Checkliste für Vereine zur Umstellung auf SEPA

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1 Checkliste für Vereine zur Umstellung auf SEPA Sie ziehen Ihre Mitgliedsbeiträge per Lastschrift mit Einzugsermächtigung ein? Damit Ihr Verein fit für SEPA wird, haben wir für Sie eine Check- und Arbeitsliste entwickelt. Für Fragen steht Ihnen Ihr Berater gerne zur Verfügung und unterstützt Sie. Aufgaben Information Erledigt Datum Voraussetzungen 1. Beantragen einer Jeder Lastschrifteinreicher benötigt eine Gläubiger-ID Gläubiger- eindeutige ID. Diese wird über die Internetseite beantragt Identifikationsnummer der Deutschen Bundesbank beantragt. Gläubiger-ID Die Bundesbank teilt die Gläubiger-ID dann erhalten per Mail mit. 2. Abschluss einer neuen Im Zuge der SEPA-Umstellung muss auch die neue Inkasso- Inkassovereinbarung mit "Vereinbarung über den Einzug von Forderungen vereinbarung uns durch Lastschriften" erneuert werden. Hierfür abgeschlossen benötigen wir o.g. Gläubiger-ID. 3. Nutzen Sie für neue Bislang haben Sie sich von Ihren Mitgliedern eine Aufnahmeantrag Mitglieder die neuen Einzugsermächtigung unterschreiben lassen. bzw. Beitritts- Lastschriftmandate Unter SEPA spricht man von Mandaten. Häufig erklärung wird die Einzugsermächtigung auf der Beitritts- angepasst erklärung bzw. dem Aufnahmeantrag erteilt, achten Sie aber künftig darauf, dass das Mandat immer separat zu unterschreiben ist. Ändern Sie ggf. Ihre Formulare: es gibt kein eigenes Beitritts- Nennen Sie Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer formular - Mandatsformulare Verwenden Sie den Mandatstext gem. der wurden von der offiziellen Vorlage Bank besorgt Erfragen Sie IBAN und BIC Ihres Mitglieds Wenn Sie kein eigenes Formular für die Aufnahme Einsatztermin eines neuen Mitglieds haben, stellen wir Ihnen für die neuen alternativ gerne Mandatsformulare zur Verfügung. Formulare Diese finden Sie auf unserer Homepage unter (vgl. Punkte 8 und 11) 4. Mandatsreferenz fest- Jedes Mandat wird durch eine eindeutige, Mandatsreferenz legen einmalige Mandatsreferenz gekennzeichnet. entschieden Überlegen Sie sich, wie diese Referenznummer in Ihrem Verein gestaltet sein soll. Checkliste für Vereine zur Umstellung auf SEPA (Stand 02/2013) 1

2 Fortsetzung Die Mandatsreferenz ist frei wählbar (alphanumerisch, max. 35 Stellen). Sie können z.b. die Mitgliedsnummer als Referenznummer Referenznummer verwenden. wird wie folgt Vergeben Sie zusätzlich noch eine Variable. festgelegt: Wird ein neues Mandat benötigt (z.b. Änderung der Bankverbindung des Mitglieds) ändern Sie nur die Variable und haben immer noch einen Bezug zur Mitgliedsnummer. 5. Keine Lastschriftbelege Sie haben Ihren Beitragseinzug bisher Umstellung der für SEPA beleghaft durchgeführt? beleghaften Lastschrifteinzüge Unter SEPA gibt es keine Lastschriftformulare mittels Onlinemehr. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, damit Banking wurde ein Online-Banking-Zugang eingerichtet werden vereinbart kann. 6. SEPA-Fähigkeit Ihrer Die Software, mit der Sie Ihren Beitragseinzug Software ist auf Software prüfen durchführen, muss künftig alle notwendigen aktuellem Stand/ SEPA-Daten verarbeiten können wie z.b. SEPA-fähig Gläubiger-Identifikationsnummer, Mandatsreferenz, IBAN, BIC usw. Unsere Software ProfiCash ist ab der Version 10 fit für SEPA. Unsere VR-NetWorld-Software ist ab der Software ist ver- Version 4.2 fit für SEPA. altet/nicht SEPAfähig - Update Unsere Zahlungsverkehrsprogramme unter- notwendig. stützen die automatische Konvertierung von Sprechen Sie uns Kontonummer und Bankleitzahl in IBAN an, wenn Sie eine und BIC. ältere Version einsetzen. Verwenden Sie die Software eines Drittanbieters, klären Sie bitte mit diesem, ob das Programm SEPA-fähig ist. 7. Keine Einreichung von Die Einreichung von DTA-Datenträgern wird Umstellung der DTA-Disketten ( USB- spätestens zum 1. Februar 2014 nicht mehr Datenträger auf Sticks, CDs usw.) möglich sein. Übertragen Sie uns den Beitrags- komfortable einzug einfach online. Online-Übermittlung wurde vereinbart 8. Zeitpunkt für die Die Umstellung muss spätestens zum Zeitpunkt Umstellung festlegen 1. Februar 2014 abgeschlossen sein. definiert Legen Sie fest, ab wann Sie mit SEPA-Lastschriften arbeiten möchten. Checkliste für Vereine zur Umstellung auf SEPA (Stand 02/2013) 2

