1. Eigene Geschäftsbriefe um SEPA-Angaben zu IBAN und BIC ergänzen (s. S. 2, Ziffer II, 3). Nur online unter

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1 Checkliste und Kurzanleitung zur Umstellung auf SEPA und SEPA-Lastschrift 1. Eigene Geschäftsbriefe um SEPA-Angaben zu IBAN und BIC ergänzen (s. S. 2, Ziffer II, 3). 2. Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen Nur online unter 3. Mandatsreferenz für jeden einzurichtenden Lastschrifteinzug vergeben (s. S 3, Ziffer II, 4). 4. Informationsschreiben (Anlage 1) an Kunden, die bereits (schriftlich) eine Einzugsermächtigung erteilt haben, wenn diese auf SEPA-Basislastschrift umgestellt werden sollen, dabei Vorankündigungsfrist (= Pre-Notification) von 14 Tagen beachten, ggf. IBAN und BIC erfragen/konvertieren unter 5. SEPA- Mandatsvereinbarung (Basis- oder Firmenlastschrift) abschließen, wenn ab dem 01. Februar 2014 erstmals im Lastschriftweg eingezogen werden soll oder bei bestehender Einzugsermächtigung auf SEPA-Firmenlastschrift umgestellt werden soll (s. S. 4 u. 5, Ziffer IV u. Anlage 2 o. 3). 6. Vorankündigungsfristen beachten und erfüllen, wenn nicht bereits - durch vorstehende Mitteilung (Ziffer4) oder - abgeschlossene SEPA-Vereinbarung (Ziffer5) erfüllt. Textform reicht aus, Zugangsnachweis muss nicht geführt werden (s. S. 4 u. 5 Ziffer IV). 7. Prüfen, ob eine zum Einsatz kommende Zahlungsverkehrssoftware auf das SEPA- Dateiformat (XML-Format) angepasst werden muss 8. Einreichungsfristen berücksichtigen: - Erstmalige SEPA-Basislastschrift 5 Tage - Wiederholungslastschrift 2 Tage - SEPA-Firmenlastschrift 1 Tag Dazu bitte vorab die CUT-OFF Zeiten (=Einreichungszeiten) der involvierten Banken erfragen und beachten. 9. Gültigkeitsdauer von sporadisch genutzten SEPA-Mandaten beachten (s. S. 5, Ziffer IV). 10. Archivierungspflichten zu auslaufenden SEPA-Mandaten beachten (s. S. 5, Ziffer IV).

2 SEPA - Was ist das und Wen betrifft es Wie I. Zum Verständnis Das Fantasiewort SEPA ist die Abkürzung der englischen Bezeichnung Single Euro Payments Area Hinter SEPA verbirgt sich also nichts anderes als die gesetzlich vorgegebene Vereinheitlichung des bargeldlosen europäischen Zahlungsverkehrs durch Überweisung, Lastschrift oder Kartenzahlungsmittel auf der Grundlage dazu ergangener EU-Verordnungen. Neben den Mitgliedern der EU beteiligen sich an der SEPA-Einführung 5 weitere Länder, nämlich - Die den EWR (= Europäischer Wirtschaftsraum) erweiternden Staaten Norwegen, Island und Liechtenstein, sowie die - Schweiz und - Monaco. Die Einführung von SEPA erfolgte für Überweisungen bereits zum Januar 2008 und für Lastschrifteinzüge bereits zum Januar 2009, die Anwendung war bislang freiwillig. Ab dem 01. Februar 2014 erfolgt europaweit die verpflichtende Umstellung des bargeldlosen Zahlungsverkehrs auf das SEPA Verfahren. Wegen bestehender Hinweispflichten (s. unten Ziffer IV) bei der Umstellung von bestehenden Lastschrifteinzügen ist jeder Unternehmer und Vermieter, der bereits heute im Rahmen von Dauerverträgen (Mietverträge, Lieferverträge ) mit Lastschrifteinzügen arbeitet gezwungen, bereits jetzt mit der Umstellung auf SEPA zu beginnen, um eventuell auftretende formale (z.b. fehlende Kundendaten zu IBAN/BIC) oder technische Probleme wegen u. a. des vorgegebenen XML-Datenformates (z. B. beim Einsatz von Banking-Programmen) bei der Umstellung seines bargeldlosen Zahlungsverkehrs bis Februar 2014 ausräumen zu können. II. SEPA was ändert sich 1. Überweisungen (bislang national und international) Zu Unterscheiden sind zukünftig Überweisungen innerhalb des SEPA Raumes und Überweisungen aus dem SEPA-Raum in das außerhalb liegende Ausland. Die Anforderungen für SEPA gelten nur für Überweisungen zwischen Ländern des SEPA-Raumes. Für andere Auslandüberweisungen gelten nach wie vor die bestehenden Standards und Meldepflichten. 1

