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1 Checkliste zur SEPA-Umstellung für Vereine Ab Februar 2014 wird SEPA den bisherigen Zahlungsverkehr vollständig ersetzen. In Ihrem Verein müssen Sie dabei viele Prozesse berücksichtigen, die nur mit einem entsprechenden Vorlauf rechtzeitig und gezielt angepasst werden können. Je eher Sie die Umstellung intern abstimmen und vorbereiten, desto entspannter können Sie in die SEPA-Zukunft starten! Ihre Sparkasse unterstützt Sie bei der Umstellung. Nutzen Sie dazu die Informationen auf unserer Internetseite oder vereinbaren Sie einen persönlichen Beratungstermin. Nr. Was ist zu tun? 1. Die Vorbereitung: Ihr aktueller Zahlungsverkehr Überprüfen Sie den Zahlungsverkehr Ihres Vereins: Zahlungen beleghaft Zahlungen per Diskette oder Datenträger (Wir machen Sie darauf aufmerksam, dass wir diesen Service zum Jahresende 2011 eingestellt haben) Zahlungen ausschließlich online SEPA-Lastschriften können ausschließlich online eingereicht werden. Die Einreichung von Belegen oder eines Datenträgers (Disketten/CDs) mit SEPA-Lastschrift wird nicht unterstützt. Überprüfen Sie die SEPA-Fähigkeit des Vereinsverwaltungsprogrammes: Das Programm unterstützt den SEPA-Zahlungsverkehr Die Hinterlegung der Gläubiger-ID des Vereins ist möglich Eine Mandatsverwaltung ist vorhanden Die Software SPG-Verein / Verein 2000 ist in der Version 3.0 SEPA-fähig und unterstützt Sie bei der Umstellung der Kontonummern und Bankleitzahlen. Im Zweifel kontaktieren Sie den Programmhersteller oder fragen Sie, sollten Sie SPG- Verein / Verein 2000 einsetzen, das Electronic-Banking-Team der S-IT GmbH in Soest (Tel / ). Prüfen Sie, ob die Einzugsermächtigungen der Vereinsmitglieder unterschrieben vorliegen: teilweise ja nein Die heutige Einzugsermächtigung: Durch die Änderung der Lastschriftbedingungen aller Deutschen Kreditinstitute (gültig ab ) erkennen die Lastschriftempfänger an, dass Sie die von ihren Mitgliedern unterschriebene Einzugsermächtigungen auch als SEPA-Basis-Lastschriftmandat weiter nutzen dürfen. Sie müssen keine neuen SEPA-Lastschriftmandate von Ihren Vereinsmitgliedern einholen. Sparkasse 2012 Seite 1

2 Prüfen Sie, ob in Ihrem Verein außer den Einzügen der Mitgliedsbeiträge noch weitere Lastschrifteinzüge durchgeführt werden (z.b.: Zusatzbeiträge einzelner Abteilungen, Fördervereine von Abteilungen, etc.): Lastschrifteinzüge 1: Einzug der Mitgliedsbeiträge Lastschrifteinzüge 2: Lastschrifteinzüge 3: Erstellen Sie einen Zeit- und Umsetzungsplan für die SEPA-Umstellung Ihres Vereins und benennen Sie zuständige Beteiligte und Verantwortliche. Notizen: Sparkasse 2012 Seite 2

3 Nr. Was ist zu tun? 2. Die Umstellung: Der neue SEPA-Zahlungsverkehr Fordern Sie die Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) für Ihren Verein online bei der Deutschen Bundesbank an und hinterlegen Sie diese in Ihrem Zahlungsverkehrsprogramm/Vereinsprogramm. Aufbau der Gläubiger-ID, die jeder Lastschrifteinreicher benötigt: Beantragung ausschl. online bei der Deutschen Bundesbank unter: https://extranet.bundesbank.de/scp/ Dauer: ca. 3 Geschäftstage jede rechtlich eigenständige Person benötigt eine eigene Gläubiger-ID (Beispiel: Hauptverein e.v. / Förderverein e.v.) Die Gläubiger-ID wird im Vereinsprogramm / Zahlungsverkehrsprogramm hinterlegt und ab dann jeder SEPA-Lastschrift automatisch beigesteuert. Beantragung der Gläubiger-ID ist erfolgt Gläubiger-ID liegt Sparkasse vor Gläubiger-ID auf SEPA-Lastschrift-Mandat* erfasst Schließen Sie eine neue Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis-Lastschriften mit der Sparkasse. Als bisheriger Lastschrifteinreicher erhielten Sie von uns ein Schreiben mit der neuen Vereinbarung zur Unterzeichnung und Rückgabe an uns. Vereinbarung unterschrieben Gläubiger-ID angegeben Vereinbarung eingereicht Notizen: Sparkasse 2012 Seite 3

