PROJEKTMANAGEMENT. 1 Was ist ein Projekt? projekthandbuch. Ausgangssituation: Verleihung der Goldenen Marilyn. Aufgabenstellung

Transkript

1 1 Was ist ein Projekt? PROJEKTMANAGEMENT Die Bedeutung des Projektmanagements nimmt ständig zu. Zeiten, in denen Projektmanagement vor allem zur Durchführung von Aufgaben in der IT-Industrie und der Bauindustrie eingesetzt wurde, sind vorbei. Projekte sind heute ein fixer Bestandteil des Wirtschaftslebens und Projektmanagement zählt zu den Basisaufgaben im Berufs- und Privatleben. Projektmanagement hat sich zu einem eigenständigen Wissensgebiet entwickelt. Es wurden Standards für die Durchführung von Aufgaben entworfen. Diese Standards werden in den folgenden Kapiteln speziell für den IT- Bereich anhand der Projekte Verleihung der Goldenen Marilyn und Vocal Art beschrieben. Ausgangssituation: Verleihung der Goldenen Marilyn projekthandbuch Verleihung der Goldenen Marilyn Angelehnt an die Oscar-Verleihung, findet in unserer Schule zum zweiten Mal die Verleihung der Goldenen Marilyn statt. Von einer fachkundigen Jury werden die nominierten Filmbeiträge in den folgenden Kategorien bewertet: r bestes Drehbuch, r beste Kamera, r bester Darsteller, r bester Schnitt, r bestes Making-of und r bester Film. Im Rahmen dieses Projekts werden die Filmbeiträge im Unterricht produziert und wird die Veranstaltung zur Prämierung der Filmbeiträge organisiert. Es handelt sich um ein Investitionsprojekt (Produktion eines Films) und ein Organisationsprojekt (Durchführung einer Veranstaltung). Aufgabenstellung 1. Nennen Sie Beispiele für Projektarbeiten in der Arbeitswelt und in der Schule. 2. Nehmen Sie zur Aussage, dass Projektarbeit in der Schule eine eher lockere Abwechslung ist, kritisch Stellung. Die Originalformulare zum Projektmanagement und die ausgefüllten Formulare zu diesem Projekt stehen unter im Servicebereich der Informatik als Download zur Verfügung. 1 Was ist ein Projekt? Ein Projekt soll eine Aufgabe lösen, die r zeitlich begrenzt ist, r konkrete Ziele verfolgt, r einzigartig, komplex und manchmal riskant ist, r beschränkte Ressourcen zur Verfügung hat, r von mindestens zwei Mitarbeitern durchgeführt wird, r gegenüber anderen Tätigkeiten abgegrenzt ist und r einer projektspezifischen Organisation unterliegt. 9

2 2 Wozu Projektmanagement? Beispiele für verschiedene Projektarten Investitionsprojekte r Installation eines PC-Netzwerks, r Einführung eines Webauftritts, r Produktion eines Films. F&E-Projekte r Entwicklung eines neuen Produkts, r Entwicklung eines Softwareprogramms, r Entwicklung eines Medikaments. Organisationsprojekte r Einführung eines neuen Marketingkonzepts, r Einführung eines neuen Vertriebssystems, r Durchführung einer Veranstaltung. 2 Wozu Projektmanagement? Projektmanagement ist ein Prozess zur Durchführung von Projekten, der r den Projektstart, r die Projektkoordination, r das Projektcontrolling, r das Projektmarketing und r den Projektabschluss beinhaltet. Der Nutzen liegt in der hohen Qualität der Aufgabenlösung durch die r bereichsübergreifende Problemsicht, r Akzeptanz der Lösung durch das Projektteam, r rasche Fertigstellung, r Nachvollziehbarkeit durch Projektdokumentationen, r Sicherung von Know-how für die Zeit nach dem Projekt. 2.1 Schlüsselelemente Schlüsselelemente eines jeden Projekts sind r Zeit, r Kosten und r Qualität. Jede Beeinflussung eines Elements hat Auswirkungen auf die beiden anderen. Ein Projekt ist dann erfolgreich, wenn es zur geplanten Zeit mit den veranschlagten Kosten unter Nutzung der vorhandenen Ressourcen die gewünschte Qualität als Leistung erbringt. Zeit Kosten Qualität 10 Abbildung: Schlüsselelemente

3 2 Wozu Projektmanagement? 2.2 Erfolgsfaktoren Neben sichtbaren (harten) Faktoren wird der Erfolg eines Projekts auch durch unsichtbare (weiche) Faktoren beeinflusst. Der häufigste Fehler in der Praxis ist, dass die Bedeutung der weichen Faktoren unterschätzt wird. Harte Faktoren Aufbauorganisation, Ablauforganisation, finanzielle Ressourcen, personelle Ressourcen Weiche Faktoren Führungsstil, Kommunikation, Kooperation, Teamfähigkeit, Motivation Abbildung: Erfolgsfaktoren Eisbergmodell 2.3 Organisationsformen Bei der Einordnung von Projekten in die Organisation eines Unternehmens gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Meistens wird die Form einer Matrixorganisation gewählt. geschäftsführer abteilungen p r o j e k t e a a a Abbildung: Matrixorganisation Das Ausmaß der Projektmitarbeit sollte möglichst genau im Vorhinein festgelegt werden. Geschieht das nicht, bildet sich im Laufe des Projekts ein hohes Konfliktpotenzial, da ein Projektmitarbeiter für zwei Vorgesetzte, den Projektleiter und seinen üblichen Vorgesetzten aus der Abteilung, arbeitet. Im IT-Bereich trifft man oft auf eine Empowered Projektorganisation, bei der das Projektteam gemeinsam die Verantwortung für das Projekt trägt. Voraussetzungen für diese Organisationsform sind relativ selbstständiges Arbeiten und minimales Einmischen. 11

