Leitfaden zur Erstellung des Projektstrukturplans

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1 Leitfaden zur Erstellung des Projektstrukturplans Auszug aus dem Projekthandbuch zur Einführung in die Projektarbeit an der JLU Prozesse, Formulare, Anleitungen Erstellt von: Jessica Schmidt (KB3.4) Erstellt am: Versionsnummer: V4

2 Inhalt 1. Vorbemerkungen: Zweck des Projektstrukturplans Der PSP als Teil des Projektstatusberichts Hinweise zum Ausfüllen des PSP: Vorbereiten Projektstammdaten Navigieren im PSP Nummerierung der PSP-Codes Kalenderdarstellung Hinweise zum Ausfüllen des PSP: Inhalte Teilaufgaben und Arbeitspakete Ergebnisse und Meilensteine Status Personaleinsatzplan Projektmanagement als Teilaufgabe Tabellenblatt Maßnahmen zur Nachsteuerung kritischer Punkte Anlagen

3 1. Vorbemerkungen: Zweck des Projektstrukturplans Der Projektstrukturplan (PSP) ergänzt den für jedes Projekt obligatorischen Projektauftrag (Leitfaden separat). Der PSP ist das Ergebnis einer Gliederung des Projekts in plan- und kontrollierbare Elemente. Sie können hier Teilaufgaben (Aufgabenblöcke) definieren und Arbeitspakete für diese Teilaufgaben festlegen. Alle Arbeitspakete werden mit einem ursprünglichen Zieltermin versehen, der im Nachhinein nicht mehr geändert werden soll. Dieser Zieltermin dient dazu, den Fortschritt des Projekts nicht aus dem Auge zu verlieren und bei kritischem Zeitspiel eingreifen zu können. Bei kritischen Punkten (Zeitbalken wird rot angezeigt) können im zweiten Tabellenblatt Maßnahmen zur Nachsteuerung dokumentiert werden. Der Projektstrukturplan ist ein kontinuierlich zu pflegendes Instrument. Zu Beginn des Projektes wird dieser noch recht grob strukturiert sein, der Zieltermin des Gesamtprojekts sowie einzelne Etappenziele (als Meilensteine, falls definierbar) und Teilaufgaben sollten jedoch schon vorhanden sein. Im Laufe des Projektes kommen neue Aufgaben hinzu, die wiederum kleinteiliger differenzierbar werden. Der PSP soll das Projekt nicht überfrachten im Gegenteil er dient dafür, das Projekt übersichtlicher zu gestalten. Wird er sorgfältig gepflegt, kann er hervorragend zu Projektdokumentation herangezogen werden. 2. Der PSP als Teil des Projektstatusberichts Der PSP zeigt die zeitliche Dimension des Projekts und dient damit als Teil des Projektstatusberichts. Werden alle Datumsfelder konsequent gefüllt, erscheint in der Anzeige der Kalenderwochen ein Zeitbalken. Ist das Enddatum der Teilaufgabe vor bzw. am ursprünglichen Zieltermin abgeschlossen, erscheint der Balken grün. Verzögert sich die Erfüllung der Teilaufgabe und das Enddatum wird geändert auf einen späteren Termin, also nach dem ursprünglichen Zieltermin, erscheint der Balken ab diesem Zeitpunkt rot. Abb. 1 Darstellung des Zeitbalkens Der Haken wird manuell gesetzt bei Abschluss des Arbeitspakets. Der Projektstatusbericht erfolgt quartalsweise an KB3.4 und dient der Erstellung eines Gesamtberichts zur Vorlage an die Kanzlerin. Die Erstellung des Statusberichts anhand des PSP ermöglicht eine größtmögliche Objektivität. Berichtsempfänger können auch sein: Kanzlerin und/oder jeweiliger Ressortverantwortlicher Dezernenten/Dezernentinnen Präsidium 2

4 3. Hinweise zum Ausfüllen des PSP: Vorbereiten 3.1. Projektstammdaten Die Projektstammdaten werden zu Beginn Ihres Projekts im Projektauftrag festgelegt und begleiten Sie durch den kompletten Projektverlauf. Die Stammdaten sollten sich in all Ihren Dokumenten (offizielle Dokumente wie Projektauftrag, Projektabschlussbericht etc., aber auch in Protokollen, Aktennotizen zum Projekt etc.) wiederfinden. Die Stammdaten dienen zur Orientierung und vereinfachten Dokumentation. Die Projektstammdaten enthalten folgende Daten: Abb. 2 Projektstammdaten 3.2. Navigieren im PSP Sie können verschiedene Bereiche ein- und ausblenden, so dass Ihnen nur die jeweils relevanten Daten angezeigt werden. Dies erfolgt durch die Gruppierungen an den Seitenrändern links und oben. Sie können entweder Jahre ein- und ausblenden (Spalten) oder Arbeitspakete (Zeilen). Ein- und Ausblenden erfolgt über die Anzeige +/-. Abb. 3a Ein- und Ausblenden von Zeilen 3