3 9. Künftige Termine für Bislang haben Sie möglicherweise Ihre Beiträge Beitragstermin den Beitragseinzug innerhalb eines bestimmten Zeitraums - etwa festgelegt auf: festlegen (siehe Punkt "zum Jahresanfang" oder "Mitte November" - 13 ff.) eingezogen. Die SEPA-Lastschrift sieht einen exakten Fälligkeitstermin vor, der den Mitgliedern im Vorfeld mitgeteilt werden muss. Prüfen Sie Ihre Vereins-/Beitragssatzung auf evtl. Angaben zu Zahlungsarten und Fälligkeiten der Beiträge. Umstellung 10. Umwidmung/Wandlung Einzugsermächtigungen, die Ihnen schriftlich Einzugsermäch- Ihrer bestehenden Ein- vorliegen, können Sie in ein sog. SEPA-Basis- tigungen liegen zugsermächtigungen in Lastschriftmandat wandeln. Sie benötigen somit vor SEPA-Basis- nicht von jedem Mitglied eine Unterschrift auf Lastschriftmandate einem neuen Formular. Sie müssen Ihre Mitglieder von der Wandlung schriftlich unterrichten und dabei die relevanten Daten angeben. Der Informationstext kann z.b. lauten: "Wir verwenden Ihre uns vorliegende Einzugsermächtigung ab (Umstellungszeitpunkt siehe Benachrichtigung Punkt 8) als SEPA-Lastschriftmandat. Unsere der Mitglieder Gläubiger-Identifikationsnummer für den Last- über die Wandschrifteinzug lautet: DExxxxxxxx (siehe Punkt 1). lung ist erfolgt am / Als Mandatsreferenz verwenden wir Ihre Mitglieds- per: nummer (siehe Punkt 4). Folgende IBAN und BIC haben wir von Ihnen gespeichert: xxxxxx. Bitte überprüfen Sie diese und teilen uns evtl. Unstimmigkeiten mit." Bitte beachten Sie: Bei der Umwidmung wird als Mandatsdatum das Datum der Umwidmung gewählt, nicht das Datum der ursprünglichen Unterschrift auf der Einzugsermächtigung. Abbuchungsaufträge können nicht - wie bei Einzugsermächtigungen möglich - umgedeutet werden. 11. Einholung neuer SEPA- Verwenden Sie ab dem Umstellungszeitpunkt neue Formulare Mandate (Punkt 8) nur noch SEPA-Mandate. Diese sind für sind im Einsatz alle neuen Mitglieder und auch für jene notwendig, die nicht gewandelt werden können, weil die Einzugsermächtigungen nicht vorliegen. Checkliste für Vereine zur Umstellung auf SEPA (Stand 02/2013) 3

