Professionelles Projektmanagement in der Praxis. Veranstaltung 5 Teil 3 ( ):

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1 Professionelles Projekt-Management in der Praxis Veranstaltung 5 Teil 3 ( ): Prof. Dr. Phuoc Tran-Gia, FB Informatik, Prof. Dr. Margit Meyer, FB Wirtschaftswissenschaften, Dozent: Dr. Harald Wehnes, AOK Bayern Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.3 / 1

2 Projektverlauf: Phasenkonzept Projekt läuft in mehreren Phasen ab Hauptphasen Planung Abschluß Initialisierung Durchführung Projekt- Ergebnis Projekt-Prozeß Aufgaben des Projektleiters ändern sich stark während der Laufzeit des Projektes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.3 / 2

3 Was ist im Rahmen der Projektabschlussphase zu tun? Workshopteil Dokumentation des Projektverlaufs Bug-Fixing Integration der Module zu einem Gesamtsystem Abnahme / Übergabe des Projektes Tests Probelauf Marketing Ist-Soll-Vergleich Ressourcen zurückführen Mitarbeiter Feedback zusammentragen & auswerten für zukünftige Projekte Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.3 / 3

4 Warum Projektabschluß-Phase? Projekte sind zeitlich begrenzt Festgelegter Anfangstermin Festgelegter Endtermin Projektmitarbeiter ggf. auch Geräte/Maschinen werden für andere Aufgaben bzw. neue Projekte benötigt Freigabe der eingesetzten Ressourcen erforderlich Projektergebnis (Produkt) muss an Auftraggeber übergeben und von diesem abgenommen werden Bei Softwareprojekten definiert in der Regel der Meilenstein Übergabe das formale Ende des Projektes Projektabschluß-Phase muss rechtzeitig geplant werden Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.3 / 4

5 Projektabschluß Ziel: Erfolgreicher Abschluß des Projektes Formaler Projektabschluß Abschluß der Projekt-Dokumentation Abschlußpräsentation Projektabnahme durch den Auftraggeber Freigabe der Projektmitglieder und -ressourcen Nachbetrachtung (Review) der Projektarbeit Abschlußanalyse Erfahrungssicherung Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.3 / 5

6 Projektabschluß-Dokumentation Produkt-Dokumentation (z.b. Betriebshandbuch, Benutzeranleitung) Teil der Projektabnahme Prüfung auf Verständlichkeit und Vollständigkeit Projekt-Abschlußbericht Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse des Projektes Adressat: Lenkungsausschuss/Projektbüro Abschlußbericht Projektdokumentation Strukturierte Ablage von Beginn an erforderlich Nach Wichtigkeit zusammenstellen Überholte Dokumentation am Projektende ausmisten Idealerweise: CD mit sämtlichen relevanten Projektdateien erstellen Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.3 / 6

7 Abschlußpräsentation Zielgruppe: Auftraggeber / Lenkungsausschuß Primäres Ziel: Projektabnahme Inhalt der Präsentation Darstellung: Ziele Ergebnisse Zusätzlicher Nutzen (Erfolge) des Projektes Durchgeführte Arbeiten (nur im Überblick) Stellenwert der Präsentation Sehr hoch Konsequenz» Intensive Vorbereitung» Abstimmung der Präsentation mit den Teammitgliedern Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.3 / 7

8 Projektabnahme Abnahmeverfahren Festlegung zu Beginn des Projektes (!) Durchführung am Ende des Projektes Alternativen Empfehlenswert: Projektbegleitende, schrittweise Abnahme Big Bang -Abnahme lässt sich aber häufig nicht vermeiden Projektleiter übergibt formal die Ergebnisse (Produkte) an den Auftraggeber Auftraggeber prüft, ob Projektziele erreicht wurden und nimmt das Projekt ab Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.3 / 8

9 Abnahmetest Wird z.b. bei Softwareprojekten durchgeführt Überprüfung der Anwendung Installation und Tests in Testumgebung Plausibilität der Ergebnisse prüfen Vollständige Funktionalität? Erfolgreiche Massentests (möglichst mit Echtdaten)? Gutes Performanceverhalten (Antwortzeiten, Verarbeitungszeiten) bei realistischen Datenmengen? Störungsfreien Wiederanlaufs nach Abbruch? Vollständigkeit der Dokumentation? Auftraggeber ist verantwortlich: Aufbau der Testumgebung Bereitstellung von Testfällen/-daten Verantwortung Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.3 / 9 PL AG

