004: Einrichtung einer weiteren Teilzeitstelle (0,5) in der Abteilung Studium und Lehre und Aufstockung der bereits verfügbaren Stelle auf eine Vollzeitstelle 2005: Verstärkung des POS-Teams um eine weitere Vollzeitstelle 10

11 HISPOS-GX Installationen an der Universität Mainz PA WiWi PA Jura PA Germersheim PA Mathe/Inf. PA Physik PA Biologie Inst. f. Zoologie Inst. f. Mikrobiologie FB 01 FB 02 FB 03 FB 04 FB 05 FB 06 FB 07 FB 08 FB 09 FB 10 FB 11 Dekanat Pädagogisches Inst. Inst. f. Politikwissen. Psychologisches Inst. Inst. f. Soziologie Inst. f. Publizistik Inst. f. Sportwissen. Fachbereich-Servicebüro Deutsches Institut DaF Inst. f. Theaterwissen. Dekanat Historisches Sem. Inst. f. Klass. Archäologie PA Chemie PA Geographie Fremdsprachenzentrum 11

12 Flächendeckende Installation eines integrierten Studien- und Prüfungsverwaltungssystems an der Universität Mainz 1. Bachelor/Master Umstellung der bisherigen Studienstruktur auf die Bachelor/Master- Studienstruktur 12

13 13

14 Flächendeckende Installation eines integrierten Studien- und Prüfungsverwaltungssystems an der Universität Mainz 1. Bachelor/Master Umstellung der bisherigen Studienstruktur auf die Bachelor/Master- Studienstruktur 2. Studienkonten Umstellung des bisherigen Studienkontenmodells (Regelabbuchung) auf das leistungsbezogene Studienkontenmodell (Abbuchung nach erbrachten Leistungen bzw. Prüfungen) 14

15 HISPOS-GX 2002: Erste Tests mit HISPOS-GX 2003: Einführung in den Prüfungsämtern des Fachbereichs Biologie und Wirtschaftswissenschaften 2004: Einrichtung einer weiteren Teilzeitstelle (0,5) in der Abteilung Studium und Lehre und Aufstockung der bereits verfügbaren Stelle auf eine Vollzeitstelle 2005: Verstärkung des POS-Teams um eine Vollzeitstelle 2006: Dezember: Kickoff-Veranstaltung der HIS-GmbH für die Entwickung einer neuer Software-Generation (HIS:InOne) 2007: Entscheidung für ein EU-weites Ausschreibungsverfahren für eine integrierte Prüfungs- und Studienverwaltung 15

16 1. Rahmenbedingungen und Grundlagen 2. Ausschreibungsverfahren 3. Datenlotsen und CampusNet 4. Projektstruktur und Zeitplan 16

17 Ausschreibungsverfahren Ausschreibungsumfang Standardisierte und integrierte Software zur Studien- und Prüfungsverwaltung mit den Softwaremodulen: a) Verwaltung Studieninteressierte, Bewerbung und Zulassung b) Studierendenverwaltung, Gebühren- und Studienkontenverwaltung c) Studien- und Prüfungsverwaltung d) Raum- und Lehrveranstaltungsverwaltung e) Personen- und Einrichtungsverwaltung sowie übergreifend: a) ein flexibles und mehrdimensionales Berichtswesen sowie b) eine Dokumenten- und Vorgangsverwaltung 17

18 Ausschreibungsverfahren Optionaler Ausschreibungsumfang Begleitende Teilprojekte a) Prüfungswesen Analyse der Aufbau- und Ablauforganisation des Prüfungswesens Entwicklung eines Vorschlag zur Optimierung der Organisation des Prüfungswesen b) Lehrveranstaltungs- und Raummanagement Analyse der Raum- und Lehrveranstaltungsverwaltung Entwicklung von Leitlinien für die Lehrveranstaltungsplanung und Vergabe von Raumresourcen 18

19 Zeitplan Ausschreibungsverfahren Vorbereitung Europaweite Ausschreibung 11. Mai 2007 Bekanntmachung Europaweite Ausschreibung (TED) bis 12. Juni 2007 Teilnehmerwettbewerb, Aufforderung zur Angebotsabgabe bis 16. Juli 2007 Abgabe von Angeboten ab 16. Juli 2007 Sichtung der Angebote, Auswahl der Anbieter August 2007 Präsentationen der Anbieter 16. August 2007 Klärungs- und Verhandlungsgespräch bis 26. August 2007 Nachbesserung des Angebots bis 7. September 2007 Beratung und Empfehlungsbeschluss Arbeitsgruppe 14. September 2007 Beschluss der Hochschulleitung 14. September 2007 Bekanntgabe der Vergabeentscheidung an Wettbewerbsteilnehmer 28. September 2007 Ende der Widerspruchsfrist und des Ausschreibungsverfahrens 04/07 05/07 06/07 07/07 08/07 09/07 10/07 19

