Projektentwicklung 4. Semester

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Dagmar Schmitz
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1 Projektentwicklung 4. Semester Projektplanung Teil 4 - Kostenplanung Folienskriptum für das 4. Semester HTBLuVA Wien, Spengergasse 20 Inhalte Beeinflussbarkeit der Kosten im Projektverlauf Grundsätzliches zur Kostenplanung Kostenarten Kostenschätzung, Budgetierung der Kosten, Kostenkontrolle Tipps zur Kostenkontrolle Zeit-/Kostendiagramm PRE Folienskriptum Die Spengergasse 2 1

Grundsätzliches zur Kostenplanung Kostenarten Kostenschätzung, Budgetierung der Kosten,

2 Projektplanung: Überblick 1. Projekt strukturieren Projektstrukturplan AP1 AP2 2. Arbeitspakete (APs) definieren 3. Aufwandsschätzung 4. Abhängigkeitsermittlung Projektablaufplan AP 1 AP 2 Terminplan 5. Ressourcenplanung 6. Kostenplanung 7. Planoptimierung Ressourcenplan Kostenplan Meilensteinplan Weitere Planungsthemen Risikomanagement Projektkommunikation Projektdokumentation Qualitätsmanagement,... PRE Folienskriptum Die Spengergasse 3 Zeitliche Lage der Kostenplanung Projektmanagementprozesse Projektabnahme Abschlussprozess Projekt- Controlling Prozess Risiko Management Prozess Dokumentations-, Qualitätsmanagement -und Kommunikationsprozess Startprozess Vorprojektphase Nachprojektphase Projektauftrag PRE Folienskriptum Die Spengergasse 4 2

Planoptimierung Ressourcenplan Kostenplan Meilensteinplan Weitere Planungsthemen Risikomanagement Projektkommunikation Projektdokumentation Qualitätsmanagement,.

3 Beeinflussbarkeit der Kosten im Projektverlauf Erkenntniszuwachs Im Projektverlauf Kosten Beeinflussung der Kosten Kostenverlauf Idee Planung Konkretisierung Durchführung Projektlaufzeit Dilemma: In frühen Phasen müssen weitreichende Entscheidungen getroffen werden. PRE Folienskriptum Die Spengergasse 5 Gesamtkosten eines IT-Systems lt. Prichard Cost Total life cycle cost Project life cycle Operation, maintenance and support Production Research and planning 60% 10% 30% Time PRE Folienskriptum Die Spengergasse 6 3

werden. PRE Folienskriptum Die Spengergasse 5 Gesamtkosten eines IT-Systems lt.

4 Kostenverteilung nach Projektgrösse lt. Capers Jones PRE Folienskriptum Die Spengergasse 7 Kostenplanung - Grundsätzliches Der Projekterfolg hängt häufig davon ab, ob der genehmigte Kostenrahmen (d.h. das Projekt-Budget) eingehalten wird Ziel der Kostenplanung: Transparente Darstellung der Projektkosten Die Kostenplanung ist Basis für die Kostenkontrolle im Rahmen der Projektdurchführung Gliederung der Projektkostenplanung sollte der Gliederung des Projektstrukturplans entsprechen PRE Folienskriptum Die Spengergasse 8 4

5 Kostenarten Übersicht (1/2) Kostenarten Personalkosten (Vollkosten) Materialkosten / Gerätekosten / Betriebsmittel Kapital- und Finanzierungskosten Kosten für Fremdleistungen Gemeinkosten Sonstige Kosten PRE Folienskriptum Die Spengergasse 9 Kostenarten - Übersicht (2/2) Kostenart Bedeutung Materialkosten Personalkosten Gerätekosten sonstige Kosten Dazu gehören die bereits im Rahmen der Aufwandsschätzung geplanten Aufwände der einzelnen Ressourcen. Diese werden einfach mit dem entsprechenden Verrechnungssatz multipliziert, um die Personalkosten zu bekommen. Dies sind alle (Verbrauchs-)Materialien (z.b. Baumaterial, Rohstoffe für die Herstellung von Prototypen, Druck- und Papierkosten für die Erstellung eines Prospektes), die gekauft werden müssen, damit ein Arbeitspaket abgearbeitet werden kann. Dies sind Kosten für die Anschaffung von Geräten (z.b. eine Baumaschine, Messgeräte, ein neuer PC oder auch eine neue Software) zur Unterstützung des Projekts. Da diese Geräte in der Regel über das Projektende hinaus genutzt werden, ist es sinnvoll, die Anschaffungskosten nur anteilmäßig auf das Projektbudget anzurechnen. Dazu gehören Kosten, die in die obigen drei Kategorien nicht zuordenbar sind, wie beispielsweise Reisekosten, Aufwendungen für Geschenke o.ä. PRE Folienskriptum Die Spengergasse 10 5

Aufwandsschätzung geplanten Aufwände der einzelnen Ressourcen. Diese werden einfach mit dem entsprechenden Verrechnungssatz multipliziert, um die Personalkosten zu bekommen.