4 2 Wozu Projektmanagement? 2.4 Rollen Eine gut geführte Gruppe wird immer ein besseres Ergebnis haben, als das beste Mitglied innerhalb einer Gruppe liefern kann. Der Projektleiter muss deshalb dafür sorgen, dass die Möglichkeiten einer Gruppe optimal genutzt werden. Drei bis acht Mitarbeiter sind für eine Gruppe ideal. Mit Hilfe von Projektorganigrammen werden Rollen in Projekten dargestellt. r Projektleiter Er ist die Schnittstelle zwischen Auftraggeber und Projektteam, lenkt das Projekt und nimmt die Interessen des Projekts wahr. r Projektteam Es steht für die gesamte Projektdauer zur Verfügung: interne Mitglieder Es sollten jene Mitarbeiter ausgewählt werden, die detaillierte Kenntnisse über die Arbeitsabläufe in ihrer Abteilung haben. externe Mitglieder Sie bringen Erfahrungen von anderen Projekten und Betrieben ein. Aus diesem Grund eignen sie sich auch als Projektleiter. Oft werden sie als Außenstehende leichter akzeptiert. r Projektmitarbeiter Sie übernehmen nur temporäre Aufgaben und stehen nicht für die gesamte Projektdauer zur Verfügung. r Projektauftraggeber Er nimmt die projektbezogenen Interessen seines Unternehmens wahr. zusammenfassung Projekte sind einzigartige und komplexe Aufgaben, die zeitlich abgegrenzt von mehreren Personen gemeinsam durchgeführt werden. Solche Aufgaben sind nur durch Projektmanagement strukturiert bewältigbar. Ein Projekt ist dann erfolgreich, wenn es zur geplanten Zeit mit den veranschlagten Kosten unter Nutzung der vorhandenen Ressourcen die gewünschte Qualität als Leistung erbringt. Wesentlich zum Erfolg tragen Teamfähigkeit, Motivation, Kooperation und Führungsstil bei. Für die Durchführung von Projekten eignet sich besonders die Form der Matrixorganisation. Wichtig dabei ist, dass genaue Regeln über die Zusammenarbeit im Vorhinein festgelegt werden. Überlegungen müssen auch hinsichtlich der Zusammensetzung des Projektteams angestellt werden. Fragen und Übungen 1. Wodurch unterscheidet sich ein Projekt vom Normalbetrieb in der Schule? 2. Welche Probleme im Schulbereich eignen sich für eine Lösung in Form eines Projekts? 3. Warum muss das Ausmaß der Projektarbeit der einzelnen Projektmitarbeiter im Vorhinein geregelt werden? 4. Wie setzt sich ein Projektteam zusammen? Test 1. Welche Aufgaben eignen sich für die Durchführung eines Projekts? Kreuzen Sie die richtige(n) Antwort(en) an: a) Auswahl und Einführung eines neuen Lagerprogramms b) Einführung eines Webauftritts c) Erstellen eines Jahresabschlusses in der Buchhaltung d) Umstellung auf ein Leistungslohnsystem 12

5 2 Wozu Projektmanagement? 2. Kreuzen Sie die richtige(n) Antwort(en) an. Der Nutzen des Projektmanagements liegt in der hohen Qualität der Aufgabenlösungen durch die... a)... Akzeptanz der Lösung durch den Projektleiter. b)... bereichsübergreifende Problemsicht. c)... unbegrenzten Möglichkeiten, Zeit zu investieren. d)... Sicherung von Know-how für die Zeit nach dem Projekt. e)... Geheimhaltung der Projektdokumentationen. 3. Vervollständigen Sie die fehlenden Elemente in diesen Grafiken: abtei- Aufbauorganisation, Ablauforganisation, finanzielle Ressourcen, personelle Ressourcen Führungsstil, Kommunikation, Kooperation, Teamfähigkeit, Motivation geschäftsführer abtei- Qualität Schlüsselelemente des Projektmanagements Erfolgsfaktoren des Projektmanagements abteilungen p r o j e k t e a a a Matrixorganisation 13

6 Projektdefinition Projektplanung Projektabwicklung Projektabschluss Abbildung: Phasen der Durchführung eines Projekts 3.1 Projektdefinition Voraussetzung für jedes erfolgreiche Projekt ist eine eindeutige Definition der Aufgabe. Diese Aufgabe muss von Routinetätigkeiten abgegrenzt werden. r Die sachliche Abgrenzung erfolgt durch die Definition der Ziele/Nichtziele und durch die Beschreibung der Projektmerkmale. r Die zeitliche Abgrenzung erfolgt durch die Festlegung des Start- und des Endereignisses eines Projekts. r Die soziale Abgrenzung erfolgt durch die Definition der Rollen im Projektteam. Projekte müssen auch in ihrem Kontext gesehen werden. Sie stehen in Bezug zur Vergangenheit und Zukunft, zu anderen Projekten und beeinflussen Personen bzw. werden von Personen beeinflusst. Weiters sind die Wirtschaftlichkeit und Machbarkeit eines Projekts zu überprüfen. Das Ergebnis ist die Entscheidung für oder gegen ein Projekt. Kommt ein Projekt zustande, wird ein Projektauftrag erteilt und das Projekt mit einem Projektworkshop gestartet. Beispiel: Arbeitsschritte in der Projektdefinitionsphase 1. Definition der Aufgabe, 2. Beschreibung der Istsituation, 3. Beschreibung der Sollsituation, 4. Beschreibung von Lösungsmöglichkeiten, 5. Machbarkeitsprüfung, 6. Risikoanalyse, 7. Aufwandsschätzung, 8. Pflichtenheft Hilfsmittel in der Projektdefinitionsphase Beachten Sie! Der Auftraggeber (Kunde) kann bei einem internen Projekt zb der Direktor sein bzw. bei einem externen Projekt eine Firma. Der Auftragnehmer (Lieferant) ist derjenige, der das Projekt durchführt. In Vertretung für den Auftragnehmer handelt der Projektleiter Das Pflichtenheft Zweck eines Pflichtenhefts ist die umfassende Beschreibung der Problemlösung. Wenn es sich als notwendig erweist, kann das Pflichtenheft durch die Erstellung einer neuen Version geändert werden. Die Abnahme muss der Auftraggeber dem Projektleiter bestätigen. Ab diesem Zeitpunkt ist das Pflichtenheft verbindlich. Bestandteile des Pflichtenhefts Istsituation Beschreibung der Istsituation des Auftraggebers und der Schwachstellen bei der derzeitigen Lösung aus Auftraggebersicht. Ziele Genaue Beschreibung, was erreicht werden soll. 14

7 Rahmenbedingungen Auflistung der Punkte, die vom Autftraggeber vorausgesetzt werden, und der laufenden Projekte, die durch das neue Projekt beeinflusst werden. Beispiel versperrbarer Raum zur Lagerung, Modemanschluss, welche Arbeiten sind in der Nacht bzw. am Wochenende durchzuführen Inhalt/Nichtinhalt Die Beschreibung des Leistungsumfangs ist der wichtigste Punkt. Neben dem Leistungsumfang ist festzuhalten, was nicht Inhalt ist, aber eventuell vom Auftraggeber erwartet werden könnte. Ebenso sind Abgrenzungen zu anderen Projekten zu definieren. Mitwirkungen Beschreibung der Leistungen, die der Auftraggeber innerhalb eines bestimmtes Zeitraums zu erbringen hat. Beispiel Backup unmittelbar vor Installationsbeginn, Informationen über IP-Adressen Abnahmekriterien Beschreibung der Kriterien, wann die einzelnen Leistungen als abgenommen gelten. Zeitplan Zeitplan für die Umsetzung, beginnend mit der Auftragserteilung, wobei vor allem die Verfügbarkeit der Ressourcen berücksichtigt werden muss. Dokumentation Beschreibung der Dokumentationen (Umfang, Form), die den Auftraggebern übergeben werden. Schulungen Beschreibung der Schulungen, die in der Lösung enthalten sind. Qualitätssicherung Beschreibung der Sicherstellung der Qualität der Dienstleistungen. Beispiel Verweis auf Dokumente der Lieferanten, Checklisten Beispiel: Pflichtenheft Verleihung der Goldenen Marilyn 15