3 2. Bargeldlose Zahlungen im SEPA-Raum (Überweisungen und Lastschrifteinzüge) Können ab Februar 2014 nur noch nach SEPA-Standard erfolgen und lösen einige der bislang bekannten Formen bargeldloser Zahlung ab, insbesondere die in Deutschland weit verbreitete Einzugsermächtigung entfällt. Was ist dazu zu beachten: Eine SEPA-Zahlung kann als SEPA-Überweisung in Papierform oder elektronisch veranlasst, SEPA-Lastschrift elektronisch ausgelöst werden, oder als und setzt jeweils voraus, dass der den Zahlungsvorgang auslösende Zahlungspflichtige (Überweisung) oder Zahlungsempfänger (Lastschrift) in Besitz von - IBAN (International Bank Account Number) und - BIC (Bank Identifier Code- = SWIFT-Code) seines Gegenübers als entweder Zahlungsempfänger (Überweisung) oder Zahlungsverpflichteter (Lastschrift) ist. Für einen autorisierten SEPA-Lastschrifteinzug ist weiter erforderlich, dass der die Lastschrift einziehende Gläubiger in Besitz seiner - Gläubiger-Identifikations-Nummer ist und diese - dem Zahlungsverpflichteten zusammen mit einer eindeutigen Mandatsreferenz vorab mitgeteilt hat = Pre-Notification (s. dazu unten Ziffer IV). 3. Was sind IBAN und BIC (=SWIFT-Code)? Sie ersetzen für den SEPA Zahlungsverkehr die bisherigen Kontonummern und Bankleitzahlen. IBAN ersetzt die heutige Kontonummer und setzt sich aus einem 2-stelligen Ländercode, einer ebenfalls 2-stelligen Prüfziffer und der maximal 30-stelligen Basic Bank Account Number zusammen BIC ersetzt die heutige Bankleitzahl und wird von der SWIFT (=Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) vergeben. Sowohl IBAN und BIC finden sich regelmäßig auf den Abrechnungspapieren eines potenziellen Zahlungsempfängers und sollten ab sofort von jedermann auf eigenen Abrechnungspapieren oder Verträgen über den Austausch entgeltpflichtiger Leistungen (z. B. Mietverträgen) angegeben werden. Sowohl IBAN als auch BIC können auch aus bekannten Kontonummern und Bankleitzahlen abgeleitet werden, dafür stellt u. a. der Sparkassenverband unter einen Konvertierungsrechner zur Verfügung. 2

