1 GRUNDLAGEN. 6 WORD EFFEKTIV Edi Bauer

Transkript

1 1 GRUNDLAGEN 1.1 Word Einführung Word ist ein Textverarbeitungsprogramm, mit dem Sie sehr komfortabel Texte erfassen, verändern, gestalten und ausdrucken können. Sie können kurze Briefe sowie umfangreiche Berichte erstellen. Sie erzeugen Listen und tabellenähnliche Formulare. Auch grafisch ansprechend gestaltete Faltblätter und kleine Prospekte können Sie entwerfen. Mit dem Seriendruck sind Sie in der Lage, umfangreiche Werbebriefe zu organisieren. Titelleiste In der Titelleiste steht vor dem Programmnamen auch der Name der Datei, unter dem dieses Dokument gespeichert ist. Steht dort der Name Dokument1 oder eine andere Zahl, so ist dieses Dokument in der Regel noch nicht gespeichert. Multifunktionsleiste Das ist die Leiste mit den Registern Start, Einfügen, Seitenlayout usw.. Mit den Befehlen in dieser Leiste steuern Sie das Programm. Siehe Seite 57. Schnellstartleiste Diese enthält in der Grundeinstellung einige wenige Schaltflächensymbole. Sie können selbst zusätzliche Symbole ergänzen und die Leiste auch unterhalb der Multifunktionsleiste platzieren. Lineale Es steht ein horizontales und ein vertikales Lineal zur Verfügung. In diesem Lineal werden die Seitenränder und die Abstände in Zentimetern angezeigt. Am leichtesten lassen sich die Ränder im Lineal mit der Maus einstellen. Bei einem Brief ist es z.b. sinnvoll, den oberen Rand auf 5,0 cm zu vergrößern, damit die Adresse für das Fensterkuvert richtig platziert ist. Die Lineale können Sie in der Gruppe Einblenden / Ausblenden im Register Ansicht ein- und ausblenden oder mit der Schaltfläche vertikalen Bildlaufleiste. oberhalb der 6 WORD EFFEKTIV Edi Bauer

2 Grundlagen Bildlaufleisten Es gibt eine horizontale Bildlaufleiste am unteren Rand und eine vertikale Bildlaufleiste am rechten Rand. Mit diesen Bildlaufleisten können Sie mit Hilfe der Maus durch das Dokument blättern. Durch einen Klick auf den Pfeil am Ende der Bildlaufleiste bewegen Sie sich im Text in kleinen Schritten. Wenn Sie den Balken mit der Maus ziehen, können Sie schnell zu weiter unten oder oben stehenden Textstellen gelangen. Ansichten Es gibt verschiedene Ansichten. Sie sollten die Seitenlayoutansicht wählen. In dieser sehen Sie den geschriebenen Text genauso, wie er später auch ausgedruckt wird. Wählen Sie dazu im Register Ansicht, Gruppe Dokumentenansicht die Schaltfläche Seitenlayout, oder betätigen Sie die erste Schaltfläche von links in der Statusleiste. Statusleiste In dieser Leiste finden Sie verschiedene Informationen über Ihr Dokument. So steht links, auf welcher Seite Sie sich befinden und wie viele Seiten das Gesamtdokument hat. In der rechten Hälfte können Sie die Dokumentenansichten auswählen und die Darstellungsgröße anpassen. Textfenster Im Textfenster in der Mitte geben Sie den Text ein. Die Größe der Darstellung verändern Sie mit der Prozenteinstellung der Zoomschaltfläche in der Statusleiste. Textbegrenzung Ein Dokument hat vertikale und horizontale Ränder. Innerhalb dieser Ränder kann Text eingegeben werden. Es ist sinnvoll, wenn beim Schreiben die Ränder sichtbar sind. Diesen Rahmen können Sie über die Office- Schaltfläche in den Word-Optionen im Bereich Erweitert, Abschnitt Dokumenteninhalt anzeigen, beliebig einbzw. ausschalten. Absatzmarken Diese zeigen Ihnen an, ob die Zeile automatisch erzeugt wurde oder ob Sie einen Absatz erzeugt haben. Mit nebenstehend markierter Schaltfläche schalten Sie die Anzeige aller Zeichen ein bzw. aus. Diese Anzeige ist beim Schreiben sehr nützlich, weil Sie sofort Absätze, überzählige Leerzeichen und andere Zeichen, die nicht ausgedruckt werden, erkennen. Keine Zeilenschaltung bei Fließtext Beim Eingeben von Fließtext, der über mehrere Zeilen geht, dürfen Sie auf keinen Fall am Zeilenende die Zeilenschaltung betätigen. Wenn ein Wort nicht mehr in die Zeile passt, wird dieses von Word automatisch in die nächste Zeile gesetzt. Neues Blatt öffnen Ein neues leeres Blatt öffnen Sie mit der Office-Schaltfläche und dem Befehl Neu. Schneller geht es, wenn Sie das entsprechende Symbol in die Schnellstartleiste eingefügt haben. ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag / Edi Bauer 7

