Projektplanung und Wissensmanagement. Kooperative Projektplanung unter Einsatz eines Wissensmanagement Systems

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1 Kooperative Projektplanung unter Einsatz eines Wissensmanagement Systems Christian Nürnberger, TO DO SOLUTIONS GmbH & Co. KG Tel.: Michael Klingemann, Technologiezentrum Informatik (Universität Bremen) Tel.: schneller. besser. innovativer. Erfahrungs- und Informationsmanagement in der Unternehmenspraxis 19. November 2009

2 Projekt: cowimas -Ziel: Entwicklung eines kooperativen Content- und Wissensmanagementsystems -Gefördert im Rahmen des Bremer Arbeit und Technik Programms Projektpartner -Technologiezentrum Informatik (Uni-Bremen) -TO DO Solutions und weitere Bremer KMU aus dem Ingenieurbereich PartizipativerEntwicklungsprozess -Praxisnähe durch Einbinden der Industriepartner in die Entwicklung -Früher Einsatz der Software zur Prüfung der Praxistauglichkeit -Kurze Entwicklungszyklen

3 Praxisbeispiel: COWIMAS in der Projektumgebung TO DO ist ein Generalplanungsbüro und bietet Beratungs-und Engineeringkompetenzin komplexen Projekten (national und international) Langjährige Erfahrung in der Chemie-, Stahl-und Schwerindustrie TO DO arbeitet an zwei festen Standorten, weitere projektabhängige Standorte sind möglich, externe Firmen sind Teil des Projektteams TZI/TO DO Partner für Wissensmanagementsoftware von 2005 bis 2007 von der WFB gefördert

4 Motivation Ausgangssituation Wissenskomplexität in der Gesamtheit und im Detail Wissen die kritische Ressource des Mittelstands, auch bei TO DO

5 Firmeninterne Herausforderungen bei TO DO Informations-/ Projekt-Contentmanagement - Wachsende Informationsflut lastet auf Mitarbeitern - Einheitlicher, projektübergreifender Informationsstand - Informationsaustausch teamintern / extern Qualität der Arbeit / Fehlertoleranz / -analyse Qualifizierung/Fortbildung/Methodenkompetenz - Qualifizierungsmöglichkeiten und barrieren - Organisations- und fachliche Methodenkompetenz -Wissensaneignung bei neuen Mitarbeitern Wissensmanagement -Identifikation, Sammlung, Anreicherung, Speicherung, Verteilung, Nutzung

6 Standortübergreifende Fragestellungen Räumlich verteilte Ingenieurteams - Synchronisierung über entfernte Standorte - Nutzung über externe Netze + Mobilfunk -Installationsaufwand Administrationsaufwand Unterschiedlicher Erfahrungshintergrund - Komplexität des Systems, Bedienung etc. - Unterschiedliche Sichten auf das Projekt - Akzeptanz des Systems bei allen Projektbeteiligten Sichere Kommunikationsplattform - Austausch von sensiblen Daten und Informationen Planer-Hersteller-Zulieferer-Kunde-Beziehung - neue Formen der Zusammenarbeit in Projekten

7 Lösungsansatz (1) Wissensorientiertes Projektmanagement -Unterstützung bei Planung und Durchführung Identifizierung der Informationsobjekte -Projekte, Prozesse/Aufgaben, Dokumente, Kontakte, -Informationsdarstellung aus verschiedenen Sichten Verknüpfung der Informationen im Projektkontext -Wissensaustausch und Kommunikation durch Annotationen -Steigerung der Projekttransparenz

8 Lösungsansatz (2) Wiederverwendung von Projektkomponenten -Einsatz von Projekttemplates -Erstellen von standardisierten Prozessbeschreibungen in der Prozessbibliothek Weitreichende Suchfunktionalität -Einbeziehen der Verknüpfungen und Annotationen Erfolgsfaktoren -Nahtlose Integration, geringe Einstiegsschwelle -Integration von Basisfunktionalität -Minimierung des notwendigen Zusatzaufwands durch Einbettung in die täglichen Arbeitsabläufe -Aktive Ausgabe der relevanten Informationen

9 Umsetzung in der Praxis Wissen -Rohstoff des 21. Jahrhunderts Cowimas Content Wissens -Management -Um als mittelständisches Unternehmen innovativ zu sein, hat unser Unternehmen die Entstehung des Wissens, seinen Transfer zwischen den Mitarbeitern und seine kreative Anwendung bei der Problemlösung mit Hilfe moderner Verfahren und Technologien organisiert. - Der Austausch von Wissen ist eine zentrale ertragskritische Unternehmensaktivität sehr hoher Priorität -Die Engpässe im Unternehmen konnten durch das Cowimas System entscheidend reduziert werden. -Das unternehmensspezifische Wissen und deren Wiederverwendbarkeitist Wachstumstreiber

10 Projektergebnisse Unternehmensweiter Einsatz des Systems seit Projektmanagement Planung, Konstruktion -Marketing und Vertrieb Erfolgreiche Einbettung in die täglichen Arbeitsabläufe -Hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern -Steigerung der Effizienz bei Projektplanung und durchführung -Verbesserung der Qualitätssicherung Verbesserung der Arbeitsorganisation -Dezentralisierung, mehr Eigenverantwortung der Mitarbeiter -Räumlich getrenntes Arbeiten möglich Erfolgreiche Verstetigung der Projektergebnisse -Ausblick: Vermarktung des Systems (Ausgründung in Vorbereitung)

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