8 HLW SAALFELDEN Verleihung der Goldenen Marilyn Einleitung PFLICHTENHEFT Angelehnt an die Oscar-Verleihung, findet in der HLW Saalfelden zum zweiten Mal die Verleihung der Goldenen Marilyn statt. Es werden von einer fachkundigen Jury die nominierten Filmbeiträge in den folgenden Kategorien bewertet: bestes Drehbuch, beste Kamera, bester Darsteller, bester Schnitt, bestes Making-of und bester Film. Aufgabe des Projekts ist es, diese Filmbeiträge im Unterricht des Ausbildungsschwerpunktes Medieninformatik zu produzieren. Die Prämierung soll den krönenden Abschluss des IV. Jahrgangs darstellen. 1. Einleitung Istsituation Ziele Rahmenbedingungen Istsituation 5. Inhalte Nichtinhalte...4 Es wurde bereits im Schuljahr 20../20.. eine solche Veranstaltung durchgeführt. Von dieser Veranstaltung kann Folgendes übernommen werden: 7. Mitwirkungen Zeitplan...5 r Der Name der Veranstaltung: Verleihung der Goldenen Marilyn r Das Design für Einladungen Tischkarten für den Sektempfang Mappen für die Jury Bewertungsbogen für die Jurymappen Bewertungsbogen für die Gesamtauswertung Namenskarten für die Jury Kuverts für die Nominierungen Popcornbecher 9. Dokumentation Schulungen...5 r Die Einladungsliste für die Jury r Die CDs für die Hintergrundmusik r Die Ablauforganisation der Veranstaltung r Die Raumpläne für das Kellertheater und das Hochparterre Eine Schwachstelle war die Dekoration, darum wird eine neue entworfen. Eine weitere Schwachstelle bildete die Datenbank mit den Adressen der Gäste. 3. Ziele Versionen: von auf am Erläuterung Den Eltern sollen die Leistungen der Schüler präsentiert werden Jänner 20.. Korrektur der Inhalte durch Ingrid Star Allen Lehrern soll gezeigt werden, was im Ausbildungsschwerpunkt Medieninformatik im IV. Jahrgang gemacht wird. In der Öffentlichkeit soll für unsere Schule geworben werden. Mit facheinschlägigen Firmen sollen Kontakte geknüpft werden, um sie für Maturaprojekte zu interessieren und sie zu motivieren, den Schülern später Arbeitsplätze anzubieten. Durch freiwillige Spenden soll sich diese Veranstaltung selbst finanzieren. Für die Schüler soll das Projekt eine Übung zum Thema Projektmanagement sein. Druckdatum Name: Ingrid Star Seite 1 von 5 Druckdatum Name: Ingrid Star Seite 2 von 5

9 Hans Steidl (Pinzgau-Film) Klaus Bauer (Fotograf) 4. Rahmenbedingungen r Unterlagen für die Jury Benutzung folgender Räumlichkeiten: r Unterlagen für die Auswertung: bestes Drehbuch, beste Kamera, bester Darsteller, bester Schnitt, bestes Making-of und bester Film Kuverts 2 Auswertungsbögen für die Gesamtauswertung 6 Goldene Marilyns r Techno Z für die Drehbucherstellung (Ansprechpartner: Christian Rothart und Hans Fuchs) r Kellertheater für die Filmvorführung (Ansprechpartner: Norbert Einwaller und Klaus Salzmann) r EDV-Kabinett - zur Lagerung (Ansprechpartner: Gabriele Marik) r Küche zum Herrichten des Buffets und zum Abwaschen (Ansprechpartner: Margit Brauneder) r Freiwillige Spenden organisieren r Hochparterre für den Sektempfang (Ansprechpartner: Susanne Mayerhofer) r Organisation des Ablaufs und Schreiben der Reden r EDV III für die Filmproduktion (Ansprechpartner: Gabriele Marik) r Abrechnung der Veranstaltung r Fotografieren bzw. Filmen der Veranstaltung Es stehen keine finanziellen Mittel zur Verfügung. r Pressemitteilung erstellen r Projektmappe für Medieninformatik anlegen Welche anderen laufenden Projekte werden beeinflusst? r Projektwand im EDV III gestalten r Meldung zu einem Wettbewerb r Aktualisierung der Homepage Upload eines Veranstaltungsrückblicks 5. Inhalte 6. Nichtinhalte r Organisation anderer Veranstaltungen in der Schule r Aufbau eines Buffets 7. Mitwirkungen r Produktion der Filmbeiträge (3) Drehbuch Storyboard Filmen Layout für Kassette Vorspann und Nachspann Schneiden Vervielfältigen Rechtzeitige Bereitstellung der Filmbeiträge Gruppe1 am Filmbeitrag 1 r Martina Weilguny r Christine Brüggl r Elisabeth Brüggl r Nora Demaj r Ines Egger r Bettina Foidl r Produktion des Making-of (3) Drehbuch Storyboard Filmen Layout für Kassette Vorspann und Nachspann Schneiden Vervielfältigen Gruppe 2 am Filmbeitrag 2 r Einladung der Gäste (Datenbank) Eltern und Freunde Lehrer Führungsebene Vertreter ortsansässiger Firmen r Désirée Dafner r Elisabeth Hölzl r Carina Kohlberger r Christina Mitteregger r Michaela Moritz r Barbara Scherer r Monika Wieser r Organisieren der Räumlichkeiten Hochparterre: Stehmöglichkeit für ungefähr 90 Personen Kellertheater: Sitzmöglichkeit für ungefähr 90 Personen r Dekoration aller Räumlichkeiten r Sektempfang im Hochparterre organisieren Gruppe 3 am Filmbeitrag 3 r Einkaufen von Popcorn für das Kellertheater r Elisabeth Eiböck r Aufbau und Überprüfen der Technik r Stephanie Gassner r Filmvorführung im Kellertheater: Präsentation von sechs Filmen r Daniela Hohenwarter r Daniela Kuen r Star Lohfeyer r Elisabeth Wimme r Zusammenstellen, Einladen und Einweisen der Jury Anny Mayer-Schönberger (Kino Zell am See) Tom Koch (Tontechniker) Jochen Linder (Pinzgauer Nachrichten) Kaus Salzmann (Leiter der Theatergruppe der HLW Saalfelden) Druckdatum Name: Ingrid Star Seite 3 von 5 Druckdatum Name: Ingrid Star Seite 4 von 5 17

10 8. Zeitplan r Begonnen wird mit der Produktion der Filmbeiträge 1 und 2 am bzw. 3 am r Die Filmbeiträge der Gruppen 1 und 2 stehen ab bzw. die der Gruppe 3 ab zur Verfügung. r Die Veranstaltung findet am Donnerstag, um 19:30 Uhr statt. Sie wird bis etwa 21:00 Uhr dauern. r Das Dekorieren der Räume und der Aufbau der Technik ist am gleichen Tag ab 13:45 Uhr möglich. Anschließend findet eine Generalprobe statt. Ab 18:30 Uhr müssen alle Mitwirkenden wieder anwesend sein. r Am stehen vier Stunden (13:45 17:30) für die Vorbereitung der Veranstaltung zur Verfügung. 9. Dokumentation Ergebnisdokumentation: r Drehbuch und Storyboard zu den einzelnen Filmbeiträgen r Liste über den Ablauf der Veranstaltung r Eröffnungsrede r Projekthandbuch 10. Schulungen Generalprobe der Veranstaltung am Abnahme des Pflichtenhefts: Saalfelden, 30. Jänner 20.. Auftraggeber Projektleiter Gabriele Marik Ingrid Star Druckdatum Name: Ingrid Star Seite 5 von 5 Für Ihre Notizen: 18