3 1.2 Cursorbewegung Mit der Maus Den Cursor können Sie mit der Maus an jede beliebige Stelle im Text versetzen, wenn Sie an die Stelle klicken, an der sich der Mauszeiger befindet. Mit der Tastatur P Zeilenanfang Zeilenende : S+I Wort nach links Wort nach rechts S+W I Zeichen nach links Zeichen nach rechts W Textanfang S+P Bildschirmanfang S+O Y Absatz nach oben S+Y Zeile nach oben Bildschirmende S+U Zeile nach unten V Absatz nach unten S+V Zeichen links vom Cursor löschen R Wort links vom Cursor löschen S+R Textende S+: Zeichen rechts vom Cursor löschen _ Wort rechts vom Cursor löschen S+_ Text Löschen Rückschritttaste = R löscht Zeichen links vom Cursor löscht Zeichen rechts vom Cursor _ = Entferntaste Text einfügen oder überschreiben Nach Start des Programms befinden Sie sich automatisch im Einfügemodus. Alles, was Sie eingeben, wird an der aktuellen Cursorposition eingefügt. Der aktuelle Modus (Einfügen bzw. Überschreiben) wird in der Statusleiste angezeigt. Durch einen Klick auf den Eintrag in der Statusleiste schalten Sie von einem Modus in den anderen. Beim Überschreiben wird ein Zeichen, vor dem sich der Cursor befindet, durch das neu eingesetzte Zeichen ersetzt. 8 WORD EFFEKTIV Edi Bauer

4 Grundlagen 1.3 Text markieren Markierter Text ist dunkel hinterlegt und wird mit heller Schrift dargestellt. Es gibt verschiedene Anlässe, warum Text markiert werden soll. Markierten Text können Sie formatieren, kopieren, verschieben und löschen. Vorsicht Markierter Text wird sofort gelöscht, wenn Sie eine Taste der Schreibtastatur drücken oder die Tasten R bzw. _. Markieren mit der Tastatur Das Markieren mit der Tastatur erfolgt mit den gleichen Tasten bzw. Tastenkombinationen, die Sie zum Bewegen des Cursors benutzen (siehe Cursorbewegung). Der Unterschied besteht darin, dass Sie gleichzeitig die H-Taste gedrückt halten müssen. Die Markierung erfolgt immer ab der aktuellen Cursorposition. Den gesamten Text eines Dokuments können Sie mit folgender Tastenkombination markieren: S+a, unabhängig von der Cursorposition. Markieren mit der Maus ein Wort Doppelklick in das Wort. einen Satz S+Klicken in den Satz. eine Zeile Klicken in den Bereich links neben der Zeile. mehrere Zeilen Klicken in den Bereich links neben der Zeile und ziehen Sie bei gedrückter linker Maustaste nach unten. einen Absatz Doppelklick links neben dem Absatz oder dreimal in den Absatz klicken. ganzen Text S-Taste drücken und in den Bereich links neben den Text klicken. Oder dreimal links neben den Text klicken. von bis Anfang anklicken, H-Taste halten und Ende der Markierung anklicken. einzelne Zeichen Mit der Maus auf den Anfang zeigen und mit gedrückter linker Maustaste bis zum Ende ziehen. Sie können gleichzeitig mehrere nicht zusammenhängende Bereiche markieren, wenn Sie beim Markieren die S-Taste halten. Hinweis: Wenn Sie ein Wort nur teilweise markieren, wird automatisch das ganze Wort markiert. Um diese Besonderheit auszuschalten, rufen Sie die Word-Optionen über die Office-Schaltfläche auf. Im Bereich Erweitert deaktivieren Sie im Abschnitt Bearbeitungsoptionen das Kontrollfeld Automatisch ganze Wörter markieren. ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag / Edi Bauer 9