4 12. Aufbewahrung der Sie müssen im Streitfall in der Lage sein, die Ablage der Mandate organisieren unterschriebenen SEPA-Mandate (bzw. umge- Mandatsformulare widmeten Einzugsermächtigungen) im Original wurde geregelt vorzulegen. Bewahren Sie die Formulare dementsprechend auf (Aufbewahrungsfrist 14 Monate ab dem letzten Einzug). Beachten Sie, dass ein Mandat seine Gültigkeit verliert, wenn es 36 Monate nicht genutzt wird. Mitglieder, die austreten und nach mehr als 3 Jahren erneut beitreten, müssen ein neues Mandat unterzeichnen. 13. Vorabinformation bzw. Sie sind verpflichtet, Ihre Mitglieder mit einem kürzere Vorlaufs- Pre-Notification über die Vorlauf von min. 14 Tagen vor dem Fälligkeits- frist wurde be- Beitragsbelastung termin (siehe Punkt 9) über die Belastung zu schlossen und informieren. Eine kürzere Vorlauffrist kann mit zwar: Ihren Mitgliedern beispielsweise in der Satzung vereinbart werden. Eine bestimmte Form (Brief) ist nicht vorge- Vorabinformation schrieben, allerdings muss die Information wurde geregelt. den Betrag, den genauen Termin, die Mandats- Mitteilung erfolgt referenz und die Gläubiger-ID beinhalten. am/per: Es muss sichergestellt sein, dass alle Mitglieder informiert werden. 14. Einreichung/Vorlauf- SEPA-Lastschriten müssen mit einer Vorlauf- Zeitvorlauf fristen frist eingereicht werden. Diese beträgt vom eingeplant Fälligkeitsdatum gerechnet: Einreichung bei Einreichung frühestens 14 Kalendertage der Bank erfolgt vor Fälligkeitsdatum am bei Erst- und Einmallastschriften spätestens 6 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin Folgelastschriften spätestens 3 Bankarbeits- tage vor dem Fälligkeitstermin Achtung! Gemeint ist damit nicht die erstmalige oder wiederholte Einreichung einer SEPA-Lastschrift durch Sie als Verein. Vielmehr geht es um Ihr Mitglied, bei dem erstmals oder zum wiederholten Male auf Basis des vereinbarten Mandats eine SEPA-Lastschrift abgebucht wird. Checkliste für Vereine zur Umstellung auf SEPA (Stand 02/2013) 4

5 Fortsetzung Beispiel: Sie haben 2013 für sämtliche Mitglieder erstmalig SEPA-Lastschriften 6 Tage vor Fälligkeitstermin bei uns eingereicht führen Sie einen wiederholten Beitragseinzug durch. Dabei sind auch neue Mitglieder zu belasten. Für jedes Mitglied, das bereits 2013 seinen Beitrag per SEPA-Lastschrift abgebucht bekommen hat, dürfen Sie "wiederholte" Lastschriften einreichen. Diese müssen spätestens 3 Arbeitstage vor Fälligkeit bei Ihrer Bank eingereicht werden. Für die neuen Mitglieder ist es aber die "erstmalige" Belastung. Deshalb müssen diese mit den vollen 6 Tagen vor Fälligkeit eingereicht werden. Da dies in der Praxis schwer zu handhaben ist, empfehlen wir Ihnen grundsätzlich, Lastschriften 6 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin einzureichen. 15. Rücklastschriften Obwohl Sie Ihre Mitglieder per Vorabinformation Vorgehensweise mangels Deckung/ über den Fälligkeitstermin und die Beitragshöhe bei Rücklasterneute Einreichung informieren, wird es in der Praxis zu Rücklast- schriften geklärt schriften kommen. Sie werden vermutlich mit dem Mitglied Rücksprache halten und den Beitrag erneut einziehen. Beachten Sie, dass auch hier eine neue Vorabinformation erfolgen muss und die Fristen gem. Punkt 13 und 14 gelten. Wenn Sie, wie oben empfohlen, kürzere Fristen für die Vorabinformation festgelegt haben, können Sie den erneuten Einzug zeitnah durchführen. Bei Neueinreichung nach Rücklastschrift ist die Einreichung wie eine Erstlastschrift zu behandeln. weitere Informationen 16. Anpassung Brief- Ergänzen Sie Ihre Briefbögen, Anmeldeformulare Formulare bögen und Formulare usw. mit IBAN und BIC des Vereins. angepasst Sie finden IBAN und BIC auf der Rückseite der VR-BankCard zum Vereinskonto oder auf dem Kontoauszug. Aktuelle Informationen und Musteranschreiben finden Sie auch unter Checkliste für Vereine zur Umstellung auf SEPA (Stand 02/2013) 5

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