11 Der Projektauftrag Der Projektauftraggeber beauftragt den Projektauftragnehmer, ein Projekt durchzuführen. Der Projektauftrag ist das formelle Startereignis eines Projekts. Er enthält die wichtigsten Projektdaten und kann als Projektkurzinformation verwendet werden. Beispiel: Projektstrukturplan Verleihung der Goldenen Marilyn projektauftrag verleihung der goldenen marilyn Startereignis: Projektstartworkshop Endereignis: fertige Vermarktung der Veranstaltung Starttermin: 30. Jänner 20.. Endtermin: 7. Juli 20.. Ziele: r Produktion von sechs Filmbeiträgen r Durchführung einer erfolgreichen Veranstaltung r Information aller Beteiligten über ein Produkt, das im Ausbildungsschwerpunkt Medieninformatik erstellt wurde r Anzahl der Gäste: 90 r Übung zum Thema Projektmanagement Nichtziele: r Durchführung weiterer Veranstaltungen r Aufbau eines Buffets Kosten: ausgabewirksamer Sachaufwand: 400 EUR, nicht ausgabewirksame Personalkosten: 3.300,00 EUR Auftraggeber: Gabriele Marik Leiter: Ingrid Star Teammitglieder: Désirée Dafner, Michaela Moritz, Elisabeth Eiböck, Daniela Kuen, Elisabeth Wimmer Zusammenhang mit anderen Projekten: r Verleihung der Goldenen Marilyn im Schuljahr 20../20.. r Meldung zum Wettbewerb Gabriele Marik Auftraggeber Phasen: Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung Ingrid Star Projektleiter Version:1 Datum: 30. Jänner 20.. Name: Ingrid Star Seite 1 von 1 Abbildung: Projektauftrag Auftraggeber Macht, was im Pfl ichtenheft steht! Projektleiter 3.2 Projektplanung Zusammen mit der Projektdefinition hat der Projektleiter in dieser Phase die meiste Arbeit. Die Planung kann vom Einzelnen zum Allgemeinen (Bottom-up-Methode) oder vom Allgemeinen zum Einzelnen (Top-down-Methode) erfolgen. Als Ergebnis entsteht der Projektstrukturplan. Beispiel: Arbeitsschritte in der Projektplanungsphase 1. Strukturierung der Aufgabe, 2. Planung des Ablaufs, 3. Setzen von Teilzielen, 4. Planung der Zuständigkeiten, 5. Festlegung des Projektcontrollings. 19

12 3.2.1 Hilfsmittel in der Projektplanungsphase Der Projektstrukturplan Mit Hilfe des Projektstrukturplans (PSP) wird die Problemstellung in Teilaufgaben mit Arbeitspaketen (AP) gegliedert. Durch diese Strukturierung werden die Beziehungen zwischen den Arbeitspaketen festgehalten. Weiters bekommt jedes Arbeitspaket einen PSP-Code. Der PSP sollte fünf bis sieben Teilaufgaben mit fünf bis acht AP- Teilaufgaben enthalten. Projektname Teilaufgaben Arbeitspakete 1 PSP-Code Setzt die Inhalte des Pflichtenhefts um Abbildung: Projektstrukturplan Projektleiter Projektteam Beispiel: Projektstrukturplan Verleihung der Goldenen Marilyn 20

13 21

14 Die Arbeitspaketbeschreibung Jedes AP muss ein klar definiertes Ziel haben und es muss festgelegt werden, wer für die Einhaltung von Terminen und Kosten verantwortlich ist. In der AP-Beschreibung werden nur die wichtigsten und die unklaren Arbeitspakete spezifiziert. Beispiel: Arbeitspaketbeschreibung Verleihung der Goldenen Marilyn ap-beschreibung verleihung der goldenen marilyn Arbeitspaket: 4.5 Name : Elisabeth Eiböck Voraussetzungen: Ziele: Nichtziele: Anfangstermin: 5. Februar 20.. Endtermin: 25. Juni 20.. r Designvorlagen vom Vorjahr auf einer CD r 6 HLW-Werbemappen vom Sekretariat Erstellung von Hilfsmitteln für eine problemlose Durchführung der Bewertung der nominierten Filmbeiträge durch die Jury Einführung der Jury in diese Hilfsmittel zur Bewertung Termine: Lieferung der Trophies am 23. Juni 20.. Ergebnisse: r 6 Jurymappen mit Bewertungsbögen für 6 Filmbeiträge r Namenskarten für die Jurymitglieder r 2 Formulare für die Gesamtauswertung r 6 Nominierungskuverts r 6 Goldene Marilyns Schnittstellen: r Einladung der Gäste (PSP-Code 4.1) r Erstellen der Dekoration (PSP-Code 4.2) r Organisation des Sektempfangs (PSP-Code 4.3) Es wird ein einheitliches Design verwendet. Benötigte Ressourcen: Probleme: Kosten: r Computer und Laserdrucker r durchsichtige, mit Laserdrucker bedruckbare Klebefolien r dickeres weißes Papier und Transparentpapier Schwierigkeiten beim Anbringen der Klebefolie auf den Jurymappen es kam zur Bildung von kleinen Blasen 46,08 EUR für die Papierwaren 60,40 EUR für die Trophies 6 Stunden/3 Leute Projektleiter Sag mir ganz genau, was du machst! Projektteammitarbeiter Abbildung: AP-Beschreibung 22

15 Der Zeitplan Der Zeitplan definiert, wann Vorgänge stattfinden und wann Resultate verfügbar sein werden. Die Schätzungen sollen realistisch sein und müssen Spielräume für Risiken einkalkulieren. Es können unterschiedliche Zeitplanungsmethoden eingesetzt werden. Die Entscheidung über die Planungstiefe wird im PSP gelegt. Der Meilensteinplan dient der groben Terminplanung. Als Meilenstein wird ein zentrales Ereignis im Projektablauf bezeichnet. Ein Meilensteinplan sollte aus sechs bis acht Meilensteinen pro Projekt über die Projektlaufzeit verteilt bestehen und für überschaubare Projekte verwendet werden. Er dient als Übergang zum Balkendiagramm. Das Balkendiagramm ist eine genauere Methode, um Arbeitspakete als zeitproportionale Balken grafisch darzustellen. Beispiel: Meilensteinplan Verleihung der Goldenen Marilyn projekt-meilensteinplan psp-code meilenstein plantermine isttermine 1.1 Projekt gestartet Film 1, 2 produziert Voraussetzungen geklärt Veranstaltung vorbereitet Veranstaltung durchgeführt Projekt abgeschlossen Wann ist was fertig? Projektleiter Version: 1 Datum: 10. Februar 20.. Name: Ingrid Star Seite 1 von 1 Projektteam Abbildung: Projekt-Meilenstein 23

16 Das Funktionendiagramm Im Funktionendiagramm wird die Zuständigkeit geregelt, indem jedem Arbeitspaket eine verantwortliche Person zugeordnet wird. Beispiel: Funktionendiagramm Verleihung der Goldenen Marilyn funktionendiagramm projektrollen 1 psp-code arbeitspakete leiter Team Auftraggeber Externe 3.1 räumliche Voraussetzungen klären I V I M 3.2 zeitliche Voraussetzungen klären M V I I 3.3 organisatorische Voraussetzungen klären V M I I 3.4 finanzielle Voraussetzungen klären V I 3.5 rechtliche Voraussetzungen klären I V 3.6 technische Voraussetzungen klären I V Wofür bist du verantwortlich Musst du auch informiert werden? Hilfst du auch mit? Version: 1 Datum: 10. Februar 20.. Name: Ingrid Star Seite 1 von 1 1 V = Verantwortlichkeit, M = Mitarbeit, I = Information Projektteam Abbildung: Funktionendiagramm 24