10 Ressourcen-Freigabe Ressourcen (Mitarbeiter, Räume, Rechner etc.) sind nur für einen bestimmten Zeitraum bereitgestellt müssen wieder freigegeben werden ggf. Verträge für Räume, Geräte usw. kündigen Zielkonflikt beim Projektende Erfahrenes Team muss das Projekt erfolgreich zu Ende führen Projektmitarbeiter wollen Sicherheit und orientieren sich auf Rückkehr in die Linie bzw. auf neue interessante Aufgaben Projektleiter besonders gefordert Projektende und Auflösung des Teams gemeinsam planen Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.3 / 10

11 Nachbetrachtung der Projektarbeit Ziel: Erfahrungssicherung Zeitpunkt ist günstig: Erfahrungen sind noch frisch Aktivitäten Nachkalkulation und Kostenabweichungsanalyse Wirtschaftlichkeitsanalyse; Nachbetrachtung Identifikation von Restaufgaben Kritische Würdigung und Bewertung Lessons learned : Essentielle Erfahrungen für neue Projekte sammeln, auswerten und sichern Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.3 / 11

12 Nachkalkulation Ziele Finanzielles Projektergebnis feststellen Überprüfung der Wirtschaftlichkeit des Projektes Erfahrungen für Folgeprojekte sammeln Vorgehensweise Plan Gegenüberstellung: tatsächliche - geplante Kosten» Auf Ebene der Einzelaktivitäten (sehr genau, aber auch sehr aufwendig)» Auf Ressourcenebene» Konzentration auf die Hauptabweichungen Ergebnis Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.3 / 12

13 Kostenabweichungsanalyse Analyse und Bewertung der festgestellten Abweichungen Feststellung der Ursachen Ursachen Personelle Technische Organisatorische Vermeidbar Demotivation Überlastung Planungsfehler Unvollständige Testdaten Personelle Engpässe Kompetenzgerangel Kaum vermeidbar Fluktuation Neue Anforderungen Fehlender Support Prioritätenänderung Termindruck Unvermeidbar Krankheit Fehlerhafte Technik Konkurs eines Lieferanten Ableitung von Maßnahmen (Vorschlägen) für zukünftige Projekte Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.3 / 13

14 Wirtschaftlichkeitsanalyse Wirtschaftlichkeitsbetrachtung ist Bestandteil des Projektauftrages Nachträgliche Kontrolle kommt häufig zu kurz! Ziel: Aufzeigen von Abweichungsursachen Verbesserung der zukünftigen Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen Potentielle Ursachen für Abweichungen Erhöhte Entwicklungskosten aufgrund von Änderungen bzw. zusätzlicher Anforderungen Erwartetes Einsparvolumen (z.b. Personal) tritt nicht ein Verspäteter Markteintritt verspäteter bzw. kein ROI Ggf. Wirtschaftlichkeitsanalyse später wiederholen Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.3 / 14

15 Projekt-Abschlußbesprechung Kritische Bewertung und Würdigung Projektleitung Projektorganisation Projektergebnis Zusammenarbeit Identifikation von Restaufgaben und Regelung für deren zukünftige Erledigung Gemeinsame Analyse der aufgetretenen Schwierigkeiten und Planabweichungen Feedback-Fragebogen zum Projekt Ideal mit anschließendem Abschluß-Event Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.3 / 15

16 Lessons learned früher Projektidee Projektauftrag Planung Projektplan Projektergebnis heute Projektidee + Lessons learned alter Projekte Projektauftrag Planung Projektplan Initialisierung Durchführung Initialisierung Durchführung Projektergebnis Abschluß Lessons learned für neue Projekte Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.3 / 16

17 Beispiel: Projektabschluß Großprojekt Datum 2000 Abschlußbesprechung mit Erfahrungssicherung des Projektteams (Ergebnis-NS) Fragebogen: Projektbeurteilung für die Teammitglieder (Dokument) Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.3 / 17

18 Projektabschluß mit MS Project 2002 Erstellung von Projektberichten (ca. 30 Varianten): Ansicht Berichte... Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.3 / 18

19 Referat 5: Gemeinsamkeiten von Projektmanagern und Trainern Welche Gemeinsamkeiten haben Projektmanager und Trainer? Arbeitsmaterial: Stefan König: Projektmanager und Sportspieltrainer: Zwei Seiten einer Medaille? ; Projektmanagement 01/2002 Termin: Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.3 / 19

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