Checkliste zur SEPA-Umstellung für Unternehmer. So gehen Sie konkret vor. Checkliste. 1. Vorbereitung. eine reibungslose Umstellung

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1 Checkliste zur SEPA- für Unternehmer So gehen Sie konkret vor 1. Vorbereitung Benennen Sie einen SEPA-Verantwortlichen im Unternehmen. Entwickeln Sie einen individuellen Umsetzungszeitplan für Ihr Unternehmen / Ihre Verwaltung bzw. kommunales Unternehmen. Informieren Sie sich über die durch SEPA geänderten Rahmenbedingungen im Zahlungsverkehr mithilfe des Infodokuments info-db/ Die Seminare Fit für SEPA mit DATEV finden Sie als Dialogseminar online oder als Präsenzseminar unter Vorbereitung auf SEPA auf Tipp: Setzen Sie, wenn möglich, auf eine Stichtagsumstellung. Das DATEV-Sammelverfahren mit Begleitzettel wird teilweise mit der SEPA- von Kreditinstituten nicht mehr unterstützt. Sprechen Sie Ihr Kreditinstitut an, ob das Sammelverfahren mit Begleitzettel noch möglich ist. Beachten Sie, dass es mit der SEPA- keine papierhaften Sammelüberweisungen mehr geben wird. Seite 1 von 5

2 2. der Überweisungen auf IBAN und BIC Wandeln Sie mit Hilfe des DATEV- IBAN-Assistenten Kontonummern und BLZ in IBAN und BIC um: DATEV Mittelstand pro (Debitoren /Kreditoren-Stammdaten) DATEV Zahlungsverkehr DATEV Lohn und Gehalt / DATEV LODAS (Mitarbeiterdaten) DATEV Kommunal pro DATEV Unternehmen online DATEV Personalmanagementsystem DATEV Reisekosten classic (verfügbar seit Programm-DVD 6.0) Eine Anleitung für den IBAN-Assistenten erhalten Sie im Infodokument und im Service-Video unter auf SEPA. Tipp: Der IBAN-Assistent bietet Ihnen einen sog. Testmodus. Hier können Sie sich IBAN und BIC anzeigen lassen, ohne dass diese in die Stammdaten übernommen werden. Denken Sie auch an weitere Systeme und Bereiche in denen Zahlungsdaten für Kunden / Geschäftspartner / Mitarbeiter hinterlegt sind, wie beispielsweise Vorlagen, Formulare, Verträge und Geschäftspapiere. Tipp: Senden Sie die mit dem DATEV IBAN-Assistenten umgewandelten Zahlungsdaten zur Prüfung an Ihre Kunden / Geschäftspartner / Mitarbeiter. Bezahlen alle Ihrer Kunden per Überweisungen, haben Sie die auf SEPA geschafft. Seite 2 von 5

3 3. SEPA-Lastschriften einführen Hinweis: Diese sind nur durchzuführen, wenn Sie bisher von Ihren Kunden im Lastschriftverfahren mit Einzugsermächtigungen bzw. Abbuchungsaufträgen Rechnungsbeträge einziehen. Machen Sie eine Aufstellung der aktuellen Lastschriftverfahren um zu ermitteln, mit welchen Kunden Sie im Lastschrift- oder Abbuchungsverfahren zusammenarbeiten. Beantragen Sie eine Gläubiger-ID bei der deutschen Bundesbank über SEPA-Lastschriftmandate einholen: Das SEPA-Lastschriftmandat ermächtigt den Zahlungsempfänger, fällige Rechnungsbeträge vom Konto des zahlungspflichtigen Kunden einzuziehen. Es muss in schriftlicher Form vorliegen, und ist nur gültig mit Datum und eigenhändiger Unterschrift des Zahlungspflichtigen. Überprüfen Sie die bereits bestehenden schriftlichen Einzugsermächtigungen. Diese bleiben weiterhin gültig und können für zukünftige SEPA- Basislastschriften verwendet werden. Holen Sie für bereits bestehende Abbuchungsaufträge das neue SEPA- Lastschriftmandat für die Erzeugung von SEPA-Firmenlastschriften ein. Mustervorlagen für SEPA- Lastschriftmandate finden Sie im Informationsdokument auf Bitte denken Sie bei der Planung der Kundeninformationen an etwaige Widerspruchsfristen! Pre-Notfication Frist und Form festlegen: Jede SEPA-Lastschrift muss mit einer so genannten Pre-Notification dem Zahlungspflichtigen vorab angekündigt werden. Seite 3 von 5

4 Kündigen Sie die Pre-Notifcation im Fall einer Erstlastschrift 14 Tage vor der Abbuchung an. Eine Verkürzung dieser Frist ist möglich, jedoch in den AGB oder Kundenbedingungen zu hinterlegen. Die Zustellung der Pre- Notification ist per Brief, Bescheid oder Fax möglich. Tipp: Die Pre-Notification können Sie auch auf der Rechnung vermerken! Bei Folgelastschriften kann diese Mitteilung entfallen, wenn der Kunde zuvor über die Beträge und die Einzugstermine informiert wurde. Sprechen Sie mit Ihrer Bank bzgl. der Inkassovereinbarung unter SEPA und Einreichungsfristen für Erst- und Folgelastschriften. Vergeben Sie für jeden Zahlungspflichtigen eine Mandatsreferenz-Nummer. Die Mandatsreferenz wird bei DATEV automatisch gebildet und in die SEPA- Mandatsverwaltung übernommen. Eine individuelle Mandatsreferenz sollten Sie nur vergeben, wenn konkrete Gründe dafür vorliegen. Hinterlegen Sie die Informationen zum SEPA-Lastschriftmandat in der SEPA- Mandatsverwaltung. Bei der SEPA-Mandatsverwaltung haldelt es sich um eine Anwendung im DATEV-Rechenzentrum. Damit Sie diese nutzen können ist mindestens ein DATEV Betriebsstätten midentity notwendig. Informieren Sie vor dem Einzug der ersten SEPA-Basislastschrift Ihre Kunden schriftlich über den Wechsel vom Einzug mit Einzugsermächtigungsverfahren auf den Einzug mit SEPA- Basislastschrift, unter Angabe von Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz. Seite 4 von 5

5 Ziehen Sie wenn möglich von einem ausgewählten Kundenkreis erste SEPA-Lastschriften ein. Ziehen Sie Ihre SEPA-Lastschriften komplett für alle Kunden ein. Seite 5 von 5