17 Der Kostenplan Die Gesamtprojektkosten sind ein Entscheidungskriterium, ob ein Projekt durchgeführt wird, und auch für die Höhe des Angebotspreises. Grundlage des Kostenplans sind die Arbeitspakete. Kostenpläne können für einzelne Arbeitspakete, für Projektteile und für das Gesamtprojekt erstellt werden. Beispiel: Kostenplan Verleihung der Goldenen Marilyn projektkostenplan psp-code arbeitspaket kostenart plankosten eur 2 Film produzieren Personal Film 1: 120 Stunden Film 2: 140 Stunden Film 3: 120 Stunden Material Fremdleistungen Sonstige 3 Voraussetzungen klären 4 Veranstaltung vorbereiten 5 Veranstaltung durchführen 720,00 840,00 720,00 istkosten eur 720,00 840,00 720,00 kostenabweichung Gesamt 2.280, ,00 Personal 5 Stunden 30,00 30,00 Material Fremdleistungen Sonstige Gesamt 30,00 30,00 Personal 76 Stunden 465,00 465,00 Material 150,00 26,98 Papierwaren 40,00 43,52 Becher für Popcorn 106,48 13,02 Fremdleistungen Videokassetten und TV-Bänder 90,00 80,00 10,00 Sonstige Gesamt 745,00 678,46 66,54 Personal 114 Stunden 684,00 684,00 Material Geschenke und Sekt 100,00 84,00 16,00 Fremdleistungen Sonstige Gesamt 784,00 768,00 16,00 6 Projekt Personal nachbereiten 5 Stunden 30,00 30,00 Material Fremdleistungen Sonstige Gesamt 30,00 30,00 Gesamtkosten der Arbeitspakete 3.869, ,46 82,54 Gesamtkosten des Projekts 3.786,46 Version: 1 Datum: 7 Juli 20.. Name: Ingrid Star Seite 1 von 1 Projektleiter Wie viel glaubst du, kostet das? Projektteammitarbeiter Abbildung: Projektkostenplan 3.3 Projektabwicklung Nachdem das Projekt fertig geplant ist, ist jedes Projektteammitglied mit der Bearbeitung seiner übernommenen Arbeitspakete beschäftigt. 25

18 Projektcontrolling wird zur Überwachung der Projektabwicklung laufend eingesetzt. Der Istzustand wird in Berichten erfasst und dann dem Sollzustand gegenübergestellt. Dieser Vergleich kann zu neuen Maßnahmen führen. Projektcontrolling ermittelt und überprüft die Wirtschaftlichkeit. Steuerungsmaßnahmen sind dabei von entscheidender Bedeutung. Diese Aufgaben werden vom Projektleiter wahrgenommen. Steuerungsaufgaben sind: r Steuerung des Projektablaufs hinsichtlich der Projektziele, r Coachen der am Projekt beteiligten Mitarbeiter, r Koordinieren der Zusammenarbeit der am Projekt Beteiligten, r Entscheiden, r Informieren und Berichterstatten. Beispiel: Was wird berichtet? Harte Daten Termine, Kosten, Qualität, Kapazität Weiche Daten Probleme, Motivation, Verhalten des Auftraggebers Beispiel: Arbeitsschritte in der Projektabwicklungsphase 1. Umsetzung der Teilaufgaben der Arbeitspakete, 2. Erfassung der notwendigen Daten (Arbeitszeit, Materialien), 3. Freigabe der Arbeitspakete, 4. Projektcontrolling, 5. Projektsteuerung, 6. Teilabnahmen Hilfsmittel in der Projektabwicklungsphase Der Statusbericht Der Statusbericht fasst die Ergebnisse einer Controllingsitzung zusammen. Beispiel: Statusbericht Verleihung der Goldenen Marilyn projektstatusbericht verleihung der goldenen marilyn Projektkrise Projekt ist kritisch Projekt ist planmäßig r r r Kurzbeschreibung des Projektstatus 4.5 Unterlagen für die Auswertung r 6 Jurymappen und Namenskarten zur Fertigstellung hergerichtet r 6 Bewertungsbögen für Jurymappen, 2 für Gesamtauswertung und 6 Nominierungskuverts sind fertig Wie weit bist du? Gibt es Probleme? Status der Qualität Da vom Auftraggeber keine finanziellen Mittel zur Verfügung gestellt werden, ist darauf zu achten, dass so billig wie möglich produziert wird. Deshalb werden alle Ausdrucke schwarz und weiß gehalten. Korrektive Maßnahmen: Projektleiter Status der Kosten Die Plankosten wurden um 43,52 EUR unterschritten. Korrektive Maßnahmen: Außergewöhnliche Ereignisse Projektteammitarbeiter 26

19 Status der Teamarbeit Die einzelnen Teammitglieder und Teammitarbeiter sind verlässlich und arbeiten selbstständig. Weitere Vorgangsweise Am werden die Unterlagen für die Auswertung zur Gänze fertig gestellt. Sie werden im EDV-Kabinett gelagert. Die Lieferung der Trophies wird kontrolliert! Elisabeth Eiböck Ersteller Ingrid Star Projektleiter Datum: 19. Juni 20.. Name: Elisabeth Eiböck Seite 1 von 1 Abbildung: Statusbericht Das Besprechungsprotokoll Das Besprechungsprotokoll wird erstellt, um Besprechungsergebnisse zu sichern und Vereinbarungen zu dokumentieren. Beispiel: Besprechungsprotokoll besprechungsprotokoll verleihung der goldenen marilyn Datum: Ort: Protokollführer: Teilnehmer: Name Funktion Anmerkung Agenda Besprechungsergebnisse Was ist damals besprochen worden? Aktionen Was Wer Bis wann Projektleiter Projektleiter Abbildung: Besprechungsprotokoll Auftraggeber Auftraggeber 27

20 3.4 Projektabschluss Die Abschlussphase beginnt mit der Abnahme des Projektergebnisses durch den Auftraggeber. Der Projektleiter übergibt die Projektdokumentation. Sie soll über das Produkt und den Projektablauf informieren. Es werden weiters Vereinbarungen für die Nachprojektphase getroffen. Ein wichtiges Ziel ist die Sicherung des gewonnenen Wissens. Beispiel: Arbeitsschritte in der Projektabschlussphase 1. Vervollständigung der Dokumentation, 2. Archivierung der Dokumentation, 3. Übergabe des Produkts an den Auftraggeber, 4. Abschlussbericht, 5. Projektendabrechnung Hilfsmittel in der Projektabschlussphase Das Abnahmeprotokoll Abnahmeprotokolle dienen der Dokumentation über den Abschluss von Arbeitspaketen bzw. Projekten. Beispiel: Endabnahme endabname verleihung der goldenen marilyn Die Vertragspartner erklären, dass a) sämtliche Leistungen an den Auftraggeber übergeben und alle vereinbarten Tests erfolgreich abgeschlossen wurden. b) im Zuge der Abnahme festgestellte Fehler, die in der Anlage festgehalten sind, behoben werden. c) im Zuge der Abnahme festgestellte offene Punkte, die in der Anlage festgehalten sind, von dem zuständigen Vertragspartner behoben werden. Mit der Unterzeichnung diese Protokolls gilt das Protokoll als abgenommen. Projektleiter Datum Anlage: offene Punkte r Ja r Nein Verantwortung beim Auftraggeber Tätigkeiten Auftraggeber Datum Fertigstellung bis Unterschreibe bitte, dann ist unser Projekt beendet! Projektleiter Verantwortung beim Auftragnehmer Tätigkeiten Fertigstellung bis Auftraggeber 28 Abbildung: Abnahmeprotokoll

