Technische Presseinformation

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1 Technische Presseinformation Effiziente Instandhaltungsprozesse Die Arbeitsebene durch elektronisches Workflow-Management optimieren! Der Druck auf den MÅrkten fordert, die Effizienz aller Prozesse, auch der Instandhaltungsprozesse, dauerhaft zu optimieren. Einmalige Prozessaufnahmen im Rahmen der ISO-Zertifizierung sind eine gute Basis, reichen allerdings bei weitem nicht aus, um auf Dauer die ArbeitsablÅufe effizient zu organisieren und Nutzen als Kostensenkung zu realisieren. Die LÇsung ist im integrierten Workflow-Management, manche nennen es Workforce-Menagement, zu sehen. Es leistet folgendes: Darstellung des Einsparpotenzials durch Workflow Management (WFM), d.h.: auf der operativen Ebene werden die Effizienzpotentiale durch Aufnahme der Arbeitsschritte, der benutzten IT-Systeme und Dateien identifiziert Die Integration von IT-Systemen und Dateien in die Arbeitsschritte erlaubt dem Mitarbeiter, ohne Zwang zum benutzen bedienerunfreundlicher IT-Systeme an der ihm bekannten Maske zu arbeiten; Dateien, bearbeitete Daten werden vom WFM-System im Hintergrund bearbeitet und aktuell gehalten. Alle Informationen sind tagesaktuell! ArbeitsablÅufe werden nach Zeiten und Kosten quantifizierbar; Kern-Prozesszahlen oder KPIÖs kçnnen automatisiert und aktuell ermittelt werden. Das Controlling hat echte Prozessdaten; die Prozesse sind steuerbar. Anhand typischer und håufiger Workflows kçnnen in einem Workshop RealisierungsmÇglichkeiten ermittelt, Nutzen und Kosten eines integrierten Workflow- Systems unternehmensspezifisch mit den Mitarbeitern abgeleitet werden. IQoptimize stellt ein webbasiertes Prozess- und Workflow-Management-System zur zentralen Steuerung der Arbeitsprozesse auch Über verschiedene Standorte und Unternehmensgrenzen hinweg - in Echtzeit zur VerfÜgung. Die und Implementierung von Workflows erfolgt dabei jeweils zeitgleich in einem Arbeitsgang. Direkt im grafisch-interaktiven Workflowprozess werden o Prozessschritte, Informations- und Kommunikationsfluss sowie die Verantwortlichkeiten und Zeiten definiert o mit dem IQ-Modeler das Workflow-Management-System automatisch und sofort als ablauffähige Version des Prozesses generiert. o Der Detaillierungs- und Automatisierungsgrad ist hierbei flexibel wåhlbar". Die Prozesse kçnnen in beliebig abstrakter oder auch sehr detaillierter Form modelliert und direkt implementiert werden.

2 Das vorgangsorientierte Workflow-Management-System kann wie folgt bildhaft dargestellt werden: 1. Webbasierte zeitliche und lokale Steuerung aller internen VorgÄnge 5. Arbeiten gemäç Verfahrensanweisungen, DIN, ISO sichten, pråfen, freigeben, buchen, 9. Archivierung aller prozessrelevanten Dokumente und Informationen 2. Autom. Generierung virtueller Arbeitsmappen 4. Automatische Aufgabenweiterleitung Star t 3. Integriertes, vorgangsorientiertes Dokumenten-Management 6. Komfortable Anbindung vorhandener Datenbanken und Fremdapplikationen 7. ProzessÅberwachung: Statistische Auswertung von 8. Dokumentierte, vollständige Transparenz der Prozesse und der Kontakthistorie Der Nutzen des integrierten Workflow-Managements ist vielfach: Für die Mitarbeiter Bessere Arbeitsergebnisse Automatisierte Aufgabenliste Strukturierte Kommunikation Ständige Verfügbarkeit der wesentlichen Informationen Gesteigerte Motivation Höher Kundenloyalität und -zufriedenheit Gerechte Leistungsbewertung