6 Kostenarten im Detail Hardware Kauf / Leasing Wartung Transport & Install. Infrastruktur (RZ) Security Software Lizenzen Installation Handbücher etc. Techn. Unterstützung Telekommunikation HW / SW Verkabelung Peripheriegeräte Installation Sonstige Kosten Schulungen Reisespesen Beraterhonorare Systemintegration Administeration... PRE Folienskriptum Die Spengergasse 11 Beispiel: Kostenartentabelle Kostenart Plan-kosten Adaptierte Plan-kosten per... Istkosten Kostenabweichung PSP-Code, AP- Bezeichnung Objekt-code Personal Material Fremdleistungen Sonstige Gesamt PRE Folienskriptum Die Spengergasse 12 6

Unterstützung Telekommunikation HW / SW Verkabelung Peripheriegeräte Installation Sonstige Kosten Schulungen Reisespesen Beraterhonorare

7 Kostenplanung im Projektverlauf Projekt Projektstart Projektende Projektabnahme Kosten- Review Budgetierung der Kosten Kostenkontrolle Kostenschätzung Vorprojektphase Nachprojektphase Projektauftrag PRE Folienskriptum Die Spengergasse 13 Kostenplanung: Bildung von Reserven Kosten Budgetschätzung (geplante Kosten) Reserve Kosten lt. Basisplan Zeit Reservern für Schätzungenauigkeiten, Risiken etc. PRE Folienskriptum Die Spengergasse 14 7

Die Spengergasse 13 Kostenplanung: Bildung von Reserven Kosten Budgetschätzung (geplante Kosten) Reserve

8 Kostenschätzung Inputs Projektstrukturplan Ressourcenbedarf Kostensätze Dauer der Arbeitspakete Historische Daten Daten der internen Kostenverrechnung Methoden und Tools Kostenschätzung mit Analogien Parametrische Kostenschätzung Bottom up / Top down Kostenschätzung DV-Tools Outputs Geschätzte Kosten Unterstützende Details (Genauigkeit) Kostensteuerungsplan PRE Folienskriptum Die Spengergasse 15 Budgetierung der Kosten Inputs Geschätzte Kosten Projektstrukturplan Projektterminplan Methoden und Tools DV-Tools (z.b. MS-Excel) Outputs Kostenplan PRE Folienskriptum Die Spengergasse 16 8

Outputs Geschätzte Kosten Unterstützende Details (Genauigkeit) Kostensteuerungsplan PRE Folienskriptum Die Spengergasse 15 Budgetierung der Kosten

9 Kostenkontrolle Inputs Kostenplan Istkosten, Sollkosten Change Requests Kostensteuerungsplan Methoden und Tools Verfahrensweise bei Budgetänderungen Abweichungsanalyse Outputs Überarbeitete Kostenschätzungen und Budgets Maßnahmen Restkostenschätzung Erfahrungssicherung PRE Folienskriptum Die Spengergasse 17 Kostenplanung: Beispiel Fälligkeit der Kosten Am Beginn/Ende des Vorgangs Anteilsmäßig nach Fortschritt Projektkosten = Summe der Arbeitspaketkosten Muster-Projekt Ressourcen- und Kostenplan Kostenanfall Nr. Vorgang Dauer Am Kostenart Einzelbetrag Anzahl Gesamtbetrag in Tagen Anfang Verteilt Am Ende 1 Prototyp herstellen 40 2 Programmierer 500,00 EUR ,00 EUR x 1 Server 5.000,00 EUR ,00 EUR x 1 Entwicklungstool 800,00 EUR ,00 EUR x 2 Prototyp testen 10 1 Programmierer 500,00 EUR ,00 EUR x 1 Anwender 300,00 EUR 1 300,00 EUR x Projektgesamtkosten ,00 EUR PRE Folienskriptum Die Spengergasse 18 9

Anteilsmäßig nach Fortschritt Projektkosten = Summe der Arbeitspaketkosten Muster-Projekt Ressourcen- und Kostenplan Kostenanfall Nr.