21 Der Abschlussbericht Beispiel: Abschlussbericht Verleihung der Goldenen Marilyn projektabschlussbericht verleihung der goldenen marilyn Gesamteindruck: Das Projekt war ein voller Erfolg. Reflexion: Erfüllung der geplanten Leistungen, Einhaltung der geplanten Termine Es ist darauf zu achten, dass sich die Gäste dann, wenn zu Beginn ein Sektempfang stattfindet, auch nach der Veranstaltung etwas erwarten. Der Beginn hat sich leider ein wenig verzögert, weil eine Hauptperson nicht eingeladen worden war. Reflexion: Einhaltung von Ressourcen- und Kostenplanung Das Projekt hat sich selbst aus den freiwilligen Spenden finanziert. Der Sekt ist ausgegangen. Das restliche Papier wird für nächstes Jahr bereitgestellt. Reflexion: Umweltbeziehungen, Beziehungen zu anderen Projekten Das Siegerprojekt wurde zum Wettbewerb eingeschickt. Die Lehrer gratulieren zum guten Gelingen der Veranstaltung. Die Eltern sind stolz auf ihre Kinder. Die Pinzgauer Nachrichten loben die Veranstaltung. Reflexion: Teamarbeit, Einsatz von Projektmanagement Dieses Projekt hat als Übung zur Abschlussarbeit im V. Jahrgang gedient. Jeder Schüler weiß jetzt, für welche Arbeiten er im Team geeignet ist, und kann die Methoden des Projektmanagements einsetzen. Zusammenfassende Erfahrungen für andere Projekte Wenn selbst erstellte Produkte in der Öffentlichkeit im Rahmen einer Veranstaltung präsentiert werden, hat man bei der Produktion mehr Ansporn und erzielt somit ein besseres Ergebnis. Version: 1 Datum: 7. Juli 20.. Name: Ingrid Star Seite 1 von 1 Projektteam Wie war's? Lernen wir aus Fehlern! Abbildung: Abschlussbericht Beispiel: Vocal Art projekthandbuch Vocal Art In diesem Projekt geht es um das aus fünf Mitgliedern bestehende Ensemble Vocal Art. Seit Sommer 2000 singen die Mitglieder in der aktuellen Besetzung SAATB (Sopran, Alt, Alt, Tenor, Bass). Vorzugsweise singt das Ensemble a cappella und ohne Mikrofone, es ist aber auch schon mit einer Combo und/oder Bigband aufgetreten. Im Rahmen dieses Projekts wird ein PR-Konzept für das Ensemble entworfen und dazu passende Richtlinien werden eingeführt. Es handelt sich bei hier um ein Investitionsprojekt (Einführung eines Webauftritts, Produktion einer Audio-CD, Erstellung einer PR-Mappe) und ein Organisationsprojekt (Einführung eines PR-Konzepts). Beachten Sie! Die Originalformulare zum Projektmanagement und die ausgefüllten Formulare zu diesem Projekt stehen unter im Servicebereich der Informatik als Download zur Verfügung. 29

22 projektauftrag Vocal Art Startereignis: Besprechung mit dem Ensemble Endereignis: Präsentation im Nexus Starttermin: 1. Oktober 20.. Endtermin: 21. April 20.. Ziele: r PR-Konzept r Homepage r Audio-CD r PR-Mappe r Dokumentation der Produkte r Einschulung der Ensemblemitglieder r Präsentation der Produkte Nichtziele: r Videoaufnahmen r Homepage: kein Flash-Intro r Vervielfältigung der Audio-CD r Aktualisierung der Produkte Kosten: 2.000,00 Euro Auftraggeber: Christoph Aglassinger Leiter: Elisabeth Hölzl Teammitglieder: Monika Wieser, Christine Brüggl, Carina Kohlberger Zusammenhang mit anderen Projekten: keiner Phasen: Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung Christoph Aglassinger Elisabeth Hölzl Auftraggeber Projektleiter Version:1 Datum: Name: Elisabeth Hölzl Seite 1 von 1 VOCAL ART Vocal Art PFLICHTENHEFT 1. Einleitung Istsituation Ziele Rahmenbedingungen Inhalte Nichtinhalte Mitwirkungen Zeitplan Schulungen...3 Versionen: von auf am Erläuterung Ergänzung durch Elisabeth Hölzl PR-Mappe und Cover für Liedermappen der Vocal-Art-Mitglieder Druckdatum Name: Elisabeth Hölzl Seite 1 von 3 30