5 Übung: Text erfassen Schreiben Sie bitte den nachfolgenden Text, falls Sie Fehler geschrieben haben, lassen Sie diese unverändert und korrigieren Sie diese erst, nachdem Sie den ganzen Text geschrieben haben: Ein Vorteil beim Schreiben mit dem PC ist, dass ein Text problemlos hinterher geändert werden kann. Rechtschreibfehler können leicht verbessert werden. Es können Wörter ergänzt und ausgetauscht werden oder Sätze eingefügt werden. Korrigieren Sie eventuelle Schreibfehler. Verändern, bzw. ergänzen Sie in Ihrem Text die hier fett geschriebenen Wörter, (ohne sie fett zu formatieren). Tipp: Einige Wörter werden durch andere ersetzt z. B. hinterher und leicht verbessert. Diese sollten Sie markieren, bevor Sie den neuen Text eingeben. Der Text verschwindet, nach dem Sie den ersten Buchstaben des neuen Textes getippt haben. Ein entscheidender Vorteil beim Schreiben mit dem PC ist, dass ein Text problemlos nachträglich geändert werden kann. Rechtschreibfehler können einfach korrigiert werden. Schriftstücke müssen nicht wie bei der alten Schreibmaschine neu getippt werden. Es können Wörter ergänzt und ausgetauscht werden, oder ganze Sätze an beliebiger Stelle eingefügt werden. Übung: Text verschieben Verschieben Sie den letzten Satz vor den vorherigen Satz. Verwenden Sie dazu die die Funktionen Ausschneiden und Einfügen, wie auf der folgenden Seite beschrieben. Markieren Sie den ganzen Satz, indem Sie die S-Taste halten und auf das Wort Stelle klicken. Zum Ausschneiden klicken Sie auf den Befehl Ausschneiden im Register Start. Platzieren Sie nun der Cursor vor dem Wort Schriftstücke, indem Sie mit der Maus vor das S klicken. An dieser Stelle betätigen Sie die Tastenkombination S+v. Damit wird der Satz an der Cursorposition eingefügt. Verschieben Sie nun einen beliebigen Satz an eine andere Stelle (mit der Funktion Drag & Drop wie auf der folgenden Seite beschrieben). Markieren Sie den Satz, zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf die Markierung, so dass dieser sich in einen Pfeil verwandelt. Mit gedrückter linker Maustaste können Sie den Text an eine beliebige Stelle verschieben, wenn Sie die Maustaste loslassen. 10 WORD EFFEKTIV Edi Bauer

6 Grundlagen 1.4 Kopieren, Ausschneiden und Einfügen Sie können Textbereiche in die Zwischenablage kopieren und an einer anderen Stelle beliebig oft wieder einfügen. Kontextmenü Ausschneiden Kopieren Einfügen Schaltfläche Shortcut S+x S+c S+v Ausschneiden Hierzu markieren Sie den zu verschiebenden Bereich und wählen Ausschneiden. Die Daten werden von der alten Position entfernt. Kopieren Markieren Sie den zu kopierenden Bereich und wählen Sie Kopieren. Die Daten bleiben an alter Position erhalten. Einfügen Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der Sie einfügen möchten und wählen Einfügen. Übung: Rechnung Drag & Drop Markierte Bereiche können Sie mit der Maus verschieben. Dazu platzieren Sie den Mauszeiger im markierten Bereich, so dass er sich in einen Pfeil verwandelt. Nun können Sie mit gedrückter linker Maustaste den Zielpunkt anfahren. Dort lassen Sie die Maustaste los und der markierte Bereich wird an die Stelle verschoben, an der die senkrechte Linie blinkt. Halten Sie bei dieser Aktion die S-Taste gedrückt, so erscheint neben dem Pfeil ein kleines Plus-Zeichen. Dies bedeutet, dass der markierte Bereich nicht verschoben, sondern kopiert wird. Dazu ist allerdings wichtig, erst die Maustaste loszulassen und dann erst die S-Taste. 1.5 Symbole einfügen Besondere Zeichen können Sie im Register Einfügen, Gruppe Symbole mit der Schaltfläche Symbol einfügen. Wählen Sie bei Schriftart einen Zeichensatz, klicken Sie auf das gewünschte Zeichen und betätigen Sie die Schaltfläche Einfügen, so wird das Zeichen an der aktuellen Cursorposition eingefügt. ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag / Edi Bauer 11

