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1 SEPA-Umstellungsanleitung für Profi cash Diese Anleitung beschreibt die wesentlichen Schritte zur automatisierten Umstellung Ihrer in Profi cash hinterlegten nationalen Zahlungsaufträge in SEPA-Aufträge. Bitte führen Sie vor der Umstellung eine Datensicherung Ihrer Profi cash-bestandsdaten durch. IBAN und BIC ergänzen Starten Sie Profi cash. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten bei der Firma an, bei welcher Sie die Umstellung durchführen möchten. Ergänzen Sie zunächst zu den im Bestand befindlichen Zahlungsempfängern bzw. Zahlungspflichtigen IBAN und BIC. Wählen Sie im Hauptmenü Stammdaten - Massenänderung - IBAN und BIC ergänzen Sollte bei Ihnen die Rückmeldung Es wurden keine Datensätze gefunden, die ergänzt werden könnten ausgegeben werden, so sind in Ihrem Datenbestand IBAN und BIC bereits hinterlegt. Seite 1 von 8

2 Umstellung nationaler Überweisungsaufträge in SEPA-Überweisungsaufträge Wählen Sie im Hauptmenü Stammdaten Massenänderung ZV-Aufträge Markieren Sie das Änderungsfeld für den Bereich Auftragsart ändern Wichtiger Hinweis: Achten Sie darauf, dass die Einstellungen zur Änderung korrekt eingetragen werden. Falsche Einstellungen können zu einer falschen Umstellung führen die ggfs. nicht mehr rückgängig gemacht werden kann. - Wählen Sie im Feld Konten Auftraggeber alle Konten Auftraggeber - Wählen Sie im Feld alt die Auftragsart Überweisungsgutschrift - Wählen Sie im Feld neu die Auftragsart SEPA-Überweisung Wichtiger Hinweis: Beachten Sie, dass bei SEPA-Aufträgen künftig nur noch 5 Zeilen Verwendungszweck vorgesehen sind. Bei der Umstellung werden alle Angaben ab der 6. Verwendungszweckzeile ignoriert und damit nicht übernommen. Seite 2 von 8

3 Umstellung nationaler Lastschriftaufträge in SEPA-Lastschriftaufträge Grundlage für den Einzug von SEPA-Lastschriften sind gültige SEPA-Lastschriftmandate. Bitte beachten Sie daher, dass Ihnen vor dem erstmaligen Einzug per SEPA-Basislastschrift diese Mandate vorliegen bzw. dass Sie Ihre Zahlungspflichtigen über den Wechsel von Einzugsermächtigung auf SEPA- Basislastschrift informiert haben müssen (Umdeutung). Eine Information zur Umdeutung von Einzugsermächtigungen, sowie Musteranschreiben und Mandatstexte finden Sie auf unseren Internetseiten ( Sie können auch direkt aus Profi cash Mandatstexte und Umdeutungsschreiben ausdrucken. Die Texte sind hier fest definiert und nicht änderbar. Voraussetzung zur Nutzung dieser Funktionen sind bereits hinterlegte Mandate. Sie finden die Funktion unter Stammdaten Mandate Außerdem müssen Sie mit der Bank, bei der Sie SEPA-Lastschriften einreichen (Inkassobank), eine neue Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften (Inkassovereinbarung) abgeschlossen haben. Setzen Sie sich hierzu ggfs. mit Ihrem Kundenberater in Verbindung. Seite 3 von 8

4 Gläubiger-Identifikationsnummer Um künftig Lastschriften mittels SEPA einreichen zu können, benötigen Sie zunächst eine sogenannte Gläubiger-Identifikationsnummer bzw. Creditor Identification (CI). Die Gläubiger-ID können Sie online bei der Deutschen Bundesbank beantragen. Besuchen Sie hierfür die Internetseite oder verwenden Sie zum Aufruf die entsprechende Funktion innerhalb von Profi cash unter Stammdaten Gläubiger- Identifikationsnummern. Nachdem Sie alle Angaben zur Beantragung gemacht haben, setzt sich die Deutsche Bundesbank mit Ihnen per in Verbindung und teilt Ihnen die Gläubiger-ID mit. Tragen Sie die Gläubiger-Identifiaktionsnummer bitte in Profi cash ein unter Stammdaten Gläubiger-Identifikationsnummern Hinterlegen Sie hier bitte auch eine Bezeichnung und Ihre Anschrift. Mandatsreferenznummern Jedem SEPA-Lastschriftmandat muss eine eindeutige Referenznummer zugeordnet werden. Damit ist für jeden Lastschrifteinzug die zugrundeliegende Berechtigung nachvollziehbar. Sie vergeben selbst die Mandatsreferenznummern und bestimmen, wie die Referenznummern strukturell aufgebaut sein sollen. Es ist sinnvoll, die Mandatsreferenznummern nach einem einheitlichen Schema festzulegen. Es stehen 35 Stellen zur Verfügung. Erlaubt sind Buchstaben und Zahlen. Beispiele für die Vergabe von Mandatsreferenznummern : MitgliedsnummerBank = z.b VOBAMOSBACH oder NameVornameBank = z.b. MUSTERMANNMAXVBNT Bei der Mandatseingabe innerhalb von Profi cash muss außerdem zu jedem Mandat das jeweilige Mandatsdatum (Datum der Unterschrift bzw. Umdeutungsdatum) angegeben werden. Auch dieses Datum dient der eindeutigen Mandatszuordnung. Seite 4 von 8