23 1. Einleitung In diesem Projekt geht es um das aus fünf Mitgliedern bestehende Ensemble Vocal Art. Das Ensemble wurde 1990 gegründet, die Besetzung änderte sich mehrmals. Seit Sommer 2000 singen die Mitglieder in der aktuellen Besetzung SAATB (Sopran, Alt, Alt, Tenor, Bass). Die Gesangsgruppe legt Wert darauf, sich in der Breite ihres Repertoires nicht einschränken zu lassen. Sie singt Bachchoräle genauso gern wie zeitgenössische sakrale Lieder, Swing, Pop, Jazz, Spirituals und afrikanische Lieder. Vorzugsweise singt das Ensemble a cappella und ohne Mikrofone, es ist aber auch schon mit einer Combo und/oder Bigband aufgetreten. 2. Istsituation Es hat sich noch niemand mit einer Vermarktung dieses Ensembles beschäftigt. r Kein PR-Konzept. r Keine CD-Aufnahmen. r Keine Erfahrung mit Audioaufnahmen. r Kein Logo und auch keine Vorschläge. r Keine Farben, mit denen man Vocal Art verbindet. r Keine Homepage. r Es ist eine Chronik von Vocal Art vorhanden. r Ebenso sind Fotos von Konzerten vorhanden. r Periodische Proben des Ensembles. r Feststehende Konzerttermine des Ensembles. 3. Ziele Mithilfe eines umfassenden PR-Konzepts soll ein höherer Bekanntheitsgrad der Gruppe erzielt werden. Das Endprodukt soll den Anforderungen des Auftraggebers und der Zielgruppe entsprechen (dezente, aber geschmackvolle Gestaltung). Die Endprodukte sollen von den Mitgliedern des Ensembles selbstständig aktualisiert werden können. 4. Rahmenbedingungen r Aufnahmemöglichkeiten bei den periodischen Proben und bei zwei Konzerten. r Es stehen keine finanziellen Mittel zur Verfügung. r Es werden keine laufenden Projekte beeinflusst. 5. Inhalte r Erstellung eines PR-Konzepts. r Homepage: wird upgeloadet übergeben. Weiters wird mindestens ein Ensemblemitglied in die Wartung eingeschult. r Audio-CD: Liedgut wird von uns aufgenommen und bearbeitet, aber von der Gruppe ausgewählt. Es werden einige fertige Audio-CDs gebrannt und alle rechtlichen und wirtschaftlichen Voraussetzungen dafür abgeklärt. r PR-Mappe Logo Plakat Liedermappencover CD-Hülle Visitenkarte Briefpapier r Dokumentation der Produkte zum selbstständigen Warten durch die Ensemblemitglieder. r Einschulung der Ensemblemitglieder zur selbstständigen Wartung der Produkte. r Präsentation der Produkte in einer öffentlichen Veranstaltung. 6. Nichtinhalte r Videoaufnahmen r Homepage: Flash-Intro r Vervielfältigung der Audio-CDs r Aktualisierung der Produkte 7. Mitwirkungen Durch das Ensemble sollten folgende Leistungen bereitgestellt werden: r Fotos r Steckbriefe und Adresse ( ...) r Chronik r Konzerttermine r Termine für Soundaufnahmen r Termine für Fotos 8. Zeitplan Besprechung mit Auftraggeber Einteilung der Aufgaben Einzelne Personen bereiten sich auf ihre Aufgaben vor (Einlesen, Informieren...) Soundaufnahmen Projektbesprechung Plakatbesprechung Gruppe intern Plakatbesprechung Auftragsgeber Soundbearbeitung Soundbearbeitung Projektbesprechung Cover-Erstellung Homepagevorstellung Projektbesprechung Generalprobe Projektübergabe und Präsentation Schulungen Mithilfe einer Mediatorpräsentation auf CD-ROM sollen dem Ensemble Vocal Art die Wartung und die Aktualisierung von Homepage, Plakat, Visitenkarte etc. erläutert werden. Abnahme des Pflichtenhefts: Saalfelden, 18. Dezember 20.. Auftraggeber Projektleiter Christoph Aglassinger Elisabeth Hölzl Druckdatum Name: Elisabeth Hölzl Seite 1 von 3 Druckdatum Name: Elisabeth Hölzl Seite 1 von 3 31

24 32

25 ap-beschreibung Vocal Art Arbeitspaket: 1 Homepage Name : Christine Brüggl Anfangstermin: 1. Nov Voraussetzungen: r Steckbriefe der Mitglieder r Chronik r Porträtfotos r Hörproben r Infogespräche mit dem Ensemble Ziele: r Hörproben in HP r für Laien leicht zu warten r Gästebuch Endtermin: 30. März 20.. Nichtziele: r kein Intro r keine grellen Farben r keine Übersetzungen in weitere Sprachen Termine: r Informationsgespräche mit dem Ensemble r Präsentation des Layouts Ergebnisse: r veröffentlichte Homepage r eingeschulte Ensemblemitglieder Schnittstellen: r Hörproben vom AP Audio-CD r Logo und Farbwerte von AP PR Benötigte Ressourcen: r Provider r Programme (Dreamweaver MX, Fireworks MX, Photoshop) r PC Probleme: r schlechte Fotos r schlechte Tonqualität bei vorhandenen Hörproben r Termintreue bei Treffen Kosten: Domainkosten Raumkosten für den Schulungsraum für die Einschulung 70 Tage/1 Person 1 Tag/4 Personen projektstatusbericht Vocal Art Projektkrise r Projekt ist kritisch r Projekt ist planmäßig r Kurzbeschreibung des Projektstatus 1 Homepage r Layout wurde fertig gestellt r Layout wurde vorgestellt r Layoutübernahme in den PC Status der Qualität Das Layout wurde den Ensemblemitgliedern vorgestellt und von ihnen abgenommen. Korrektive Maßnahmen: Status der Zeit Die Lieferung der Hörproben wird sich verzögern. Status der Kosten CDs, Papier, Fahrt zu Treffen Korrektive Maßnahmen: Außergewöhnliche Ereignisse keine Status der Teamarbeit gute Teamarbeit Weitere Vorgangsweise Texte schreiben, Fotos bearbeiten, Logo bearbeiten Christine Brüggl Elisabeth Hölzl Ersteller Projektleiter Datum: 25. November 20.. Name: Christine Brüggl Seite 1 von 1 33

26 ap-beschreibung Vocal Art Arbeitspaket: 3 pr Name : Carina Kohlberger Anfangstermin: 5. Nov Endtermin: 2. Feb Voraussetzungen: r Steckbriefe (mit Namen und Adressen) r Fotos Ziele: r Erstellen eines Logos r Entwerfen eines Plakats r Designen einer PR-Mappe mit Visitenkarten und Briefpapier für jedes Mitglied Nichtziele: Aktualisieren der Produkte Termine: r Treffen, um Entwürfe für das Logo zu präsentieren r Treffen, um neue Fotos zu machen Ergebnisse: r Fotos vom ersten treffen mit den Ensemblemitgliedern r Auswahl des Logos, das aber erst noch überarbeitet werden muss Schnittstellen: r Weitergabe des fertigen Logos an die AP Homepage, Audio-CD und Projektmanagement r Weitergabe der RGB-Werte Benötigte Ressourcen: r Digitalkamera und Zubehör r PC mit Software zur Fotobearbeitung r Software zur Erstellung des Plakatlayouts r Farbdrucker r Brenner r Hilfestellung von den Teammitgliedern Probleme: r unscharfe oder zu dunkle Fotos r technische Probleme (PC, Digitalkamera...) Kosten: r 35 Stunden/1 Person r Filme und CDs r Druck des Plakats und der Visitenkarten r 5 Stunden/4 Personen projektstatusbericht Vocal Art Projektkrise r Projekt ist kritisch r Projekt ist planmäßig r Kurzbeschreibung des Projektstatus 3 PR r Plakat wurde erstellt und gedruckt. r Logo wurde bearbeitet. r Verbesserung des Plakats. r Visitenkarten und Briefkopf entwerfen. Status der Qualität Verbesserung des Plakatentwurfs, da die Farbwerte aus der Druckerei nicht stimmten Korrektive Maßnahmen: Status der Zeit planmäßig Korrektive Maßnahmen: Status der Kosten r Druck des Plakats: 72 EUR r weitere Materialkosten: Papier, Toner, CD, Film Korrektive Maßnahmen: Außergewöhnliche Ereignisse keine Status der Teamarbeit r gemeinsame Auswahl des Plakats hat sehr gut funktioniert r Entscheidung über das Layout der Visitenkarten Weitere Vorgangsweise r Bearbeiten der Visitenkarten und des Briefkopfes r nochmaliger Auftrag an die Druckerei für weitere Plakate Corina Kohlberger Elisabeth Hölzl Ersteller Projektleiter Datum: 18. Dezember 20.. Name: Carina Kohlberger Seite 1 von 1 34