7 1.6 Kopieren mit der Office Zwischenablage Zellbereiche und Objekte können Sie in Word kopieren um sie an anderer Stelle einzufügen. Zum Kopieren stehen Ihnen die Befehle zur Verfügung, im Register Start, Gruppe Zwischenablage, Kopieren oder im Kontextmenü, sowie die Tastenkombination S+c. Die kopierten Bereiche werden in der Zwischenablage abgelegt. Diese bietet Platz für 24 Objekte, die bei Bedarf einzeln oder alle zusammen an einer neuen Stelle eingefügt werden können. Mehrmals hintereinander kopieren Wenn Sie mit dem Befehl Kopieren einen markierten Bereich kopieren, so wird dieser Übungen: Anmeldung Rechnung in die Office- Zwischenablage eingefügt. Werden mehr als 24 Kopien erzeugt, so wird jeweils die älteste Kopie verworfen. Letzte Kopie einfügen Mit dem Menü- bzw. Kontextmenü-Befehl Einfügen oder der Tastenkombination S+v wird immer die zuletzt erzeugte Kopie an der gewünschten Stelle eingefügt. Inhalt anzeigen Das Fenster Zwischenablage wird im jeweiligen Office- Programm automatisch nach der zweiten Kopie angezeigt. Passiert dies nicht, so können Sie die Anzeige selbst einschalten über den Dialogfenster-Schalter in der Gruppe Zwischenablage im Register Start. Beliebige Kopie einfügen An der Stelle, an der sich der Cursor befindet, können Sie einen beliebigen Inhalt aus der Zwischenablage einfügen, indem Sie auf den gewünschten Eintrag in der Liste klicken. Alle Kopien einfügen Mit der Schaltfläche Alle einfügen werden alle kopierten Objekte an der Cursorposition nacheinander eingefügt und zwar in der Reihenfolge, in der sie vorher von Ihnen kopiert wurden. Damit ist es möglich, sich eine Kollektion zusammenzustellen, die in einem Zug an einer oder mehreren Stellen eingefügt werden kann. Dieses Vorgehen spart Zeit und Arbeit. Kopien löschen Um einzelne Einträge der Zwischenablage zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag in der Liste der Zwischenablage und klicken im Kontextmenü auf den Eintrag Löschen. 12 WORD EFFEKTIV Edi Bauer

8 Grundlagen 1.7 Absätze Absätze erzeugen Texte werden in Word als Fließtext eingegeben d. h. am Zeilenende dürfen Sie keine Zeitenschaltung machen, sobald ein Wort den rechten Rand überschreitet, wird es automatisch an den Beginn der nächste Zeile gesetzt. Die Zeilenschaltung mit der Eingabetaste Ü ist nur erforderlich, wenn Sie einen neuen Absatz erzeugen wollen. Um nachträglich einen Absatz zu erzeugen, platzieren Sie den Cursor an der gewünschten Stelle und betätigen die Eingabetaste Ü. Dadurch wird der Text, der rechts vom Cursor steht, an den Anfang der nächsten Zeile gestellt. Bei erneutem Drücken der Eingabetaste Ü wird eine Leerzeile erzeugt. Übungen: Übungstext Privatbrief Bewerbung Absätze löschen Mit der Entferntaste _ Wenn der Cursor am Ende des Absatzes steht und der untere Text unmittelbar angefügt werden soll, dann können Sie mit der _-Taste die Absatzmarke löschen, damit verschwindet die Leerzeile bzw. der Absatz. Mit der Rückschritttaste R Um mit der Rückschritttaste Zeilen und Absätze zu löschen, platzieren Sie den Cursor an den Anfang der Zeile die nach oben verschoben werden soll, am besten mit der P-Taste. Mit der Rückschritttaste R wird zunächst die Leerzeile gelöscht, falls vorhanden, nach weiterem Betätigen der Rückschritttaste R wird der Text nach oben an das Ende der vorherigen Zeile gesetzt. 1.8 Manueller Umbruch Um selbst zu bestimmen, wo eine neue Seite beginnen soll, müssen Sie einen Seitenumbruch oder einen Abschnittswechsel einfügen. Hier stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung die Tastenkombination S+Ü oder im Register Einfügen, Gruppe Seiten die Schaltfläche Seitenumbruch. ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag / Edi Bauer 13