20 Ausschreibungsverfahren Vorbereitung Ausschreibungsverfahren Erstellung einer umfassenden Leistungsbeschreibung in Abstimmung mit VertreterInnen der Fachabteilungen Bildung von 2 Arbeitgsgruppen a) AG 1 Software-Präsentationen b) AG 2 Software-Einführung bestehend aus VertreterInnen der Hochschulleitung der Abteilung Studium und Lehre der Verwaltungs-EDV des Zentrum für Datenverarbeitung (ZDV) der Verwaltung den Fachbereichen des Personalrats des Allgemeine Studierenden Ausschuss (AStA) 20

21 Ausschreibungsverfahren Aufforderung zur Angebotsabgabe mit Übermittlung Leistungsbeschreibung an Crealogix AG, Frankfurt / Schweiz Datenlotsen GmbH, Hamburg HIS Hochschul-Informations-Systeme GmbH, Hannover SAP Systems Integration AG, Bensheim 21

22 Ausschreibungsverfahren Sichtung der form- und fristgerecht eingegangenen Angebote Crealogix AG, Frankfurt / Schweiz, Software evento Datenlotsen GmbH, Hamburg, Software CampusNet Vorbereitung der Anbieter- und Software-Präsentionen Erstellung umfangreicher und aussagefähiger Teststellungen in Abstimmung mit VertreterInnen der Fachabteilungen 22

23 Angebote Ausschreibungsverfahren Anbieter-Ranking nach den Software-Präsentationen 1. Datenlotsen GmbH, Hamburg Gründe u.a. Datenlotsen verfügen über umfangreiche Kenntnisse des deutschen Hochschulsystems sowie über eine hohe Kompetenz hinsichtlich der durchzuführenden Projektarbeiten Software CampusNet ist eine Standard-Software, die sich hinsichtlich der enthaltenen Funktionalitäten bereits auf einem sehr hohen Niveau befindet und bereits an vergleichbarer Referenz-Hochschule im Einsatz ist der notwendige Entwicklungsaufwand ist verhältnismäßig gering und der vorgegebene Einführungszeitraum ist grundsätzlich realisierbar CampusNet ist hinsichtlich Nutzerfreundlichkeit des Bedienungskonzeptes und die Ergonomie sehr überzeugend 2. Crealogix AG, Frankfurt / Schweiz 23

24 1. Rahmenbedingungen und Grundlagen 2. Ausschreibungsverfahren 3. Datenlotsen und CampusNet 4. Projektstruktur und Zeitplan 24

25 1. Rahmenbedingungen und Grundlagen 2. Ausschreibungsverfahren 3. Datenlotsen und CampusNet 4. Projektstruktur und Zeitplan 25

26 Projektstruktur Lenkungsausschuss Dekanerunde (beratend) Projektleitung Uni: Fr. Kamrath, Hr. Baur DL: Hr. Noack Projektbüro Kleiner Jour fixe Projektleitung Uni / DL / BU Großer Jour fixe Projektleitung und Themenverantwortliche Teilprojekt Bachelor- und Masterstudiengänge Uni Teilprojekt Software-Einführung Teilprojekt Information und Kommunikation Uni Begleitende Teilprojekte Teilprojekt Prüfungswesen Uni / BU TB 1 Studien- und Prüfungsverwaltung Uni: Hr. Baur, Hr. Wirsam DL: Fr. Lappe, Fr. Ekwegba TB 3 a Studierendenverwaltung, Gebühren Uni: Fr. Meyer, Fr. Nagler DL: Hr. Hoffmann TB 3 c Studienkontenmodelle Uni: Hr. Kowalzcyk, Hr. Einig DL: Hr. Hoffmann, Hr. Prehm Teilprojekt Lehrveranstaltungsund Raummanagement Uni / BU TB 2 Lehrveranstaltungs- und Raumverwaltung Uni: N.N., Fr. Slowinski DL: Fr. Lappe TB 3b Bewerbung, Zulassung, Interessierte Uni: Fr. Zangenfeind, Fr. Mohr DL: Hr. Brunckhorst TB 4 Technik / Betrieb Uni: Hr. Allendörfer, Hr. Mayer DL: Hr. Flint, Hr. Buck 26

27 Projektablauf Phasen des Einführungsprozesses Auftakt Erarbeitung und Abstimmung der Sollprozesse Erarbeitung Umsetzungskonzeption, Rollen- und Rechtekonzeption, Konzeption Datenmigration Konfiguration der Software Testbetrieb Schulungen Produktivbetrieb 27

28 Zeitplan Projektablauf 1. September 2008 Schaltung Online-Portal für Studierende Bewerbung/Zulassung Raum-/Lehrveranstaltungsverw. TP Raum-/LV-Management Studien-/Prüfungsverwaltung TP Prüfungswesen Studierendenverwaltung Prüfungsordnungsverwaltung Q 04/07 Q 01/08 Q 02/08 Q 03/08 Q 04/08 28

29 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 29