27 projekt-meilensteinplan Vocal Art psp-code meilenstein plantermine isttermine 1.9 Homepage fertig Do, Audio-CD fertig Mo, PR-Mappe fertig Mo, Projektmangement fertig Mi, Version: 1 Datum: 16. Februar 20.. Name: E. Hölzl Seite 1 von 1 projektkostenplan Vocal Art verantwortlicher kostenart anzahl kosten eur pspcode gesamtkosten eur 1 Christine Brüggl Homepage Personal 58 Std. 12,00 696,00 2 CDs 1 Diskette 1,00 0,50 2,00 0,50 Material Fremdleistungen Domain 50,00 Sonstige Fahrtkosten 29,00 Gesamt 777,50 2 Monika Wieser Audio-CD Personal 15 Std. 10,00 150,00 Material 20 CDs 1,00 20,00 Fremdleistungen Coverdruck 25,00 Sonstige Fahrtkosten 29,00 Gesamt 224,00 3 Carina Kohlberger PR-Mappe Personal 35 Std. 10,00 350,00 1 Film 2 CDs 3,99 1,00 3,99 2,00 Material Fremdleistungen Plakatdruck 72,00 Sonstige Fahrtkosten 45,00 Gesamt 472,99 4 Elisabeth Hölzl Projektmanagement Personal 47 Std. 12,00 564,00 2 Plakate 2 CDs 1,50 1,00 3,00 2,00 Material Fremdleistungen Sonstige Fahrtkosten 80,00 Gesamt 649,00 Gesamtkosten des Projekts 2.108,49 Version: 1 Datum: 16. April 20.. Name: Elisabeth Hölzl Seite 1 von 1 35

28 besprechungsprotokoll Vocal Art Datum: , 11:40 12:30 Teilnehmer: Ort: Klassenraum der HLW Saalfelden Protokollführer: Carina Kohlberger Name Funktion Anmerkung Christoph Aglassinger Auftraggeber Elisabeth Hölzl Projektleiterin Monika Wieser CD-Erstellung Christine Brüggl Homepage Carina Kohlberger PR-Mappe Agenda Besprechung des Logos r Eigenschaften und Aussehen des Logos r Farben r Entwürfe r Wahl des Logos Besprechungsergebnisse Es wurde über das Aussehen, insbesondere über die Farbwahl des Logos diskutiert. Wir entschieden uns schließlich für die Farben Beige und Dunkelrot, die sich durch das gesamte Konzept des Projektes ziehen sollen. Weiters wurde über die Erstellung des Logos gesprochen. Letztlich kamen wir zum Entschluss, dass sich jedes Mitglied des Projektteams bei der Erstellung des Logos betätigt, da man so die meisten und kreativsten Ideen erreicht. Ein weiterer Punkt der Besprechung stellte die spätere Wahl des richtigen Logos dar. Wir haben beschlossen, dass die Ensemble-Gruppe das Logo selber auswählen sollte. Um dies zu ermöglichen, werden die Logos erstellt und per zu den Chormitgliedern gesandt, welche das passendste Logo auswählen. Aktionen Logoerstellung des Projektteams bis zum 21. Oktober 20.. Christoph Aglassinger Elisabeth Hölzl Auftraggeber Projektleiter endabname Vocal Art Die Vertragspartner erklären, dass a) sämtliche Leistungen an den Auftraggeber übergeben und alle vereinbarten Tests erfolgreich abgeschlossen wurden, b) im Zuge der Abnahme festgestellte Fehler, die in der Anlage festgehalten sind, behoben werden, c) im Zuge der Abnahme festgestellte offene Punkte, die in der Anlage festgehalten sind, von dem zuständigen Vertragspartner behoben werden. Mit der Unterzeichnung diese Protokolls gilt das Protokoll als abgenommen. Elisabeth Hölzl Christoph Aglassinger Projektleiter Auftraggeber Datum Datum Anlage: offene Punkte r Ja r Nein Verantwortung beim Auftraggeber Tätigkeiten Fertigstellung bis Aktualisierung der Produkte laufend x Verantwortung beim Auftragnehmer Tätigkeiten Fertigstellung bis Homepage Audio-CD Abgenommen und übergeben PR-Mappe Abgenommen und übergeben Einschulung durchgeführt Präsentation 21. April

29 zusammenfassung Die Projektdefinition beginnt mit der Beschreibung der Problemstellung und endet mit dem Projektauftrag. Er dient dazu, unklare Vorstellungen über ein Projekt zu konkretisieren, und ist Entscheidungsgrundlage für die weitere Projektplanung. Wenn die Problemstellung strukturiert ist und der Projektablauf mit Details wie Tätigkeiten der einzelnen Projektteammitglieder, Terminen und Kosten geplant ist, kann die Projektabwicklung folgen. Bei der schrittweisen Umsetzung wird der Projektfortschritt laufend überprüft. Bei jeder Zielabweichung muss umgehend eine Entscheidung getroffen werden. Nach dem Projektabschluss wird das Projekt dem Auftraggeber übergeben. Wichtig ist die Dokumentation des erworbenen Wissens. Fragen 1. Beschreiben Sie die Gefahren einer unzureichenden Aufgabendefinition. 2. Erläutern Sie die Bestandteile des Pflichtenhefts. 3. Warum werden im Pflichtenheft auch Nichtinhalte beschrieben? 4. Welche Arbeitsschritte werden in der Projektplanungsphase durchgeführt? 5. Welche Aufgabe haben Steuerungsmaßnahmen bei der Projektplanung? 6. Was ist Projektcontrolling? 7. Warum sollen Besprechungsprotokolle erstellt werden? 8. Wie wird ein Projekt abgeschlossen? 9. Was ist die Aufgabe der Projektdokumentation? 10. Was enthält der Projektabschlussbericht? Übung 1. Planen Sie die Durchführung einer Schulveranstaltung Ihrer Wahl. 2. Planen Sie die Durchführung eines IT-Projekts Ihrer Wahl. Test 1. Tragen Sie die Phasen der Durchführung eines Projekts in die Grafik ein. 2. Bringen Sie die Arbeitsschritte der Projektdefinitionsphase in die richtige Reihenfolge. Arbeitsschritte Beschreibung der Sollsituation Pflichtenheft Definition der Aufgabe Beschreibung der Istsituation Beschreibung von Lösungsmöglichkeiten Risikoanalyse und Aufwandsschätzung Machbarkeitsprüfung Reihenfolge 37

30 3. Ordnen Sie das einzelne Hilfsmittel der richtigen Funktion zu: Hilfsmittel: Projektauftrag, Pflichtenheft, PSP, Meilensteinplan, Funktionendiagramm, Kostenplan, Statusbericht, Abnahmeprotokoll. Funktion Gliederung der Problemstellung in Teilaufgaben mit Arbeitspaketen Zusammenfassung der Ereignisse einer Controllingsitzung Umfassende Beschreibung der Problemlösung Grundlage für die Höhe des Angebotspreises Formelles Startereignis eines Projekts Dokumentation über den Projektabschluss Regelung der Zuständigkeit Grobe Terminplanung Hilfsmittel 4. Kreuzen Sie die richtigen Aussagen an: Die Umsetzung der Inhalte des Pflichtenhefts startet in der a) Projektabwicklungsphase b) Projektabschlussphase c) Projektplanungsphase d) Projektdefinitionsphase 5. Kreuzen Sie die richtigen Aussagen an: Folgende Dokumente sind Ergebnis der Projektplanungsphase: a) Statusbericht b) PSP c) AP-Beschreibung d) Meilensteinplan e) Funktionendiagramm f) Kostenplan g) Abschlussbericht 38