9 Übung: Absätze erzeugen und löschen Erzeugen Sie diese drei Absätze mit je einer Leerzeile Ein entscheidender Vorteil beim Schreiben mit dem PC ist, dass ein Text problemlos nachträglich geändert werden kann. Rechtschreibfehler können einfach korrigiert werden. Schriftstücke müssen nicht wie bei der alten Schreibmaschine neu getippt werden. Es können Wörter ergänzt und ausgetauscht werden, oder ganze Sätze an beliebiger Stelle eingefügt werden. löschen Sie zunächst die Leerzeilen zwischen den Absätzen. Ein entscheidender Vorteil beim Schreiben mit dem PC ist, dass ein Text problemlos nachträglich geändert werden kann. Rechtschreibfehler können einfach korrigiert werden. Schriftstücke müssen nicht wie bei der alten Schreibmaschine neu getippt werden. Es können Wörter ergänzt und ausgetauscht werden, oder ganze Sätze an beliebiger Stelle eingefügt werden. Löschen Sie nun auch Absätze, so dass alle Sätze wieder hintereinander geschrieben sind. Lösungshinweise Text erfassen, siehe Seite 10 Rechtschreibkorrektur, siehe Seite 15, Bewegen im Text, siehe Seite 8 Absätze erzeugen, Absätze entfernen, siehe Seite 13. Übung: Text verschieben Vorhandenen Text können Sie an eine andere Position verschieben Das geht schneller als löschen und neu schreiben. Verwenden Sie dazu Ausschneiden & Einfügen bzw. Drag & Drop. Schreiben Sie dazu diese Textzeilen in ein neues Dokument. Tagesordnung: Begrüßung Berichte der Ressortleiter Rechnungsprüfbericht Abstimmung und Entlastung Budgetplanung für folgendes Quartal Vorstellung des Marketingkonzepts Diskussion Vorschläge für nächstes Meeting Verschieben Sie den Punkt Vorstellung des Marketingkonzeptes in die 3. Zeile mit Ausschneiden und Einfügen. Markieren Sie dazu die gesamte Zeile. Danach betätigen Sie den Befehl Ausschneiden. In der Zeile 2 klicken Sie an den Anfang und wählen den Befehl Einfügen. Danach verschieben Sie die Zeile Diskussion mit Drag & Drop vor Berichte der Ressortleiter. Markieren Sie die Zeile Diskussion, setzten die Maus auf die Markierung, so dass der Cursor zu einem Pfeil wird. Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste den Text an den Anfang der Zeile Berichte der Ressortleiter dort lassen Sie die Maustaste los. Verschieben Sie weitere Zeilen und auch einzelne Wörter. Verwenden Sie dazu auch die Kontextmenübefehle und Tastenkürzel. Siehe Seite 11, Kopieren, Ausschneiden und Einfügen. 14 WORD EFFEKTIV Edi Bauer

10 Grundlagen 1.9 Rechtschreibprüfung Word prüft den eingegebenen Text sofort bei der Eingabe. Ist ein Wort unbekannt, wird es mit einer roten Wellenlinie unterstrichen. Schreibfehler Handelt es sich bei dem unterstrichenen Wort um einen Schreibfehler, so können Sie sich durch Anklicken des Wortes mit der rechten Maustaste eine Vorschlagsliste anzeigen lassen und das richtige Wort durch einen Mausklick auswählen, z.b. Wort. Eigennamen Ist das unterstrichene Wort richtig geschrieben und kennt Word es nur noch nicht, so gibt es zwei Möglichkeiten, die rote Markierung zu beseitigen: Ignorieren, Alle ignorieren Im Kontextmenü können Sie Ignorieren wählen, dann wird dieses Wort nicht mehr bemängelt. Bei Alle ignorieren wird es im gesamten Dokument nicht mehr als falsch angezeigt, jedoch bei anderen Schriftstücken schon. Hinzufügen zum Wörterbuch Handelt es sich um einen Begriff, den Sie immer wieder verwenden müssen, so können Sie im Kontextmenü Hinzufügen zum Wörterbuch wählen. Dann wird dieses Wort in das Benutzerwörterbuch eingetragen und an diesem PC nicht mehr bemängelt. Prüfung ausschalten Die Prüfung kann dann störend sein, wenn Sie einen fremdsprachigen Text schreiben müssen und nur die deutsche Rechtschreibung installiert ist oder wenn Sie in Mundart schreiben. Die Funktion können Sie über die Word-Optionen aus- bzw. einschalten. Im Bereich Dokumentenprüfung, Abschnitt Beim Korrigieren der Rechtschreibung und Grammatik in Word müssen Sie die Schaltfläche Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen deaktivieren. Rechtschreibung und Grammatik Eine etwas intensivere Rechtschreibprüfung können Sie im Register Überprüfen, Gruppe Dokumentprüfung mit dem Befehl Rechtschreibung und Grammatik oder mit der Funktionstaste / vornehmen. Findet Word einen Fehler, so wird dieser mit dem ganzen Satz in einem extra Fenster im oberen Bereich rot dargestellt. In diesem können Sie selbst Korrekturen vornehmen oder einen Vorschlag aus dem unteren Fenster übernehmen. Grammatik überprüfen Wenn die Option links unten aktiviert ist, dann wird in diesem Fenster auch die Grammatik geprüft. Diese Fehler werden im oberen Fensterbereich grün dargestellt. Übungen: Übungstext ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag / Edi Bauer 15