4 Beispiel einer deutschen Bankverbindung im SEPA-Format: Bankleitzahl: BIC: BYLADEM 1001 Kontonummer: IBAN: DE Gläubiger-Identifikations-Nummer und Mandatsreferenz Wer ab dem 01. Februar 2014 eine Lastschrift auslösen will, der muss vorab im Besitz seiner Gläubiger-Identifikations-Nummer sein, die er bei der Deutschen Bundesbank nur online unter zum Abruf beauftragen kann. Soll eine SEPA-Lastschrift erstmalig ausgeführt werden, muss dem Zahlungsverpflichteten vorab zusätzlich auch eine für ihn eindeutige Mandatsreferenz mitgeteilt werden. Dabei handelt es sich um eine Art Rechnungsnummer die vom Zahlungsempfänger jedem Einzugssachverhalt (Mietvertrag, Versicherungsvertrag.) zugeordnet werden muss und beliebig ausgestaltet werden kann, aber auf 35 Zeichen in Buchstaben oder Zahlen sowie nachstehende Sonderzeichen + -,( / ). ohne Leerzeichen beschränkt ist. 5. Wichtige Ausnahme- und Übergangsregelungen Erleichterung für Verbraucher (=Privatleute) bis Februar 2016 Den Anbietern von Bankdienstleistungen ist es erlaubt, Zahlungsaufträge von Verbrauchern (=Privatleuten) noch bis Februar 2016 unter Angabe der bislang verwendeten Kontonummern und Bankleitzahlen entgegen zu nehmen. Die Aufträge müssen aber von dem annehmenden Bankdienstleister auch während der Übergangsfrist bereits im SEPA-Verfahren ausgeführt werden, die Konvertierung in IBAN und BIC übernimmt dabei der ausführende Bankdienstleister. Übergangsfrist für das Elektronische Lastschriftverfahren bis Februar 2016 Das im deutschen Einzelhandel weit verbreitete Lastschriftverfahren, bei dem mittels einer EC- oder Kreditkarte bezahlt und der Lastschrifteinzug durch den Händler vom Kunden mittels PIN oder durch Unterschrift genehmigt wird, kann bis Februar 2016 weiter durchgeführt werden. III. SEPA-Überweisung das Wichtigste Für die Beauftragung müssen - soweit nicht die Übergangsvorschrift für Verbraucher in Anspruch genommen wird (s. o. Ziffer II Nr. 5) - ab dem 01. Februar 2014 IBAN und BIC des Zahlungsempfängers angegeben werden. Verbraucher benötigen bereits ab Februar 2014 für Inlandsüberweisungen nur noch die IBAN, ab Februar 2016 entfällt die Angabe der BIC auch für Auslandsüberweisungen in andere SEPA-Länder. Elektronisch beauftragte, beleglose SEPA-Überweisungen müssen am ersten Geschäftstag nach Auftragseingang dem Konto des Zahlungsempfängers gutgeschrieben werden, bei beleghaften Überweisungen spätestens am zweiten Geschäftstag nach Auftragseingang. 3

5 Betragsgrenzen für Überweisungen in Euro innerhalb des SEPA-Raumes entfallen ab Februar 2014, ggf. bestehende Meldepflichten sind aber weiterhin zu erfüllen. Bitte beachten Sie, dass die maximale Zeichenanzahl für Verwendungszweckangaben von bislang 378 Zeichen auf lediglich 140 Zeichen verringert wird, was absehbar dazu führen wird, dass eventuell mögliche längere Eingaben bei der Auftragsausführung abgeschnitten werden. IV. SEPA-Lastschrift das Wichtigste Unterschieden wird zwischen - der SEPA-Basislastschrift, als Grundform, die gegenüber Verbrauchern anzuwenden ist, aber auch gegenüber Unternehmern angewendet werden kann und - der SEPA-Firmenlastschrift, die nur zwischen Unternehmern zulässig ist. 1. Grundsätzlich gilt für die SEPA-Basislastschrift - Bereits bestehende Einzugsermächtigungen, die beim Zahlungsempfänger im Original vom Zahlungsverpflichteten unterschrieben vorliegen, können als SEPA-Basislastschrift weiter genutzt werden. Der Zahlungsverpflichtete ist unter Einhaltung einer Vorankündigungsfrist von 14 Tagen (= Pre Notification) über die erstmalige Umstellung auf SEPA-Lastschrift zu informieren (Musterschreiben als Anlage 1), dabei sind ihm die Gläubiger- Identifikationsnummer und die Mandatsreferenz mitzuteilen, ebenso der zu belastende Betrag und der Fälligkeitstag des Lastschrifteinzuges. Weiter ist der Zahlungsverpflichtete darauf hinzuweisen, dass er der Umstellung auf das SEPA- Lastschriftverfahren widersprechen kann. - Wird eine SEPA-Basislastschrift neu vereinbart, hat dies unter Verwendung eines gesetzlich vorgeschriebenen Textes zu erfolgen (Anlage 2) Anzugeben sind neben der Wiedergabe des Mustertextes, für den Zahlungsempfänger, dessen, Gläubiger-Identifikations-Nummer und Mandatsreferenz für den Zahlungspflichtigen, dessen IBAN und BIC Weiter muss die bereits oben angesprochene 14 tägige Vorankündigungsfrist für den erstmaligen Lastschrifteinzug nach SEPA eingehalten werden, mit der auch der Einzugs-/Zahlungsbetrag und der Fälligkeitstag mitgeteilt werden muss. 4