5 In Profi cash werden die Mandate bei den Stammdaten zum Zahlungspflichtigen erfasst: Stammdaten Zahlungsempfänger/-pflichtige hier im Abschnitt Bankverbindungen und SEPALastschriftmandate (Neu/Ändern/Löschen) SEPA-Lastschriftmandate (Neu/Ändern/Löschen). Seite 5 von 8

6 Hier wird den SEPA-Lastschriftmandaten auch die gültige Gläubiger-Identifikationsnummer zugeordnet. Im Abschnitt Lastschriftsequenz müssen Sie angeben, ob es sich bei dem jeweiligen Mandat um eine einmalige oder wiederkehrende Weisung handelt. Im Abschnitt Lastschriftart legen Sie fest, ob es sich um eine SEPA-Basislastschrift oder eine SEPA- Firmenlastschrift handelt. Wählen Sie im Hauptmenü Stammdaten-Massenänderung- ZV-Aufträge Markieren Sie das Änderungsfeld für den Bereich Auftragsart ändern Seite 6 von 8

7 Wichtiger Hinweis: Volksbank eg Achten Sie darauf, dass die Einstellungen zur Änderung korrekt eingetragen werden. Falsche Einstellungen können zu einer falschen Umstellung führen die ggfs. nicht mehr rückgängig gemacht werden kann. Wählen Sie im Feld Konto Auftraggeber alle Konten Auftraggeber Wählen Sie im Feld alt die Auftragsart Lastschrift mit Einzugsermächtigung Wählen Sie im Feld neu die Auftragsart SEPA-Basis-Lastschrift Wichtiger Hinweis: Beachten Sie, dass bei SEPA-Aufträgen künftig nur noch 5 Zeilen Verwendungszweck vorgesehen sind. Bei der Umstellung werden alle Angaben ab der 6. Verwendungszweckzeile ignoriert und damit nicht übernommen. Wichtiger Hinweis: Während der Umstellung Ihrer Lastschriften haben Sie die Möglichkeit, automatisiert Mandatsreferenznummern anlegen zu lassen. Es wird hierbei allerdings nur eine frei wählbare Bezeichnung, ergänzt um eine fortlaufende Nummer generiert. Eine spätere Zuordnung zum Mandat kann sich daher ggfs. als schwierig erweisen. Sollten Sie die Funktion nutzen, wird nach der Generierung eine Liste mit den Mandatsdaten ausgegeben. Sie sollten diese Liste in jedem Fall ausdrucken und aufbewahren. Wir empfehlen vor der Massenumstellung die manuelle Festlegung und Zuordnung der Mandate wie oben beschrieben durchzuführen und nicht die automatisierte Generierung zu verwenden. Einreichung von SEPA-Lastschriftaufträgen SEPA-Lastschriften werden von Ihnen zu bestimmenden Fälligkeitsterminen (D) ausgeführt. Die Aufträge müssen unter Berücksichtigung vorgeschriebener Fristen vor den jeweiligen Fälligkeitsterminen bei der Bank online eingereicht werden. Es gelten folgende Einreichungsfristen: Seite 7 von 8

8 SEPA-Basis-Lastschriften Erstmalige oder einmalige Lastschriften - späteste Einreichung: 6 Werktage vor Fälligkeitstermin Wiederkehrende oder letztmalige Lastschriften - späteste Einreichung: 3 Werktage vor Fälligkeitstermin SEPA-Firmenlastschrift Erstmalige, einmalige, wiederkehrende oder letztmalige Lastschriften - späteste Einreichung: 2 Werktage vor Fälligkeitstermin Weitere Informationen zu den Einreichungsfristen finden Sie auch auf unseren Internetseiten. Ist eine Einreichungsfrist zu dem jeweils gewünschten Termin überschritten, hebt Profi cash den spätesten Versandtermin in roter Farbe rot hervor. In diesem Fall müssen Sie den Fälligkeitstermin ändern. Achten Sie daher darauf, Ihre Lastschrifteinreichungen immer fristgerecht an die Bank zu übertragen. Seite 8 von 8

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