4 Rechnen Sie Ihre nationalen Bankverbindungen (Kontonummer/Bankleitzahl) in IBAN und BIC um. Falls Ihre Vereinsverwaltung eine automatische Umrechnung Ihrer Bankverbindungen nicht unterstützt, nutzen Sie unsere kostenlosen Umstellungshilfe auf Der SEPA-Account-Converter: Ein Programm zur Einzelumrechnung oder Massenumrechnung aller deutschen Bankverbindungen Notizen: Schaffen Sie die vertragliche Grundlage für Ihre Beitragseinzüge, bei denen Ihnen KEINE unterschriebene Einzugsermächtigung vorliegt. Holen Sie eine Einzugsermächtigung in Form eines Kombimandats* ein, wenn Sie Ihre Beitrage vorerst weiterhin per Einzugsermächtigungslastschrift einziehen. Diese können Sie ab dem Zeitpunkt der Umstellung als SEPA-Lastschriftmandat weiternutzen. *Kombimandat: Bei Abschluss oder Änderung von Verträgen mit Bezahlung mittels Lastschrift sollte das Kombimandat genutzt werden. Das Kombimandat verbindet die deutsche Einzugsermächtigung und das SEPA-Lastschriftmandat für die SEPA-Basis- Lastschrift. Holen Sie heute schon SEPA-Lastschriftmandate ein, wenn Ihr Vereinsverwaltungsprogramm das SEPA-Verfahren bereits unterstützt. Mit diesen Mitgliedern können Sie dann schon das neue Lastschriftverfahren testen. Sparkasse 2012 Seite 4

5 Entwerfen Sie neue SEPA-Lastschriftmandate. Integrieren Sie diese ggf. in Ihre Beitrittserklärungen. Textbeispiel eines Kombimandats: Muster-Verein e.v., Spielplatzstr. 100, Zielort Gläubiger-Identifikationsnummer DE99ZZZ Erteilung einer Einzugsermächtigung und eines SEPA-Lastschriftmandates 1. Einzugsermächtigung Ich ermächtige den Muster-Verein e.v. widerruflich, die von mir zu entrichtenden Zahlungen bei Fälligkeit durch Lastschriften von meinem Konto einzuziehen 2. SEPA-Lastschriftmandat Mandatsreferenz AB1 (als Mandatsreferenz bietet sich die Mitgliedsnummer an) Ich ermächtige die Muster-Verein e.v. von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von dem Muster-Verein e.v. auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. Vor dem ersten Einzug einer SEPA-Basis-Lastschrift wird mich der Muster-Verein e.v. über den Einzug in dieser Verfahrensart unterrichten. Vorname und Nachname (Kontoinhaber): Straße und Hausnummer: Postleitzahl und Ort: IBAN (internationale Kontonummer: DE BIC (internationale Bankenkennung 8 oder 11 Stellen): Ort, Datum und Unterschrift: Bitte beachten Sie: Wenn Sie das SEPA-Basis-Lastschriftmandat auf Ihre Beitrittserklärungen mit aufnehmen, benötigen Sie von Ihrem Mitglied zwei Unterschriften (eine Unterschrift für den Beitritt in Ihren Verein und eine eigene Unterschrift für das SEPA-Lastschriftmandat). Mandate die 36 Monate nicht genutzt wurden, sind nicht mehr gültig. Sparkasse 2012 Seite 5