6 Grundsätzlich ist die Vorankündigung nach der gesetzlichen Regelung für jeden einzelnen SEPA-Lastschrifteinzug vorzunehmen. Zur Erleichterung von betrags- und turnusmäßig wiederkehrenden Lastschriften, kann mit der erstmaligen Ankündigung mitgeteilt werden, dass auf der Grundlage der Zahlungsverpflichtung (z. B. Mietvertrag) künftig der zu benennende Betrag jeweils zum Fälligkeitstag (z. B. 3. Werktag, 15., ) eingezogen wird Ändert sich eine der vorstehend benannten Größen, ist eine neue Vorankündigung erforderlich. Bei Verstößen gegen vorstehende Formerfordernisse und die Pflicht zur Vorabinformation gilt die SEPA-Lastschrift als nicht autorisiert, damit verlängert sich die an sich 8 Wochen betragende Widerspruchsfrist des Zahlungsverpflichteten auf 13 Monate, was ein erhebliches Ausfallrisiko bedeutet. Damit Fälligkeitstermine beim Einzug eingehalten werden können, gilt eine Vorlagefrist (=Auslösefrist) bei erstmaligen SEPA-Lastschriften von 5 Tagen und 2 Tagen bei Wiederholungseinzügen. Nicht aktiv genutzte SEPA-Lastschriften verlieren nach 36 Monaten ihre Gültigkeit Die Vereinbarungen zu nicht mehr genutzten SEPA-Mandaten (z. B. nach Kündigung der Geschäftsbeziehung durch den Kunden) müssen noch für 14 Monate ab dem letztmaligen Einzug im Original aufbewahrt werden. 2. Ergänzend gilt für die SEPA-Firmenlastschrift Muss mittels eines eigenen gesetzlich vorgeschriebenen Textes vereinbart werden (Anlage 3) und kann nur zwischen Unternehmern vereinbart werden. Es gilt eine verkürzte Vorlagefrist von nur einem Tag. Der Zahlungspflichtige verzichtet im Rahmen der Erteilung des SEPA- Firmenlastschriftmandates gegenüber seiner ausführenden Bank und dem Zahlungsempfänger auf sein Widerspruchsrecht. Aus diesem Grund muss die Vereinbarung eines SEPA- Firmenlastschriftmandates der Bank des Zahlungsverpflichteten durch Vorlage einer Ausfertigung des Mandates mitgeteilt werden, was bei der SEPA- Basislastschrift nicht der Fall ist. 5