10 Ursachen für Kostenabweichungen Ressourcen haben sich verteuert Unnötige Arbeiten wurden gemacht (ungenaue Abgrenzung der Arbeitspakete) Unrealistische Schätzung; Aufwand an Zeit und Manpower wurde unterschätzt Unvorhersehbare technische, organisatorische oder personelle Probleme Bei Kostenanalysen ist der Projektfortschritt unbedingt mitzuberücksichtigen! PRE Folienskriptum Die Spengergasse 19 Steuerungsmaßnahmen - Kosten Ziel: Kostenüberschreitung verhindern Maßnahmen Qualität auf das unbedingt Notwendige beschränken Reduktion der Funktionalität Nutzung von günstigeren Varianten (Technologie) Hinweis Steuerungsmaßnahmen sind häufig mit dem Auftraggeber/Lenkungsausschuss abzusprechen, insbesondere bei Reduktion der Funktionalität bei Reduktion der Qualität PRE Folienskriptum Die Spengergasse 20 10

PRE Folienskriptum Die Spengergasse 19 Steuerungsmaßnahmen - Kosten Ziel: Kostenüberschreitung verhindern Maßnahmen Qualität auf das unbedingt Notwendige beschränken Reduktion der Funktionalität

11 Tipps zur Kostenkontrolle (1/3) Differenzierte Kostenkontrollen für Projektphasen, Arbeitspakete und Kostenarten. Schnelle Erfassung und Verarbeitung der Istkosten. Periodische Restkostenschätzung. Periodischer Vergleich der Istkosten mit den Sollkosten, Sollkosten mit den Plankosten, aktuell errechneten Arbeitskosten (kumulierte Istkosten + geschätzte Restkosten) mit dem genehmigten Budget Bereinigung der Abweichungen um Bestandteile, die nicht dem Mitarbeiter anzulasten sind. Ermittlung von Trends bei Kosten- und Leistungsabweichungen und Lokalisierung von "Problemzentren. PRE Folienskriptum Die Spengergasse 21 Tipps zur Kostenkontrolle (2/3) Ermittlung der Gründe für Kostenabweichungen und deren Einfluss auf die weitere Abwicklung der Arbeiten. Ursachen für Kostenüberschreitungen sind z.b.: zu niedrige, optimistische Plankosten, unwirtschaftliche Arbeitsweise, Fehler in der Verrechnung, unvorhergesehene Arbeitsschwierigkeiten, ungeplante Erhöhungen von Löhnen und Materialpreisen, Währungsverschiebungen oder nachträgliche Änderungen am Leistungskatalog PRE Folienskriptum Die Spengergasse 22 11

Bereinigung der Abweichungen um Bestandteile, die nicht dem Mitarbeiter anzulasten sind. Ermittlung von Trends bei Kosten- und Leistungsabweichungen und Lokalisierung von "Problemzentren.

12 Tipps zur Kostenkontrolle (3/3) Frühzeitige Einleitung von Korrekturmaßnahmen bei signifikanten Kostenabweichungen: Rationalisierung der Vorhaben, "Abspecken" des Leistungskatalogs, Anforderung zusätzlicher Mittel. Verabschiedung konkreter Maßnahmen ("wer muss was wann machen?") und schriftliche Fixierung. Prüfung, ob planungstechnische Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden müssen, und wenn ja, welche. PRE Folienskriptum Die Spengergasse 23 Weitere Informationen Buch EDV Projektentwicklung von Schwab, Schneider & Schwab-Matkovits, ISBN , Manz Verlag Buch Projektmanagement von Patzak / Rattay, ISBN , Linde Verlag Buch Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling von Harold Kerzner, ISBN Buch Projektcontrolling von Berta Schreckeneder, ISBN X, Haufe Verlag Buch IT-Projektmanagement von Uwe Frölich, Andreas Heiden, Thomas Heydemann, ISBN , Verlag mitp PMBOK Guide von PMI, ISBN PM Baseline von PMA ( -Downloads) PRE Folienskriptum Die Spengergasse 24 12

Prüfung, ob planungstechnische Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden müssen, und wenn ja, welche.

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