6 Vergeben Sie für jedes SEPA-Lastschriftmandat eine eindeutige Mandatsreferenz. Die Mandatsreferenz (bis zu 35 Stellen lang, alphanumerisch, keine Sonderzeichen) wird von Ihrem Verein vergeben, damit der Zahlungspflichtige (das Mitglied) eindeutig identifiziert werden kann. Die Mandatsreferenz darf nur einmal vergeben werden. Durch die Gläubiger-ID des Vereins und die Mandatsreferenz des Vereinsmitglieds ist jedes SEPA- Lastschriftmandat eindeutig. Der Verein benötigt eine Verwaltung seiner SEPA-Lastschriftmandate für z.b.: Erkennung eines verfallenen Mandates nach 36 Monaten Nicht-Nutzung Steuerung des Vorlagemerkmals (einmalig, erstmalig, wiederkehrend, letztmalig) Prüfung der Mandatsreferenz auf Doppelvergabe evtl. automatisierte Vergabe einer Mandatsreferenz (z.b. Mitgliedsnummer) evtl. elektronische Archivierung von Mandaten zur schnellen und einfachen Vorlage bei Lastschriftrückgaben nach Ablauf der 8-Wochen-Frist Informieren Sie Ihr Vereinsmitglied über den ersten Einzug per SEPA-Lastschrift. Bei bestehender Einzugsermächtigung: Ankündigung des Verfahrenswechsels Mitteilung der Gläubiger-ID Mitteilung der Mandatsreferenz Bei erstmaligem SEPA-Lastschrifteinzug, Mitteilung: des Betrages des Belastungstermins der Erstlastschrift der Gläubiger-ID der Mandatsreferenz Zahlungspflichtige müssen mit mindestens 14 Tagen Vorlauf zur Fälligkeit über die Belastung informiert werden. Die Ankündigung der Erstlastschrift muss schriftlich erfolgen. Hier bietet sich beispielsweise an, diese in der Einladung zur Mitglieder- oder Jahresversammlung oder beim nächsten Beitragseinzug (z.b. Beitragseinzug 2013) über den Kontoauszug im Verwendungszweck bekannt zu geben. Bitte beachten Sie dabei, dass der Beitragseinzug Ihres Vereins ab bereits über SEPA-Lastschriften erfolgen muss. Die Information über den Kontoauszugstext muss also unter Umständen schon beim Beitragseinzug 2013 erfolgen. Beispieltext zur Information der Mitglieder: Wir beabsichtigen, zum xx.xx.2014 die uns vorliegende Einzugsermächtigungen in SEPA-Basis-Lastschriftmandate umzuwandeln. Unsere Gläubiger-ID lautet: xxxxxxxxxx; Als Mandatsreferenz verwenden wir Ihre Mitgliedsnummer. Im Anhang zeigen wir Ihnen ein Praxisbeispiel, wie Sie Ihre Mitglieder informieren können, ohne diese anzuschreiben. Sparkasse 2012 Seite 6

7 Leiten Sie Ihren Beitragseinzug im SEPA-Format unter Beachtung folgender Vorlauffristen an die Sparkasse weiter: Erst- oder Einzel-Lastschrift: Folge-Lastschrift: spätestens 6 Bankarbeitstage vorher (13.00 Uhr) spätestens 3 Bankarbeitstage vorher (13.00 Uhr) Bitte beachten Sie, dass SEPA-Lastschriften ausschließlich online eingereicht werden können. Archivieren Sie Ihre SEPA-Lastschriftmandate oder Ihre jetzigen Einzugsermächtigungen im Original für mindestens 14 Monate nach dem letztmaligen Lastschrifteinzug. Notizen: Sparkasse 2012 Seite 7

8 Ein praktisches Beispiel für die Umstellung auf den SEPA-Lastschrifteinzug Schritt 1: Der letzte Beitragseinzug per Einzugsermächtigung Schritt 2: Der Kontoauszug Ihres Vereinsmitglieds: Schritt 3: Beitragseinzug 2014 erstmalig per SEPA-Lastschrift (Beispiel SFirm32) Die SEPA-Basislastschrift Das SEPA-Basis-Lastschrift-Mandat Sparkasse Paderborn-Detmold Sparkasse 2012 Seite 8

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