7 Anlage 1 Wechsel Einzugsermächtigungsverfahren auf SEPA-Basis-Lastschriftverfahren mit Vorankündigung (Pre-Notification) Musterschreiben An Kunde XY Mandatsreferenz: Gläubiger-Identifikationsnummer: Information über den Wechsel der Lastschrifteinzüge vom Einzugsermächtigungsverfahren auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren [zum Datum] Sehr geehrte Damen und Herren, [Sehr geehrte Kundin, sehr geehrter Kunde,] [ ] Wir nutzen in der mit Ihnen bestehenden Geschäftsbeziehung aufgrund der uns erteilten Einzugsermächtigung das Lastschriftverfahren. Auf Grund der Umstellung des europäischen und innerdeutschen Zahlungsverkehrs auf die SEPA-Zahlverfahren stellen wir ab dem [DATUM] unsere Lastschrifteinzüge auf das europaweit einheitliche SEPA-Basislastschriftverfahren um. Die von Ihnen bereits erteilte Einzugsermächtigung wird dabei als SEPA-Lastschriftmandat weitergenutzt. Dieses Lastschriftmandat wird durch die oben genannte Mandatsreferenz unsere oben genannte Gläubiger-Identifikationsnummer gekennzeichnet, die von uns bei allen künftigen Lastschriften angegeben werden. Da diese Umstellung durch uns erfolgt, brauchen Sie nichts unternehmen, Sie haben das Recht, der angekündigten Umstellung zu widersprechen, wenn Sie uns nicht binnen 2 Wochen Ihren Widerspruch mitteilen, gehen wir davon aus, dass ein solcher nicht erfolgt. Die Lastschriften werden ab dem vorgenannten Datum auf der Grundlage der zwischen uns bestehenden Vereinbarung (z. B. Mietvertrag) jeweils [monatlich] zum [xx.] des Monats eingezogen. Die Lastschriften werden von Ihrem folgenden Konto eingezogen: IBAN: BIC: Sollten diese Angaben nicht mehr aktuell sein, bitten wir Sie um Nachricht. Ihre IBAN und den BIC finden Sie zum Beispiel auch auf Ihrem Kontoauszug. Sofern Sie Fragen zu diesem Schreiben haben, kontaktieren Sie uns gerne. Mit freundlichen Grüßen 6

8 Anlage 2 SEPA-Basis-Lastschriftmandat Muster Name und Anschrift des Zahlungsempfängers (Gläubiger) o Einmalige Zahlung o Wiederkehrende Zahlung [Gläubiger-Identifikationsnummer (CI/Creditor Identifier)] [Mandatsreferenz] SEPA-Basis-Lastschriftmandat Ich/Wir ermächtige(n) [Name des Zahlungsempfängers] Zahlungen von meinem/unserem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise(n) ich/wir mein/unser Kreditinstitut an, die von [Name des Zahlungsempfängers] auf mein/unser Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann/wir können innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrags verlangen. Es gelten dabei die mit meinem/unserem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. Kontoinhaber /Zahlungspflichtiger (Vorname, Name, Straße, Hausnummer, PLZ, Ort) Kreditinstitut BIC1 IBAN DE 1 Hinweis: Ab kann die Angabe des BIC entfallen, wenn die IBAN mit DE beginnt. Ort, Datum Unterschrift (Zahlungspflichtiger) 7

9 Anlage 3 SEPA-Firmenlastschrift-Mandat Muster Name und Anschrift des Zahlungsempfängers (Gläubiger) o o Einmalige Zahlung Wiederkehrende Zahlung [Gläubiger-Identifikationsnummer (CI/Creditor Identifier)] [Mandatsreferenz] SEPA-Firmenlastschrift-Mandat Ich/Wir ermächtige(n) [Name des Zahlungsempfängers] Zahlungen von meinem/unserem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise(n) ich/wir mein/unser Kreditinstitut an, die von [Name des Zahlungsempfängers] auf mein/unser Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Dieses Lastschriftmandat dient nur dem Einzug von Lastschriften, die auf Konten von Unternehmen gezogen sind. Ich bin/wir sind nicht berechtigt, nach der erfolgten Einlösung eine Erstattung des belasteten Betrags zu verlangen. Ich bin/wir sind berechtigt, mein/unser Kreditinstitut bis zum Fälligkeitstag anzuweisen, Lastschriften nicht einzulösen. Kontoinhaber /Zahlungspflichtiger (Vorname, Name, Straße, Hausnummer, PLZ, Ort) Kreditinstitut BIC1 IBAN DE 1 Hinweis: Ab kann die Angabe des BIC entfallen, wenn die IBAN mit DE beginnt. Ort, Datum Unterschrift (Zahlungspflichtiger) Ort, Datum Unterschrift (Zahlungsempfänger) 8