5 Abb. 3b Ein- und Ausblenden von Zeilen Abb. 4 Ein- und Ausblenden von Spalten 3.3. Nummerierung der PSP-Codes Der PSP besteht aus Teilaufgaben (jeweils 1 bis 10) und darunter fallende Arbeitspakete (jeweils bis ). Um die Teilaufgaben übersichtlich zu halten, beschränken Sie sich bitte auf 10 Arbeitspakete. Bei Großprojekten kann es vorkommen, dass Sie mehr Teilaufgaben bewältigen müssen. In diesem Fall wenden Sie sich bitte an das zentrale Projektmanagement, damit die Tabelle erweitert werden kann Kalenderdarstellung Der PSP umfasst mehrere Jahre. Die Jahre sind unterteilt in Kalenderwochen zu besseren Orientierung sind die Kalenderwochen mit einem Monatskürzel (jeweils der Anfangsbuchstabe des betreffenden Monats) in der Spalte unter der KW versehen. Wenn Sie mit der Maus auf ein Feld innerhalb der Datumsanzeige fahren, erscheint neben dem Mauszeiger das Datum des Beginns der entsprechenden KW. 4. Hinweise zum Ausfüllen des PSP: Inhalte 4.1. Teilaufgaben und Arbeitspakete Unterteilen Sie das Projekt in Teilaufgaben und Arbeitspakete. Arbeitspakete befinden sich im PSP auf der untersten Ebene und werden nicht weiter unterteilt. Teilaufgaben umfassen inhaltlich zusam- 4

6 mengehörende Arbeitspakete. Weisen Sie Ihren Arbeitspaketen ein Anfangsdatum sowie einen Zieltermin zu, an dem das Arbeitspaket erledigt sein soll (ursprünglicher Zieltermin). Das Enddatum ist zunächst mit dem ursprünglichen Zieltermin identisch sollte der ursprüngliche Zieltermin nicht eingehalten werden können oder das Arbeitspaket kann früher erledigt werden, so wird lediglich das Enddatum angepasst Ergebnisse und Meilensteine In diesem Feld können Sie Meilensteine Ihres Projekts (besondere Etappenziele) dokumentieren sowie kurz beschreiben, welche Ergebnisse mit Erledigung des Arbeitspaketes erzielt wurden. Sie können Meilensteine im Zeitbalken markieren, indem Sie in der Zelle der entsprechenden KW einen Kommentar einfügen Status Dieses Feld bleibt frei bis zur Erledigung des Arbeitspaketes. Ist das Arbeitspaket beendet und das entsprechende Ergebnis wurde erzielt, können Sie manuell ein Häkchen setzen Personaleinsatzplan Geben Sie die Personen an, die für die Erledigung des Arbeitspaketes verantwortlich sind und welche Personen mitwirken Projektmanagement als Teilaufgabe Das Projektmanagement ist eine eigene Teilaufgabe, die in jedem PSP aufgeführt werden soll. Dies kann bspw. so aussehen: 5

7 Abb. 5 Teilaufgabe Projektmanagement Die Arbeitspakete der Teilaufgabe Projektmanagement können Sie dem Projektauftrag entnehmen. 5. Tabellenblatt Maßnahmen zur Nachsteuerung kritischer Punkte Sollten Sie bestimmte Arbeitspakete nicht bis zum ursprünglichen Termin erledigen können, übertragen Sie diese in das Tabellenblatt Maßnahmen zur Nachsteuerung kritischer Punkte. Tragen Sie in das Feld Problem ein, warum Sie mit dem Arbeitspaket nicht rechtzeitig fertig geworden sind. Im Feld Maßnahmen tragen Sie bitte ein, wie Sie das Problem lösen wollen und wer daran mitwirkt. Im Feld Lösung können Sie nach Abschluss des Arbeitspaketes Ihre Lösung notieren. Es gibt verschiedene denkbare Probleme. Wenn Sie bspw. einen unerwarteten Personalausfall haben, kann sich die Erledigung Ihres Arbeitspaketes natürlich hinziehen. Evtl. können Sie in Absprache mit den betreffenden Vorgesetzten eine Vertretung finden vielleicht ist jedoch ein anderes Arbeitspaket schneller erledigt als erwartet und hier sind Personalressourcen frei geworden, auf die Sie zurückgreifen können. Einzelne Arbeitspakete lassen sich so vermutlich ausgleichen. Wenn jedoch der Gesamtprojektverlauf in Verzug gerät, ist die Lenkungsgruppe zu informieren. Hier muss dann eine Lösung gefunden werden. Das Tabellenblatt stellt keine Leistungskontrolle dar, sondern soll dazu dienen, dass auch ein Überblick über kritische Momente gewährleistet ist und dass Probleme nicht im Projektverlauf unterzugehen drohen. Für spätere Projekte können Sie durch die Dokumentation immer wieder auf Ihren Erfahrungsschatz zurückgreifen. 6. Anlagen Projektstrukturplan 6

8 Kontakt: Jessica Schmidt Kanzlerbüro (KB3.4) Zentrales Projektmanagement an der JLU Ludwigstr Gießen Tel.: Fax: https://www.uni-giessen.de/cms/org/admin/kb/pm 7

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