3 Für die Unternehmensführung Unternehmensinformationen auf Knopfdruck Transparenz aller Geschäftsvorfälle Schnelle Informationen für Risikomanagement Gewährleistung kurzfristiger Auskunftsfähigkeit gegenüber Dritten Umfassendes Planungsinstrument Strukturierte Übersicht über den Ressourceneinsatz Ad hoc Darstellung von Engpässen und Verzögerung Optimierung der Personalsteuerung Für Kunden und Geschäftspartner Steigerung der Betreuungsqualität Schlanke Prozesse Kurze Antwortzeiten Verbesserung des Informationsflusses Zugriff auf alle relevanten Informationen Wissensaustausch auf Web-Basis Für Gesellschafter Maximales Ertragspotenzial Optimale Produktivität im Unternehmen Beste Kosteneffizienz Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit Stärkung der Eigenkapitalstruktur Zukunftsorientierte Innenfinanzierung Erhöhte Transparenz Effizienter Zugriff auf aktuellen Unternehmensstatus Ad-hoc-Abruf aller wesentlichen statistischen Kennzahlen über Web-Interface

4 Diese Vorteile kçnnen für alle Branchen genutzt werden. Von besonderem Interesse sind sie in der leitungsgebundenen Energiewirtschaft und in Service-Unternehmen, sowohl im Bereich der Instandhaltung wie auch anderer Dienstleistungsunternehmen mit einer groàen Zahl von MassenvorgÅngen. In der Strom- und Gaswirtschaft besteht durch die gesetzlich festgelegte Anreizregulierung ein absolutes Muss zu mehr Effizienz in den Instandhaltungsprozessen. Diese kann ohne Ersatz bestehender IT-Systeme sehr gut mit der integrierenden IT-LÇsung von IQoptimize AG sowie der entsprechenden qualifizierten EinfÜhrungs-Begleitung durch ConCentro GmbH erreicht werden. Kernmodule des Systems von IQ-optimize Die IQ- Kernmodule Prozess- Workflow-Engine und Workflow-Portal Dokumenten- Container Prozess- Monitoring Administration Grafische Prozess Ablaufsimulation in Separater Testumgebung Administrative Steuerung der Prozesse Autom. ÖberfÅhrung an die Workflow-Engine Keine weitere Programmierung notwendig Automatisierung SystemÅbergreifend Prozess-Steuerung Prozess-Automatisierung Projekt-Verwaltung Ereignis-Steuerung Nachrichtensystem Dynamische Aufgaben- Bearbeitung AusfÅhrung / Nutzen Erfassung interner und externer Dokumente Vorgangsorientierte Bereitstellung Intelligente Verlinkung Zu DMS- u. Archiv- Systemen Öberwachen FrÅherkennungs- System v. Ressourcen- EngpÄssen Excel-Exportfunktion zu externen statischen Controlling-Systemen IQ- Workflow-Portal

5 Die der Workflows schlieàt alle relevanten Bedingungen für das Funktionieren eines Arbeitsablaufes ein: Die Prozess- Bewusste, auf Effizienz geprüfte Prozesse Definierte Verantwortlichkeiten Geregelte Freigaben Keine Prozessbrüche Weniger Verwaltungsaufwand Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter Fazit: Die EinfÜhrung eines modernen Workflow-Managements erfordert Engagement der Beteiligten und Verantwortlichen. Dieser Aufwand ist jedoch kalkulierbar, von Überschaubarem Risiko und bringt schnellen und dauerhaften sowie erheblichen Nutzen, wie oben beschrieben. Aus vielen GrÜnden liegt daher der Einsatz solcher Systeme und Vorgehensweisen nahe. Aber auch aus GrÜnden der bereits heute spürbaren Knappheit qualifizierten Personals auf der operativen Ebene erfordert es, dass das Wissen der Mitarbeiter Über die ArbeitsablÅufe in flexiblen und leistungsfåhigen Systemen aufgenommen wird. Nur so wird man der Gefahr begegnen kçnnen, dass Verfahrenswissen durch Weggang von Personal verloren geht und teuer wieder beschafft werden muss. Dr. H. J. Arens

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