11 1.10 Autokorrektur Diese Funktion hat den Zweck, Tippfehler automatisch zu korrigieren. Die Wörter, die ersetzt werden sollen, sind in einer Liste angelegt. Das Fenster Autokorrektur öffnen Sie über die Word-Optionen, im Bereich Dokumentprüfung, Schaltfläche AutoKorrektur- Optionen. Löschen ist dann erforderlich, wenn Sie eine Abkürzung verwenden wollen, die in der Liste als zu korrigierendes Wort vorhanden ist. Ersetzen lassen können Sie Ihre "Lieblingstippfehler" mit der entsprechenden Korrektur. Kürzel Die Funktion kann aber auch genutzt werden, um Kürzel in einen aussagekräftigen Text umzuwandeln. So wird aus mfg, gefolgt von einem Leerzeichen oder Ü, der Text Mit freundlichen Grüßen. Erzeugen eines Kürzels Schreiben Sie in ein Word-Dokument den Text, der ersetzt werden soll, z. B. Sehr geehrter Herr und markieren Sie diesen. Danach öffnen Sie das Fenster Autokorrektur. Hier sehen Sie, dass der markierte Text bereits im Fenster Durch: angezeigt wird. Im Fenster Ersetzen: tragen Sie nun sgh ein und betätigen die Schaltfläche Hinzufügen. Nun brauchen Sie bei einem Brief nur noch das Kürzel sgh eingeben und Word ersetzt es nun durch den ausgeschriebenen Text. Es ist auch möglich, mehrzeiligen Text zu verwenden, so dass ganze Textbausteine hier abgelegt werden können. Diese Textbausteine können auch Grafiken und Tabellen enthalten Datum einfügen Sie können ein Datum von Word automatisch eintragen lassen. Öffnen Sie im Register Einfügen, Gruppe Text, Schaltfläche Datum und Uhrzeit das nebenstehende Fenster, in dem Sie unter verschiedenen Datumsformaten auswählen können. Mit der Schaltfläche OK fügen Sie das ausgewählte Datum an der Cursorposition ein. Wenn Sie die Checkbox Automatisch aktualisieren aktivieren, dann wir das Datum immer auf das derzeit aktuelle eingestellt, wenn Sie das Dokument öffnen. 16 WORD EFFEKTIV Edi Bauer

12 Grundlagen Beispiel: Privatbrief Erstellen Sie den unten dargestellten Brief in mehreren Schritten. Text erstellen Erfassen Sie zunächst den hier angegebenen Text und fügen Sie rechtsbündig das aktuelle Datum ein. Schreiben Sie die Absenderangabe vor dem Brieftext rechtsbündig und formatieren Sie den Namen etwas größer. Formatieren Sie den Brieftext mit einer Schrift, die einer Handschrift ähnelt. z. B. Lucida Handwriting. Verändern Sie den Zeilenabstand auf 1½-zeilig, so dass der Text gleichmäßig auf der ganzen Seite verteilt ist. Unter dem Absender fügen Sie eine untere Rahmenlinie ein, die über die gesamte Textbreite reicht. Speichern Speichern Sie den Text unter dem Namen Sonnenschein Brief. Erstellen Sie nun aus diesem Brief eine Vorlage. Speichern Sie das Dokument unverändert unter dem Namen Briefvorlage. Danach löschen Sie den Brieftext, ohne der Absender bleibt bestehen. Danach klicken Sie noch einmal auf den Befehl Speichern. Lösungshinweise Text erfassen, siehe Seite 10, Horizontale Ausrichtung, siehe Seite 21. Absatz erzeugen, siehe Seite 13. Schriftart, siehe Seite 26 Zeilenabstände, siehe Seite 22. Rahmenlinie, siehe Seite 24. Speichern, siehe Seite 62. Speichern unter, siehe Seite 63. Liebe Frau Sonnenschein, nach langem Zögern habe ich mich entschieden, nun doch einen Computerkurs zu besuchen. Nun bin ich in meinem ersten EDV Kurs und verfasse diesen Brief. Das ist nach einer guten Anleitung durch den Dozenten gar nicht so schwer, wenn man mit der Schreibmaschine umgehen kann, ist das kaum eine Umstellung. Besonders gefällt mir, dass man Tippfehler nachträglich verbessern und auch die Formulierung jederzeit verändern kann. Ich kann Ihnen nur empfehlen, sich auch bei einem Kurs anzumelden, denn das Schreiben mit dem Computer wird auch Ihnen die Arbeit erleichtern. Viele Grüße Themen: Cursorbewegung Absätze erzeugen und ausrichten Zeichenformat Zeilenabstände Rahmen Themen Datei speichern Datei speichern unter ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag / Edi Bauer 17

13 1.12 Excel-Tabellen einfügen Sie können Excel Tabellen auf verschiedene Arten in Word einfügen. Im Register Einfügen, Gruppe Tabelle finden Sie Schaltfläche Tabelle mit der öffnen Sie ein Listenfeld, in dem Sie den Eintrag Excel-Kalkulationstabelle wählen. Damit wird ein Excel-Tabellenobjekt an der aktuellen Cursorposition erzeugt. In dieser Tabelle können Sie in Word genau so rechnen wie in Excel. Kopieren und einfügen Wenn Sie in Excel einen Tabellenausschnitt kopieren und in Word einfügen, so wird eine Word-Tabelle erstellt, in der nicht gerechnet werden kann. Inhalte einfügen Um eine vorhandene Excel-Tabelle einzufügen, mit der gerechnet werden kann, markieren Sie in Excel den gewünschten Tabellenausschnitt und wählen Kopieren. Nun wechseln Sie in Word an die Stelle, an der die Tabelle erscheinen soll. Hier wählen Sie im Register Start, Gruppe Zwischenablage, im Listenfeld der Schaltfläche Einfügen, Inhalte einfügen Im Fenster Als wählen Sie Microsoft Office Excel-Arbeitsmappe-Objekt und klicken auf die Schaltfläche OK. Im Word-Dokument erscheint nun eine Tabelle, die wie eine Word-Tabelle aussieht. Wenn Sie jedoch auf die Tabelle doppelklicken, werden die Zeilen und Spaltenköpfe sichtbar und es wird das Menü und die Symbolleisten von Excel angezeigt. Sie können nun in Word genauso arbeiten, als wenn Sie in Excel wären. Klicken Sie außerhalb der Tabelle, so arbeiten Sie wieder auf der Word-Oberfläche. Grafik einfügen Sie können auf die gleiche Weise auch ein Diagramm in Excel kopieren und mit Start / Zwischenablage / Einfügen / Inhalte einfügen als Microsoft Office Excel-Diagramm-Objekt einfügen. Wenn Sie auf dem Diagramm einen Doppelklick ausführen, können Sie das Diagramm mit Excel-Befehlen formatieren. Verknüpfung einfügen Eine Besonderheit ist, wenn Sie eine Excel- Tabelle oder ein Excel-Diagramm als Verknüpfung einfügen. In diesem Fall bleibt das Objekt mit der Originaldatei verbunden. Werden in der Excel-Datei Änderungen vorgenommen, so werden diese automatisch auch ins Word- Dokument übernommen. Das ist vor allem bei Zusammenarbeit im Team nützlich, wenn z.b. ein Mitarbeiter für die Berechnungen zuständig ist, ein anderer für den Bericht, so kann mit dem Bericht begonnen werden, auch wenn die endgültigen Zahlen noch nicht bekannt sind. 18 WORD EFFEKTIV Edi Bauer